Wenn du nicht weißt, wo du anfangen sollst, gibt es nur eine Antwort: Nicht systematisieren. Hinterfrage zuerst, was eliminiert werden kann.
Zuvor habe ich geschrieben, dass Scheitern bei der Systementwicklung ein strukturelles Problem ist und kein Mangel an Managementwissen. Auf dieser Struktur aufbauend behandelt dieser Artikel den tatsächlichen ersten Schritt, den Kunden unternehmen sollten. Zu entscheiden, „einfach zu systematisieren“, wenn man unsicher ist, ist die teuerste Entscheidung, die man treffen kann. Wenn die Reihenfolge falsch ist, gibst du einfach Geld aus, um ineffiziente Prozesse zu automatisieren.
■ Das Missverständnis: „Systematisierung = Lösung“
Bei der Beratung von Kunden lautet die erste Anfrage fast immer gleich: „Unsere Abläufe sind ineffizient, deshalb wollen wir ein System einführen.“ Bei genauerer Betrachtung enthalten die meisten Fälle jedoch Verschwendung, die bereits vor der Einführung eines Systems hätte beseitigt werden können.
Betrachten wir zum Beispiel den Angebotsprozess eines Unternehmens. Sie erlaubten dem Vertrieb, Angebote in einem neuen System zu erstellen, aber die interne Genehmigung erforderte weiterhin das Ausdrucken von Papierformularen und deren physischen Umlauf. Nach der Genehmigung mussten die Mitarbeiter die Beträge vom digitalen Angebot manuell in das Papierformular übertragen. Trotz der „Systematisierung“ fügte der gesamte Workflow einen zusätzlichen Schritt hinzu: „Im System erstellen, auf Papier kopieren“. Die Ursache war, dass niemand gefragt hatte: „Können wir den papierbasierten Genehmigungsprozess eliminieren?“, bevor das System gebaut wurde. Millionen wurden investiert, aber indem man Verschwendung automatisierte, die hätte gestrichen werden sollen, ging der Großteil dieser Kosten effektiv verloren.
■ Kürzen vor Hinzufügen
Es gibt ein langjähriges Prinzip für Geschäftsverbesserungen namens ECRS: Eliminate (kann es entfernt werden?), Combine (kann es zusammengelegt werden?), Rearrange (kann die Reihenfolge geändert werden?), Simplify (kann es vereinfacht werden?). Erst nach einer gründlichen Prüfung dieser vier Punkte solltest du Automate (Systematisierung) in Betracht ziehen.
Viele Projektmanager überspringen diese Reihenfolge und springen direkt zur „Automatisierung“. Infolgedessen werden Aufgaben, die hätten eliminiert werden sollen, Doppeleinträge, die hätten zusammengelegt werden können, und Genehmigungsprozesse, die hätten vereinfacht werden können, direkt in die Software integriert. Das Ergebnis ist ein System, das nutzlose Aufgaben schneller und präziser ausführt. Ironischerweise bemerkt aufgrund des Gefühls, „systematisiert“ zu haben, niemand die zugrunde liegende Verschwendung.
Dies stimmt mit meinem vorherigen Punkt überein, dass Scheitern bei der Systementwicklung strukturell bedingt ist und nicht auf Unwissenheit zurückzuführen ist. Das Überspringen der ECRS-Sequenz ist Teil dieser fehlerhaften Struktur.
■ Vier Fragen zur Entscheidungsfindung
Bevor du eine Systematisierung in Betracht ziehst, stelle dir diese vier Fragen in dieser Reihenfolge:
- Kann diese Aufgabe vollständig eliminiert werden? (Eliminate)
- Können mehrere Aufgaben oder Abteilungsworkflows zusammengelegt werden? (Combine)
- Können Verbesserungen allein durch Änderung der Reihenfolge oder Zuständigkeit erzielt werden? (Rearrange)
- Kann die Methode selbst vereinfacht werden? (Simplify)
Nur die Aufgaben, die nach Beantwortung dieser Fragen übrig bleiben, sind Kandidaten für eine Systematisierung. Umgekehrt gilt: Wenn du ohne Berücksichtigung dieser vier Punkte in die Anforderungsdefinition gehst, sind die Keime des Scheiterns bereits gesät.
■ Umgang mit dem Wunsch nach Geschwindigkeit
Du könntest argumentieren: „Wir haben keine Zeit für Überlegungen; wir müssen das System schnell implementieren.“ Eine ECRS-Analyse dauert jedoch typischerweise nur Tage oder Wochen. Im Gegensatz dazu verlierst du Monate, wenn ein überstürzt eingeführtes System später eine erneute Definition der Anforderungen erfordert. Der Versuch, sich zu beeilen, führt oft zu Umwegen.
Ein weiterer Einwand lautet: „Unsere Abläufe sind zu komplex für externe Frameworks.“ Aber ECRS erfordert kein tiefgreifendes operatives Wissen. Die Personen, die die Details kennen, sind die Mitarbeiter an vorderster Front; ECRS ist lediglich eine Sequenz von Fragen, die sie dazu anregen, zu fragen: „Kann das entfernt werden?“ oder „Kann das zusammengelegt werden?“ Es kann heute ohne spezialisierte Expertise angewendet werden.
■ Was du morgen tun kannst
Keine massive organisatorische Umstrukturierung ist erforderlich. Wähle eine Aufgabe, die du aktuell „systematisieren“ möchtest, und beantworte die oben genannten vier Fragen. Oft zeigt die erste Frage (Eliminate) Optionen auf, die du nicht in Betracht gezogen hast.
Der wahre Grund für „nicht wissen, wo man anfangen soll“, liegt normalerweise nicht daran, ob man systematisieren sollte, sondern daran, nicht zu wissen, was *vor* der Systematisierung analysiert werden muss. Wenn du die richtige Reihenfolge befolgst, ist die Entscheidungsfindung nicht schwierig.
Beim nächsten Mal behandle ich den universellsten Schmerzpunkt für Führungskräfte: „Mitarbeiter kündigen“. Wir werden über die Organisationsstrukturen hinter den Fluktuationsraten sprechen.
Bei Interesse schreib mir bitte eine DM über diesen Link.
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