Wie ein 90 Jahre alter Hersteller den Weg fand, Menschen durch KI auf kreative Arbeit zu konzentrieren
Es gibt ein Unternehmen in Japan, in dem 30.000 Mitarbeiter und 8.000 KI-Agenten Seite an Seite arbeiten.
Und es ist kein hochmodernes IT-Startup.
Es ist Ricoh, der 1936 gegründete Fertigungsriese, der dieses Jahr 90 Jahre alt wird.
Ich möchte, dass Menschen, die denken: „Unser Unternehmen ist zu altmodisch für KI", diesen Artikel lesen.
Denn was Ricoh tat, war nicht das Ergebnis einer Gruppe von Genies. Es war vielmehr das Gegenteil: Sie folgten einfach der „richtigen Reihenfolge."
Wenn Sie dies lesen, werden Sie verstehen, warum Ihre Organisation vielleicht das Gefühl hat: „Wir nutzen ChatGPT seit zwei Jahren, aber es zeigt keine Ergebnisse."
Und ab morgen können Sie die Reihenfolge umkehren, in der Sie KI einführen.
Ein Unternehmen, in dem 30.000 Mitarbeiter und 8.000 KI-Agenten zusammenarbeiten
Zunächst die Zahlen.
Ricoh hat weltweit etwa 78.000 Mitarbeiter, davon 30.000 in Japan.
Stand Januar 2026 sollen allein in Japan 8.000 KI-Agenten im Einsatz sein.
8.000. Eine beeindruckende Zahl.
Noch bemerkenswerter: Diese 8.000 Agenten wurden von weniger als 3.000 Mitarbeitern erstellt – nur etwa 10 % der Belegschaft.
Diese 10 % bauen proaktiv KI auf, um ihre Aufgaben zu erledigen.
Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Ricoh „das Kopierer-Unternehmen" ist.
Ihre Basis liegt in der Fertigung. Obwohl digitale Dienstleistungen und KI inzwischen mehr als die Hälfte ihres Umsatzes ausmachen, waren sie ursprünglich ein traditionelles Fertigungsunternehmen, in dem Menschen Pläne von Hand zeichneten und an den nächsten weitergaben.
Ein so traditionelles Unternehmen entwickelt KI schneller weiter als viele Startups.
Übrigens gibt es in Japan 45.000 Unternehmen, die über 100 Jahre alt sind – mehr als die Hälfte aller weltweiten Jahrhundertunternehmen.
Das bedeutet, dass „alt" keine Ausrede ist; vielmehr haben alte Unternehmen das größte ungenutzte Potenzial.
Der wahre Grund, warum KI nach zwei Jahren keine Wirkung zeigt
Kommen wir zum Kernpunkt.
Ricoh verzeichnet eine massive Zunahme von Anfragen wie dieser:
„Wir haben ChatGPT vor zwei Jahren dort eingesetzt, wo wir es für nötig hielten, aber es zeigt keine Ergebnisse. Es durchbricht keine organisatorischen Silos."
Viele können das wahrscheinlich nachvollziehen.
Dafür gibt es drei Hauptgründe.
1. Das Produktivitätsproblem
Die Produktivität Japans liegt auf Platz 29 von 38 OECD-Ländern (Daten von 2024). Es ist fast am Ende. Im Vergleich zu den USA, die weltweit führend in der Digitalisierung sind, ist es etwa die Hälfte.
Warum? Die Ursache sind „individualisierte Arbeitsweisen."
Egal wie viel Sie in IT investieren, wenn sich die Arbeitsweise nicht ändert, steigt die Produktivität nicht.
2. Das Datenproblem
Es wird geschätzt, dass 70-90 % der Daten in einem Unternehmen „unstrukturierte Daten" sind.
Unstrukturierte Daten beziehen sich auf Intuition, Tipps und Know-how, die an Einzelpersonen gebunden sind – handgezeichnete Skizzen oder Wissen, das nur im Kopf eines erfahrenen Mitarbeiters existiert. Ricoh nennt dies „stilles Wissen."
Wenn Sie eine KI um Hilfe bitten, ohne dies zuerst zu ordnen, sind die von Ihnen bereitgestellten Daten „schmutzig."
Daher kann die KI nicht richtig funktionieren.
Interessanterweise kann eine KI, die Dokumente liest, plötzlich scheitern, wenn sie auf eine Tabelle stößt. Oder es kann zu Konflikten kommen, weil technische Geheimnisse nicht in der Cloud sein sollten und lokal bleiben müssen.
