AI 生成的 Excel 表格如何遠超我的預期

Excel x AI 可以用於工作。一個 100 項任務 x 26 週的專案甘特圖。觸碰時會流暢移動。這只需一個提示就能瞬間完成。先來看這 30 秒的影片 👇

與它互動時，一切都會流暢移動。

（底部有一個筆記連結，可以下載 Excel 檔案！）

當你把左上角的下拉選單從「標準方案」切換到「延遲補救」時，數千個儲存格會同時重新上色，長條圖向右偏移，成本增加 1.9 億日圓，人力配置圖表也會增長。如果你將「今天」的日期提前一週，延遲的任務就會變成紅色。

這不再只是一張單純的表格了。

它能從各種角度支援決策。

順帶一提，這裡沒有巨集或 VBA。它只用了一個提示就完成了。

為什麼只用公式就能畫出來？

機制很簡單。甘特圖中的每個方格不是形狀，只是一個儲存格。裡面包含一個判斷「這個日期是否在任務期間內？」的公式，然後條件式格式設定只負責上色。

換句話說，長條圖不是「畫」出來的，而是「計算」出來的。

所以，當你切換情境時，數千個儲存格會重新計算，圖表也會自動重繪。這就是為什麼不需要巨集。

只需複製貼上就能使用的提示

這是我實際使用的提示。在任何能產生 Excel 檔案的環境中，例如 ChatGPT 或 Claude（我在 Claude Code 中執行），它都能直接運作。

1# 任務
2在單一 Excel 檔案中建立一個「整合專案看板」。
3請勿使用巨集或 VBA，僅使用公式和條件式格式設定。
4成功的定義是：當切換情境時，整個看板會重新繪製。
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6## 前提（請替換為你自己的專案）
7- 專案：核心系統更新（ERP 導入）*範例：新工廠啟動 / 產品上市
8- 期間：26 週（182 天）*可以是 12 或 52 週
9- 團隊：PMO / 業務 / 開發 / 資料遷移 / 基礎架構 / 教育訓練 *你的部門
10- 情境：標準方案 / 延遲補救 / 加速方案 *你想比較的方案
11- 任務：自動產生約 100 個指派給上述團隊的任務 *如果你有實際任務，請貼上
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13## 要建立的工作表
141. 專案甘特圖（主要）：每行一個任務 x 每日網格。按團隊分色，已完成/進行中部分有陰影，◆ 里程碑，參考日期有紅色垂直線。
152. 任務資料：每個情境的開始日期、持續時間、人員與進度。
163. 資源負載：彙總每日同時在線人數的熱力圖。
174. 成本摘要：按情境比較團隊單價 x 人天。
185. 延遲/風險：若實際進度落後計畫 10 點，則判斷為「延遲」，自動提取前 10 項。
196. 敏感度分析：顯示完成日期如何隨人員配置率 x 工期壓縮率變動的矩陣。
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21## 操作機制（關鍵部分）
22- 甘特圖頂端有 3 個下拉選單：情境 / 團隊篩選 / 參考週。
23- 變更其中任何一個，都會透過公式更新長條圖、KPI、圖表和延遲判斷。
24- 甘特圖長條圖使用儲存格公式 + 條件式格式設定繪製（無形狀或圖片）。
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26## 限制條件
27- 無巨集、VBA 或外部增益集。僅限公式。
28- 標題區的 KPI 卡片：工作天數 / 總工時 / 總成本 / 尖峰人力 / 進度 / 延遲數量。
29- 可以使用範例資料，但數字必須一致地連結。
30- 最後，重新計算所有公式，並在交付前確認零錯誤。
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32## 輸出
33- 一個 .xlsx 檔案（觸碰下拉選單後即可使用）。

當你想為其他任務製作時

這個提示看起來是針對專案時程，但實際上，只要替換內容，它也能用於其他任務。你只需要修改「## 前提」下方的 5 行。

對於新工廠啟動，將期間設為 52 週，團隊設為設備 / 生產技術 / 品保 / 招募。

對於新產品上市，20 週，團隊設為產品開發 / 行銷 / 業務 / 供應鏈管理。對於招募計畫，26 週，團隊設為 HR / 各部門。

只需將情境替換為你想比較的方案，例如「標準 / 應徵者減少 / 增加仲介支援」。

你不需要修改「## 要建立的工作表」下方的任何內容。

那部分描述的是如何建立 Excel 工作表，所以即使主題改變也能運作。

成功產生的 3 個技巧

1. 明確說明「無巨集」

**如果不這麼做，它會嘗試使用 VBA。啟用巨集的檔案在分享時會觸發警告，人們就不會打開它。透過限制為「僅公式和條件式格式設定」，AI 就會開始在條件式格式設定上發揮創意。

2. 用一句話提供成功條件

**「成功的定義是：當切換情境時，整個看板會重新繪製。」這句話的存在與否會造成天壤之別。要寫出「成功」時的樣子，而不只是要製作什麼。這是最有效的技巧。

3. 在結尾寫上「重新計算並檢查零錯誤」

**如果沒有這句，公式可能會以損壞的狀態交付。你只需要一行就能包含檢查流程。

將相同邏輯應用於其他任務

有趣的部分不是甘特圖本身，而是當前提改變時，一切都會重新繪製的框架。

所以，我使用相同的框架，嘗試了完全不同的任務。

24 小時輪班表

**一個 42 人 x 28 天的輪班表。當你將情境切換到「旺季（1.4 倍工作量）」時，人力不足的天數會變成紅色，違反 6 天工作限制或休息間隔的情況會自動標記。盯著輪班表尋找違規的任務，變成了只看顏色。

設備損失與改善效果看板

**15 台機器 x 3 班制 x 42 天，按損失類型上色。將情境切換到「強化預防性維護」時，長條圖會變成綠色，整體設備效率從 64.0% 提升到 72.9%，並計算出每年「7,341 萬日圓」的效益。改善提案所需的數字，全都彙整在這張工作表上。

結論

Excel 已經從你「自己製作」的東西，變成了你「讓 AI 製作」的東西。我們剩下的工作，只是決定方向，並看清成功的樣貌。

更多內容，請查看筆記。

• 輪班表和設備損失看板的兩個提示
• 三個表格的 Excel 資料（我想讓你觸碰並移動看看）

請點此查看 ↓↓

https://note.com/uchita_success/n/n693b5dd68246

感謝你閱讀到最後。