許多公司都允許使用像「Copilot」和「Gemini」這類的 AI 工具。你是否有有效地運用它們呢？
就我個人而言，我在私人生活中主要使用 ChatGPT 和 Claude Code，老實說，我在工作上並沒有很常使用 Copilot。然而，近年來 Copilot 的進化非常顯著，在公司文件和聊天中的輸出內容也產生了巨大的變化。
這促使我去研究海外公司是如何使用它的，因此我徹底調查了全球的實際案例。
首先，杜拜的一家銀行宣布，他們使用 Copilot 每年節省了 39,000 小時：Commercial Bank of Dubai。如果以一個人一年工作 2,000 小時來計算，這大約相當於 19 個人的工作量。
看到這個數字，你可能會覺得規模就是不一樣。但當你深入了解後，會發現他們並沒有做什麼特別的事。閱讀稽核文件、彙整 Excel 資料、比對合約、撰寫會議記錄——這些都是任何公司都會有的任務。
差別在於他們如何將任務「交接」給 Copilot。
舉例來說，會議準備。大多數人會在會議前才匆忙搜尋郵件、打開過去的會議記錄、尋找相關資料。如果你把這件事交接給 Copilot，它會變成這樣：
1請為今天與 XX 公司的會議做好準備。2請參考過去 30 天內相關的電子郵件、過去的 Teams 會議，以及在我權限範圍內的相關文件。34請總結以下幾點：56截至目前為止的進度7- 上次做出的決定8- 對方的要求9- 我們承諾過的事項10- 尚未解決的問題11- 今天要確認的 5 個問題12- 今天要決定的事項1314請將長度控制在 3 分鐘內可讀完。15無法確認的內容請勿猜測，請寫「無相關資訊」。
這就是所謂的「交接」。這不只是「摘要」或「寫一封郵件」。而是將一整塊工作託付出去。在這篇文章中，我將提供 20 種海外公司實際在使用的、可直接複製貼上的工作交接方法。我也會說明那 39,000 小時的詳細構成，以及如何判斷你該把哪些任務交接出去。
先說清楚，本文中的所有數據都是 Microsoft 客戶成功案例中列出的公司自行報告的數值。這些數據未經第三方審計。請在理解這一點的前提下閱讀。
拆解 39,000 小時
Commercial Bank of Dubai 公布的詳細數據是按部門劃分的。
稽核部門： 每月節省 56 小時。他們讓 Copilot 閱讀法規文件，找出矛盾之處並草擬風險清單。
會計部門： 在製作手動報告方面，每週最多節省 12 小時。他們讓 Copilot 分析 Excel 資料的趨勢，甚至建立 PowerPoint 簡報的結構。
人力資源部門： 每月節省 20 小時。
董事會秘書處： 每月節省 15 小時。他們處理大量的會議摘要和任務提取。
法務部門： 他們讓 Copilot 比對合約與公司的標準範本，只提取出差異之處。
來源：https://www.microsoft.com/en/customers/story/24341-commercial-bank-of-dubai-microsoft-365-copilot
把它們列出來看，你會發現這些都不是「創造新事物的任務」。它們只是四件事：閱讀、比對、搜尋和摘要。
而這家銀行做的最有效的一件事，其實不是工具設定。他們舉辦了三場「提示詞馬拉松 (Prompt-a-thon)」。每個部門都帶來了想讓 Copilot 在工作中執行的點子，並在公司內部將成功的寫作風格分享為「超級提示詞 (Super Prompts)」。初期參與者的使用率高達 85%。
換句話說，39,000 小時並非由一個聰明的 AI 自動創造出來的，而是員工分解自己的工作並將其交接出去的結果。
其他公司也發生了類似的情況。
巴西金融服務公司 XP Inc. 宣布，在會議和會議記錄方面累計減少了超過 9,000 小時。他們表示內部稽核效率提升了 30%。
來源：https://www.microsoft.com/en/customers/story/20560-xp-microsoft-365
在英國的 Somerset Council，87% 的使用者感受到了效果，平均每月效率提升 10 小時。
來源：https://www.microsoft.com/en/customers/story/22699-somerset-council-microsoft-365-copilot
只要你把它當作「一個可以問問題的 AI」，它的用途就不會增加
這是最重要的一點，所以我們先把它整理清楚。如果你把 Copilot 當作一個「什麼都可以問的 AI」，你很快就會發現沒什麼用途。摘要這個、寫一封郵件、給我 10 個點子。通常就只會停在這裡。
Copilot 與其他生成式 AI 的不同之處，不在於它的智慧。而是在於它能夠使用公司內部的資訊作為素材。
Microsoft 365 Copilot 會透過 Microsoft Graph，在你原本的存取權限範圍內，參考電子郵件、聊天記錄、會議和文件來建立答案。
來源：https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-architecture
換句話說，Copilot 是一個「能夠去尋找公司內部、且你有權限查看的資訊的 AI」。
