معظم النصائح حول إدارة الأعمال بمفردك تتعلق بفعل أقل. هذا هو العكس تمامًا. إنه يتعلق بالعمل الذي تعرف بالفعل أنه بحاجة إلى إنجازه ولا تصل إليه أبدًا، وكيفية وضعه على مسار آلي بحيث يتم دون أن تبدأه في كل مرة.
لقد بنيت النظام بأكمله في فترة ما بعد الظهر وشغّلته على ملفات حقيقية. إليك الإعداد، وما نتج عنه، والأجزاء التي فاجأتني.
ما يغطيه هذا:
- تقسيم العمل إلى مسارات
- كتابة السياق مرة واحدة
- رسم خط الموافقة
- إحاطة كل مسار، مع خمسة يمكنك نسخها
- وضعه على جدول زمني
- ما نتج في اليوم الأول
- نفس الشكل في Uber وSpotify وStripe
- ورقة البناء
خمس خطوات، بالترتيب. الثلاث الأولى لا تتضمن الذكاء الاصطناعي على الإطلاق، إنها مجرد Slack ومجلد من الملفات، وهذا متعمد. معظم العمل يقع في الخطوتين الثانية والثالثة، وهما الخطوتان اللتان يتجاهلهما الناس، وتجاهلهما هو سبب انهيار هذه الإعدادات في الأسبوع الثاني.
الخطوة 1. قسم العمل إلى مسارات
الخطأ هو مساعد واحد مع موجه ضخم واحد، يُتوقع منه فعل كل شيء. ما ينجح هو العكس تمامًا: مسار واحد، وظيفة واحدة، مكان واحد تعيش فيه.
بالنسبة لأعمال الخدمات، تغطي خمسة مسارات كل شيء تقريبًا:
العملاء. من في أي مرحلة، وما الذي يُشحن هذا الأسبوع، وما هو معطل ومن ينتظر.
العملاء المحتملون. بحث عن الشركات المناسبة، ومسودات أولية للتواصل. لا شيء يُرسل من هنا.
التسليم. المنتج الفعلي للعمل، أياً كان ذلك بالنسبة لك.
التقارير. أرقام تُسحب من منصاتك، وتُصاغ للمراجعة.
المالية. مسودات الفواتير، وملخص أسبوعي لما تم إصداره ودفعه والمتأخر.
يحصل كل مسار على قناته الخاصة في Slack أو Teams. ليس مجلدات أو علامات تبويب أو قنوات. السبب هو أن القناة لديها بالفعل تاريخ، والتاريخ هو سياق لا يحتاج أحد لإعادة شرحه.
صورة 1. المسارات الخمسة، ما ينتجه كل منها، والشيء الوحيد الذي لا يُسمح له أبدًا بفعله.
الخطوة 2. اكتب السياق مرة واحدة
هذا هو الجزء الذي يقرر ما إذا كان أي من هذا سينجح، وهو الجزء الذي يتجاهله الجميع.
يحصل كل مسار على رسالة مثبتة واحدة. فكر فيها كالوصف الوظيفي الذي ستكتبه لشخص يقوم بهذه الوظيفة، إذا كان عليك كتابته بدلاً من شرحه على مدى ثلاثة أسابيع.
أربعة أشياء توضع فيها:
ما نبيعه ولمن. سطر أو سطرين. كل شيء يعتمد على هذا في المراحل اللاحقة. ما يقدمه هذا المسار. مخرجات محددة بأسمائها، وليس مجالات مسؤولية. ما يتم تصعيده. المواقف التي يكون فيها الجواب هو التوقف والسؤال. القواعد التي لا تنحني أبدًا. قصيرة. خمسة أو ستة أسطر كحد أقصى.
إليك المسار المالي من إعداداتي، دون تحرير:
يتم إصدار فواتير الاشتراكات في اليوم الأول من الشهر. يتم إصدار فواتير العمل بالمشروع عند التسليم. المبالغ والشروط موجودة في قاعدة بيانات العملاء في Drive.
