Wie Sie ein Ein-Personen-Unternehmen mit einem KI-Mitarbeiter starten

Agenturen verlieren selten Kunden wegen der Qualität ihrer Arbeit. Die Kunden gehen wegen der Verwaltung rund um die Arbeit verloren. Ein Versprechen, das in einem Call gegeben und nie schriftlich festgehalten wurde. Eine Korrekturschleife, die niemand gezählt hat. Eine Rechnung, die elf Tage zu spät rausging. Ein Angebot, das seit zwei Wochen im Posteingang eines Interessenten liegt, weil der dritte Follow-up nie stattgefunden hat

Ich leite eine B2B-Agentur. Zwei Personen arbeiten auf Vertragsbasis mit mir: ein Designer und ein Media Buyer. Die Kundenseite war schon immer der Bereich, der am schlechtesten skaliert, denn jede Verbesserung dort basiert auf dem Gedächtnis einer Person – und Gedächtnis hält ein Unternehmen ab einer bestimmten Größe nicht zusammen

In diesem Jahr habe ich einen KI-Mitarbeiter für die Kundenseite eingestellt. Er heißt Viktor, arbeitet innerhalb von Slack oder Microsoft Teams, und alles, was er tut, basiert auf neun Nachrichten, die ich in einer Sitzung in einen Kanal geschrieben habe

Was folgt, ist das Setup selbst: neun Nachrichten, so wie sie in meinem Workspace liegen, mit den spezifischen Details dieses Geschäfts darin verankert

Neun Nachrichten, eine Stellenbeschreibung

Sie lesen sich wie eine Stellenbeschreibung und ein Regelwerk und werden vor jeder Aufgabe ausgeführt

Zwei beschreiben das Geschäft und setzen die Grenzen. Vier steuern die tägliche und wöchentliche Arbeit an den Accounts. Drei decken Geld und Team ab. Keine davon ist clever, und keine erwähnt KI. Sie lesen sich wie die Onboarding-Notiz, die man einem neuen Account Manager geben würde – das ist das höchste Kompliment, das ich ihnen machen kann

Sie befinden sich in einer einzigen Nachricht ganz oben im Kanal, und die Datei ist das System. Wenn eine Aufgabe ohne diese Datei rausgeht, fehlen ihr die halben Regeln

1. Die Kundendatei

Dies ist die Datei, auf die sich alles andere stützt

1Du arbeitest für eine B2B-Agentur. Wir betreiben Paid Search, Landingpages und Content für B2B-SaaS- und Industriekunden. Drei Personen: ich, [Designer], [Media Buyer].
2Retainer sind monatlich, Projekte sind Festpreis, und beides wird vor Arbeitsbeginn vereinbart.
3Nenne niemals einen Preis, verspreche niemals ein Datum, kontaktiere niemals einen Kunden direkt.
4Alles, was du erstellst, kommt als Entwurf zu mir zurück, und jede Zahl darin benennt die Datei, aus der sie stammt.
5Lies dies vor jeder Aufgabe. Antworte mit drei Zeilen darüber, was deiner Meinung nach deine Aufgabe ist.

Die Antwort ist wichtig. Wenn seine drei Zeilen ein anderes Verständnis des Jobs widerspiegeln, ist die Datei zu dünn, und du wirst die Woche damit verbringen, den Ton anzupassen, obwohl du eigentlich die Arbeit prüfen wolltest. Meiner beschrieb seinen Job als Lesen der Account-Historie und Herausfiltern dessen, was eine Entscheidung braucht, und sagte, er behandle den Rest als Rauschen. Das ist der Job

2. Der Morgenüberblick

1Lies die letzten 12 Stunden im Posteingang und in den Kundenkanälen. Gib zurück, in dieser Reihenfolge: alles von einem aktiven Kunden, alles mit einer Deadline in dieser Woche, alles aus einem Angebot, das in den letzten 14 Tagen gesendet wurde, alles Unbezahlte, das überfällig ist.
2
3Überspringe Newsletter, Quittungen, Kaltakquise und alles, bei dem ich nur in CC gesetzt war. Eine Zeile pro Punkt: Wer, was wollen sie, was brauchen sie von mir.

Die Reihenfolge trägt das Gewicht. Ohne sie erhältst du eine Zusammenfassung von allem, liest alles durch, und die Aufgabe, die du delegieren wolltest, liegt wieder auf deinem Schreibtisch

3. Der QA-Durchlauf vor Versand eines Deliverables

Dies ist die Nachricht, die mich am meisten Geld gekostet hat, denn in einer Agentur sind die teuren Fehler diejenigen, die der Kunde zuerst findet

1Führe die QA-Liste gegen [Deliverable] durch, bevor es rausgeht. Jede Aussage muss auf eine Quelle rückverfolgbar sein, die wir dem Kunden zeigen können. Jede Zahl muss zum Dashboard passen, aus dem sie stammt. Terminologie muss mit den Markentermen in der Kundendatei übereinstimmen.
2Eine klare Bitte an den Kunden, in einer einzigen Zeile. Nichts, was ein Datum verspricht, das wir nicht vereinbart haben.
3
4Gib „Bestanden“ oder die Liste zurück, mit der Datei hinter jedem Check. Bearbeite das Deliverable nicht.

