AI द्वारा जनरेट की गई Excel शीट ने मेरी उम्मीदों से कहीं बेहतर प्रदर्शन कैसे किया

Excel x AI का उपयोग काम के लिए किया जा सकता है। 100 कार्यों x 26 सप्ताह के प्रोजेक्ट का Gantt चार्ट। इसे छूने पर यह सहजता से चलता है। यह सिर्फ एक प्रॉम्प्ट से तुरंत बनाया गया था। पहले, यह 30 सेकंड का वीडियो देखें 👇

जब आप इसके साथ इंटरैक्ट करते हैं तो सब कुछ सहजता से चलता है।

(नीचे एक नोट लिंक है जहाँ आप Excel फ़ाइल डाउनलोड कर सकते हैं!)

जब आप ऊपर बाईं ओर ड्रॉपडाउन को "Standard Plan" से "Delay Recovery" में बदलते हैं, तो हज़ारों सेल एक साथ रीपेंट हो जाते हैं, बार दाईं ओर शिफ्ट हो जाते हैं, लागत 190 मिलियन येन बढ़ जाती है, और स्टाफिंग ग्राफ़ बढ़ जाता है। यदि आप "Today" को एक सप्ताह आगे बढ़ाते हैं, तो विलंबित कार्य लाल हो जाते हैं।

यह अब सिर्फ एक टेबल नहीं है।

यह विभिन्न कोणों से निर्णय लेने में सहायता करता है।

वैसे, इसमें कोई मैक्रो या VBA नहीं है। यह सिर्फ एक प्रॉम्प्ट से बनाया गया था।

यह केवल फ़ॉर्मूले से कैसे बनाया जा सकता है?

तंत्र सरल है। Gantt चार्ट में प्रत्येक वर्ग कोई आकार नहीं है; यह सिर्फ एक सेल है। इसमें एक फ़ॉर्मूला है जो यह निर्धारित करता है "क्या यह तिथि कार्य अवधि के भीतर है?" और कंडीशनल फ़ॉर्मेटिंग सिर्फ रंग पेंट करती है।

दूसरे शब्दों में, बार खींचे नहीं जाते; उनकी गणना की जाती है।

इसलिए, यदि आप परिदृश्य बदलते हैं, तो हज़ारों सेल की पुनर्गणना होती है, और चित्र स्वयं को फिर से खींचता है। यही कारण है कि मैक्रो की आवश्यकता नहीं है।

प्रॉम्प्ट जिसे आप सिर्फ कॉपी और पेस्ट करके उपयोग कर सकते हैं

यह वास्तविक प्रॉम्प्ट है जो मैंने उपयोग किया था। यह किसी भी वातावरण में वैसे ही काम करता है जो Excel फ़ाइलें बना सकता है, जैसे ChatGPT या Claude (मैंने इसे Claude Code में चलाया)।

