Creo que organizar el trabajo bajo la premisa de "no hacer absolutamente ninguna reunión" es justo lo necesario para ser eficiente.
Por supuesto, esto tiene sus requisitos previos. La organización debe ser una donde todos los involucrados sepan leer bien y donde realmente lean los materiales enviados por correo electrónico o compartidos en documentos.
Quien escribe también tiene que esforzarse: redactar frases fáciles de leer, colocar los puntos clave donde sean visibles, etc. Pero si haces eso, la gente lo leerá. En una organización así, creo que se podría eliminar cerca del 90 % de las reuniones. Aquí van mis apuntes sobre por qué.
Lo mejor de un mundo sin reuniones
Primero, el trabajo avanza de forma asíncrona, por lo que no hay ninguna limitación de tiempo.
La regla de "tienes que estar en el mismo lugar a la misma hora" resulta increíblemente molesta. Solo con eliminarla, el mundo cambia por completo.
Segundo, piensa en la velocidad de comprensión.
En las reuniones, los materiales suelen explicarse de viva voz. A menos que quien habla sea excepcionalmente bueno —y explique más rápido de lo que uno puede leer—, el público entiende mejor leyendo en silencio. La mayoría de la gente se limita a leer las diapositivas en voz alta. Algunos libros incluso sugieren decir cosas que no están escritas en la presentación. Eso es absurdo; simplemente escríbelo.
Por lo tanto, a menos que el presentador sea brillante, la lectura en silencio es más rápida.
Mira los números: al hablar procesamos unos 300 caracteres por minuto. Al leer, unos 400 caracteres por minuto, y además puedes pasar por alto las partes que ya conoces. Así que leer es abrumadoramente más rápido.
Para entender algo, leer documentos supera con creces a escuchar en una reunión. Eso es indiscutible.
La mentira de que "las reuniones generan más ideas"
Un argumento muy común en contra es: "Pero las reuniones generan más ideas".
¿Es eso cierto?
Piensa en tus reuniones de esta semana. ¿Cuántas veces sentiste "qué gran idea" o "las reuniones son productivas y divertidas"? En mi caso, rara vez; quizá dos o tres veces al mes. Los descubrimientos verdaderamente sorprendentes ocurren, como mucho, una vez al mes.
Además, en la era de la IA, hacer brainstorming con ella cubre perspectivas inesperadas. Por eso, esos "momentos mágicos" surgidos de reuniones internas son aún más raros.
Hablar con personas externas puede aportar nuevas perspectivas, pero con compañeros de toda la vida, esos momentos de "¡eureka!" escasean.
Así que argumentos como "necesitamos reuniones para debatir activamente" sobran. El correo electrónico, Slack y los documentos son muchísimo más rápidos.
Lo que necesitas en lugar de reuniones
Para trabajar sin reuniones, tres habilidades son esenciales:
1. Capacidad para estructurar la lógica de resolución de problemas
Suena complejo, pero es simple:
- Propósito: ¿Qué problema estamos resolviendo?
- Contexto: ¿Por qué debemos lograr este propósito?
Aclara esto y luego enumera 3 opciones (A, B, C).
Define 5 criterios de evaluación:
- Eficacia
- Coste
- Velocidad
- Viabilidad
- Riesgo/Efectos secundarios
Para proyectos que no sean gigantescos, basta con ponerse de acuerdo en si cada opción es "Buena/Mala/Neutral".
Luego pregunta: "Con base en estos criterios, recomiendo la Opción A. Este es el plan... ¿Les parece bien?".
Si dicen que sí, adelante. Si dicen que no, pide feedback. Y listo.
2. Capacidad para escribir textos claros y concisos
Esto es totalmente manejable.
Lee un libro sobre redacción (cualquiera bien valorado en Amazon). Después, pídele a un compañero senior que corrija con lupa tus correos y documentos durante un mes. Inclínate profundamente si hace falta.
Si no tienes a ningún senior disponible, usa la IA: "Critica mi texto en cuanto a legibilidad". Aliméntala con resúmenes de guías de escritura y pídele mejoras concretas.
Haz esto durante un mes y cualquiera puede mejorar. El objetivo es simplemente "escribir con claridad para todo el mundo".
3. Capacidad para hacer preguntas cerradas
Pregunta: "Quiero avanzar de esta manera. ¿Sí o no? Si es no, por favor propón una alternativa".
Si pedir alternativas es complicado, solicita "las dudas mínimas o alguna pista". Formula siempre las preguntas para que puedan responderse con un sí o un no.
Estos pasos hacen que el trabajo avance a toda velocidad.
Cómo expandir esta cultura en las organizaciones
Para llevar esto a escala, me posiciono agresivamente como "el enemigo de las reuniones".
Cuando llega una invitación, pregunto: "¿De verdad es necesaria?". Incluso si asisten perfiles senior, envío antes un documento exponiendo mi punto de vista. Durante la reunión, propongo pasar a flujos de trabajo basados en chat para la próxima. Insisto en acortar los tiempos (por ejemplo, 30 minutos en lugar de 1 hora), incluso ante mis superiores.
Al hacerlo de forma constante, la gente lo acepta: "Es de los que evitan las reuniones". Curiosamente, nadie se ha quejado jamás de que mi enfoque cause problemas. Es eficiente y, al final, los demás se dan cuenta de que a ellos también les resulta más fácil.
Cuando las reuniones son inevitables
Si una reunión es obligatoria, empieza con lectura en silencio.
Como anfitrión, doy a los participantes 3 minutos para leer el material en silencio. Luego pregunto: "¿Alguna duda?". Esto suele hacer que la reunión termine rápido (15-30 minutos).
También lo uso para las evaluaciones de desempeño. Entrego mis objetivos y actualizaciones de estado por adelantado. Los leemos juntos, alineamos expectativas, hablamos de las diferencias durante 10-15 minutos y terminamos con una charla distendida.
Resumen
Asume que no puedes hacer reuniones. ¿Cómo trabajarías?
Pensar de esta manera vuelve todo más eficiente.
Necesitas: estructura lógica, escritura clara y preguntas cerradas. Para extenderlo, posicónate sin descanso como alguien antirreuniones. Así mantendrás el número de reuniones en su punto óptimo.