Ein zusätzlicher Leser führt dieselbe Liste um 19 Uhr mit derselben Aufmerksamkeit durch wie um 9 Uhr morgens. Es fängt falsch geschriebene Kundennamen, Metriken aus der falschen Spalte und Zeilen, die ein Datum versprechen, das niemand vereinbart hat

4. Das Revisionsprotokoll

Revisionsrunden sind der Ort, an dem Margen bei Festpreisprojekten leise verschwinden. Jemand sagt viermal „nur noch eine kleine Änderung“, und das Projekt ist nicht mehr profitabel

1Erstelle aus [Thread] das Revisionsprotokoll: Rundenzahl, was der Kunde angefordert hat, wer dafür verantwortlich ist, was geliefert wurde, was noch offen ist und seit wie vielen Tagen.
2
3Wenn eine Anfrage außerhalb des vereinbarten Scopes liegt, markiere sie separat und halte sie aus der Warteschlange heraus. Ich entscheide, ob daraus ein Change Order wird.

Zwei Revisionsrunden sind in jedes Festpreisprojekt eingepreist. Das Protokoll macht die dritte Runde sichtbar, solange im Job noch Marge vorhanden ist

5. Der Statusentwurf

Kunden gehen nicht wegen einer schlechten Woche. Sie gehen nach einem Monat, in dem sie sich fragen, was passiert.

1Entwirf den Freitagsstatus für [Kunde]: Was wurde diese Woche geliefert, was ist in Arbeit, worauf warten wir von ihnen, welches Datum schulden wir als Nächstes.
2
3Maximal sechs Zeilen. Einfache Sätze, Daten dort, wo Daten hingehören.
4
5Wenn der Retainer zu mehr als drei Vierteln aufgebraucht ist, füge eine Zeile mit dem Stand und den Optionen hinzu.

Diese letzte Zeile verwandelt eine Budgetüberraschung in ein Gespräch zwei Wochen früher.

6. Die Angebots-Follow-up-Leiter

Angebote verlieren sich nicht selbst. Sie gehen verloren

1Für [Angebot] gesendet am [Datum]: Tag 3, eine kurze Notiz mit einem neuen relevanten Fakt aus ihrer Branche. Tag 7, ein anderer Ansatz, z. B. ein vergleichbares Stück Arbeit oder eine Frage zu ihrem Prüfprozess. Tag 14, ein klares Ende: Ja oder Nein, und ein Datum.
2
3Halte diese Termine ein und erinnere mich morgens daran. Nur Entwürfe, ich sende.

Die Regel, die das erträglich macht, steht in derselben Datei: Jeder Kontakt bringt etwas Neues, ein Beispiel, einen Fakt aus ihrem Markt oder eine Frage. An einem Tag, an dem es nichts hinzuzufügen gibt, überspringen wir den Kontakt

Angebote sterben selten an einem Nein. Sie sterben an einem Vielleicht, und die Leiter ist der einzige Teil davon, der Stille als Phase im Verkaufsprozess behandelt

7. Das Rechnungs-Inkasso

Cashflow ist die Einschränkung in einer kleinen Agentur, nicht Gewinn

1Rechnungen sind netto 7. Tag 8, eine kurze Erinnerung mit angehängter Rechnung. Tag 15, eine bestimmtere Notiz, die die Arbeitspause benennt. Tag 22, informiere mich und entwerfe nichts Weiteres.
2Behalte die Liste: Wer, Betrag, Tage ausstehend, und was dagegen geliefert wurde.

Er erstellt Entwürfe und führt das Protokoll. Ich drücke auf Senden, weshalb die Beziehung meine bleibt

Die Pause an Tag 15 ist auf der ersten Seite des Retainer-Vertrags festgeschrieben, was bedeutet, dass das spätere Benennen als Vertragsbedingung gelesen wird und aus der Beziehung herausgehalten wird

8. Die Antwort auf Scope-Änderungen

Die Anfrage kommt per E-Mail und klingt immer klein

1[Kunde] bat um [Anfrage], was nicht im Leistungsumfang enthalten ist. Entwirf eine Antwort: Bestätige, dass wir es gehört haben, nenne es eine Änderung, und hänge einen Change Order mit dem Umfang, einem Preisplatzhalter [Nummer] und einem Lieferterminplatzhalter [Datum] an.
2
3Kein Rabatt, kein kostenloses Muster, keine Entschuldigung für die Berechnung. Ich lege die Zahlen fest, bevor es gesendet wird.