Kurz gesagt: KI in eine Aufgabe zu werfen, ohne zuerst die Grundlage zu schaffen, funktioniert nicht.
Schritt 1: Arbeit zuerst visualisieren und 20 % Verschwendung eliminieren
Wo hat Ricoh also angefangen?
Es war nicht die KI-Implementierung.
Zuerst schufen sie „Luft zum Atmen" für die Mitarbeiter.
Updates und neue Technologien können von Menschen, die keine Zeit haben, nicht genutzt werden. Schritt 1 war also, Zeit freizusetzen.
Konkret visualisierten sie die Arbeit von 1.000 Menschen in 115 Abteilungen im gesamten Unternehmen.
Sie entdeckten etwas Interessantes.
Während der Remote-Arbeit in der Pandemie hatten „Check-in-Meetings" deutlich zugenommen, weil Manager nicht wussten, was die Leute taten.
Durch die Betrachtung der Daten erkannte das Management: „Oh, diese Aufgabe brauchen wir nicht mehr." Dadurch wurden 5-6 % der Arbeit eliminiert.
Als nächstes fanden sie ähnliche Aufgaben, die von verschiedenen Organisationen separat erledigt wurden, und konsolidierten sie. Weitere Reduzierung.
Dann standardisierten sie die verbleibende „wirklich notwendige Arbeit." Sobald standardisiert, wird Automatisierungstechnologie effektiv.
Indem sie dies über ein Jahr hinweg beharrlich fortsetzten, erreichte Ricoh eine 20%ige Verbesserung der Betriebseffizienz.
Hier gibt es eine Lektion für uns.
Der japanische Stil des „jeder nimmt den Ball auf und spielt weiter" ist eine Stärke, schafft aber auch „Arbeit, die nicht erledigt werden muss."
Menschen nehmen aus Freundlichkeit Bälle auf, die nicht ihre sind, aber die Arbeitslast wächst nur.
Versuchen Sie also, Ihre eigene Arbeit eine Woche lang zu visualisieren.
Allein das wird Dinge offenbaren wie: „Moment, brauche ich dieses Meeting wirklich?"
Schritt 2: Jeder beginnt, genau „eine" KI zu nutzen
Sobald sie einen Weg zu 10 % dieser 20%igen Verbesserung sahen, machte Ricoh den nächsten Schritt:
„Jeder Mitarbeiter nutzt KI für genau eine Aufgabe."
Der Schlüssel hier ist, dass sie es nicht einfach allen überstülpten.
Sie entwarfen zuerst „Leitplanken" für die sichere Nutzung von KI. Dann teilten sie Schulungen und Erfolgsgeschichten durch Workshops.
Weil die Grundlage (Schritt 1: Visualisierung und Standardisierung) vorhanden war, waren die der KI gegebenen Daten sauber. Deshalb funktionierte die KI.
Es geht um diese Reihenfolge.
Das Ergebnis sind die zuvor erwähnten 8.000 Agenten.
Hier ist ein konkretes Beispiel.
Ricoh löst Management-Herausforderungen für Kunden. Sie sprechen mit CEOs großer Unternehmen, daher ist die Vorbereitung entscheidend.
Erfahrene Mitarbeiter verbrachten früher 4-5 Stunden pro Unternehmen damit, integrierte Berichte und öffentliche Informationen zu lesen, um Hypothesen zu bilden.
Indem sie das stille Wissen dieses erfahrenen Mitarbeiters einer KI beibrachten, überprüfen die KI-Agenten jetzt selbstständig Hypothesen und entwerfen Vorschläge.
Dadurch wurde die Zeit des erfahrenen Mitarbeiters um 75 % reduziert. Was 100 Einheiten Aufwand erforderte, benötigt jetzt 25.
Und es gibt einen weiteren Vorteil.
Die Intuition des erfahrenen Mitarbeiters wird jetzt an mittlere und junge Mitarbeiter weitergegeben. Durch die Zusammenarbeit mit KI wird Wissen transferiert.
Dies gilt nicht nur für das Marketing. Es geschieht in der Verwaltung, der Lieferkette und im Vertrieb.
4-5 Stunden herunter auf etwas mehr als 1 Stunde. Die Aufgabe des „jedes Mal von Grund auf Dokumente lesen" in Ihrem Unternehmen könnte wahrscheinlich auf die gleiche Weise erledigt werden.
Schritt 3: Menschen mit der gewonnenen Zeit für „kreative Arbeit" neu einsetzen
Dies ist das Kernziel.
