Bevor Sie sich in alles stürzen, meistern Sie bitte zuerst eine Sache

Es gibt einen Menschentyp, dem man im beruflichen Alltag gelegentlich begegnet. Sie sind bei der regulären Projektbesprechung von Projekt A, beim Kickoff von Projekt B und im Unterausschuss von Projekt C. Ihr Kalender ist voller Besprechungen, also haben sie wahrscheinlich das Gefühl, zu „arbeiten“. Sieht man sich jedoch die Ergebnisse an, ist der Output jedes Projekts gleichermaßen mittelmäßig.

Weil es hingeschluderte Arbeit ist, sind Korrekturen natürlich unvermeidlich, und irgendjemand anderes ist gezwungen, diese Korrekturen überall vorzunehmen. Hast du schon diese Leute gesehen, die überall nur Chaos hinterlassen?

Jedes Mal, wenn ich solche Leute sehe, denke ich: Bevor du dich in vielen verschiedenen Dingen verzettelst, ist es nicht wichtig, erst einmal zu versuchen, eine einzige Sache – und sei sie noch so klein – mit vollem Ernst zu tun?

50 % + 50 % ergibt nicht 100 %

• Mehrere Projekte gleichzeitig zu bearbeiten, ist eine Leistung, die nur sehr fähigen Menschen möglich ist. Das liegt daran, dass Menschen von Natur aus schlecht im Multitasking sind.
• Es gibt ein Konzept namens „Attention Residue“ (Aufmerksamkeitsrückstand). Es wurde 2009 von Sophie Leroy von der University of Minnesota vorgeschlagen und besagt, dass ein Teil der Aufmerksamkeit bei Aufgabe A hängen bleibt, selbst wenn man von Aufgabe A zu Aufgabe B wechselt („Oh, das ist ja noch nicht fertig“). Leroys Experimente zeigten: Je größer dieser Rückstand, desto schlechter die Leistung bei der nächsten Aufgabe.
• Selbst wenn man zwei Projekte mit je 50 % Kapazität betreut, verliert man etwa 10 % seiner Denkleistung, weil man sich bei Aufgabe A um B sorgt. Man glaubt, „mit 50 % bei A dabei zu sein“, investiert in Wirklichkeit aber nur etwa 40 %. Dasselbe passiert bei B, das damit ebenfalls nur 40 % bekommt. Das ergibt zusammen 80 % – 20 % der eigenen Kapazität sind irgendwo verschwunden.
• Dieses Erfahrungswissen, dass „beim Jonglieren etwa 20 % der Kapazität dahinschmilzt“, deckt sich fast exakt mit den Schätzungen von Gerald Weinberg, einem Klassiker des Software-Engineerings. Er schätzte, dass das Jonglieren zweier Projekte einen Wechselkosten-Aufwand von 20 % verursacht und nur 40 % der Zeit für jedes Projekt übrig lässt.
• Es gibt Berichte, dass nur etwa 2,5 % der Versuchsteilnehmer zwei kognitive Aufgaben gleichzeitig ausführen konnten, ohne dass ihre Leistung abfiel. Solche Ausnahmetalente gibt es tatsächlich.
• Deshalb ist es selbst in Beratungsunternehmen ein Privileg, zwei Projekten mit je 50 % zugeteilt zu werden – ein Privileg, das herausragenden Leuten vorbehalten ist, die bereits hohe Leistung bewiesen haben. Multitasking sollte man besser als ein Privileg für die wenigen betrachten, die es bewältigen können.

Warum wollen Menschen mehrere Aufgaben gleichzeitig jonglieren?

• Wenn Menschen von Natur aus nicht für solche Vielseitigkeit geschaffen sind, warum wollen sie dann halbherzig mehrere Projekte parallel laufen lassen? Ich denke, es liegt daran, dass man sich bei einer einzigen Sache nicht mehr verstecken kann. Man kann dann nicht mehr die Ausrede benutzen: „Ich bin mit anderen Aufgaben beschäftigt.“
• Es ist dieselbe Struktur wie bei dem Satz „Ich habe ja noch gar nicht ernsthaft angefangen.“ Indem man so tut, als würde man hier ein bisschen und dort ein bisschen arbeiten, kann man vermeiden, in einer einzigen ernsthaften Bewährungsprobe zu verlieren.
• Um Risiken abzusichern, verteilen die Leute ihre Schlamperei auf viele Projekte. Sie verstreuen ihren Mangel an Selbstvertrauen einfach überall.