記住這一點，會改變你交接任務的方式。
用提問的方式使用：「告訴我如何撰寫會議記錄。」
用交接的方式使用：「從今天的會議內容中，提取決策、待辦事項、負責人和截止日期，甚至為與會者建立一封後續追蹤郵件。」
前者是向 AI 請教知識。後者是將工作本身託付出去。
如果你拆解日常工作，它大多由以下 7 個動作組成：搜尋、閱讀、摘要、比對、撰寫、輸入和分享。Copilot 在這 7 個方面很強大。相反地，「決定」和「承擔責任」則仍然留給人類。
關於權限，有一點常被誤解需要特別注意：安裝 Copilot 並不代表員工可以看到公司內的所有資訊。它只會使用員工原本就有權限存取的資訊。反過來說，對於那些 SharePoint 權限設定從一開始就過於寬鬆的公司來說，優先解決這個問題才是當務之急。
20 種交接方法一覽
接下來，我將介紹 20 種方法，分為 4 個組別。
會議與郵件 (1-6)： 今天就可以開始，並且最快看到效果的地方。
Excel 與文件建立 (7-11)： 涉及數字的工作。這是節省時間潛力最大的領域。
銷售與客戶支援 (12-15)： 將 Copilot 整合到「業務系統」中。這裡的難度會提升一個等級。
內部問題與系統化 (16-20)： 將那些不斷被重複問到的相同問題，交由專屬 AI 來處理。這是海外公司的目標。
如果你時間不多，只要看 1、2 和 7 就好。這三項將會徹底改變會議和 Excel 的工作方式。
交接會議與郵件 (1-6)
1. 在會議前 3 分鐘讓它摘要背景資訊
到目前為止：在會議前匆忙搜尋郵件、打開過去的會議記錄、滾動 Teams 訊息，然後慌張地想「我們上次決定了什麼？」
交接：讓它將相關的郵件、會議和文件摘要成背景、討論點和建議問題。文章開頭的提示詞就是這個。
海外案例：Hargreaves Lansdown 使用 Copilot 來準備客戶會議前的資料和會議後的文件建立。他們的目標是將文件處理時間從 4 小時縮減到 1 小時，初步估計每週可節省 2-3 小時。
2. 停止在會議中拼命做筆記
到目前為止：同時進行聆聽、做筆記和思考下一個問題。同時做三件事，結果全都半途而廢。
交接：讓它從 Teams 會議內容中提取關鍵要點、決策和下一步行動。關鍵在於明確指出「不要建立會議中未討論的內容」。
▼ 從這裡開始複製
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請將本次會議整理成以下 5 個項目：
1. 結論
2. 做出的決定
3. 尚未決定的事項
4. 誰做什麼
5. 下次之前要做的事
請不要憑空捏造會議中未提及的負責人或截止日期。
對於未決定的事項，請寫「未設定」。
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▲ 到這裡為止
3. 不要只停留在會議記錄，讓它寫後續追蹤郵件
交接：將整個流程在一個提示詞中託付出去。
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根據本次會議，請整理以下事項：
1. 決定事項
2. 待辦事項
3. 按負責人劃分的行動項目
4. 截止日期
5. 下次的準備事項
最後，為與會者建立一封 300 字以內的後續追蹤郵件。
請不要補充會議中沒有的內容。
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海外案例：中東的 Unifonic 讓業務人員使用 Copilot 進行摘要和任務提取，在會議結束後立即發送下一步行動郵件。他們報告每人每天節省 2-3 小時。
來源：https://www.microsoft.com/en/customers/story/23690-unifonic-microsoft-365-e5
4. 將長篇郵件轉換成只有「我需要做什麼」
交接：與其給摘要，不如讓它輸出你的下一步行動。
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請整理這封郵件串。
1. 發生了什麼事
2. 目前的討論點
3. 對我的要求
4. 截止日期
5. 我應該在回覆中確認什麼
最後，建立一封約 150 字的回覆草稿。
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海外案例：瑞士的 Zurich Insurance 使用它來摘要長篇郵件串並建立回覆。他們預估隔年可減少約 14,000 小時的工作量。
來源：https://www.microsoft.com/en/customers/story/23452-zurich-schweiz-microsoft-365-copilot-for-sales
5. 早上第一件事就是讓它總結當天的工作
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請整理今天與我有關的行程和重要工作。
1. 今天的會議
2. 會議前需要準備的事項
3. 需要回覆的重要郵件
4. 截止日期將近的工作
5. 今天要做的事
請將每一項優先級標示為高、中、低。