Das Berechnen von Arbeiten außerhalb des Scopes hängt von der Formulierung ab, und diese Nachricht übernimmt die Formulierung, solange alle noch freundlich sind

9. Das Gate

Die letzte Nachricht ist diejenige, die die anderen acht sicher ausführbar macht

1Vor allem, was sendet, ausgibt oder einen Kunden erreicht: Poste den Plan, das Tool, die Kreditkosten und den exakten Text. Warte auf mein Ja.
2
3Wenn eine Zahl in etwas auftaucht, das ein Kunde lesen wird, nenne die Quelldatei.
4
5Eskaliere an mich jedes Mal: Preise, Scope, Deadlines, Entschuldigungen, alles Rechtliche.

Das ist die Arbeitsbeziehung. Er schlägt vor, ich genehmige, und Genehmigung ist ein Klick. Die neun Nachrichten oben laufen nur unbeaufsichtigt, weil diese eine an der Tür von allem stoppt, was das Gebäude verlässt

Das Team nutzt denselben Mitarbeiter

Der Zugriff folgt der Kanalmitgliedschaft. Der Designer ist in den Projektkanälen, der Media Buyer in den Performance-Kanälen, ich bin in allen. Der Raum entscheidet, was sichtbar ist, also kümmert sich der Zugriff selbst

Ihre Anweisungsblöcke stehen in derselben Datei:

1[Designer] ist der Designer für [Projekt]. Wenn sie nach einem Briefing fragt, gib das Ziel des Kunden in einer Zeile zurück, das Deliverable, die Einschränkungen, die Beispiele, die dem Kunden gefallen haben, und die eine Sache, die vermieden werden soll. Unter 200 Wörter.

Ihre erste Anfrage kam als fertiges Briefing innerhalb von zwei Minuten zurück, ohne dass etwas in meinen Kalender eingetragen wurde. Die zweite Person, die denselben Mitarbeiter nutzt, ist der Moment, in dem dies aufhört, ein persönliches Tool zu sein

Die Datei wächst mit dem Geschäft

Die Datei oben im Kanal ist der Teil dieses Setups, der sich zusammensetzt, und sie wächst zeilenweise

Ein neuer Kunde fügt einen Block hinzu: ihre Ziele, ihre Markenterme, die Beispiele, die ihnen gefallen haben, die eine Sache, die vermieden werden soll, und das Datum, das wir ihnen als Nächstes schulden

Ein neues Angebot fügt eine Regel hinzu: wie es bepreist ist, was es enthält und wo es in den wöchentlichen Läufen landet

Eine neue Person fügt ihren Anweisungsblock hinzu, sodass der Mitarbeiter vom ersten Tag an mit ihnen zusammenarbeitet

Freitags verbringe ich fünf Minuten damit, diese Datei zu lesen und alles hinzuzufügen, was während der Woche aufgekommen ist. Eine Zeile reicht normalerweise aus, und die nächste Anfrage im Kanal kommt dadurch näher an der Fertigstellung zurück

1Jede Zeile, die zu dieser Datei hinzugefügt wird, gilt für jeden Lauf danach. Halte sie unter einem Bildschirm.

Das ist die gesamte Wartung. Die neun Nachrichten tragen das Setup, die Datei trägt das Gedächtnis, und zwischen ihnen wird die Arbeit jeden Monat leichter

Was bei mir bleibt

Preise und Scope. Das Gespräch mit dem Kunden. Die letzte Prüfung von allem, was unter meinem Namen veröffentlicht wird. Das schwierige Gespräch, wenn etwas schiefgelaufen ist

Alles andere hat einen Besitzer. Meistens ist der Tausch klar: ein Abend Admin-Arbeit gegen zwanzig Minuten Entscheidungen, und der Grund, warum die Agentur mehr Accounts tragen kann, ohne einen weiteren Vertrag abzuschließen

Das Setup, der Reihe nach

1. Schreibe die Kundendatei. Einen Bildschirm voll, schlecht, heute
2. Verbinde drei Tools, nicht dreißig. E-Mail, Kalender, das Drive, in dem Angebote und Verträge liegen
3. Tippe die neun Nachrichten in einen Kanal, in der obigen Reihenfolge
4. Führe Woche eins manuell durch. Lies alles, was er produziert
5. Schreibe jede Korrektur als Zeile oben im Kanal nieder
6. Füge die Anweisungsblöcke des Teams hinzu, sobald deine eigenen Entwürfe keine Bearbeitungen mehr benötigen

Eine Ein-Personen-Agentur skaliert nicht über Anstrengung. Sie skaliert über die Teile der Arbeit, die passieren, ohne dass sich jemand daran erinnert, und die neun Nachrichten sind der Anfang davon

Versuche es kostenlos auf viktor.com. $100 in Credits, keine Karte. @viktor_com

Bezahlte Partnerschaft.