Warum ich mein Meeting-Protokoll immer noch manuell schreibe

Sie lesen vielleicht den Titel und denken: „Sind Protokolle nicht etwas für Junioren?" oder „Sollte das nicht einfach KI erledigen?" oder „Guck dir diesen Dinosaurier an lol", aber hier geht es darum, warum Sie trotzdem versuchen sollten, Besprechungsprotokolle von Hand zu schreiben.

Warum brauchen wir überhaupt Besprechungsprotokolle?

1. Um Aufgaben zu klären und Dinge voranzubringen. Wenn jemand nach einem Meeting an seinen Schreibtisch zurückkommt und denkt: „Moment, was soll ich jetzt tun?", ist das ein Fehlschlag. Sie müssen Protokolle schreiben und verteilen, damit „wer macht was bis wann" für alle klar ist. Das ist die absolute Priorität von Besprechungsprotokollen.
2. Um Entscheidungen festzuhalten. Wenn Sie es nicht aufschreiben, artet es später in ein „Er hat gesagt, sie hat gesagt"-Argument aus. Im schlimmsten Fall könnte ein Vorgesetzter eine Entscheidung aufheben (obwohl manche das auch tun, wenn es im Protokoll steht).
3. Um Nicht-Teilnehmern den Kontext zu vermitteln. Protokolle, die nur Entscheidungen und Aufgaben auflisten, lassen Nicht-Teilnehmer außen vor, die sich fragen: „Warum sind sie zu diesem Schluss gekommen?" Dieses „Gefühl, ausgeschlossen zu sein", ist problematisch und untergräbt nach und nach die Motivation der Beteiligten.

Was bringt es, wenn Menschen Protokolle schreiben, wo es doch generative KI gibt?

• Ich höre oft Leute sagen: „Generative KI schreibt jetzt Protokolle, also macht es keinen Sinn, dass Menschen das tun." Als jemand, der jeden Tag Meetings hat, ist mein Bauchgefühl jedoch, dass es effizienter ist, ein Meeting zu leiten, während man in Echtzeit manuell Protokoll schreibt.
• Es gibt drei Vorteile von Echtzeit-Protokollen + Moderation: Erstens ist es einfacher, die Diskussion auf Kurs zu halten (Sie können den aktuellen Stand des Meetings zeigen, was entschieden werden muss und was diskutiert wird). Zweitens ist es einfacher, Missverständnisse auszuräumen (Sie können während des Schreibens bestätigen: „Habe ich Ihre Aussage richtig verstanden?"). Drittens ist es einfacher, Aufgaben und Entscheidungen festzunageln (Sie können sie konkret definieren, z. B. „Person X ist für diese Aufgabe zuständig, mit diesem Ergebnis bis zu diesem Datum").
• Was generative KI schreibt, ist letztlich ein „Transkript". Es zeichnet genau auf, was gesagt wurde.
• Die KI denkt jedoch nicht darüber nach, „was besprochen werden sollte, was die Streitpunkte sind", „ob Entscheidungen und Aufgaben abgeschlossen sind" oder „ob diese Aussage eine Rückfrage erfordert". Die KI kümmert sich nicht um die Entschlossenheit, Aufgaben um jeden Preis abzuschließen und zu dokumentieren.
• Natürlich ist das eine andere Geschichte, wenn KI anfängt zu moderieren, aber im Moment ist der Stil „Mensch moderiert und schreibt gleichzeitig Protokoll" das, was Meetings in der Praxis produktiv macht.

Außerdem macht das viele Protokolle schreiben Sie „stärker".