أنشئ مسودات الفواتير هنا وانشرها للمراجعة. لا تقم أبدًا بالإنهاء، ولا الإرسال، ولا وضع علامة على أي شيء كمدفوع.
كل يوم جمعة الساعة 16:00 انشر ملخصًا: الفواتير الصادرة، الفواتير المدفوعة، الفواتير المتأخرة مع عدد الأيام المستحقة، الإجمالي من بداية الشهر حتى تاريخه. أقل من 10 أسطر.
قم بوضع علامة على أي شيء متأخر عن 14 يومًا بشكل منفصل في الأعلى، مع اسم العميل والمبلغ.
لاحظ الشكل. حقائق، مخرجات قابلة للتسليم، وتيرة زمنية، ثم الحد. كل مسار كتبته يتبعه، والفقرة الأخيرة هي دائمًا حد.
ملف الأحكام. إلى جانب الرسائل المثبتة، احتفظ بملف واحد حيث يهبط كل تصحيح كسطر واحد. ليس مستندًا تكتبه مرة واحدة، بل قائمة متجددة. عندما تصحح شيئًا ما، يذهب التصحيح إلى هناك، ويقرأه كل مسار قبل العمل.
ملفي يحتوي على أسطر مثل هذا:
التكلفة لكل استشارة محجوزة هي المقياس، وليس التكلفة لكل عميل محتمل. لا يتم بناء أي حملة إعلانية بدون إلغاء الإيقاف المؤقت، على أي حساب، لأي سبب. التقارير تحمل المصدر ونطاق التاريخ لكل رقم، وإلا فلا يتم إدراج الرقم.
هذا الملف هو كيف يصبح التصحيح دائمًا بدلاً من أن يتكرر. إنه الشيء الوحيد ذو أعلى رافعة في الإعداد بأكمله ويكلفك سطرًا واحدًا في كل مرة.
صورة 2. رسالة سياق مثبتة في قناة العملاء المحتملين، مع سطر الموضوع أعلاه.
الخطوة 3. ارسم خط الموافقة، ولا تحركه أبدًا
بعض العمل قابل للعكس وبعضه ليس كذلك. صنف كل إجراء إلى هاتين الفئتين، مرة واحدة، وسيصبح باقي الإعداد بسيطًا.
يتم دون طلب. القراءة، البحث، الصياغة، التلخيص، بناء شيء في حالة إيقاف مؤقت. إذا كان خطأ، يمكنك حذفه.
ينتظرك أنت. الإرسال، النشر، الإنفاق، الإنهاء، التشغيل المباشر. إذا كان خطأ، فأنت تعتذر لعميل.
عمليًا، هذا يعني أن ثلاثًا من قنواتي الخمس تقول، في الرسالة المثبتة، أنه لا يغادرها شيء. قناة العملاء المحتملين ليس لديها أي أداة إرسال متصلة على الإطلاق، وهذا متعمد. من الأسهل الحفاظ على القاعدة عندما لا تكون الإمكانية موجودة.
اليوم الذي يبدو فيه هذا صارمًا للغاية هو اليوم الذي يقوم فيه بعمله.
صورة 3. كل إجراء مصنف حسب تكلفة الخطأ، والمصيدتان اللتان تأتيان بعد ذلك.
الخطوة 4. أطلع كل مسار كما تفعل مع زميل
السياق قائم. الإحاطة هي الطلب المحدد. انسخ هذه واملأ الأقواس.
العملاء. اقرأ قاعدة بيانات العملاء، ثم انشر خطة للأسبوع: كل عميل، مرحلته، ما يتم شحنه، أكبر معوق. ثم كل يوم عمل الساعة 8:00 انشر تحديثًا يوميًا: ما تحرك بالأمس، ما هو مستحق اليوم، ما هو معطل. أقل من 8 أسطر، اذكر اسم العميل في كل سطر.
