Copilot के साथ 39,000 घंटों की बचत: वैश्विक कंपनियों के 20 उपयोग के मामले

कई कंपनियां "Copilot" और "Gemini" जैसे AI टूल्स के इस्तेमाल की अनुमति देती हैं। क्या आप उनका प्रभावी ढंग से उपयोग कर रहे हैं?

व्यक्तिगत रूप से, मैं अपने निजी जीवन में मुख्य रूप से ChatGPT और Claude Code का उपयोग करता हूं, और सच कहूं तो, मैं काम पर Copilot का ज्यादा उपयोग नहीं कर रहा था। हालांकि, हाल के वर्षों में, Copilot में उल्लेखनीय विकास हुआ है, और कंपनी के दस्तावेजों और चैट के लिए आउटपुट में काफी बदलाव आया है।

इसने मुझे यह जांचने के लिए प्रेरित किया कि विदेशी कंपनियां इसका उपयोग कैसे कर रही हैं, इसलिए मैंने वैश्विक केस स्टडीज पर गहन शोध किया।

सबसे पहले, दुबई के एक बैंक ने घोषणा की कि उसने Copilot का उपयोग करके प्रति वर्ष 39,000 घंटे बचाए: कमर्शियल बैंक ऑफ दुबई। यदि आप एक व्यक्ति द्वारा प्रति वर्ष 2,000 घंटे काम करने के आधार पर गणना करते हैं, तो यह लगभग 19 लोगों के काम के समय के बराबर है।

संख्याओं को देखकर, आप सोच सकते हैं कि पैमाना अलग है। लेकिन जब आप अंदर देखते हैं, तो वे कुछ खास नहीं कर रहे थे। ऑडिट दस्तावेज़ पढ़ना, एक्सेल डेटा एकत्र करना, अनुबंधों की तुलना करना, मीटिंग नोट्स लेना—ऐसे कार्य जो किसी भी कंपनी में पाए जाते हैं।

अंतर यह था कि उन्होंने Copilot को कार्य कैसे "सौंपे"।

उदाहरण के लिए, मीटिंग की तैयारी। ज़्यादातर लोग मीटिंग से ठीक पहले ईमेल खोजते हैं, पिछले मिनट्स खोलते हैं, और सामग्री ढूंढते हैं। यदि आप इसे Copilot को सौंपते हैं, तो यह इस तरह दिखता है:

1कृपया कंपनी XX के साथ आज की बैठक की तैयारी करें।
2पिछले 30 दिनों के प्रासंगिक ईमेल, पिछली Teams मीटिंग्स और मेरी पहुंच के भीतर संबंधित दस्तावेज़ देखें।
3
4कृपया निम्नलिखित का सारांश दें:
5
6अब तक की प्रगति
7- पिछली बार लिए गए निर्णय
8- दूसरे पक्ष के अनुरोध
9- हमने क्या वादा किया है
10- अभी तक हल न हुए मुद्दे
11- आज पुष्टि करने के लिए 5 प्रश्न
12- आज तय करने वाली बातें
13
14कृपया इसे इतनी लंबाई में रखें कि 3 मिनट से कम समय में पढ़ा जा सके।
15जिस सामग्री की पुष्टि नहीं की जा सकती, उसके बारे में अनुमान न लगाएं; "कोई जानकारी नहीं" लिखें।

इसका मतलब है "सौंपना।" यह सिर्फ "सारांशित करना" या "ईमेल लिखना" नहीं है। आप काम का एक पूरा हिस्सा सौंप रहे हैं। इस लेख में, मैं 20 ऐसे तरीके प्रदान करूंगा जिनसे विदेशी कंपनियां वास्तव में काम को कॉपी-पेस्ट करने योग्य प्रारूप में सौंप रही हैं। मैं 39,000 घंटों के विवरण और यह तय करने के तरीके के बारे में भी लिखूंगा कि आपको अपने कौन से कार्य सौंपने चाहिए।

स्पष्ट होने के लिए, इस लेख के सभी आंकड़े Microsoft के कस्टमर स्टोरीज़ में सूचीबद्ध कंपनियों द्वारा स्वयं-रिपोर्ट किए गए मान हैं। वे तीसरे पक्ष द्वारा ऑडिट नहीं किए गए हैं। कृपया इसे ध्यान में रखकर पढ़ें।