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海外案例：希臘的 HELLENiQ ENERGY 讓 Copilot 從日曆中建立每日簡報。70% 的使用者表示生產力有所提升。
來源：https://www.microsoft.com/en/customers/story/24670-helleniq-energy-microsoft-365-copilot
6. 休假回來後，按重要性排序「發生了什麼事？」
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關於我從 [日期] 到 [日期] 不在的這段期間，請從我可以存取的郵件、Teams 和會議中整理資訊。
1. 重要的決定
2. 與我有關的要求
3. 有截止日期的事項
4. 發生的問題
5. 需要回覆的事項
請按重要性順序列出。
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交接 Excel 與文件建立 (7-11)
7. 將 Excel 從「彙整工具」變成「思考工具」
交接：指定查看的順序。這會產生決定性的差異。
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請針對這份 Excel 資料調查以下事項：
1. 月度變化
2. 年度變化
3. 顯著增加的項目
4. 顯著減少的項目
5. 異常值
6. 表現最好的前 3 項
7. 表現最差的後 3 項
然後，按以下順序總結：
事實 → 原因假設 → 需要進一步確認的數據 → 下一步行動
請以可以與原始資料交叉比對的方式顯示數字。
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8. 不要只停留在分析，讓它建立 PowerPoint 結構
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我將在管理會議上說明這些分析結果。
請建立一個 5 頁的 PowerPoint 結構。
第 1 頁：結論 第 2 頁：重要數字 第 3 頁：顯著變化 第 4 頁：原因假設 第 5 頁：下一步行動
請為每一頁建立標題和內容。不要更改原始資料中的數字。
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9. 將幾乎每個月都相同的對帳和報告標準化
海外案例：U.S. Venture 引入了 Copilot for Finance 來進行定期的信用卡和銀行對帳單核對。他們在會計部門每月節省了超過 30 小時。
來源：https://www.microsoft.com/en/customers/story/20600-us-venture-microsoft-365-copilot-for-finance
10. 在人類閱讀之前，讓它整理長篇的招標文件
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請閱讀這份 RFP（提案請求書）。
按項目整理以下事項：
1. 強制條件
2. 交付物
3. 提交截止日期
4. 可能被評估的重點
5. 缺少的資訊
我們需要準備的事項
請附上文件中每個項目的出處。最後，建立一份提案結構草稿。
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海外案例：科威特的 Petrochemical Industries Company 將與 RFP 相關的工作從一週以上縮短到不到一天。
11. 從過去的成功提案中建立新提案的草稿
海外案例：美國的 Industrialized Construction Group 透過從過去的提案和範本建立新提案，將提案回應時間縮短了 80%。
來源：https://www.microsoft.com/en/customers/story/23620-icg-microsoft-365-copilot
交接銷售與客戶支援 (12-15)
12. 從商務會議前的資訊收集開始交接
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請為下一次與 XX 公司的會議做好準備。
1. 目前的交易狀況
2. 過去郵件中出現的問題
3. 先前的承諾
4. 尚未解決的事項
5. 這次要問的問題
6. 這次可以提出的方案
對於無法確認的項目，請寫「無相關資訊」。
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13. 不要讓 CRM 輸入變成「待辦事項」
交接：不要再特地打開 CRM；在你平常工作的 Outlook 和 Teams 中直接更新。具體來說，使用 Copilot for Sales 將郵件收件者連結到案件，並將會議記錄直接記錄到 CRM。
海外案例：荷蘭的 KPN 將 Salesforce 與 Outlook/Teams 連接起來。69% 的業務人員表示提案品質有所提升。
