Existe un tipo de persona que de vez en cuando ves en el trabajo. Está en la reunión periódica del Proyecto A, en el arranque del Proyecto B y en el subcomité del Proyecto C. Su calendario está lleno de reuniones, así que probablemente siente que está "trabajando". Sin embargo, cuando ves los resultados, el entregable de cada proyecto está terminado con el mismo nivel de mediocridad.
Como es un trabajo hecho a las carreras, naturalmente requiere correcciones, y alguien más se ve obligado a hacer esas correcciones por todas partes. ¿Has visto a esa gente que deja reguero de desorden por donde pasa?
Cada vez que veo a esa clase de personas, pienso: antes de incursionar en mil cosas a la vez, ¿no sería importante intentar hacer una sola cosa—aunque sea pequeña—con toda seriedad?
El 50% + 50% no es igual al 100%
- Manejar varios proyectos al mismo tiempo es una hazaña que solo es capaz de lograr la gente muy hábil. Esto se debe a que los humanos somos malos por naturaleza para hacer varias cosas a la vez.
- Existe un concepto llamado "residuo de atención" (attention residue). Propuesto por Sophie Leroy, de la Universidad de Minnesota, en 2009, sugiere que incluso cuando pasas de la Tarea A a la Tarea B, parte de tu atención permanece atrapada en la A ("uy, eso todavía no está terminado"). Los experimentos de Leroy mostraron que mientras más grande es este residuo, peor es el desempeño en la siguiente tarea.
- Aunque entres a dos proyectos con el 50% de tu capacidad en cada uno, pierdes alrededor del 10% de tu capacidad mental preocupándote por B mientras trabajas en A. Crees que estás "al 50% en A", pero en realidad solo estás dedicando el 40%. Lo mismo pasa mientras haces B, que también baja al 40%. En total es 80%, lo que significa que el 20% de tu capacidad se ha esfumado en algún lugar.
- Esta sensación empírica de que "al hacer malabares se pierde como un 20% de la capacidad" coincide casi exactamente con los cálculos de Gerald Weinberg, una figura clásica de la ingeniería de software. Él estimó que hacer malabares con dos proyectos genera un costo de cambio de tarea del 20%, dejando solo el 40% del tiempo para cada proyecto.
- Ten en cuenta que hay estudios que reportan que solo alrededor del 2.5% de los participantes podían realizar dos tareas cognitivas a la vez sin una caída en su rendimiento. Esas personas excepcionales sí existen.
- Por eso, incluso en las firmas de consultoría, estar asignado a dos proyectos al 50% cada uno es un privilegio reservado para la gente excelente que ya ha demostrado un alto rendimiento. Es mejor pensar en la multitarea como un privilegio para los pocos que pueden manejarla.
¿Por qué la gente quiere "hacer malabares" con las tareas?
- Ya que los humanos no estamos hechos para ser tan versátiles, ¿por qué quieren hacer malabares a medias con varios proyectos? Creo que es porque comprometerse con una sola cosa te deja sin dónde esconderte. Ya no puedes usar la excusa de "estoy ocupado con otras tareas".
- Tiene la misma estructura que la frase "es que todavía no me lo tomo en serio". Al fingir que trabajas un poco en este proyecto y en aquel, evitas perder en un único duelo serio.
- Para cubrir riesgos, reparten sus trabajos apurados por todos lados. Están esparciendo su falta de confianza.
Los trabajos hechos a las carreras siempre están siendo observados
- Esto es un anuncio cruel, pero todos a tu alrededor saben que estás haciendo un trabajo a las carreras. Aunque parezca que no están mirando, lo están. Solo no dicen nada y en silencio lo corrigen por ti, pensando: "Ah, aquí hay otro que voy a tener que arreglar".
- Dar retroalimentación es un acto que le exige mucha energía a quien la da. Entonces, si alguien se toma la molestia de decirte "me gustaría que esto lo hicieras más así", probablemente ha pensado lo mismo unas 20 veces en su cabeza.
- Si hay 5 personas y cada una ha pensado "qué trabajo tan descuidado" 20 veces, son 100 veces en total. La retroalimentación que recibes cara a cara es solo la punta del iceberg.
Primero, comprométete al 100% con un trabajo principal
- Aunque sea algo pequeño, intenta concentrarte en una tarea principal de tu área sin huir. Si repites lo mismo una y otra vez, te vas acostumbrando poco a poco, y lo que al principio no podías hacer sin esfuerzo consciente se convierte en algo que haces de manera inconsciente.
- Es como el swing de golf. Al principio tienes que ser consciente de todo: la posición de la cabeza, la inclinación hacia adelante, el agarre, la posición de la pelota, el ancho de los pies, el ángulo del backswing... Pero conforme sigues, tu cuerpo empieza a moverse solo, sin pensar demasiado.
- El trabajo es exactamente igual. Si te enfocas en una sola cosa y sigues produciendo resultados, vas a poder dar un rendimiento estable a nivel de conocimiento tácito. Solo entonces puedes empezar a manejar la multitarea o varios proyectos a la vez.
- La razón es simple: si es un trabajo al que estás acostumbrado, puedes hacerlo bien sin usar casi ningún recurso mental. La competencia por el residuo de atención simplemente deja de ocurrir.
- Aunque ahora trabajo administrando mi propia empresa mientras también soy empleado y hago malabares con varios proyectos, me comprometí con una sola cosa durante mucho tiempo hasta llegar a este punto. En resumen, durante los primeros 6 o 7 años de mi carrera no hice nada más que proyectos para implementar sistemas y renovar operaciones. Sinceramente.
- Me gustaría decir con actitud que "elegí esta única cosa", pero simplemente fue la asignación que me tocó. Sin embargo, siento que haberme comprometido con esa única área durante buen tiempo ha sido bastante útil después.
- Lo que gané con ese trabajo de eficiencia operativa basada en sistemas fue la capacidad de "verbalizar el conocimiento tácito". Para estandarizar y optimizar operaciones con un sistema, tienes que verbalizar y estructurar las tareas que la gente en el terreno realiza basándose en conocimiento tácito. Si no se verbaliza, no puede correr en un sistema.
- Como resultado de hacer esto durante 6 o 7 años, me volví capaz de hacerlo a nivel inconsciente. Esta habilidad ahora vive en lugares inesperados, como verbalizar la lógica para operar IA o enseñar pensamiento lógico verbalizando "lo que pasa por la cabeza cuando pensamos".
- Así que no tienes que complicarte la vida lanzándote de inmediato a proyectos secundarios. Primero, concéntrate al 100%, o incluso al 120%, en el único proyecto que tienes enfrente. La gente a tu alrededor definitivamente está viendo eso.
- La gente quiere acercarse a alguien que se ha comprometido a fondo, aunque sea con una tarea pequeña, para decirle: "Quiero pedirte esto" o "Hagamos este proyecto juntos".
Últimamente sentí que estaba metido en demasiadas cosas a medias, así que esto fue un recordatorio para mí mismo.
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