Sie müssen dieselben Anweisungen in Excel nicht mehr wiederholen.
Jedes Mal, wenn Sie Copilot öffnen, erklären Sie dieselben Dinge: "Zellen nicht zusammenführen", "Überschriften fett formatieren", "Währung ohne Dezimalstellen". Jedes einzelne Mal, von Grund auf.
Früher habe ich das getan, als wäre es völlig normal. Ich dachte, Anweisungen zu geben sei der Job.
Aber ich lag falsch. Copilot hat eine Funktion, um es "im Voraus zu unterrichten". Sie müssen die Anweisungen, die Sie jedes Mal schreiben mussten, nur einmal registrieren. Verwandle Eingabeaufforderungen von "etwas, das du jedes Mal schreibst" in "etwas, das du es vorher merken lässt".
Dieser Artikel enthüllt diese Methode und 20 praktische Eingabeaufforderungen, die Sie sofort verwenden können.
Um es klar zu sagen: Was ich in diesem Artikel am meisten vermitteln möchte, noch mehr als die 20 Eingabeaufforderungen selbst, ist dieses Konzept des "Unterrichtens". Wenn man das weiß, verändert sich die Benutzerfreundlichkeit von Copilot völlig.
Wenn Sie dies gelesen haben, sollte sich das Öffnen von Excel etwas leichter anfühlen.
Kapitel 1: Warum Copilot-Anweisungen immer repetitiv sind
Der Grund ist einfach. Copilot vergisst Ihre Präferenzen jedes Mal, wenn sich die Arbeitsmappe ändert.
Sie haben ihm in der Budgettabelle, die Sie letzten Monat erstellt haben, beigebracht, "Zellen nicht zusammenführen", aber in der neuen Arbeitsmappe dieses Monats müssen Sie dasselbe wieder sagen. Selbst in Dateien, die mit einem Team geteilt werden, muss die Person im Nebenzimmer, wenn sie sie öffnet, die Anweisungen von Grund auf neu beginnen.
Ich selbst war es leid, jedes Mal dieselben Anweisungen zu tippen, wenn ich eine Angebotsvorlage für einen Consulting-Kunden anpasste: "Nach Stückpreis, Menge, Zwischensumme, Steuer, Gesamtsumme sortieren", "Überschriften fett formatieren". Egal wie oft ich es tippte, im nächsten Monat war es zurückgesetzt. Ehrlich gesagt, ich hatte die Nase voll.
Sie denken vielleicht: "Das ist einfach die Spezifikation von Copilot, da kann man nichts machen." Das ist falsch. Tatsächlich hat sich diese Situation mit dem Update vom Juni 2026 geändert.
Ein System, mit dem Copilot sich "Ihre Art" merken kann, ist jetzt vorhanden. Ab hier werden wir darüber sprechen, dieses System zu meistern.
Kapitel 2: Das Wesentliche ist "Vorher Unterrichten" statt "Jedes Mal Sagen"
Statt zu erklären, zeige ich Ihnen, was sich tatsächlich ändert.
[Copilot vor dem Unterrichten]
Anweisung: "Machen Sie aus diesen Verkaufsdaten eine Tabelle."
Ergebnis: Copilot erstellt eine Tabelle mit zufälliger Formatierung. Fette Überschriften und Währungsnotation unterscheiden sich von Ihren Präferenzen. Sie müssen es jedes Mal manuell korrigieren.
[Copilot nach dem Unterrichten]
Anweisung: "Machen Sie aus diesen Verkaufsdaten eine Tabelle."
Ergebnis: Fette Überschriften, Währung in Dollar ohne Dezimalstellen, negative Zahlen in Rot mit Klammern. Es wird im üblichen Format fertig, ohne dass Sie etwas sagen müssen.
Gleiche Anweisung, gleicher Copilot. Der einzige Unterschied ist, ob Sie Ihre Art im Voraus registriert haben.
Dies wird durch eine Funktion in Copilot in Excel namens "Personalisierung" erreicht. Einmal über den Einstellungsbildschirm registriert, wird es in Ihrem Konto gespeichert und folgt diesen Präferenzen, unabhängig davon, welche Arbeitsmappe Sie öffnen.
Die Methode ist einfach. Keine Programmierung oder komplexe Einstellungen erforderlich. Wählen Sie einfach "Personalisierung" aus dem Einstellungsmenü oben rechts im Copilot-Fenster, schreiben Sie Ihre Präferenzen in kurzen Sätzen und speichern Sie. Lange Erklärungen sind unnötig. Es reicht, klare Zeilen aufzulisten wie "Währung ist immer $-Notation, 2 Dezimalstellen" oder "Alle Tabellen haben gebänderte Zeilen und fette Überschriften."