Schludrige Arbeit bleibt nicht unbemerkt

• Das ist eine harte Ansage, aber alle um dich herum wissen, dass du schluderst. Selbst wenn sie so tun, als würden sie nicht hinschauen – sie schauen. Sie sagen nur nichts und korrigieren es still für dich, mit dem Gedanken: „Ach, schon wieder etwas, das ich in Ordnung bringen muss.“
• Feedback zu geben kostet den Gebenden viel Energie. Wenn sich also jemand die Mühe macht zu sagen: „Könntest du das ein bisschen mehr so machen?“, dann hat diese Person wahrscheinlich schon etwa 20 Mal denselben Gedanken im Kopf gehabt.
• Wenn es 5 Leute gibt und jeder 20 Mal gedacht hat „was für eine Schlamperei“, dann sind das insgesamt 100 Gedanken. Das Feedback, das du persönlich bekommst, ist nur die Spitze des Eisbergs.

Widme dich zuerst zu 100 % einer einzigen Kernaufgabe

• Selbst wenn es etwas Kleines ist: Versuch, dich ohne Ausweichen auf eine Kernaufgabe in deiner Abteilung zu konzentrieren. Wenn du dieselbe Sache immer und immer wieder wiederholst, gewöhnst du dich allmählich daran, und was du anfangs nur mit bewusster Anstrengung geschafft hast, wird zu etwas, das dir automatisch von der Hand geht.
• Es ist wie beim Golfschwung. Am Anfang musst du auf alles achten: Kopfposition, Vorneigungswinkel, Griff, Ballposition, Fußbreite, Ausholwinkel ... Aber wenn du weitermachst, bewegt sich dein Körper wie von selbst, ohne dass du viel nachdenken musst.
• Bei der Arbeit ist es genauso. Wenn du dich auf eine Sache konzentrierst und immer wieder Ergebnisse lieferst, wirst du stabile Leistung auf der Ebene des impliziten Wissens abrufen können. Erst dann kannst du dich an Multitasking oder mehrere Projekte wagen.
• Der Grund ist einfach: Wenn es eine Arbeit ist, die du gewohnt bist, kannst du sie gut erledigen, ohne nennenswerte mentale Ressourcen zu verbrauchen. Der Attention-Residue-Effekt tritt dann einfach nicht mehr auf.
• Auch wenn ich heute an mehreren Fronten gleichzeitig arbeite – als Geschäftsführer meiner eigenen Firma, als Angestellter und bei verschiedenen Projekten –, habe ich mich lange Zeit einer einzigen Sache gewidmet, bis ich an diesen Punkt kam. Grob gesagt habe ich in den ersten 6 bis 7 Jahren meiner Karriere nichts anderes getan als Projekte zur Einführung von Systemen und zur Überarbeitung von Abläufen. Wirklich.
• Ich würde gern lässig sagen: „Ich habe mich bewusst für diese eine Sache entschieden“ – aber es war schlicht meine Zuteilung. Trotzdem hatte es später großen Nutzen, dass ich mich damals auf dieses eine Gebiet eingelassen habe.
• Was ich aus dieser systembasierten Arbeit zur Prozessoptimierung gewonnen habe, war die Fähigkeit, „implizites Wissen zu verbalisieren“. Um Abläufe mit einem System zu standardisieren und zu optimieren, musst du die Aufgaben, die die Leute vor Ort auf der Grundlage impliziten Wissens erledigen, verbalisieren und strukturieren. Wenn es nicht verbalisiert ist, läuft es nicht in einem System.
• Dadurch, dass ich das 6 bis 7 Jahre lang gemacht habe, beherrsche ich es inzwischen auf unbewusster Ebene. Diese Fähigkeit findet sich heute an unerwarteten Orten wieder, etwa wenn ich die Logik für den Betrieb von KI verbalisiere oder logisches Denken vermittle, indem ich zeige, „was beim Denken im Kopf vorgeht“.
• Du musst es also nicht unnötig kompliziert machen und dich sofort in Nebenprojekte stürzen. Widme dich zuerst zu 100 %, vielleicht sogar 120 %, dem einen Projekt vor dir. Die Leute um dich herum schauen auf jeden Fall darauf.
• Menschen möchten jemandem, der sich gründlich selbst einer kleinen Aufgabe verschrieben hat, gern die Hand reichen und sagen: „Ich möchte dich als Nächstes um etwas bitten“ oder „Lass uns dieses Projekt gemeinsam machen.“

Vor Kurzem hatte ich das Gefühl, mich in zu vielen Dingen halbherzig verzettelt zu haben – das hier war eine Erinnerung an mich selbst.

Ich betreibe einen Mitgliederbereich, in dem man für 500 Yen im Monat über 270 Notizen wie diese lesen kann, die Praxiswissen aus dem Berufsleben zusammenfassen. Für den Preis einer einzigen Münze schreibe ich mit großer Sorgfalt, damit du „deine Karriere frei wählen kannst – egal ob Jobwechsel, Nebenprojekt oder Gründung“, „verstehst, wie man generative KI in der Praxis richtig einsetzt“ und „deine Denkfähigkeiten wie Strukturierung und mentale Ausdauer Schritt für Schritt trainierst“. Schau gern vorbei.

Motoyamas „Work-Pro Room“