39,000 घंटों का विवरण

कमर्शियल बैंक ऑफ दुबई द्वारा प्रकाशित विवरण विभागों के अनुसार विभाजित है।

ऑडिट विभाग: प्रति माह 56 घंटे बचाए गए। वे Copilot को नियामक दस्तावेज़ पढ़ने, विरोधाभास खोजने और जोखिम सूची तैयार करने का काम देते हैं।

लेखा विभाग: मैन्युअल रिपोर्ट निर्माण में प्रति सप्ताह 12 घंटे तक की बचत। वे एक्सेल डेटा से रुझानों का विश्लेषण करने और PowerPoint प्रस्तुतियों के लिए संरचना भी बनाने का काम देते हैं।

मानव संसाधन विभाग: प्रति माह 20 घंटे बचाए गए।

बोर्ड सचिवालय: प्रति माह 15 घंटे बचाए गए। वे बड़ी मात्रा में मीटिंग सारांश और कार्य निष्कर्षण को संसाधित करते हैं।

कानूनी विभाग: वे कंपनी के मानक टेम्पलेट्स के साथ अनुबंधों की तुलना करने और केवल अंतर निकालने का काम देते हैं।

स्रोत: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24341-commercial-bank-of-dubai-microsoft-365-copilot

जब आप उन्हें एक पंक्ति में रखते हैं, तो आप देखते हैं कि इनमें से कोई भी "ऐसे कार्य नहीं हैं जो कुछ नया बनाते हैं।" यह सिर्फ चार चीजें हैं: पढ़ना, तुलना करना, खोजना और सारांशित करना।

और इस बैंक ने सबसे प्रभावी काम वास्तव में टूल सेटिंग्स नहीं किया। उन्होंने तीन "प्रॉम्प्ट-ए-थॉन" आयोजित किए। प्रत्येक विभाग ने अपने काम में Copilot से क्या करवाना है, इसके लिए विचार लाए और सफल लेखन शैलियों को कंपनी के भीतर "सुपर प्रॉम्प्ट्स" के रूप में साझा किया। शुरुआती प्रतिभागियों के बीच उपयोग दर 85% थी।

दूसरे शब्दों में, 39,000 घंटे एक स्मार्ट AI द्वारा स्वचालित रूप से बनाए गए घंटे नहीं थे, बल्कि कर्मचारियों द्वारा अपने काम को विघटित करने और उसे सौंपने का परिणाम थे।

अन्य कंपनियों में भी ऐसी ही चीजें हो रही हैं।

XP Inc., एक ब्राज़ीलियाई वित्तीय सेवा फर्म, ने मीटिंग्स और मिनट्स में 9,000 घंटे से अधिक की संचयी कमी की घोषणा की। उन्होंने कहा कि आंतरिक ऑडिट दक्षता में 30% सुधार हुआ।

स्रोत: https://www.microsoft.com/en/customers/story/20560-xp-microsoft-365

यूके के Somerset Council में, 87% उपयोगकर्ताओं ने प्रभाव महसूस किया, प्रति माह औसतन 10 घंटे की दक्षता लाभ की सूचना दी।

स्रोत: https://www.microsoft.com/en/customers/story/22699-somerset-council-microsoft-365-copilot

जब तक आप इसे "सवाल पूछने वाला AI" समझते हैं, तब तक इसके उपयोग नहीं बढ़ेंगे

यह सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है, तो आइए पहले इसे व्यवस्थित करें। यदि आप Copilot को एक "AI जिससे आप कुछ भी पूछ सकते हैं" मानते हैं, तो आप जल्दी ही उपयोगों से बाहर हो जाएंगे। इसे सारांशित करें। एक ईमेल लिखें। मुझे 10 विचार दें। यह आमतौर पर इन तीनों पर रुक जाता है।

Copilot को अन्य जनरेटिव AIs से अलग करने वाली चीज़ इसकी बुद्धिमत्ता नहीं है। यह कंपनी के भीतर जानकारी को सामग्री के रूप में उपयोग करने की क्षमता है।

Microsoft 365 Copilot Microsoft Graph के माध्यम से आपकी मूल पहुंच के भीतर ईमेल, चैट, मीटिंग्स और दस्तावेज़ों का संदर्भ देकर उत्तर बनाता है।

स्रोत: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-architecture

दूसरे शब्दों में, Copilot एक "AI है जो कंपनी के अंदर रखी गई उस जानकारी को ढूंढ सकता है जिसे आप देख सकते हैं।"