العملاء المحتملون. ابحث عن 10 شركات تناسب [ملف عميلك]. لكل منها، أعطني ما تفعله، والفجوة المحددة المرئية على موقعها الإلكتروني، وملاحظة عن مدى الثقة فيما إذا كانت الفجوة حقيقية أم أنك تخمن. قل عندما تخمن. قم بصياغة أول تواصل لأقوى خمس شركات. فقرتان قصيرتان، ابدأ بما وجدته في أعمالهم.
التقارير. قم ببناء تقرير [الشهر] لـ [العميل] من ملف الأداء. كل رقم يحمل مصدره ونطاق التاريخ الذي يغطيه. إذا كان الرقم مفقودًا، قل أيهما وتوقف.
المالية. أنشئ مسودة فاتورة لـ [العميل، المرحلة، المبلغ]، انشرها هنا للمراجعة، لا تقم بالإنهاء أبدًا. كل يوم جمعة الساعة 16:00 انشر ملخص الأموال.
التسليم. لخص العرض لي في سطرين حتى أعرف أنك فهمته. ثم اقترح الخطة وانتظر موافقتي. بعد موافقتي، قم ببنائه مع إيقاف كل شيء مؤقتًا.
نفس النمط في الخمسة جميعًا: السياق أولاً، ثم مخرجات محددة بأسمائها، وتيرة زمنية، وبوابة على أي شيء يمس المال أو العالم الخارجي.
الخطوة 5. ضعه على جدول زمني
الفرق بين الأداة والمسار هو أن المسار يستيقظ من تلقاء نفسه.
الجدول الزمني هو جملة واحدة في الإحاطة. "كل يوم عمل الساعة 8:00" هو التكوين بأكمله. بمجرد تعيين ذلك، يصل التحديث اليومي قبل أن تفتح الكمبيوتر المحمول، ويبدأ صباحك بقرار بدلاً من سؤال.
هذا أيضًا هو المكان الذي يتغير فيه شكل اليوم. تنتج المسارات أسرع مما يمكنك القراءة، لذلك تتوقف عن العمل من خلال قائمة المهام وتبدأ في مسح قائمة انتظار الموافقات. نافذتان في اليوم كافية.
ما نتج عندما قام الموظف AI بتشغيله
قمت بتشغيل هذا على Viktor، وهو موظف AI ينضم إلى Slack أو Teams كعضو في مساحة العمل ويتصل بالأدوات التي يعمل عليها العمل بالفعل. كان الإعداد بعد ظهر أحد الأيام.
خمسة أشياء من اليوم الأول تستحق الإبلاغ، وثلاثة منها عبارة عن رفض.
رفض Viktor اختلاق البيانات المفقودة. قبل أن أوصل Drive، طلبت التحديث اليومي. قام بالتحقق، ولم يجد شيئًا، وتحقق من مصدر ثانٍ، ووجد قاعدة بيانات فارغة، ولم ينشر شيئًا بدلاً من لوحة حالة تبدو معقولة. كلماته: لن أعيد بنائها من التخمين.
رفض الإجابة على سؤال لا تدعمه البيانات. طلبت منه معرفة سبب ارتفاع التكلفة لكل حجز من 84 دولارًا في يوليو إلى 103 دولارات في أغسطس. عاد مع سبب عدم قدرته على ذلك: لا يوجد تصدير لشهر يوليو في أي مكان، الرقم الوحيد لشهر يوليو هو ملاحظة بدون مصدر، والملف لا يحتوي على عمود تاريخ لذا فإن فرضية عطلة نهاية الأسبوع غير قابلة للاختبار. ثم أشار إلى أن 103 دولارات هي رقم حملة واحدة وأن الرقم المدمج للحساب هو 131.17 دولارًا، وأبلغ عن كليهما بدلاً من اختيار واحد.
صورة 4. طُلب منه سبب الارتفاع في التكلفة لكل حجز، فشرح لماذا لا تستطيع البيانات الإجابة على ذلك.
