Économisez 39 000 heures grâce à Copilot : 20 cas d'usage d'entreprises internationales

De nombreuses entreprises autorisent l'utilisation d'outils d'IA comme « Copilot » et « Gemini ». Les utilisez-vous efficacement ?

Personnellement, j'utilise surtout ChatGPT et Claude Code dans ma vie privée et, honnêtement, je n'utilisais pas beaucoup Copilot au travail. Cependant, ces dernières années, Copilot a considérablement évolué, et la qualité des résultats pour les documents et les chats d'entreprise a radicalement changé.

Cela m'a poussé à me renseigner sur la façon dont les entreprises étrangères l'utilisent, j'ai donc étudié en profondeur des études de cas mondiales.

Tout d'abord, une banque de Dubaï a annoncé avoir économisé 39 000 heures par an grâce à Copilot : la Commercial Bank of Dubai. Si l'on calcule sur la base d'une personne travaillant 2 000 heures par an, cela représente environ le temps de travail de 19 personnes.

En voyant ces chiffres, on pourrait penser que l'échelle est simplement différente. Mais en regardant de plus près, ils ne faisaient rien d'extraordinaire. Lire des documents d'audit, agréger des données Excel, comparer des contrats, prendre des notes de réunion — des tâches que l'on trouve dans n'importe quelle entreprise.

La différence résidait dans la manière dont ils « déléguaient » les tâches à Copilot.

Par exemple, la préparation des réunions. La plupart des gens recherchent des e-mails juste avant une réunion, ouvrent les comptes-rendus précédents et cherchent des documents. Si vous déléguez cela à Copilot, cela ressemble à ceci :

1Préparez la réunion d'aujourd'hui avec la Société XX.
2Référez-vous aux e-mails pertinents des 30 derniers jours, aux réunions Teams passées et aux documents connexes dans mon périmètre d'accès.
3
4Veuillez résumer les éléments suivants :
5
6Progrès jusqu'à présent
7- Décisions prises la dernière fois
8- Demandes de l'autre partie
9- Ce que nous avons promis
10- Problèmes non encore résolus
11- 5 questions à confirmer aujourd'hui
12- Points à décider aujourd'hui
13
14Limitez-vous à une longueur pouvant être lue en moins de 3 minutes.
15N'inventez pas de contenu qui ne peut être confirmé ; écrivez « Aucune information ».

Voilà ce que signifie « déléguer ». Ce n'est pas simplement « résumer » ou « rédiger un e-mail ». Vous confiez un bloc de travail entier. Dans cet article, je vais fournir 20 façons dont les entreprises étrangères délèguent réellement le travail, dans un format prêt à copier-coller. Je parlerai également de la répartition des 39 000 heures et de la façon de décider quelles tâches déléguer.

Pour être clair, tous les chiffres de cet article sont des valeurs autodéclarées par les entreprises listées dans les Customer Stories de Microsoft. Ils ne sont pas audités par des tiers. Veuillez les lire en gardant cela à l'esprit.

Décomposer les 39 000 heures

La répartition publiée par la Commercial Bank of Dubai est divisée par département.

Service d'audit : 56 heures économisées par mois. Copilot lit les documents réglementaires pour trouver des contradictions et rédiger des listes de risques.

Service comptable : Jusqu'à 12 heures économisées par semaine dans la création manuelle de rapports. Copilot analyse les tendances à partir des données Excel et crée même la structure des présentations PowerPoint.

Service RH : 20 heures économisées par mois.

Secrétariat du conseil d'administration : 15 heures économisées par mois. Ils traitent un grand volume de résumés de réunions et d'extractions de tâches.

Service juridique : Copilot compare les contrats avec les modèles standard de l'entreprise et n'extrait que les différences.

Source : https://www.microsoft.com/en/customers/story/24341-commercial-bank-of-dubai-microsoft-365-copilot

Quand on les aligne, on voit qu'aucune de ces tâches n'est « une tâche qui crée quelque chose de nouveau ». Il s'agit simplement de quatre choses : lire, comparer, rechercher et résumer.

Et la chose la plus efficace que cette banque a faite n'était pas vraiment les paramètres de l'outil. Ils ont organisé trois « Prompt-a-thons ». Chaque département a apporté des idées sur ce qu'il voulait faire faire à Copilot dans son travail et a partagé les styles d'écriture réussis en tant que « Super Prompts » au sein de l'entreprise. Le taux d'utilisation parmi les participants initiaux était de 85 %.

