Podrías leer el título y pensar: "¿Acaso tomar minutas no es trabajo de los juniors?" o "¿No debería hacerlo la IA?" o "Mira a este fósil, jaja", pero esta es una conversación sobre por qué aún deberías intentar escribir minutas de reuniones a mano.
¿Por qué necesitamos minutas de reuniones en primer lugar?
- Para aclarar tareas pendientes y avanzar. Si alguien vuelve a su escritorio después de una reunión pensando: "Espera, ¿qué se supone que debo hacer?", es un fracaso. Debes escribirlas y distribuirlas para que "quién hace qué y para cuándo" quede claro para todos. Esta es la prioridad absoluta de las minutas de reuniones.
- Para mantener un registro de las decisiones. Si no lo escribes, luego se convierte en una discusión de "él dijo, ella dijo". En el peor de los casos, un superior podría revertir una decisión (aunque algunos lo hacen incluso si está en las minutas).
- Para ayudar a los no participantes a entender el contexto. Las minutas que solo enumeran decisiones y tareas pendientes hacen que los no participantes se sientan excluidos, preguntándose "¿Por qué llegaron a esa conclusión?". Esta "sensación de exclusión" es problemática y erosiona gradualmente la motivación de las partes interesadas.
¿Qué sentido tiene que los humanos escriban minutas cuando existe la IA generativa?
- A menudo escucho a la gente decir: "La IA generativa ahora escribe las minutas, así que no tiene sentido que los humanos lo hagan". Sin embargo, como alguien que tiene reuniones a diario, mi corazonada es que es más eficiente dirigir una reunión mientras se escriben las minutas manualmente en tiempo real.
- Hay tres beneficios de las minutas en tiempo real combinadas con la facilitación: Primero, es más fácil mantener la discusión encaminada (puedes mostrar la ubicación actual de la reunión, qué se necesita decidir y qué se está discutiendo). Segundo, es más fácil eliminar malentendidos (puedes escribir mientras confirmas: "¿Mi entendimiento de tu declaración es correcto?"). Tercero, es más fácil concretar tareas pendientes y decisiones (puedes definirlas específicamente, como "La persona X está a cargo de esta tarea, con este resultado para esta fecha").
- Lo que la IA generativa escribe es, en última instancia, una "transcripción". Registra con precisión lo que se dijo.
- Sin embargo, la IA no piensa en "qué se debe discutir, cuáles son los puntos en disputa", "si las decisiones y las tareas pendientes están finalizadas" o "si esta declaración requiere una pregunta de seguimiento". La IA no se encargará de la determinación de finalizar las tareas pendientes pase lo que pase y registrarlas.
- Por supuesto, es una historia diferente si la IA comienza a facilitar, pero por ahora, el estilo de "humano facilitando mientras toma minutas" es lo que realmente hace que las reuniones sean productivas en la práctica.
Además, escribir muchas minutas te vuelve "más fuerte".
El acto de escribir minutas es un arte marcial mixto de conjuntos de habilidades y mentalidades básicas. Obtienes cinco habilidades principales:
- Habilidades de Redacción: Esto es lo primero que se nota al leer las minutas. Las minutas con una redacción terrible son un mundo duro donde la gente piensa: "No puedo entender esto por más que lo lea" o "Las oraciones son demasiado largas para molestarse en leerlas". Por otro lado, es una habilidad que puedes mejorar con esfuerzo. El camino más corto es rogarle a un superior capaz que "¡por favor, destroce mis minutas con tinta roja!" y que te ayude a entrenar.
- Habilidades de Estructuración: Las minutas que solo siguen el orden de la palabra hacen imposible saber de qué se está discutiendo. Necesitas mostrar el panorama general y la posición de cada punto dentro de él. ¿Se trata de personas, dinero o cosas? ¿Sistemas o cultura? ¿Estrategia o ejecución? Escribir minutas significa estructurar.
- Capacidad de Comprensión y Puesta al Día: Si piensas: "Puedo escribir fácilmente con habilidades de redacción y estructuración, no subestimes mi educación", espera un momento. Los "términos técnicos" te harán tropezar. Si surge un término desconocigo, búscalo primero por tu cuenta; si no entiendes después de 10 minutos, pregúntale a alguien. Si haces esto a fondo durante unas tres reuniones, entenderás alrededor del 60% de la jerga interna y de la industria y podrás inferir nuevos términos hasta cierto punto.
- Apropiación de la Reunión: Esto realmente afecta en gran medida la calidad de las minutas. Cuando una conversación fluye como "Sí, X es importante, estoy de acuerdo" -> "Cierto, entonces el siguiente tema es...", la calidad depende de si puedes contraatacar con: "Espera. ¿Estamos realmente haciendo X? Si es así, ¿quién lo hace y para cuándo?". Las minutas de personas con baja apropiación a menudo tienen cosas que parecen decididas pero no lo están, o descripciones ambiguas que podrían interpretarse de cualquier manera.
- Velocidad de Trabajo: Cuando te pidan que hagas minutas, considéralo una prueba de tu velocidad de trabajo. Los trabajadores rápidos tienen un primer borrador listo en el momento en que termina la reunión y envían un "por favor, revisen las minutas" a todos los participantes dentro de los 5 minutos. "¿Cuántos minutos después de la reunión están listas las minutas?" es algo que la gente nota, y afecta en gran medida la impresión de tu trabajo.
...Por lo tanto, personalmente creo que las minutas hechas por humanos aún no han desaparecido.
Por cierto, mi recomendación es:
- Escribe aproximadamente el 70% de las minutas antes de la reunión (¿cuáles son los puntos a discutir y cuáles son las respuestas tentativas?). Ajusta si muestras todo el 70% o solo el 30% dependiendo del propósito de la reunión.
- Luego, procede completando las minutas mientras compartes tu pantalla en tiempo real. Se siente genial cuando terminas con "Estas son las tareas pendientes y las decisiones. Aquí están las minutas".
También he escrito sobre cómo crear minutas en tiempo real en note, así que échale un vistazo si lo deseas.
note: [[Técnica Secreta] Cómo Escribir Minutas de Reuniones en Tiempo Realhttps://note.com/yusuke_motoyama/n/n8d7252ee7bee