طبق قاعدة لم يذكره بها أحد. مدفونًا في ملف العميل الخاص بي كان سطرًا يقول أن أحد العملاء طلب حدًا أعلى للميزانية، ولم يتم الاتفاق على شيء، وعدم البناء بناءً عليه. لقد أظهر ذلك بنفسه، في ملخص غير ذي صلة، وقال إنه لن يبني بناءً على حد أقصى مرفوع.
قدم عملاً منتهيًا، وليس محادثة. عاد التقرير كملف PDF منسق بغلاف، وعليه علامة مسودة، غير مخصص للإصدار للعميل. الصفحة الثانية، قبل أي أرقام، هي قسم يسمى ثلاثة قيود على بيانات هذا الشهر.
صورة 5. تقرير أغسطس، تم تسليمه كملف PDF يفتح بما لا يمكن للبيانات دعمه.
بنى لوحة تحكم عاملة. أربع بطاقات عملاء، قسم مالي، كل رقم مكتوب عليه اسم الملف الذي جاء منه، على عنوان URL يمكنني فتحه. أضاف سطرًا إلى الرأس لم أطلبه: لقطة، وليس تحديثًا تلقائيًا، أعد النشر للتحديث.
فيديو 1. لوحة تحكم الاستوديو التي بناها، من بطاقات العملاء وصولاً إلى قسم الأموال.
تحليل
بعض العمل يحتاج إلى معلومات حالية من خارج ملفاتك الخاصة. حتى الآن، كان ذلك يعني خيارين: اذهب وانظر بنفسك، أو قم بتوصيل API وصيانته.
Viktor يتصفح. يفتح الصفحات في متصفح حقيقي، ويقرأ ما هو موجود اليوم، ويلتقط لقطات شاشة أثناء ذلك.
أردت أن أفهم كيف تدير Duolingo اكتسابها المدفوع، لذا طلبت تقريرًا عما يديرونه الآن، بالإضافة إلى ما استنتجه من ذلك.
ما نتج: تم فتح مكتبات الإعلانات والتقاط لقطات شاشة، وتم تقسيم النتائج إلى ثلاثة أقسام مسماة. تم التحقق، مما يعني أنه قام بتحميل الصفحة بنفسه. تم الاستنتاج، مما يعني أنه معقول مما رآه. تخمين، وعليه علامة لا تقتبس. ثم ملاحظة حول الطريقة التي استخدمها وأين تكون تلك الطريقة ضعيفة.
الملاحظة التي بدأ بها: كل رابط وجهة قام بحله يذهب إلى قائمة متجر التطبيقات، ولا شيء إلى الموقع الإلكتروني.
صورة 6. تحليل حملة Duolingo الإعلانية
المهام المجدولة
المسارات تعمل فقط إذا بدأت بنفسها. إليك كيفية إعداد ذلك.
قلها في القناة. اكتب الجدول كجملة حيث يحدث العمل: انشر الملخص اليومي في #general كل يوم الساعة 8:00. لا يوجد منشئ لفتحه، ولا مشغل لاختياره. يظهر في المهام مع الجدول الزمني المرفق.
افتحها مرة واحدة واقرأ ما كتبه. هذا هو الجزء الذي يستحق القيام به. تصبح الجملة مهمة كاملة بأربعة أجزاء، وكلها قابلة للتحرير:
المصادر، بمعنى أي القنوات والملفات يجب قراءتها قبل كتابة أي شيء.
نافذة زمنية، بمعنى النشاط منذ التشغيل السابق وليس نشاط اليوم.
تنسيق، مع حد صارم لعدد الأسطر وتعليمات بعدم الحشو أبدًا.
القواعد، مع إعادة ذكر نفس الحدود الموجودة في سياقك المثبت.
أصلح النافذة الزمنية أولاً. بدونها، ستحصل على قراءة للأمس كل صباح. نافذتي تقول أن أذكر فقط المعوق إذا كان لا يزال مفتوحًا، وأن أذكر كم من الوقت كان مفتوحًا.