Es gibt eine weitere ähnliche, aber andere Funktion: "Arbeitsmappenregeln". Während die Personalisierung speziell für Sie ist, sind Arbeitsmappenregeln an eine bestimmte Arbeitsmappe gebunden. Sie werden als dediziertes Blatt namens ".Rules" in der Arbeitsmappe gespeichert, und Regeln müssen in Spalte A aufgelistet werden. Wenn Sie die Datei teilen, geht dieses Blatt an den Empfänger, sodass deren Copilot ebenfalls denselben Regeln folgt. Beachten Sie, dass dieses Blatt sichtbar sein muss, damit Copilot es erkennt. Wenn es ausgeblendet ist, werden die mühsam erstellten Regeln nicht gelesen.
Personalisierung merkt sich Ihre Gewohnheiten. Arbeitsmappenregeln legen Regeln für das gesamte Team fest. Behalten Sie einfach diese Unterscheidung im Hinterkopf.
Eine wichtige Voraussetzung, die ich teilen möchte: Weder Personalisierung noch Arbeitsmappenregeln sind "unumstößliche Befehle". Sie fungieren als Standardanweisungen für Copilot, und wenn Sie zu diesem Zeitpunkt eine andere Anweisung in der Eingabeaufforderung geben, hat diese Priorität. Betrachten Sie sie als "Standardwerte, die Sie nicht jedes Mal schreiben müssen", um eine Erwartungslücke zu vermeiden.
Als ich meine Consulting-Kunden dies ausprobieren ließ, berichteten sie von einer sichtbaren Reduzierung der Zeit, die für die Überprüfung des Erscheinungsbilds von Angeboten aufgewendet wurde. Formatierung ist kein Job für Menschen; Sie müssen nur das, was Copilot überlassen werden kann, ihm überlassen.
Kapitel 3: 20 Praktische Eingabeaufforderungen
Hier ist das Hauptthema. Ich stelle 20 Eingabeaufforderungen vor, die ich durch Verifizierung erstellt habe, unterteilt in vier Gruppen.
Sie müssen nicht alle auf einmal ausprobieren. Versuchen Sie einfach eine, beginnend mit der Aufgabe, die Sie gerade am mühsamsten finden.
A: Für die Registrierung der Personalisierung (5 Punkte)
Einmal registriert, bleiben diese wirksam. Fügen Sie sie direkt in den Einstellungsbildschirm ein.
- Vereinheitlichung von Währungs- und Zahlenformaten
Zeigen Sie Währung immer mit einem $-Präfix und 2 Dezimalstellen an. Zeigen Sie negative Zahlen in Rot und in Klammern an.
→ Reduziert den Aufwand, es jedes Mal zu korrigieren, wenn Sie eine Finanzarbeitsmappe öffnen.
- Standard-Tabellenstil
Wenden Sie gebänderte Zeilen und fette Überschriften auf alle erstellten Tabellen an.
→ Verhindert das Problem inkonsistenter Erscheinungsbilder.
- Vereinheitlichung von Namenskonventionen
Verwenden Sie das Präfix "tbl" für Tabellennamen und weisen Sie Blattnamen japanische Namen zu, die den Inhalt beschreiben.
→ Macht es schwieriger, sich bei der späteren Suche zu verlieren.
- Angabe des Formelschreibstils
Priorisieren Sie strukturierte Verweise und benannte Bereiche gegenüber Zellbereichen in Formeln.
→ Reduziert das Problem, dass Formeln leicht brechen.
- Position der Summenzeile in Berichten
Platzieren Sie in Zusammenfassungstabellen die Summenzeile oben im Bericht anstatt unten.
→ Spart die Mühe, jedes Mal "verschiebe es nach oben" zu sagen.
B: Zur Korrektur über Arbeitsmappenregeln (5 Punkte)
Geeignet für Dateien, die mit einem Team geteilt werden. Wird im Blatt ".Rules" gespeichert und übernommen, auch wenn die Person, die sie öffnet, wechselt.
- Standardisierung von Angebotsvorlagen
Legen Sie im Angebotsblatt dieser Arbeitsmappe die Spaltenreihenfolge auf Stückpreis, Menge, Zwischensumme, Mehrwertsteuer und Gesamtsumme fest. Befolgen Sie beim Erstellen neuer Angebote immer diese Struktur.
→ Macht es für alle einfacher, dasselbe Angebotsformat zu erstellen.
- Festlegung der monatlichen Berichtsstruktur
Organisieren Sie den monatlichen Bericht in dieser Arbeitsmappe in der Reihenfolge Zusammenfassung, Abteilungsdetails und Vormonatsvergleich. Verwenden Sie vorhandene Berichtsblätter als Modell.