इसे ध्यान में रखने से कार्यों को सौंपने का तरीका बदल जाता है।

पूछकर उपयोग: "मुझे बताएं कि मीटिंग मिनट्स कैसे लिखें।"

सौंपकर उपयोग: "आज की मीटिंग सामग्री से, निर्णय, लंबित मदें, जिम्मेदार व्यक्ति और समय सीमा निकालें, और प्रतिभागियों के लिए एक फॉलो-अप ईमेल भी बनाएं।"

पहला AI से ज्ञान मांग रहा है। दूसरा काम को ही सौंप रहा है।

यदि आप दैनिक कार्य को तोड़ते हैं, तो इसमें अधिकतर ये 7 क्रियाएं शामिल होती हैं: खोजना, पढ़ना, सारांशित करना, तुलना करना, लिखना, इनपुट करना और साझा करना। Copilot इन 7 में मजबूत है। इसके विपरीत, "निर्णय लेना" और "जिम्मेदारी लेना" मानव पक्ष पर रहता है।

अनुमतियों के बारे में अक्सर गलत समझे जाने वाले एक बिंदु पर ध्यान दें: Copilot स्थापित करने का मतलब यह नहीं है कि कर्मचारी कंपनी की सभी जानकारी देख सकते हैं। यह केवल उस जानकारी का उपयोग करता है जिस तक उनकी मूल रूप से पहुंच है। इसके विपरीत, उन कंपनियों के लिए जहां SharePoint अनुमति सेटिंग्स शुरू से बहुत व्यापक हैं, उसे ठीक करना प्राथमिकता है।

20 सौंपने के तरीकों का नक्शा

यहां से, मैं 20 आइटम प्रस्तुत करूंगा, जो 4 समूहों में विभाजित हैं।

मीटिंग्स और ईमेल (1-6): ऐसे स्थान जहां आप आज से शुरू कर सकते हैं और सबसे तेज़ प्रभाव देख सकते हैं।

एक्सेल और दस्तावेज़ निर्माण (7-11): संख्याओं से जुड़ा काम। समय कम करने की सबसे बड़ी संभावना वाला क्षेत्र।

बिक्री और ग्राहक सहायता (12-15): Copilot को "व्यावसायिक प्रणालियों" में एकीकृत करना। यहां कठिनाई का स्तर एक पायदान ऊपर चला जाता है।

आंतरिक प्रश्न और व्यवस्थितकरण (16-20): उन कार्यों को बदलना जहां एक ही प्रश्न बार-बार पूछे जाते हैं, समर्पित AIs के साथ। यह विदेशी कंपनियों का लक्ष्य है।

यदि आपके पास समय नहीं है, तो केवल 1, 2 और 7 देखें। ये तीन मीटिंग्स और एक्सेल को पूरी तरह से बदल देंगे।

मीटिंग्स और ईमेल सौंपना (1-6)

1. मीटिंग से 3 मिनट पहले इसका सारांश तैयार करवाएं

अब तक: मीटिंग से ठीक पहले ईमेल खोजें, पिछले मिनट्स खोलें, Teams में स्क्रॉल करें और यह सोचकर घबराएं कि "पिछली बार हमने क्या तय किया था?"

सौंपना: प्रासंगिक ईमेल, मीटिंग्स और दस्तावेज़ों को पृष्ठभूमि, चर्चा बिंदुओं और सुझाए गए प्रश्नों में सारांशित करवाएं। शुरुआत में प्रॉम्प्ट यह है।

विदेशी उदाहरण: Hargreaves Lansdown ग्राहक बैठकों से पहले तैयारी और बाद में दस्तावेज़ निर्माण के लिए Copilot का उपयोग करता है। उनका लक्ष्य दस्तावेज़ीकरण कार्य को 4 घंटे से घटाकर 1 घंटा करना है, प्रारंभिक अनुमानों के साथ प्रति सप्ताह 2-3 घंटे की बचत होती है।

स्रोत: https://www.microsoft.com/en/customers/story/1700944299531611959-hargreaves-lansdown-microsoft-365-copilot-united-kingdom

2. मीटिंग के दौरान बेताबी से नोट्स लेना बंद करें

अब तक: एक साथ सुनना, नोट्स लेना और अगले प्रश्न के बारे में सोचना। एक साथ तीन काम करना, और सब अधूरे रह जाते हैं।