1# कार्य
2एक एकल Excel फ़ाइल में एक "एकीकृत प्रोजेक्ट बोर्ड" बनाएँ।
3मैक्रो या VBA का उपयोग न करें; केवल फ़ॉर्मूले और कंडीशनल फ़ॉर्मेटिंग का उपयोग करें।
4सफलता को इस रूप में परिभाषित किया गया है कि जब परिदृश्य बदले जाते हैं तो पूरा बोर्ड फिर से खिंच जाता है।
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6## आधार (इसे अपने प्रोजेक्ट से बदलें)
7- प्रोजेक्ट: कोर सिस्टम नवीनीकरण (ERP कार्यान्वयन) *उदाहरण: नया कारखाना लॉन्च / उत्पाद लॉन्च
8- अवधि: 26 सप्ताह (182 दिन) *12 या 52 सप्ताह हो सकते हैं
9- टीमें: PMO / व्यवसाय / विकास / डेटा माइग्रेशन / बुनियादी ढाँचा / शिक्षा *आपके विभाग
10- परिदृश्य: मानक योजना / विलंब वसूली / त्वरित *योजनाएँ जिनकी आप तुलना करना चाहते हैं
11- कार्य: ऊपर दी गई टीमों को सौंपे गए लगभग 100 कार्य स्वचालित रूप से उत्पन्न करें *यदि आपके पास वास्तविक कार्य हैं तो उन्हें पेस्ट करें
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13## बनाई जाने वाली शीट
141. प्रोजेक्ट Gantt (मुख्य): प्रति कार्य 1 पंक्ति x दैनिक ग्रिड। टीम द्वारा रंग-कोडित, पूर्ण/शेष के लिए शेडिंग, ◆ माइलस्टोन, संदर्भ तिथि के लिए लाल लंबवत रेखा।
152. कार्य डेटा: प्रत्येक परिदृश्य के लिए आरंभ तिथि, अवधि, कार्मिक और प्रगति।
163. संसाधन लोडिंग: दैनिक समवर्ती कार्मिकों को एकत्रित करने वाला हीटमैप।
174. लागत सारांश: टीम इकाई मूल्य x मानव-दिवस की तुलना परिदृश्य द्वारा की गई।
185. विलंब/जोखिम: "विलंब" निर्णय यदि वास्तविक योजना से 10pt पीछे है, तो शीर्ष 10 को स्वचालित रूप से निकालें।
196. संवेदनशीलता विश्लेषण: मैट्रिक्स दिखाता है कि स्टाफिंग दर x अवधि संपीड़न दर के साथ पूर्णता तिथि कैसे बदलती है।
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21## संचालन तंत्र (मुख्य भाग)
22- Gantt के शीर्ष पर 3 ड्रॉपडाउन: परिदृश्य / टीम फ़िल्टर / संदर्भ सप्ताह।
23- इनमें से किसी को भी बदलने से फ़ॉर्मूले के माध्यम से बार, KPI, चार्ट और विलंब निर्णय अपडेट होते हैं।
24- Gantt बार सेल फ़ॉर्मूले + कंडीशनल फ़ॉर्मेटिंग का उपयोग करके खींचे जाते हैं (कोई आकार या चित्र नहीं)।
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26## बाधाएँ
27- कोई मैक्रो, VBA, या बाहरी ऐड-इन नहीं। केवल फ़ॉर्मूले।
28- हेडर में KPI कार्ड: कार्य दिवस / कुल मानव-घंटे / कुल लागत / अधिकतम स्टाफिंग / प्रगति / विलंबों की संख्या।
29- नमूना डेटा ठीक है, लेकिन संख्याएँ लगातार जुड़ी होनी चाहिए।
30- अंत में, सभी फ़ॉर्मूले की पुनर्गणना करें और वितरण से पहले शून्य त्रुटियों की पुष्टि करें।
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32## आउटपुट
33- एक .xlsx फ़ाइल (ड्रॉपडाउन को छूने पर काम करने के लिए तैयार)।

जब आप इसे अन्य कार्यों के लिए बनाना चाहते हैं

यह प्रॉम्प्ट प्रोजेक्ट शेड्यूल के लिए विशिष्ट दिखता है, लेकिन यह वास्तव में अन्य कार्यों के लिए काम करता है यदि आप सिर्फ सामग्री बदलते हैं। आपको केवल "## आधार" के तहत 5 पंक्तियों को छूने की आवश्यकता है।

नए कारखाने के लॉन्च के लिए, अवधि 52 सप्ताह और टीमों को उपकरण / उत्पादन तकनीक / QA / भर्ती पर सेट करें।

नए उत्पाद लॉन्च के लिए, उत्पाद विकास / विपणन / बिक्री / SCM के साथ 20 सप्ताह। भर्ती योजना के लिए, HR / प्रत्येक विभाग के साथ 26 सप्ताह।

बस परिदृश्यों को उन योजनाओं से बदलें जिनकी आप तुलना करना चाहते हैं, जैसे "मानक / कम आवेदक / बढ़ी हुई एजेंसी सहायता।"

