Vous travaillez assidûment chaque jour.
Vous répondez aux e-mails dès le matin, créez des documents et participez à des réunions. Avant même de vous en rendre compte, la journée est terminée.
Pourtant, vous ne constatez pas autant de progrès que vous l'espériez.
D'un autre côté, certaines personnes obtiennent des résultats massifs malgré le même temps imparti.
Cette différence naît-elle uniquement de la vitesse de travail ou de la quantité d'efforts ?
Peut-être que ce qui compte n'est pas la quantité de travail, mais "à quoi" vous utilisez votre temps et votre attention limités.
Les personnes très performantes n'augmentent pas leur temps.
Elles allouent leur temps aux domaines qui mènent aux résultats.
En m'appuyant sur les recherches concernant la "compétence d'allocation", dont il a été démontré qu'elle est corrélée aux revenus, je vais vous présenter cinq questions pour améliorer vos résultats.
Qu'est-ce que la "Compétence d'Allocation" Liée aux Revenus ?
Dans un article de recherche publié en tant que document de travail de la Harvard Kennedy School, il existe un concept appelé "Allocative Skill" (compétence d'allocation).
En français, cela se traduit par "capacité d'allocation".
La compétence d'allocation est la capacité à distribuer le temps, l'attention et les ressources humaines limités vers les domaines qui génèrent les meilleurs résultats.
Par exemple, cela inclut des jugements tels que :
- Quelles tâches prioriser
- Quoi remettre à plus tard
- À qui confier quelle tâche
- À quelles informations prêter attention
- Quoi décider de NE PAS faire
C'est légèrement différent de la capacité à effectuer des tâches rapidement.
Si la capacité à effectuer une tâche est "à quel point vous pouvez bien faire un travail assigné", alors la compétence d'allocation est "le pouvoir de décider quel travail devrait être fait en premier lieu. "
Les chercheurs définissent la compétence d'allocation comme la "productivité marginale de l'attention".
Cela semble un peu complexe, mais simplement dit :
Quel bon jugement et quels résultats pouvez-vous générer en utilisant votre attention limitée ?
Qu'a Étudié la Recherche ?
L'étude a impliqué plus de 1 000 travailleurs à temps plein aux États-Unis, âgés de 25 à 55 ans.
Les participants se sont engagés dans une tâche appelée le "Jeu d'Affectation" (Assignment Game).
Dans cette tâche, les participants jouaient le rôle de managers et assignaient des travailleurs hypothétiques avec différents niveaux de productivité à divers emplois.
Une personne pouvait être douée pour la Tâche A mais sous-performer dans la Tâche B. Une autre pouvait être l'inverse.
Les participants devaient juger qui placer dans quel emploi pour maximiser les résultats globaux tout en examinant des informations limitées.
Ce qui était mesuré ici n'était pas la vitesse d'exécution des tâches du participant lui-même.
C'était la capacité à juger où placer qui pour obtenir les meilleurs résultats dans un temps et avec des informations limités.
L'étude a comparé cette compétence d'allocation avec les revenus, la profession et d'autres données des participants.
Les Personnes Ayant une Meilleure Compétence d'Allocation Tendaient à Avoir des Revenus Plus Élevés
Les résultats ont montré que la compétence d'allocation était fortement associée aux revenus des travailleurs à temps plein.
Cette relation persistait même après avoir pris en compte les différences d'intelligence, de compétences numériques, d'éducation et de profession.
L'étude a rapporté que les individus ayant une compétence d'allocation supérieure d'un écart-type avaient environ 7 % de revenus en plus, même après ajustement pour diverses conditions.
De plus, la corrélation était encore plus forte dans les emplois offrant de nombreuses opportunités de prise de décision, comme les postes de direction et les professions libérales.
En d'autres termes, le travail peut être évalué non seulement par "combien vous pouvez en traiter", mais par "si vous pouvez juger correctement ce qui doit être fait".
Cependant, il y a une mise en garde importante.
Cette étude ne prouve pas que :
Augmenter la compétence d'allocation augmentera définitivement vos revenus.