Das Schreiben von Protokollen ist eine gemischte Kampfsportart aus grundlegenden Fähigkeiten und Denkweisen. Sie erlangen fünf wesentliche Fähigkeiten:

1. Schreibfähigkeiten: Das ist das Erste, was beim Lesen von Protokollen auffällt. Protokolle mit schlechter Schreibe sind eine harte Welt, in der die Leute denken: „Ich verstehe das nicht, egal wie oft ich es lese" oder „Die Sätze sind zu lang, um sie zu lesen." Andererseits ist es eine Fähigkeit, die man mit Mühe verbessern kann. Der kürzeste Weg ist, einen fähigen Senior anzubetteln: „Bitte zerpflücke mein Protokoll mit roter Tinte!" und ihn bitten zu helfen, Sie zu trainieren.
2. Strukturierungsfähigkeiten: Protokolle, die einfach der Reihenfolge der Redebeiträge folgen, machen es unmöglich zu erkennen, worüber gesprochen wird. Sie müssen das große Ganze und die Position jedes Punktes darin zeigen. Geht es um Menschen, Geld oder Dinge? Systeme oder Kultur? Strategie oder Umsetzung? Protokolle zu schreiben bedeutet zu strukturieren.
3. Auffassungs- und Aufholfähigkeit: Wenn Sie denken: „Mit Schreib- und Strukturierungsfähigkeiten kann ich leicht schreiben, unterschätzen Sie meine Bildung nicht", warten Sie einen Moment. „Fachbegriffe" werden Ihnen einen Strich durch die Rechnung machen. Wenn ein unbekannter Begriff auftaucht, schlagen Sie ihn zuerst selbst nach; wenn Sie es nach 10 Minuten nicht verstehen, fragen Sie jemanden. Wenn Sie das bei etwa drei Besprechungen gründlich tun, werden Sie etwa 60 % des internen und branchenspezifischen Jargons verstehen und neue Begriffe bis zu einem gewissen Grad ableiten können.
4. Eigentümerschaft am Meeting: Dies beeinflusst tatsächlich stark die Qualität des Protokolls. Wenn ein Gespräch wie folgt verläuft: „Ja, X ist wichtig, stimme ich zu" -> „Richtig, also das nächste Thema ist...", hängt die Qualität davon ab, ob Sie kontern können mit: „Moment. Machen wir X tatsächlich? Wenn ja, wer macht es und bis wann?" Protokolle von Personen mit geringer Eigentümerschaft enthalten oft Dinge, die entschieden zu sein scheinen, es aber nicht sind, oder mehrdeutige Beschreibungen, die in beide Richtungen interpretiert werden könnten.
5. Arbeitsgeschwindigkeit: Wenn Sie gebeten werden, Protokoll zu führen, betrachten Sie es als einen Test Ihrer Arbeitsgeschwindigkeit. Schnelle Arbeiter haben einen ersten Entwurf in dem Moment fertig, in dem das Meeting endet, und senden innerhalb von 5 Minuten ein „Bitte überprüfen Sie das Protokoll" an alle Teilnehmer. „Wie viele Minuten nach dem Meeting ist das Protokoll fertig?" ist etwas, das den Leuten auffällt, und es beeinflusst stark den Eindruck Ihrer Arbeit.

...Also, ich persönlich denke, dass von Menschen erstellte Protokolle noch nicht ausgedient haben.

Übrigens, meine Empfehlung ist:

• Schreiben Sie etwa 70 % des Protokolls vor dem Meeting (Was sind die zu besprechenden Punkte, und was sind die vorläufigen Antworten?). Passen Sie an, ob Sie alle 70 % oder nur 30 % zeigen, je nach Zweck des Meetings.
• Fahren Sie dann fort, indem Sie das Protokoll ausfüllen, während Sie in Echtzeit Ihren Bildschirm teilen. Es fühlt sich großartig an, wenn Sie mit „Das sind die Aufgaben und Entscheidungen. Hier ist das Protokoll." fertig sind.

Ich habe auch auf note darüber geschrieben, wie man Echtzeit-Protokolle erstellt. Schauen Sie doch mal rein, wenn Sie möchten.

note: [[Geheimtechnik] So schreiben Sie Echtzeit-Besprechungsprotokollehttps://note.com/yusuke_motoyama/n/n8d7252ee7bee