आपको "## बनाई जाने वाली शीट" के नीचे कुछ भी छूने की आवश्यकता नहीं है।

वह भाग बताता है कि Excel शीट कैसे बनाई जाए, इसलिए यह थीम बदलने पर भी काम करता है।

सफल जनरेशन के लिए 3 टिप्स

1. स्पष्ट रूप से "कोई मैक्रो नहीं" बताएं

**यदि आप नहीं बताते हैं, तो यह VBA का उपयोग करने का प्रयास करेगा। मैक्रो-सक्षम फ़ाइलें साझा करने पर चेतावनी देती हैं, और लोग उन्हें नहीं खोलेंगे। इसे केवल "फ़ॉर्मूले और कंडीशनल फ़ॉर्मेटिंग" तक सीमित करके, AI कंडीशनल फ़ॉर्मेटिंग के साथ रचनात्मक होना शुरू कर देता है।

**2. सफलता की शर्त एक वाक्य में प्रदान करें

**"सफलता को इस रूप में परिभाषित किया गया है कि जब परिदृश्य बदले जाते हैं तो पूरा बोर्ड फिर से खिंच जाता है।" इस वाक्य के होने या न होने से बहुत फर्क पड़ता है। लिखें कि जब आप "जीतते" हैं तो यह कैसा दिखना चाहिए, न कि केवल क्या बनाना है। यह सबसे प्रभावी टिप है।

**3. अंत में "पुनर्गणना करें और शून्य त्रुटियों की जाँच करें" लिखें

**इसके बिना, फ़ॉर्मूले टूटे हुए वितरित हो सकते हैं। आप निरीक्षण प्रक्रिया को सिर्फ एक पंक्ति में शामिल कर सकते हैं।

उसी तर्क को अन्य कार्यों पर लागू करना

दिलचस्प हिस्सा Gantt चार्ट ही नहीं है, बल्कि वह ढाँचा है जहाँ आधार बदलने पर सब कुछ फिर से खिंच जाता है।

इसलिए, उसी ढाँचे का उपयोग करके, मैंने इसे पूरी तरह से अलग कार्यों के लिए आज़माया।

**24-घंटे की शिफ्ट बोर्ड

**42 लोगों x 28 दिनों के लिए एक शिफ्ट टेबल। जब आप परिदृश्य को "पीक सीज़न (1.4x वॉल्यूम)" में बदलते हैं, तो श्रम की कमी वाले दिन लाल हो जाते हैं, और 6-दिवसीय कार्य सीमा या आराम अंतराल के उल्लंघन स्वचालित रूप से फ़्लैग हो जाते हैं। कानूनी उल्लंघन खोजने के लिए शिफ्ट टेबल को घूरने का काम सिर्फ रंगों को देखना बन जाता है।

**उपकरण हानि और सुधार प्रभाव बोर्ड

**15 मशीनें x 3 शिफ्ट x 42 दिन हानि प्रकार के अनुसार रंग-कोडित। परिदृश्य को "उन्नत निवारक रखरखाव" में बदलने पर बार हरे हो जाते हैं, OEE 64.0% से बढ़कर 72.9% हो जाता है, और वार्षिक प्रभाव "73.41 मिलियन येन" की गणना की जाती है। सुधार प्रस्ताव के लिए आवश्यक संख्याएँ सभी इस एक शीट पर एकत्रित होती हैं।

निष्कर्ष

Excel उस चीज़ से बदल गया है जिसे आप "बनाते" हैं उस चीज़ में जिसे आप "AI से बनवाते" हैं। हमारा शेष कार्य केवल दिशा निर्धारित करना और यह देखना है कि सफलता कैसी दिखती है।

अधिक जानकारी के लिए, कृपया नोट देखें।

• शिफ्ट बोर्ड और उपकरण हानि बोर्ड के लिए दो प्रॉम्प्ट
• तीन तालिकाओं के लिए Excel डेटा (मैं चाहता हूँ कि आप उन्हें छूएँ और हिलाएँ)

यहाँ देखें ↓↓

https://note.com/uchita_success/n/n693b5dd68246

अंत तक पढ़ने के लिए धन्यवाद।