來源：https://www.microsoft.com/en/customers/story/24202-kpn-microsoft-365-copilot-for-sales
14. 不要只用人力來分類 100 個客戶心聲
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請將這些客戶調查結果分類成意見相似的群組。
針對每個群組，整理以下事項：
1. 案例數量
2. 代表性意見
3. 是正面還是負面意見
4. 可能的原因
5. 改善措施
不要刪除案例數量少的意見；將它們留在一個單獨的區塊中。
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15. 合約是用來「找出差異」，而不是「做出判斷」
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請將這份合約與我們的標準合約進行比較。
按條款分類為：
- 相同
- 不同
- 缺少
對於「不同」或「缺少」的部分，請指出差異所在、我們這邊的風險，以及要詢問負責人的問題。請不要做出最終的法律判斷。務必顯示判斷依據。
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海外案例：英國的 Vodafone 在法務部門以這種方式使用它。使用者報告平均每週節省 4 小時。
來源：https://www.microsoft.com/en/customers/story/19346-vodafone-microsoft-365-copilot
交接內部問題與系統化 (16-20)
16. 讓專屬 AI 回答人力資源部門「同樣的問題」
海外案例：Marlabs 在跨多個人力資源系統建立了一個 Agent，處理了約 80% 的詢問，並將回應時間縮短了超過 60%。
來源：https://www.microsoft.com/en/customers/story/26644-marlabs-microsoft-365-copilot
17. 消除新人「這個寫在哪裡？」的困擾
海外案例：阿根廷的 Banco Ciudad 建立了一個 Agent，用於支援卡片、貸款等內部流程，可從 Teams 存取。他們每年將 2,400 小時重新導向到高價值工作。
18. 讓紙本手冊在 3 秒內可搜尋
海外案例：在巴西鐵路物流公司 Rumo，司機過去需要攜帶 4 公斤重的紙本手冊。搜尋程序需要超過 4 分鐘。他們建立了一個 Agent，可在 3 秒內搜尋到結果，每年節省 7,644 小時。
來源：https://www.microsoft.com/en/customers/story/25656-rumo-microsoft-copilot-studio
19. 將每週使用超過 3 次的提示詞變成 Agent
海外案例：美國的 State Farm 建立了一個系統，讓員工可以自行建立 Agent。他們建立了超過 3,000 個 Agent，其中 41 個通過風險審查並投入生產使用。
來源：https://www.microsoft.com/en/customers/story/26947-state-farm-microsoft-power-platform
20. 將資訊集中在一處。如果你不這麼做，其他 19 項都無法運作
海外案例：韓國的 Hyundai Glovis 專注於將資訊整合到 OneDrive 和 SharePoint，他們判斷如果資料仍留在本機磁碟，就無法充分利用 Copilot。
來源：https://www.microsoft.com/en/customers/story/25103-hyundai-glovis-microsoft-365
用分數決定要交接哪些工作
你不需要全部 20 項都做。使用這個公式來決定：
優先級 = 頻率 + 所需時間 + 例行程度 + 資料就緒度 - 風險
（每項評分 1-5 分）
例如，每週的會議記錄：頻率 5、時間 4、例行程度 5、資料就緒度 5、風險 1 = 總分 18 分。優先級高。
公司內部共享的 6 個通用術語
如果你想在公司內部統一用語，這 6 個就夠了：
- MTG： 將會議整理成「已決定、待辦、負責人、截止日期、下一步行動」。
- MAIL： 將郵件轉化為「關鍵點、要求、截止日期、回覆草稿」。
- DOC： 將文件分解為「摘要、重點、風險、行動、依據」。
- LEGAL： 按「差異、風險、缺少、待確認」來比較合約/法規。
- SALES： 將客戶資訊整理成「狀態、先前承諾、問題、下一步行動」。
- DATA： 按「異常、變化、假設、視覺化」的順序來查看數字。
最後，明天只要做一件事
你不需要從明天開始就做全部 20 項。打開你明天的行程，選一個會議，試試看文章中的第一個提示詞，就一次。這樣就夠了。如果你覺得它比預期更有用，再擴展到第 2 項（會議記錄）和第 7 項（Excel）。
如果你有 Copilot 卻不知道如何使用，那不是 AI 的問題，而是 工作分解的問題。與其問「Copilot 能做什麼？」，不如問：「哪項繁瑣的工作每週花費超過 2 小時？」 那些你可以交接給 Copilot 的部分，通常就在那裡。