En d'autres termes, les 39 000 heures n'étaient pas des heures créées automatiquement par une IA intelligente, mais le résultat d'employés décomposant leur travail et le déléguant.

Des choses similaires se produisent dans d'autres entreprises.

XP Inc., une société de services financiers brésilienne, a annoncé une réduction cumulée de plus de 9 000 heures dans les réunions et les comptes-rendus. Ils ont déclaré que l'efficacité de l'audit interne s'est améliorée de 30 %.

Source : https://www.microsoft.com/en/customers/story/20560-xp-microsoft-365

Au Somerset Council au Royaume-Uni, 87 % des utilisateurs ont ressenti les effets, rapportant un gain d'efficacité moyen de 10 heures par mois.

Source : https://www.microsoft.com/en/customers/story/22699-somerset-council-microsoft-365-copilot

Tant que vous le considérez comme une « IA à qui poser des questions », ses utilisations n'augmenteront pas

C'est la partie la plus importante, alors commençons par l'organiser. Si vous considérez Copilot comme une « IA à qui vous pouvez demander n'importe quoi », vous épuiserez rapidement ses utilisations. Résumez ceci. Rédigez un e-mail. Donnez-moi 10 idées. Cela s'arrête généralement à ces trois-là.

Ce qui distingue Copilot des autres IA génératives, ce n'est pas son intelligence. C'est la capacité à utiliser les informations internes de l'entreprise comme matière première.

Microsoft 365 Copilot crée des réponses en référençant les e-mails, les chats, les réunions et les documents dans votre périmètre d'accès d'origine via Microsoft Graph.

Source : https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-architecture

En d'autres termes, Copilot est une « IA capable d'aller chercher des informations placées dans l'entreprise que vous êtes autorisé à voir ».

Garder cela à l'esprit change la façon dont vous déléguez les tâches.

Utilisation en posant des questions : « Dis-moi comment rédiger un compte-rendu de réunion. »

Utilisation en déléguant : « À partir du contenu de la réunion d'aujourd'hui, extrais les décisions, les points en suspens, les responsables et les échéances, et crée même un e-mail de suivi pour les participants. »

La première consiste à demander des connaissances à l'IA. La seconde consiste à confier le travail lui-même.

Si l'on décompose le travail quotidien, il se compose principalement de ces 7 actions : Rechercher, Lire, Résumer, Comparer, Rédiger, Saisir et Partager. Copilot est performant dans ces 7 domaines. À l'inverse, « décider » et « prendre ses responsabilités » restent du côté humain.

Notez un point souvent mal compris concernant les autorisations : installer Copilot ne signifie pas que les employés peuvent voir toutes les informations de l'entreprise. Il n'utilise que les informations auxquelles ils ont initialement accès. Inversement, pour les entreprises où les paramètres d'autorisation SharePoint sont trop larges dès le départ, corriger cela est la priorité.

Carte des 20 méthodes de délégation

À partir de là, je vais présenter 20 éléments, répartis en 4 groupes.

Réunions et e-mails (1-6) : Domaines où vous pouvez commencer dès aujourd'hui et voir les effets le plus rapidement.

Excel et création de documents (7-11) : Travail impliquant des chiffres. Le domaine avec le plus grand potentiel de réduction de temps.

Ventes et support client (12-15) : Intégration de Copilot dans les « systèmes métier ». Le niveau de difficulté augmente ici.

Questions internes et systématisation (16-20) : Remplacer les tâches où les mêmes questions sont posées à plusieurs reprises par des IA dédiées. C'est l'objectif pour les entreprises étrangères.

Si vous manquez de temps, regardez simplement les points 1, 2 et 7. Ces trois-là vont complètement changer les réunions et Excel.

Déléguer les réunions et les e-mails (1-6)

1. Faire résumer le contexte 3 minutes avant une réunion

Jusqu'à présent : Chercher des e-mails juste avant une réunion, ouvrir les comptes-rendus passés, faire défiler Teams et paniquer en se demandant « Qu'avions-nous décidé la dernière fois ? »

Délégation : Faire résumer les e-mails, réunions et documents pertinents en un contexte, des points de discussion et des questions suggérées. L'invite au début est celle-ci.