→ Hilft, Situationen zu verhindern, in denen nur die Person dieses Monats ein anderes Format verwendet.
- Formatierungsregeln für Spesenabrechnungen
Legen Sie im Spesenabrechnungsblatt die Spaltenreihenfolge auf Datum, Posten, Betrag und Genehmiger fest und stellen Sie sicher, dass die Spalte Betrag immer im Währungsformat ist.
→ Reduziert Formatierungsarbeit vor der Einreichung bei der Buchhaltung.
- Farbcodierungsregeln für Schichttabellen
Legen Sie im Schichtplanblatt eine bedingte Formatierung für Zellenhintergrundfarben fest: hellblau, wenn die Kategorie in Spalte B "Frühschicht" ist, gelb für "Spätschicht" und grau für "Frei".
→ Reduziert den Aufwand des manuellen Einfärbens jeden Monat.
- Berechnungsregeln für Inventarblätter
Berechnen Sie im Inventarblatt automatisch die Differenz zwischen aktuellem Bestand und der vorherigen Zählung und heben Sie Zeilen rot hervor, in denen die Differenz 10 % übersteigt.
→ Reduziert das Übersehen von abnormalen Werten.
C: Für tägliche Aufgaben (5 Punkte)
Einmalige Anweisungen, die direkt verwendet werden.
- Regionale Aggregation von Filialdaten
Berechnen Sie aus den monatlichen Verkaufsdaten jeder Filiale die Wachstumsrate nach Region und erstellen Sie einen Bericht, der die Top 3 und die unteren 3 Regionen vergleicht.
→ Reduziert die Zeit für manuelle Aggregation erheblich.
- Stapelkorrektur von Schreibweisen-Inkonsistenzen
Erkennen und korrigieren Sie Schreibweisen-Inkonsistenzen (gemischt vollbreit/halbbreit, zusätzliche Leerzeichen, inkonsistente Groß-/Kleinschreibung) in diesen Daten. Melden Sie die korrigierten Teile in einer Liste.
→ Sie müssen unordentliche Daten nicht so lassen, wie sie sind.
- Erkennung doppelter Daten und Löschungsvorschlag
Erkennen Sie doppelte Zeilen in dieser Liste basierend auf der Kombination von Name, E-Mail und Registrierungsdatum und schlagen Sie vor, welche behalten werden sollen, wobei angenommen wird, dass das neuere Registrierungsdatum priorisiert wird.
→ Reduziert die Belastung der visuellen Überprüfung.
- Vereinheitlichung von Datumsformaten
Vereinheitlichen Sie alle Datumsnotationen in diesem Blatt auf das Format JJJJ-MM-TT.
→ Entfernt eine Ursache für Fehler bei der Aggregation.
- Erstellen eines Pivot-Tabellen-Entwurfs
Erstellen Sie aus diesen Daten eine Pivot-Tabelle, die die Verkäufe nach verantwortlicher Person und nach Monat aggregiert.
→ Spart viel Aufwand bei der Einrichtung von Grund auf.
- Automatisierung der Soll-Ist-Analyse
Berechnen Sie Abweichungen der Abteilungen aus Budget- und Ist-Daten. Organisieren Sie für die 3 Abteilungen mit den größten Abweichungen die aus den Daten erkennbaren Faktoren und Hypothesen, die eine zusätzliche Bestätigung erfordern, getrennt.
→ Verkürzt die Vorbereitungszeit vor monatlichen Besprechungen.
- Mehrere Szenarioberechnungen in der Was-wäre-wenn-Analyse
Berechnen Sie basierend auf dieser Kostenstruktur die Auswirkungen auf den Bruttogewinn für drei Muster: Rohstoffkosten steigen um 5 %, steigen um 10 % und bleiben gleich.
→ Verhindert, dass Sie bei nur einem Muster stehen bleiben.
- Auflistung von Vertragsfristen
Extrahieren Sie das Vertragsendedatum, das Vorhandensein einer automatischen Verlängerung und die Kündigungsfrist aus den beigefügten Vertragslistendaten und sortieren Sie sie nach Nähe zur Frist. Zeigen Sie Elemente, die schwer zu beurteilen sind, als "Originalprüfung erforderlich" an.
→ Hilft, Situationen zu verhindern, in denen Sie feststellen, dass ein Vertrag automatisch verlängert wurde. Überprüfen Sie für die endgültige Beurteilung immer das Original.
- Registrierung von Routineaufgaben als Skills
Mit der Skill-Funktion von Copilot können Sie Verfahren für wiederkehrende Aufgaben wie die monatliche Berichtserstellung als "SKILL.md" speichern. Indem Sie es in einem bestimmten Ordner ablegen, können Sie die gleichen Schritte beim nächsten Aufruf einfach reproduzieren.