رتب الجداول بحيث يمكنها قراءة بعضها البعض. يعمل التحديث اليومي الساعة 7:55 والملخص الساعة 8:00، لأن الملخص يسحب من القناة التي ينشر فيها التحديث اليومي. بفارق خمس دقائق، والتسلسل ثابت.
تحقق مما افترضه. قام بوضع افتراضاته الثابتة تحت عنوان يقول تحقق، لا تفترض أن هذا لا يزال صحيحًا. عندما توقف أحدها عن كونه صحيحًا، ظهر في سطر المعوق بدلاً من كسر المخرجات بهدوء.
ثلاثة جداول تغطي معظم أعمال الخدمات: ملخص صباحي عبر كل مسار، تحديث يومي داخل المسار مع المواعيد النهائية، وملخص مالي بعد ظهر يوم الجمعة.
صورة 7. ثلاث مهام دائمة
هذا هو نفس الشكل الذي استقرت عليه الفرق الكبيرة
لا شيء مما سبق خاص بالأعمال المكونة من شخص واحد. إنه النسخة الصغيرة مما توصلت إليه الشركات التي لديها آلاف المهندسين بشكل مستقل.
نشرت Uber أن أكثر من 70% من طلبات السحب الخاصة بها تُنسب الآن إلى الوكلاء، مع أكثر من 3600 مهارة وكيل كتبها مهندسون وحوالي 30,000 تنفيذ مهارة يوميًا. تدير Spotify وكيل برمجة خلفيًا يفتح طلب سحب فقط بعد اجتياز البناء والاختبارات، وتُبلغ عن 73% من طلبات السحب على أنها من تأليف AI. بنت Stripe مساعدًا داخليًا حيث لا يتم تحميل أي شيء افتراضيًا، ويختار النموذج المهارات التي يحتاجها الطلب قبل دخول أي أدوات.
مقاييس مختلفة، نفس الأفكار الثلاث: وظيفة واحدة لكل وكيل، سياق يعيش خارج المحادثة، وبوابة على أي شيء لا رجعة فيه.
الهيكل لم يكن أبدًا الجزء الصعب. وجود شخص لتشغيله كان.
ورقة البناء
احفظ هذا. تقوم بتشغيله مرة واحدة لكل مسار.
- قناة واحدة لكل مسار، وليس مساعدًا واحدًا لكل شيء
- رسالة مثبتة واحدة لكل قناة: ما نبيعه، ما يقدمه هذا المسار، ما يتم تصعيده، القواعد التي لا تنحني أبدًا
- ملف أحكام واحد، وكل تصحيح يهبط هناك كسطر واحد
- صنف الإجراءات مرة واحدة: القابل للعكس يعمل، وغير القابل للعكس ينتظر
- حيثما تكون القاعدة مهمة، قم بإزالة الإمكانية بدلاً من الاعتماد على القاعدة
- الجداول الزمنية قبل الموجهات. "كل يوم عمل الساعة 8:00" هو التكوين بأكمله
- المسار التالي فقط عندما ينتج المسار السابق دون أن تبدأه
تخطى ملف الأحكام وستصحح نفس الشيء كل أسبوع. تخطى خط الموافقة وستكتشف لماذا هو موجود.
ابدأ بمسار واحد، المسار الذي تخسر فيه معظم الساعات، ودعه يستحق الثاني.
"قد يبدو مكلفًا كاشتراك شهري، لكنه أرخص موظف وظفته على الإطلاق والوحيد الذي ينفذ تعليماتي في منتصف الليل." - جاكوب ألدريدج، المؤسس، Como Business Coaching
شكرًا @viktor_com لرعاية هذه المقالة!
جربه مجانًا على @viktor_com. 100 دولار كرصيد، بدون بطاقة. الرابط: viktor.com
شراكة مدفوعة