Die freigewordene Zeit für Arbeit nutzen, die nur Menschen leisten können.
Ricoh hat einen solchen Besprechungsraum:
Hinter einem großen LED-Display sind fünf KI-Agenten implementiert.
Während Mitarbeiter diskutieren, transkribiert die KI, korrigiert das Japanisch, versteht die Bedeutung und strukturiert die Informationen.
Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, sich vollständig auf Diskussion und Ideenfindung zu konzentrieren. Schließlich stimmen sie ab und treffen Entscheidungen. Die KI unterstützt sogar den Moderator.
Und hier ist das Erstaunliche.
Für den bevorstehenden mittelfristigen Managementplan diskutierten etwa 10 Führungskräfte in diesem Raum.
Normalerweise würde dies etwa zwei Monate dauern.
Es war in vier Stunden erledigt.
Zwei Monate auf vier Stunden.
Diese Idee, „Menschen zu kreativer Arbeit zu bewegen", deckt sich mit den Worten des Management-Wissenschaftlers Ken Kusunoki.
Arbeit besteht aus „Arbeit" und „Spiel."
„Arbeit" bedeutet, Fähigkeiten gegen Vergütung bereitzustellen – Aufgaben innerhalb fester Regeln. KI ist schneller, genauer und wird dabei nie müde.
Aber „Spiel" ist anders. Wie Shohei Ohtani ist es Arbeit, bei der Wert durch einzigartiges Gespür und Urteilsvermögen geschaffen wird.
KI übernimmt die festen Aufgaben. Was dem Menschen bleibt, ist Gespür und Urteilsvermögen.
Je besser wir KI nutzen, desto anspruchsvoller wird die menschliche Arbeit.
Um die Kreativität der Mitarbeiter zu fördern, betreibt Ricoh seit 2019 auch ein Accelerator-Programm.
Mitarbeiter und Startups pitchen neue Geschäftsideen. Sie kämpfen sich durch 200 Ideen, um 5-10 auszuwählen. Sie tun dies seit sieben Jahren.
So kultivieren sie Eigeninitiative und Kreativität der Mitarbeiter.
Ihr Unternehmen kann es auch schaffen, vorausgesetzt, Sie vermasseln nicht die Reihenfolge
Zusammenfassung:
Ricohs Schlussfolgerung ist einfach.
„Setzen Sie KI nicht sofort dort ein, wo Sie sie haben möchten."
Befolgen Sie diese Reihenfolge:
- Visualisieren Sie zuerst die Arbeit, um Zeit zu schaffen.
- Entfernen Sie Verschwendung und konsolidieren Sie ähnliche Aufgaben.
- Standardisieren Sie.
- Erst dann richten Sie die Umgebung ein, um KI richtig zu nutzen.
Wegen dieser Reihenfolge beginnen Mitarbeiter, sich zu bewegen. Wenn Sie sie umkehren, funktioniert es nicht.
Es gibt noch eine weitere wichtige Lektion.
KI hat zwei Seiten.
Eine ist, „Negatives auf Null zu setzen", indem lästige Aufgaben entfernt werden. Früher nach Hause kommen, lästige Arbeit vermeiden. Jeder liebt das sofort.
Aber das allein hält nicht an.
Die andere ist, „von Null auf Plus zu gehen" – wo Menschen neuen Wert schaffen. KI-Implementierung wird erst dann real, wenn dies gestaltet wird.
Das Gefühl, dass heute besser ist als gestern und dass man Teil dieses Fortschritts ist, bewegt Menschen.
Takahiro Irisa von Ricoh sagte:
„Wenn Ricoh es schaffen konnte, können es andere Unternehmen definitiv auch."
Und auch:
„Ich glaube, KI ist für japanische Unternehmen erschienen."
Denn KI hat bereits die meisten offenen Daten gelernt. Was bleibt, sind die Daten, die in Unternehmen schlummern.
Und Japan ist das Land, das weltweit die meisten dieser internen Unternehmensdaten besitzt.
In einem 90 Jahre alten Traditionsunternehmen oder in Ihrem Unternehmen schlummern Schätze, die noch niemand gehoben hat.
Also, für eine Woche ab morgen:
Versuchen Sie, Ihre eigene Arbeit zu visualisieren.
Wenn Sie denken: „Moment, vielleicht brauche ich diese Aufgabe nicht", dann ist das Ihre Startlinie.
Der Mangel an Ergebnissen lag nicht an mangelnder Fähigkeit. Die Reihenfolge war nur falsch herum.