Il s'agit d'une étude qui a confirmé une corrélation entre la compétence d'allocation et les revenus, et non d'une étude qui a directement prouvé une relation de cause à effet. De plus, à ce stade, il s'agit d'un document de travail publié pour solliciter des discussions et des opinions, plutôt que d'un article formellement évalué par les pairs et approuvé.
Néanmoins, se concentrer sur la capacité de "à quoi utiliser votre attention" fournit un excellent indice pour revoir le travail quotidien.
3 Pièges pour les Personnes qui Sont Débordées mais N'obtiennent Pas de Résultats
Vues sous l'angle de la compétence d'allocation, les raisons pour lesquelles être occupé ne mène pas toujours à des résultats deviennent évidentes.
1. Traiter toutes les tâches avec la même importance
Effacer les tâches dans l'ordre où elles se présentent.
À première vue, cela semble être une façon de travailler diligente, mais les tâches varient dans leur impact sur les résultats.
Si vous traitez tout avec la même importance, vous ne pouvez pas consacrer assez de temps aux tâches qui comptent vraiment.
2. Tout faire soi-même ce que l'on est capable de faire
Le faire soi-même parce qu'on le peut.
Cependant, "les tâches que vous pouvez faire" et "les tâches que vous devriez faire" ne sont pas la même chose.
Si vous vous accrochez à des tâches qui pourraient être confiées à d'autres, à l'IA ou à des systèmes, vous perdez le temps nécessaire pour les jugements que vous seul pouvez faire.
3. Faire de "terminer le travail" l'objectif
J'ai créé le document. J'ai répondu à l'e-mail. J'ai terminé la réunion.
Il y a un sentiment d'accomplissement quand le travail est fini.
Cependant, ce qui compte n'est pas "ce que vous avez fini", mais "ce qui a été créé par ce travail".
Le volume de travail et les résultats ne sont pas nécessairement la même chose.
Par conséquent, avant de commencer à travailler, posez-vous ces cinq questions.
Question 1 | Cette tâche est-elle vraiment nécessaire ?
Avant d'optimiser une tâche, demandez-vous si la tâche elle-même est nécessaire.
Terminer rapidement une tâche inutile ne mène pas à de grands résultats.
Par exemple, existe-t-il des tâches comme celles-ci ?
- Des rapports que personne ne lit
- Des documents qui ne sont pas utilisés
- Des réunions aux objectifs flous
- Des tâches où vous saisissez le même contenu à plusieurs reprises
- Publier du contenu qui continue sans aucune réponse
Plus vous faites un métier longtemps, plus il devient "acquis".
Dans ces cas-là, demandez ceci :
Si j'arrêtais cette tâche pendant un mois, qui serait dérangé, et comment ?
S'il n'y a pas de réponse claire, cette tâche est candidate à l'arrêt, à la réduction ou à la diminution de la fréquence.
Plutôt que de commencer une nouvelle tâche, arrêter une tâche qui ne mène pas à des résultats peut parfois créer plus de temps.
Question 2 | Cette tâche doit-elle être faite maintenant ?
Même si une tâche est nécessaire, cela ne signifie pas qu'elle doit être faite tout de suite.
Nous avons tendance à choisir les tâches faciles à terminer plutôt que les tâches importantes.
Répondre aux e-mails, faire des corrections mineures, vérifier les notifications. Parce qu'elles sont traitées rapidement, vous avez l'impression d'avoir travaillé.
D'un autre côté, les tâches comme réfléchir à un nouveau projet, analyser les retours clients ou décider de l'orientation future ne se terminent pas rapidement.
Par conséquent, elles sont facilement reportées.
En cas de doute, pensez ainsi :
Si je ne fais pas cette tâche aujourd'hui, quel impact cela aura-t-il sur les résultats dans une semaine ?
Choisissez les "tâches ayant un impact important sur les résultats" plutôt que les "tâches qui se terminent rapidement".
Il est nécessaire de décider de l'ordre en fonction de l'importance, pas seulement de l'urgence.
Question 3 | Devrais-je être celui qui fait cela ?