Exemple étranger : Hargreaves Lansdown utilise Copilot pour la préparation avant les réunions clients et la création de documents après. Ils visent à réduire le travail de documentation de 4 heures à 1 heure, avec des estimations précoces montrant 2 à 3 heures économisées par semaine.

Source : https://www.microsoft.com/en/customers/story/1700944299531611959-hargreaves-lansdown-microsoft-365-copilot-united-kingdom

2. Arrêter de prendre des notes frénétiquement pendant les réunions

Jusqu'à présent : Écouter, prendre des notes et penser à la question suivante en même temps. Faire trois choses à la fois, et toutes sont bâclées.

Délégation : Faire extraire les points clés, les décisions et les prochaines actions du contenu de la réunion Teams. La clé est de préciser explicitement « Ne crée pas de choses non discutées en réunion. »

▼ Copier à partir d'ici
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Veuillez organiser cette réunion selon les 5 éléments suivants :

1. Conclusion
2. Décisions prises
3. Points non encore décidés
4. Qui fait quoi
5. Choses à faire d'ici la prochaine fois

N'inventez pas de responsables ou d'échéances non mentionnés en réunion.
Écrivez « Non défini » pour les points non décidés.
``

▲ Jusqu'ici

3. Ne pas s'arrêter au compte-rendu ; faire rédiger l'e-mail de suivi

Délégation : Confier tout ce flux en une seule invite.
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Sur la base de cette réunion, veuillez organiser les éléments suivants :

1. Décisions
2. Points en suspens
3. Actions par responsable
4. Échéances
5. Préparation pour la prochaine fois

Enfin, créez un e-mail de suivi aux participants en moins de 300 caractères.
Ne complétez pas le contenu non présent en réunion.
``

Exemple étranger : Unifonic au Moyen-Orient fait utiliser Copilot par les commerciaux pour les résumés et l'extraction de tâches, envoyant des e-mails de prochaines étapes immédiatement après les réunions. Ils rapportent 2 à 3 heures économisées par personne et par jour.

Source : https://www.microsoft.com/en/customers/story/23690-unifonic-microsoft-365-e5

4. Convertir les longs e-mails en seulement « ce que je dois faire »

Délégation : Au lieu d'un résumé, faire générer votre prochaine action.
``text
Veuillez organiser ce fil de discussion.

1. Ce qui se passe
2. Points de discussion actuels
3. Demandes à mon égard
4. Échéances
5. Ce que je dois confirmer dans la réponse

Enfin, créez un projet de réponse d'environ 150 caractères.
``

Exemple étranger : Zurich Insurance en Suisse l'utilise pour résumer les longs fils et créer des réponses. Ils estiment une réduction d'environ 14 000 heures l'année suivante.

Source : https://www.microsoft.com/en/customers/story/23452-zurich-schweiz-microsoft-365-copilot-for-sales

5. Faire résumer le travail de la journée dès le matin
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Veuillez organiser le planning d'aujourd'hui et le travail important qui me concerne.

1. Réunions d'aujourd'hui
2. Choses à préparer avant les réunions
3. E-mails importants nécessitant une réponse
4. Travail avec des échéances approchantes
5. Choses à faire aujourd'hui

Veuillez prioriser chaque élément comme Élevée, Moyenne ou Faible.
``

Exemple étranger : HELLENiQ ENERGY en Grèce fait créer un briefing quotidien à partir du calendrier. 70 % des utilisateurs ont signalé des gains de productivité.

Source : https://www.microsoft.com/en/customers/story/24670-helleniq-energy-microsoft-365-copilot

6. Trier « ce qui s'est passé ? » après un congé par importance
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Concernant la période où j'étais absent du [Date] au [Date], veuillez organiser les informations provenant des e-mails, Teams et réunions auxquels je peux accéder.

1. Décisions importantes
2. Demandes me concernant
3. Choses avec des échéances
4. Problèmes survenus
5. Choses nécessitant une réponse

Veuillez les lister par ordre d'importance.
``

Déléguer Excel et la création de documents (7-11)

7. Faire passer Excel d'un « outil d'agrégation » à un « outil de réflexion »

Délégation : Spécifier l'ordre de visualisation. Cela fait une différence décisive.
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Veuillez étudier les points suivants concernant ces données Excel :

1. Évolution d'un mois sur l'autre
2. Évolution d'une année sur l'autre
3. Éléments qui ont augmenté de manière significative
4. Éléments qui ont diminué de manière significative
5. Valeurs anormales
6. Top 3 des bons éléments
7. Bottom 3 des mauvais éléments

Ensuite, résumez dans cet ordre :
Faits → Hypothèse de cause → Données à confirmer davantage → Prochaine action
Affichez les chiffres de manière à pouvoir les recouper avec les données sources.
``

8. Ne pas s'arrêter à l'analyse ; faire créer la structure PowerPoint
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Je vais présenter ces résultats d'analyse à la réunion de direction.
Veuillez créer une structure PowerPoint de 5 diapositives.