Anwendungsbeispiele im Finanzwesen werden offiziell bereitgestellt, aber es kann in jeder Abteilung für Aufgaben angewendet werden, die viele Male wiederholt werden, wie Buchhaltung, Vertriebsmanagement oder Bestandsverwaltung.
→ Reduziert den Prozess, denselben Vorgang in diesem Monat erneut erklären zu müssen.
- 3-Zeilen-Zusammenfassung für den internen Gebrauch
Ich werde die Analyseergebnisse dieser Excel einem Chef erklären, der sich mit Excel nicht auskennt. Fassen Sie in 3 Zeilen zusammen: "Was wurde gefunden", "Was ist als nächstes zu tun" und "Bis wann handeln".
→ Reduziert den Aufwand für die Erstellung separater Berichtsmaterialien. Führen Sie den Abschlussbericht an Ihren Chef jedoch durch, nachdem Sie den Inhalt mit eigenen Augen überprüft haben.
Sie müssen nicht alle 20 auf einmal ausprobieren. Versuchen Sie einfach eine Eingabeaufforderung für die mühsamste Aufgabe, die Sie gerade haben.
Kapitel 4: Wie man sie kombiniert und ein Hinweis
Die bisherigen 20 Punkte funktionieren einzeln, aber sie sind wirklich wirkungsvoll, wenn sie kombiniert werden. Die Überlagerung von Nr. 1 (Währungsformat) und Nr. 16 (Soll-Ist) bringt Finanzbesprechungsunterlagen näher an eine ausgefeilte Form. Die parallele Verwendung von Nr. 6 (Angebotsregeln) und Nr. 18 (Vertragsfristen) erleichtert das Erkennen von Auslassungen sowohl im Vertrieb als auch in der Rechtsabteilung.
Als ich Consulting-Kunden diese Kombinationen ausprobieren ließ, sagten sie, dass die Zeit für die Erstellung monatlicher Materialien sichtbar abgenommen habe. Dies liegt daran, dass die für die Formatierung verwendete Zeit für die Analyse umgeleitet werden konnte.
Ein ehrlicher Hinweis: Die vollständige Nutzung von Copilot in Excel erfordert eine separate Lizenz. "Microsoft 365 Copilot Business" für kleine und mittlere Unternehmen ist auf der offiziellen Microsoft-Seite zu einem regulären Preis von umgerechnet 3.148 Yen pro Benutzer und Monat oder einem Aktionspreis von 2.698 Yen gelistet. Beides ist eine jährliche Abrechnung, ohne Steuern, und setzt eine Ergänzung zu einem berechtigten Microsoft 365 Business-Plan voraus. Preise und Kampagnendetails ändern sich, also überprüfen Sie vor der Einführung unbedingt die offizielle Seite.
Die Funktionen Personalisierung und Arbeitsmappenregeln verursachen selbst keine zusätzlichen Kosten, aber die Nutzung von Copilot in Excel, die die Voraussetzung ist, erfordert ein berechtigtes Microsoft 365-Abonnement und organisatorische Einstellungen. Wenn Sie dies übersehen, landen Sie in einer Situation, in der "es nutzbar sein sollte, aber nicht erscheint", also überprüfen Sie vor der Einführung die Lizenz.
Zusammenfassung: Die Zeit, die Sie mit Excel-Anweisungen verschwenden, endet heute
Dieses Mal haben wir alles erklärt, vom Konzept des vorherigen Unterrichtens von Copilot in Excel bis hin zu 20 praktischen Eingabeaufforderungen.
Viele Menschen geben Copilot weiterhin jedes Mal dieselben Anweisungen. Aber was Sie wirklich tun sollten, ist, Ihre Präferenzen einmal zu registrieren und dann die Anweisungen wegzulassen. Allein durch die Beherrschung dessen wird die Interaktion mit Excel viel leichter.
Das gesagt, Sie müssen nicht alle 20 auf einmal ausprobieren. Es gibt nur eine Sache zu tun.
Wählen Sie eine Eingabeaufforderung für die Aufgabe, die Sie gerade am mühsamsten finden, und registrieren Sie sie in der Personalisierung oder in den Arbeitsmappenregeln.
Sobald Sie diese Leichtigkeit erlebt haben, werden Sie nicht mehr zu den Tagen zurückkehren können, an denen Sie jedes Mal Anweisungen von Grund auf geben mussten.
Copilots Entwicklung ist wirklich schnell. Es ist überwältigend schneller, von denen zu lernen, die es praktizieren, als allein die neueste Verwendung zu verfolgen.
Vielen Dank, dass Sie bis zum Ende gelesen haben.
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