सौंपना: Teams मीटिंग सामग्री से मुख्य बिंदु, निर्णय और अगली कार्रवाई निकलवाएं। कुंजी स्पष्ट रूप से यह बताना है कि "बैठक में चर्चा न की गई चीजें न बनाएं।"

▼ यहां से कॉपी करें
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कृपया इस बैठक को निम्नलिखित 5 मदों में व्यवस्थित करें:

1. निष्कर्ष
2. लिए गए निर्णय
3. अभी तक तय न की गई बातें
4. कौन क्या करता है
5. अगली बार तक करने वाली बातें

बैठक में उल्लिखित नहीं किए गए जिम्मेदार व्यक्तियों या समय सीमाओं का आविष्कार न करें।
तय न की गई बातों के लिए "निर्धारित नहीं" लिखें।
``

▲ यहां तक

3. मिनट्स पर न रुकें; फॉलो-अप ईमेल लिखवाएं

सौंपना: इस पूरे प्रवाह को एक प्रॉम्प्ट में सौंपें।
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इस बैठक के आधार पर, कृपया निम्नलिखित व्यवस्थित करें:

1. निर्णय
2. लंबित मदें
3. जिम्मेदार व्यक्ति के अनुसार कार्रवाई
4. समय सीमाएं
5. अगली बार की तैयारी

अंत में, प्रतिभागियों को 300 वर्णों के भीतर एक फॉलो-अप ईमेल बनाएं।
बैठक में न होने वाली सामग्री को पूरक न करें।
``

विदेशी उदाहरण: मध्य पूर्व की Unifonic बिक्री प्रतिनिधियों को सारांश और कार्य निष्कर्षण के लिए Copilot का उपयोग करवाती है, मीटिंग के तुरंत बाद अगले कदम के ईमेल भेजती है। वे प्रति व्यक्ति प्रति दिन 2-3 घंटे की बचत की रिपोर्ट करते हैं।

स्रोत: https://www.microsoft.com/en/customers/story/23690-unifonic-microsoft-365-e5

4. लंबे ईमेल को केवल "मुझे क्या करना है" में बदलें

सौंपना: सारांश के बजाय, अपनी अगली कार्रवाई आउटपुट करवाएं।
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कृपया इस ईमेल थ्रेड को व्यवस्थित करें।

1. क्या हो रहा है
2. वर्तमान चर्चा बिंदु
3. मेरे लिए अनुरोध
4. समय सीमाएं
5. मुझे जवाब में क्या पुष्टि करनी चाहिए

अंत में, लगभग 150 वर्णों का एक ड्राफ्ट रिप्लाई बनाएं।
``

विदेशी उदाहरण: स्विट्जरलैंड की Zurich Insurance लंबे थ्रेड्स को सारांशित करने और रिप्लाई बनाने के लिए इसका उपयोग करती है। वे अगले वर्ष लगभग 14,000 घंटे की कमी का अनुमान लगाते हैं।

स्रोत: https://www.microsoft.com/en/customers/story/23452-zurich-schweiz-microsoft-365-copilot-for-sales

5. सुबह सबसे पहले दिन के काम का सारांश तैयार करवाएं
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कृपया आज के शेड्यूल और मुझसे संबंधित महत्वपूर्ण कार्य को व्यवस्थित करें।

1. आज की बैठकें
2. बैठकों से पहले तैयार करने वाली चीजें
3. जवाब की आवश्यकता वाले महत्वपूर्ण ईमेल
4. निकट आ रही समय सीमा वाले कार्य
5. आज करने वाली चीजें

कृपया प्रत्येक को उच्च, मध्यम या निम्न के रूप में प्राथमिकता दें।
``

विदेशी उदाहरण: ग्रीस की HELLENiQ ENERGY कैलेंडर से दैनिक ब्रीफिंग बनवाती है। 70% उपयोगकर्ताओं ने उत्पादकता लाभ की सूचना दी।

स्रोत: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24670-helleniq-energy-microsoft-365-copilot

6. छुट्टी के बाद "क्या हुआ?" को महत्व के अनुसार क्रमबद्ध करें
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[दिनांक] से [दिनांक] तक मेरी अनुपस्थिति की अवधि के संबंध में, कृपया उन ईमेल, Teams और मीटिंग्स से जानकारी व्यवस्थित करें जिन्हें मैं एक्सेस कर सकता हूं।