Diapositive 1 : Conclusion Diapositive 2 : Chiffres importants Diapositive 3 : Changements significatifs Diapositive 4 : Hypothèse de cause Diapositive 5 : Prochaines étapes

Pour chaque page, créez un titre et un contenu. Ne modifiez pas les chiffres par rapport aux données sources.
``

9. Standardiser les rapprochements et les rapports qui sont presque les mêmes chaque mois

Exemple étranger : U.S. Venture a introduit Copilot for Finance pour le rapprochement régulier des cartes de crédit et des relevés bancaires. Ils ont économisé plus de 30 heures par mois au service comptable.

Source : https://www.microsoft.com/en/customers/story/20600-us-venture-microsoft-365-copilot-for-finance

10. Faire organiser les longs documents de demande avant qu'un humain ne les lise
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Veuillez lire ce RFP (Appel d'offres).
Organisez les éléments suivants par point :

1. Conditions obligatoires
2. Livrables
3. Date limite de soumission
4. Points susceptibles d'être évalués
5. Informations manquantes

Ce que nous devons préparer
Joignez l'endroit du document où chaque élément a été écrit. Enfin, créez un projet de structure de proposition.
``

Exemple étranger : Petrochemical Industries Company au Koweït a réduit le travail lié aux RFP de plus d'une semaine à moins d'une journée.

Source : https://www.microsoft.com/en/customers/story/1776965075841351020-petrochemical-industries-company-microsoft-365-energy-en-kuwait

11. Créer un projet de nouvelle proposition à partir d'anciennes propositions réussies

Exemple étranger : Industrialized Construction Group aux États-Unis a réduit le temps de réponse aux propositions de 80 % en créant de nouvelles propositions à partir d'anciennes et de modèles.

Source : https://www.microsoft.com/en/customers/story/23620-icg-microsoft-365-copilot

Déléguer les ventes et le support client (12-15)

12. Déléguer la collecte d'informations avant une réunion d'affaires
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Veuillez préparer la prochaine réunion avec la Société XX.

1. Statut actuel de la transaction
2. Problèmes apparaissant dans les e-mails passés
3. Promesses précédentes
4. Points non encore résolus
5. Questions à poser cette fois-ci
6. Choses qui pourraient être proposées cette fois-ci

Écrivez « Aucune information » pour les éléments qui ne peuvent être confirmés.
``

13. Ne pas faire de la saisie CRM une « tâche à faire plus tard »

Délégation : Arrêtez d'ouvrir le CRM ; mettez-le à jour depuis Outlook et Teams, là où vous travaillez toujours. Plus précisément, liez les destinataires des e-mails aux dossiers et enregistrez les notes de réunion directement dans le CRM à l'aide de Copilot for Sales.

Exemple étranger : KPN aux Pays-Bas a connecté Salesforce à Outlook/Teams. 69 % des commerciaux ont signalé une amélioration de la qualité des propositions.

Source : https://www.microsoft.com/en/customers/story/24202-kpn-microsoft-365-copilot-for-sales

14. Ne pas classer 100 retours clients uniquement avec des humains
``text
Veuillez classer ces enquêtes clients en groupes d'opinions similaires.
Pour chaque groupe, organisez les éléments suivants :

1. Nombre de cas
2. Opinions représentatives
3. S'agit-il d'une opinion positive ou négative
4. Causes possibles
5. Mesures d'amélioration

Ne supprimez pas les opinions avec peu de cas ; laissez-les dans une section séparée.
``

15. Les contrats sont pour « trouver les différences », pas pour « prendre des décisions »
``text
Veuillez comparer ce contrat avec notre contrat standard.
Classez par clause :
- Identique
- Différent
- Manquant

Pour « Différent » ou « Manquant », indiquez ce qui est différent, le risque de notre côté et les questions pour le responsable. Ne prenez pas de décisions juridiques définitives. Montrez toujours la base.
``

Exemple étranger : Vodafone au Royaume-Uni l'utilise de cette façon dans le service juridique. Les utilisateurs rapportent une moyenne de 4 heures économisées par semaine.

