Ich bin überzeugt: Arbeit so zu strukturieren, dass „absolut keine Meetings stattfinden“, ist für die Effizienz genau der richtige Ansatz.
Natürlich gibt es dafür Voraussetzungen. Die Organisation muss so aufgestellt sein, dass alle Beteiligten Texte gut erfassen können – und dass sie Materialien, die per E-Mail oder als geteiltes Dokument verschickt werden, auch tatsächlich lesen.
Auch wer schreibt, muss sich Mühe geben: verständliche Sätze formulieren, die wichtigsten Punkte gut sichtbar platzieren und so weiter. Aber wenn du das tust, wird es auch gelesen. In einer solchen Organisation ließen sich meiner Meinung nach rund 90 % aller Meetings streichen. Hier sind meine Gedanken dazu, warum das so ist.
Das Großartige an einer Welt ohne Meetings
Erstens läuft die Arbeit asynchron ab, es gibt also keinerlei zeitliche Zwänge.
Die Regel „Alle müssen zur selben Zeit am selben Ort sein“ ist unglaublich lästig. Allein das wegzulassen, verändert alles.
Zweitens lohnt sich ein Blick auf die Geschwindigkeit der Informationsaufnahme.
In Meetings werden Unterlagen meist mündlich erklärt. Wenn der Sprecher nicht gerade außergewöhnlich gut ist – also schneller erklärt, als man lesen kann –, versteht das Publikum mehr, wenn es still für sich liest. Die meisten lesen einfach nur die Slides vor. Manche Ratgeber empfehlen sogar, Dinge zu sagen, die gar nicht in der Präsentation stehen. Das ist unsinnig; schreib es einfach direkt auf.
Solange der Präsentierende also kein rhetorisches Ausnahmetalent ist, ist stilles Lesen schneller.
Ein Blick auf die Zahlen: Sprechen schafft etwa 300 Zeichen pro Minute. Lesen liegt bei rund 400 Zeichen pro Minute, und bekannte Passagen kann man einfach überfliegen. Lesen ist also haushoch überlegen.
Wenn es ums Verstehen geht, schlägt das Lesen von Dokumenten das Zuhören im Meeting. Daran gibt es keinen Zweifel.
Die Mär von den „Meetings, die bessere Ideen hervorbringen“
Ein häufiges Gegenargument lautet: „Aber in Meetings entstehen doch viel mehr Ideen.“
Stimmt das wirklich?
Denk mal an deine Meetings in dieser Woche zurück. Wie oft hattest du das Gefühl: „Das war eine großartige Idee“ oder „Dieses Meeting war produktiv und hat Spaß gemacht“? Bei mir kommt das selten vor – vielleicht zwei- bis dreimal im Monat. Echte Überraschungsmomente gibt es höchstens einmal im Monat.
Außerdem deckt Brainstorming mit KI im heutigen Zeitalter unerwartete Perspektiven problemlos ab. Die „Wundermomente“ aus internen Meetings werden dadurch noch seltener.
Gespräche mit Außenstehenden bringen vielleicht neue Impulse, aber unter vertrauten Kollegen sind diese echten Aha-Momente Mangelware.
Argumente wie „Wir brauchen Meetings für lebhafte Diskussionen“ erübrigen sich damit. E-Mail, Slack und Dokumente sind schlichtweg viel schneller.
Was du anstelle von Meetings brauchst
Um ohne Meetings zu arbeiten, sind drei Fähigkeiten entscheidend:
1. Die Fähigkeit, Problemlösungen logisch zu strukturieren
Klingt kompliziert, ist aber simpel:
- Ziel: Welches Problem lösen wir?
- Hintergrund: Warum müssen wir dieses Ziel erreichen?
Kläre diese beiden Punkte und liste dann drei Optionen auf (A, B, C).
Definiere fünf Bewertungskriterien:
- Wirksamkeit
- Kosten
- Geschwindigkeit
- Machbarkeit
- Risiken/Nebenwirkungen
Bei Projekten, die nicht gigantisch sind, reicht es völlig, sich bei jeder Option auf „Gut/Schlecht/Neutral“ zu einigen.
Dann fragst du: „Basierend auf diesen Kriterien empfehle ich Option A. Der Plan sieht so aus... Passt das für euch?“
Wenn ja, geht's los. Wenn nein, hol dir Feedback. Mehr braucht es nicht.
2. Die Fähigkeit, klare und prägnante Texte zu schreiben
Das ist absolut machbar.
Lies ein Buch übers Schreiben (irgendeines mit guten Bewertungen auf Amazon). Dann bitte einen erfahrenen Kollegen, einen Monat lang deine E-Mails und Dokumente Korrektur zu lesen. Verbeug dich notfalls tief.
Wenn niemand Erfahrenes greifbar ist, nutze KI: „Kritisiere meinen Text auf Verständlichkeit.“ Füttere sie mit Zusammenfassungen von Schreibratgebern und bitte um konkrete Verbesserungsvorschläge.
Mach das einen Monat lang, und jeder wird besser. Das Ziel ist ganz einfach: „Für alle verständlich schreiben.“
3. Die Fähigkeit, geschlossene Fragen zu stellen
Frag so: „Ich möchte folgendermaßen vorgehen. Ja oder Nein? Falls Nein, nenne mir bitte eine Alternative.“
Wenn Alternativen schwer zu finden sind, bitte um „minimale Bedenken oder Hinweise“. Formuliere Fragen immer so, dass sie sich mit Ja oder Nein beantworten lassen.
Mit diesen Schritten nimmt die Arbeit richtig Fahrt auf.
Diese Kultur im Unternehmen verankern
Um das durchzusetzen, positioniere ich mich ganz bewusst als „Meeting-Hasser“.
Wenn eine Einladung reinkommt, frage ich: „Ist das wirklich nötig?“ Selbst wenn Vorgesetzte teilnehmen, schicke ich vorab ein Dokument mit meiner Einschätzung. Im Meeting schlage ich vor, beim nächsten Mal auf Chat-basierte Workflows umzusteigen. Ich dränge auf kürzere Termine (z. B. 30 Minuten statt einer Stunde) – auch gegenüber dem Chef.
Wenn man das konsequent durchzieht, akzeptieren die Leute schnell: „Der macht eben keine Meetings.“ Interessanterweise hat sich noch nie jemand beschwert, dass mein Vorgehen Probleme verursacht. Es ist effizient, und irgendwann merken die anderen, dass es für sie selbst auch viel leichter ist.
Wenn Meetings unvermeidbar sind
Wenn ein Meeting zwingend stattfinden muss, starte mit stillem Lesen.
Als Gastgeber gebe ich den Teilnehmern drei Minuten Zeit, die Unterlagen still zu lesen. Danach frage ich: „Gibt es Fragen?“ Oft ist das Meeting damit schon fast vorbei (15–30 Minuten).
Das mache ich auch bei Mitarbeitergesprächen. Ich reiche Ziele und Statusupdates vorab ein. Wir lesen sie gemeinsam durch, gleichen Erwartungen ab, besprechen Abweichungen 10–15 Minuten lang und beenden das Ganze mit einem lockeren Plausch.
Fazit
Nimm einfach mal an, du darfst keine Meetings abhalten. Wie würdest du dann arbeiten?
Wer so denkt, macht automatisch alles effizienter.
Du brauchst: logische Strukturierung, klares Schreiben und geschlossene Fragen. Um das zu verbreiten, positioniere dich konsequent als Meeting-Gegner. So bleibt die Zahl der Meetings auf einem optimalen Niveau.