1. महत्वपूर्ण निर्णय
2. मुझसे संबंधित अनुरोध
3. समय सीमा वाली चीजें
4. होने वाली समस्याएं
5. जवाब की आवश्यकता वाली चीजें

कृपया उन्हें महत्व के क्रम में सूचीबद्ध करें।
``

एक्सेल और दस्तावेज़ निर्माण सौंपना (7-11)

7. एक्सेल को "एकत्रीकरण के उपकरण" से "सोचने के उपकरण" में बदलें

सौंपना: देखने का क्रम निर्दिष्ट करें। इससे निर्णायक अंतर आता है।
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कृपया इस एक्सेल डेटा के संबंध में निम्नलिखित की जांच करें:

1. माह-दर-माह परिवर्तन
2. वर्ष-दर-वर्ष परिवर्तन
3. वे मदें जो काफी बढ़ी हैं
4. वे मदें जो काफी घटी हैं
5. असामान्य मान
6. शीर्ष 3 अच्छी मदें
7. निचली 3 खराब मदें

फिर, इस क्रम में सारांशित करें:
तथ्य → कारण की परिकल्पना → आगे पुष्टि करने के लिए डेटा → अगली कार्रवाई
संख्याओं को इस तरह दिखाएं कि स्रोत डेटा से क्रॉस-रेफरेंस किया जा सके।
``

8. विश्लेषण पर न रुकें; PowerPoint संरचना बनवाएं
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मैं प्रबंधन बैठक में इन विश्लेषण परिणामों की व्याख्या करूंगा।
कृपया 5 स्लाइड्स की एक PowerPoint संरचना बनाएं।

स्लाइड 1: निष्कर्ष स्लाइड 2: महत्वपूर्ण संख्याएं स्लाइड 3: महत्वपूर्ण परिवर्तन स्लाइड 4: कारण की परिकल्पना स्लाइड 5: अगले कदम

प्रत्येक पृष्ठ के लिए, एक शीर्षक और सामग्री बनाएं। स्रोत डेटा से संख्याएं न बदलें।
``

9. उन समाधानों और रिपोर्टों को मानकीकृत करें जो लगभग हर महीने समान होते हैं

विदेशी उदाहरण: U.S. Venture ने नियमित क्रेडिट कार्ड और बैंक स्टेटमेंट समाधान के लिए Copilot for Finance पेश किया। उन्होंने लेखा विभाग में प्रति माह 30 घंटे से अधिक की बचत की।

स्रोत: https://www.microsoft.com/en/customers/story/20600-us-venture-microsoft-365-copilot-for-finance

10. किसी इंसान के पढ़ने से पहले लंबे अनुरोध दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करवाएं
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कृपया इस RFP (अनुरोध प्रस्ताव) को पढ़ें।
निम्नलिखित को मद के अनुसार व्यवस्थित करें:

1. अनिवार्य शर्तें
2. वितरण योग्य वस्तुएं
3. सबमिशन की समय सीमा
4. वे बिंदु जिनका मूल्यांकन होने की संभावना है
5. लापता जानकारी

हमें जो चीजें तैयार करने की आवश्यकता है
संलग्न करें कि प्रत्येक मद दस्तावेज़ में कहां लिखी गई थी। अंत में, एक प्रस्ताव संरचना ड्राफ्ट बनाएं।
``

विदेशी उदाहरण: कुवैत की Petrochemical Industries Company ने RFP से संबंधित कार्य को एक सप्ताह से अधिक से घटाकर एक दिन से भी कम कर दिया।

स्रोत: https://www.microsoft.com/en/customers/story/1776965075841351020-petrochemical-industries-company-microsoft-365-energy-en-kuwait

11. पिछले सफल प्रस्तावों से एक नए प्रस्ताव के लिए ड्राफ्ट बनाएं

विदेशी उदाहरण: अमेरिका के Industrialized Construction Group ने पिछले प्रस्तावों और टेम्पलेट्स से नए प्रस्ताव बनाकर प्रस्ताव प्रतिक्रिया समय में 80% की कमी की।

स्रोत: https://www.microsoft.com/en/customers/story/23620-icg-microsoft-365-copilot

बिक्री और ग्राहक सहायता सौंपना (12-15)