Vous ne devez pas accumuler toutes les tâches que vous êtes capable de faire.
Le temps et l'attention qu'un humain peut utiliser sont limités.
Plus précisément, les tâches que vous devriez gérer sont :
- Décider de l'objectif
- Choisir la politique
- Comprendre les sentiments de l'autre personne
- Prendre la décision finale
- Assumer la responsabilité des résultats
- D'un autre côté, les tâches comme l'organisation des informations, la saisie de données, la rédaction de brouillons et l'uniformisation des formats peuvent potentiellement être confiées à d'autres, à l'IA ou à des systèmes.
Lorsque vous jugez, demandez ceci :
Le résultat sera-t-il vraiment meilleur parce que c'est moi qui le fais ?
Si le résultat ne change pas, que vous le fassiez ou qu'une autre personne/un système le fasse, vous n'avez peut-être pas besoin d'y consacrer votre temps.
"Je peux le faire" n'est pas une raison pour l'accumuler.
Question 4 | Puis-je le confier à des personnes, à l'IA ou à des systèmes ?
Même s'il est difficile de déléguer entièrement une tâche, vous pouvez en déléguer des parties.
Par exemple, si vous considérez une tâche comme une unité allant de la collecte d'informations au jugement final, vous avez l'impression de devoir tout faire vous-même.
Cependant, si vous la décomposez, vous pouvez partager les rôles.
- Confier la collecte initiale d'informations à l'IA
- Demander à l'IA d'organiser les informations collectées
- Faire rédiger un brouillon du texte par l'IA
- Automatiser les tâches de routine
- Demander un travail spécialisé à des personnes compétentes
- Effectuer vous-même la vérification finale et le jugement
L'important ici est de ne pas confondre déléguer et se décharger.
Les humains sont ceux qui communiquent l'objectif, vérifient les résultats et assument la responsabilité finale.
Face à une tâche, réfléchissez comme suit :
Quelle partie de cette tâche ne nécessite pas de jugement ?
Si vous séparez le travail du jugement, vous trouverez des parties qui peuvent être déléguées.
Il ne s'agit pas seulement de protéger votre propre temps. Parfois, confier à une personne ou à un système qui excelle dans ce domaine augmente le résultat global.
Question 5 | Qu'est-ce que je veux créer avec ce temps ?
Même si vous réduisez le travail et déléguez à quelqu'un d'autre pour libérer du temps, si vous remplissez ce temps avec d'autres tâches simples, les résultats ne changeront pas.
La véritable valeur du gain de temps réside dans l'endroit où vous utilisez le temps libéré.
Par exemple, vous pouvez utiliser ce temps pour des choses comme :
- Réfléchir à de nouveaux projets
- Analyser les réactions des clients ou des lecteurs
- Améliorer des produits ou des services
- Acquérir des connaissances nécessaires
- Construire des relations avec des personnes importantes
- Se reposer suffisamment pour retrouver sa capacité de jugement
Se reposer n'est pas non plus une perte de temps.
Car dans un état de fatigue, vous finissez par ne faire que traiter les tâches devant vous, rendant le jugement à long terme difficile.
Lorsque vous réfléchissez à la façon d'utiliser le temps libéré, demandez ceci :
Après avoir utilisé cette heure, qu'est-ce que je veux avoir laissé derrière moi ?
Pensez à ce qui reste après le temps — pas le fait d'avoir répondu à 10 e-mails, mais un nouveau projet, un produit amélioré, des connaissances approfondies ou une force physique récupérée.
Libérer du temps n'est pas l'objectif.
L'objectif est de réallouer le temps nouvellement créé à quelque chose de plus précieux.
Concernant cette marge de temps nouvellement créée, j'ai également écrit à ce sujet dans cet article, j'espère que vous pourrez vous y référer également.
https://x.com/tesla_modelY/status/2069338266852352373
Utilisez les 5 Questions en 3 Minutes Chaque Matin
J'ai organisé ces cinq questions dans une liste de contrôle. J'espère qu'elle vous sera utile.
La compétence d'allocation peut sembler être un talent spécial.
