Google Calendar 应该从一个直观易操作的日程表，进化成企业数据库，不然就太浪费了。
关于组织中 AI 的运用，很多人可能都是反着来想的：
引入 AI 工具。
↓
自动化业务。
↓
提高生产力。
大概就是这个画面。
但实际上，顺序应该是这样的：
整理数据库和业务标准。
↓
AI 能够理解工作内容。
↓
业务实现自动化。
这才是正确的顺序。
如果你使用 Google Workspace 作为业务平台，那么组织化运用的第一步，就是制定将 Google Calendar 用作业务数据库的规则。
Google Calendar 包含以下信息：
・和谁见面
・什么时候见面
・在哪里见面
・用了多少小时
・为了什么目的见面
・谁参加
换句话说，它充满了 工作发生的那一刻的信息。
更进一步地从结构上思考，可以通过 API 信息获取以下内容。
Google Calendar 中可结构化管理的信息定义
项目 | Google Calendar 输入位置 | 主要 API 项目 | 对 MCP 运用的意义 |
|---|---|---|---|
标题 | 标题 | summary | 业务名称、客户名称、项目名称、会议类型 |
开始日期/时间 | 日期/时间 | start | 工作开始时间、工时分析 |
结束日期/时间 | 日期/时间 | end | 工作结束时间、工时分析 |
地点 | 地点 | location | 目的地、地址、费用报销、出行分析 |
说明 | 说明字段 | description | 议程、目的、备注、客户信息、待办事项 |
参与者 | 受邀者 | attendees | 客户、负责人、参会者、决策者 |
组织者 | 创建者/组织者 | organizer / creator | 谁创建的日程 |
Google Meet | 添加 Meet | conferenceData / hangoutLink | 会议 URL、录制、会议纪要、转录链接 |
附件 | Google Drive 附件 | attachments | 方案、会议纪要、合同、录制数据 |
通知 | 通知设置 | reminders | 准备、跟进、自动通知 |
可见性 | 公开范围 | visibility | 内部共享、权限管理 |
忙碌/空闲 | 忙碌/空闲 | transparency | 业务分析、可预约时间管理 |
颜色标记 | 日历颜色 | colorId | 业务类别、客户类别、优先级管理 |
重复 | 重复设置 | recurrence | 月度任务、定期会议、日常管理 |
状态 | 参与状态 | status | 出席状态、回复状态 |
更新日期/时间 | 系统管理 | updated | 最新更新管理、变更记录 |
创建日期/时间 | 系统管理 | created | 注册日期/时间管理 |
自定义属性 | API 集成 | extendedProperties | 客户 ID、项目 ID、CRM 记录 ID 等 |
仔细想想，这真的很厉害。
根据使用方法的不同，你可以把客户信息、劳动管理所需的信息、以及日常报告中要写的内容都包括进去。
它实际上非常接近业务的核心。
如果你打算将 Google Calendar 连接到 Claude 进行数据利用，没有理由不使用这些结构化数据。
运用思路
① 从地点信息进行费用报销
利用约见的地点，会留下"去过哪里"的记录。通过 Claude 通过 MCP 获取日程，并结合 Google 地图、费用报销系统和会计系统，可以实现交通费报销的自动化。
示例：
"6 月 8 日 11:30 拜访 A 公司客户"
→ 获取目的地地址
→ 估算交通路线
→ 创建交通费报销草稿
→ 关联到 freee、Money Forward 或 kintone
② 从预定时间进行劳动管理
利用开始时间和结束时间，日历本身就成了一个简单的时间跟踪器。
分析对象 | 可执行的操作 |
|---|---|
按客户 | 每月花在 A 公司上的时间有多少小时 |
按任务 | 记账、面谈、申报、方案等工时的占比 |
按员工 | 工作时间、会议时间、通勤时间 |
销售联动 | 从客户单价和工时进行盈利分析 |
此外，通过在 extendedProperties 中保存 CRM 客户 ID，可以更轻松地将日程与销售、开票和项目信息关联起来。
③ 从 Meet、录制和会议纪要创建报告
对于设置了 Google Meet 的约见，可以从会议 URL 或会议代码开始，关联录制、转录和会议纪要文件。
源数据 | Claude 中的处理 |
|---|---|
日历约见 | 了解会议目的、参与者和日期/时间 |
Meet 录制 | 总结内容 |
转录 | 创建会议纪要，提取待办事项 |
附件材料 | 整理方案内容和讨论要点 |
下次约见 | 创建跟进约见草稿 |
④ 用作客户交互记录
Google Calendar 可以用作"客户联系数据库"。
日历信息 | 在客户管理中的含义 |
|---|---|
面谈日程 | 客户联系记录 |
参与者 | 利益相关者 |
说明字段 | 咨询内容 |
附件材料 | 方案和文档 |
下次约见 | 跟进日程 |
当你让 Claude "总结过去 3 个月与该客户的联系"时，它可以整理出面谈记录、议程和待办事项。
⑤ 自动管理
从日历出发，Claude 协助管理任务。
通过我之前在一篇文章中写到的"可见云"的数据集成，运用范围将进一步扩大。
上一篇参考文章："AI 可能会在自动化记账之前先自动化管理" https://x.com/miyagawadaisuke/status/2062888818710392991
触发条件 | 自动化处理 |
|---|---|
面谈前一天 | 总结客户信息、之前会议的纪要和未完成的待办事项 |
面谈后 | 创建纪要、待办事项和下一步行动 |
月底 | 按客户汇总工时和销售额 |
定期约见 | 生成月度业务检查清单 |
带地点的约见 | 创建交通费报销候选项 |
第一步是确定输入规则
【标题规则】
例如，
不好：面谈、会议、A 公司、拜访 ⇒ 之后无法分析。
好：【A 公司】月度面谈、【B 公司】决算报告、【C 公司】融资咨询、【内部】月度会议
至少包含以下内容：
- 客户名称
- 业务类别放在标题中。
【地点规则】
在 Google Calendar 的"地点"中注册信息。
【说明字段规则】
不要自由书写，而是将说明字段模板化。
例如，对于面谈，只要包含以下内容：
【目的】
【议程】
【确认事项】
【作业】
【下次约见】
之后 AI 就更容易理解。
【颜色规则】
颜色也非常重要。即使不在 AI 分析之前，仅靠颜色就能让日程对人类来说更容易阅读。
例如：
颜色 | 业务 |
|---|---|
蓝色 | 客户面谈 |
绿色 | 记账 |
红色 | 税务申报 |
紫色 | 销售 |
黄色 | 内部会议 |
如何准确地注册这些内容？
即使通过创建手册来强制执行，也肯定会有遵守的人和不遵守的人。
因此，使用 AppSheet 或类似工具创建"日历输入表单"是比较现实的。
虽然我也不太想创建非官方应用，但为了积累成为业务基础的信息，这也是没办法的事。
我认为在公司内部构建一个能够自然积累客户信息的系统是一个非常重要的理念。
工作是在时间中发生的。这样想来，日历成为公司的数据库或许是很自然的事。
确定 Google Calendar 的标题规则，可能比引入 AI 项目更有效。