Source : https://www.microsoft.com/en/customers/story/19346-vodafone-microsoft-365-copilot

Déléguer les questions internes et la systématisation (16-20)

16. Faire répondre « aux mêmes questions » aux RH par une IA dédiée

Exemple étranger : Marlabs a construit un Agent sur plusieurs systèmes RH, traitant environ 80 % des demandes et réduisant le temps de réponse de plus de 60 %.

Source : https://www.microsoft.com/en/customers/story/26644-marlabs-microsoft-365-copilot

17. Éliminer le « où est-ce écrit ? » pour les nouveaux arrivants

Exemple étranger : Banco Ciudad en Argentine a créé un Agent pour soutenir les procédures internes comme les cartes et les prêts, accessible depuis Teams. Ils ont redirigé 2 400 heures par an vers un travail à haute valeur ajoutée.

Source : https://www.microsoft.com/en/customers/story/24281-banco-de-la-ciudad-de-buenos-aires-microsoft-365-copilot

18. Rendre les manuels papier consultables en 3 secondes

Exemple étranger : Chez Rumo, une entreprise de logistique ferroviaire brésilienne, les conducteurs transportaient auparavant 4 kg de manuels papier. La recherche de procédures prenait plus de 4 minutes. Ils ont créé un Agent pour rechercher en 3 secondes, économisant 7 644 heures par an.

Source : https://www.microsoft.com/en/customers/story/25656-rumo-microsoft-copilot-studio

19. Transformer les invites utilisées plus de 3 fois par semaine en un Agent

Exemple étranger : State Farm aux États-Unis dispose d'un système permettant aux employés de créer des Agents. Plus de 3 000 Agents ont été créés, dont 41 ont passé la revue des risques pour une utilisation en production.

Source : https://www.microsoft.com/en/customers/story/26947-state-farm-microsoft-power-platform

20. Rassembler les informations en un seul endroit. Sinon, les 19 autres ne fonctionneront pas

Exemple étranger : Hyundai Glovis en Corée s'est concentré sur la consolidation des informations dans OneDrive et SharePoint, jugeant que Copilot ne pouvait pas être utilisé si les données restaient sur les disques locaux.

Source : https://www.microsoft.com/en/customers/story/25103-hyundai-glovis-microsoft-365

Décider quel travail déléguer à l'aide d'un score

Vous n'avez pas besoin de faire les 20. Utilisez cette formule pour décider :

Priorité = Fréquence + Temps requis + Niveau de routine + Disponibilité des données - Risque

(Notez chaque élément de 1 à 5 points)

Par exemple, les comptes-rendus de réunions hebdomadaires : Fréquence 5, Temps 4, Routine 5, Données 5, Risque 1 = Total 18 points. Priorité élevée.

6 Termes communs pour le partage en entreprise

Si vous souhaitez harmoniser le langage au sein de l'entreprise, ces 6 termes suffisent :

• MTG : Organiser les réunions en « Décidé, En suspens, Responsable, Échéance, Prochaine action. »
• MAIL : Transformer les e-mails en « Points clés, Demande, Échéance, Projet de réponse. »
• DOC : Décomposer les documents en « Résumé, Points, Risque, Action, Base. »
• LEGAL : Comparer les contrats/règlements par « Différence, Risque, Manquant, À confirmer. »
• SALES : Organiser les informations clients en « Statut, Promesse précédente, Problème, Prochain mouvement. »
• DATA : Visualiser les chiffres dans l'ordre « Anomalie, Changement, Hypothèse, Visualisation. »

Enfin, une seule chose à faire demain

Vous n'avez pas besoin de faire les 20 à partir de demain. Ouvrez votre planning pour demain, choisissez une réunion et essayez la première invite de cet article une seule fois. C'est suffisant. Si vous trouvez cela plus utile que prévu, passez à la 2e (notes) et à la 7e (Excel).

Si vous avez Copilot mais ne savez pas comment l'utiliser, ce n'est pas un problème d'IA — c'est un problème de décomposition du travail. Au lieu de demander « Que peut faire Copilot ? », demandez : « Quel travail fastidieux prend plus de 2 heures chaque semaine ? » Les parties que vous pouvez déléguer à Copilot sont généralement juste là.