Cependant, vous pouvez commencer par simplement diviser votre travail quotidien en trois catégories.
- Travail auquel je réfléchis
Tâches pour lesquelles vous assumez la responsabilité, telles que l'objectif, la planification, la politique, la vérification et le jugement final.
- Travail à confier à des personnes, à l'IA ou à des systèmes
Collecte d'informations, organisation, rédaction de brouillons, saisie, tâches répétitives, etc.
- Travail à ne pas faire
Tâches ayant un faible impact sur les résultats, tâches aux objectifs flous ou tâches poursuivies uniquement par habitude.
Ensuite, choisissez la tâche unique qui mènera au plus de résultats aujourd'hui.
Et consacrez votre temps à cette tâche avant d'ouvrir vos e-mails ou notifications.
Vous n'avez pas besoin d'augmenter ce que vous faites.
Vous décidez simplement sur quoi concentrer votre attention en premier.
À l'Ère de l'IA, la "Compétence d'Allocation" Devient Plus Importante que la "Capacité à Effectuer des Tâches"
Avec l'IA, vous pouvez créer du texte, des images, des plans de projet et des brouillons de documents en peu de temps.
Nous pouvons désormais créer plus de choses que jamais auparavant.
Cependant, à mesure que la quantité que nous pouvons créer augmente, un problème différent surgit.
- Quoi créer
- Pour qui le créer
- Quel plan choisir
- Combien confier à l'IA
- Quoi ne pas publier
Ces jugements deviennent plus importants qu'avant.
Utiliser l'IA elle-même n'est pas le résultat.
Les résultats ne sont obtenus que lorsque l'IA est utilisée pour un travail de valeur et que l'attention humaine est allouée à des jugements importants.
À l'ère de l'IA, la personne qui a de la valeur n'est pas celle qui peut effectuer le plus de tâches.
C'est la personne qui peut utiliser son attention limitée pour le travail le plus précieux.
Résumé | Ce qui Change les Résultats, c'est l'Utilisation du Temps, Pas la Durée
Pour résumer une fois de plus les cinq questions pour améliorer les résultats :
- Cette tâche est-elle vraiment nécessaire ?
- Cette tâche doit-elle être faite maintenant ?
- Devrais-je être celui qui fait cela ?
- Puis-je le confier à des personnes, à l'IA ou à des systèmes ?
- Qu'est-ce que je veux créer avec ce temps ?
Les revenus et les résultats ne sont pas déterminés par la seule quantité d'efforts.
Il existe divers facteurs tels que la capacité, l'expérience, l'environnement et les opportunités.
C'est pourquoi nous ne devrions pas simplement penser que "changer la façon dont vous utilisez votre temps augmentera définitivement vos revenus."
Néanmoins, vous pouvez revoir où vous utilisez votre temps et votre attention.
L'agitation n'est pas une preuve de résultats.
Ce qui compte, c'est à quoi vous avez utilisé votre temps limité et ce que vous avez créé à partir de ce temps.
Avant d'augmenter ce que vous faites, essayez d'abord de changer votre allocation de temps.
À Propos de la Rédaction de Cet Article
Cet article fait référence au document de travail de la Harvard Kennedy School "Allocative Skill".
L'étude examine la relation entre la capacité à allouer de manière appropriée des ressources telles que les ressources humaines en utilisant une attention limitée et les revenus des travailleurs à temps plein.
Cependant, ce n'est pas une étude qui a directement vérifié comment utiliser l'IA ou les techniques de gestion du temps. Les cinq questions présentées dans cet article sont organisées de manière indépendante afin que le concept de "compétence d'allocation" présenté par la recherche puisse être appliqué au travail quotidien.
De plus, cet article est un document de travail destiné à solliciter des opinions et des discussions et ne représente pas les vues officielles de l'Université Harvard ou de la Harvard Kennedy School.
Références
Caplin, A., Deming, D. J., Leth-Petersen, S., & Weidmann, B. (2023) “Allocative Skill.” HKS Faculty Research Working Paper Series, RWP23-028.