12. व्यावसायिक बैठक से पहले सूचना संग्रह से सौंपें
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कृपया कंपनी XX के साथ अगली बैठक की तैयारी करें।

1. वर्तमान लेन-देन की स्थिति
2. पिछले ईमेल में दिखाई देने वाले मुद्दे
3. पिछले वादे
4. अभी तक हल न हुए मुद्दे
5. इस बार पूछने के लिए प्रश्न
6. इस बार प्रस्तावित की जा सकने वाली चीजें

उन मदों के लिए "कोई जानकारी नहीं" लिखें जिनकी पुष्टि नहीं की जा सकती।
``

13. CRM इनपुट को "बाद में करने का कार्य" न बनाएं

सौंपना: CRM खोलने के लिए जाना बंद करें; इसे Outlook और Teams से अपडेट करें जहां आप हमेशा काम करते हैं। विशेष रूप से, Copilot for Sales का उपयोग करके ईमेल प्राप्तकर्ताओं को केस से लिंक करें और मीटिंग नोट्स सीधे CRM में रिकॉर्ड करें।

विदेशी उदाहरण: नीदरलैंड की KPN ने Salesforce को Outlook/Teams से जोड़ा। 69% बिक्री प्रतिनिधियों ने प्रस्ताव की गुणवत्ता में सुधार की सूचना दी।

स्रोत: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24202-kpn-microsoft-365-copilot-for-sales

14. 100 ग्राहक आवाजों को अकेले इंसानों से वर्गीकृत न करें
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कृपया इन ग्राहक सर्वेक्षणों को समान राय के समूहों में वर्गीकृत करें।
प्रत्येक समूह के लिए, निम्नलिखित व्यवस्थित करें:

1. मामलों की संख्या
2. प्रतिनिधि राय
3. यह अच्छी राय है या बुरी
4. संभावित कारण
5. सुधार के उपाय

कम मामलों वाली राय को हटाएं नहीं; उन्हें एक अलग अनुभाग में छोड़ दें।
``

15. अनुबंध "अंतर खोजने" के लिए हैं, "निर्णय लेने" के लिए नहीं
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कृपया इस अनुबंध की हमारे मानक अनुबंध से तुलना करें।
खंड के अनुसार वर्गीकृत करें:
- समान
- भिन्न
- लापता

"भिन्न" या "लापता" के लिए, इंगित करें कि क्या अलग है, हमारी ओर से जोखिम और प्रभारी व्यक्ति के लिए प्रश्न। अंतिम कानूनी निर्णय न लें। हमेशा आधार दिखाएं।
``

विदेशी उदाहरण: यूके की Vodafone कानूनी विभाग में इसका इस तरह उपयोग करती है। उपयोगकर्ता प्रति सप्ताह औसतन 4 घंटे की बचत की रिपोर्ट करते हैं।

स्रोत: https://www.microsoft.com/en/customers/story/19346-vodafone-microsoft-365-copilot

आंतरिक प्रश्न और व्यवस्थितकरण सौंपना (16-20)

16. एक समर्पित AI को HR के लिए "समान प्रश्नों" का उत्तर दें

विदेशी उदाहरण: Marlabs ने कई HR सिस्टम्स में एक Agent बनाया, लगभग 80% पूछताछ को संसाधित किया और प्रतिक्रिया समय को 60% से अधिक छोटा किया।

स्रोत: https://www.microsoft.com/en/customers/story/26644-marlabs-microsoft-365-copilot

17. नए लोगों के लिए "यह कहां लिखा है?" को खत्म करें

विदेशी उदाहरण: अर्जेंटीना के Banco Ciudad ने कार्ड और ऋण जैसी आंतरिक प्रक्रियाओं का समर्थन करने के लिए एक Agent बनाया, जो Teams से सुलभ हो। उन्होंने सालाना 2,400 घंटे उच्च-मूल्य वाले काम पर लगाए।

स्रोत: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24281-banco-de-la-ciudad-de-buenos-aires-microsoft-365-copilot

18. पेपर मैनुअल को 3 सेकंड में खोजने योग्य बनाएं

विदेशी उदाहरण: ब्राज़ीलियाई रेलवे लॉजिस्टिक्स कंपनी Rumo में, ड्राइवर 4 किलो के पेपर मैनुअल ले जाते थे। प्रक्रियाओं को खोजने में 4 मिनट से अधिक लगते थे। उन्होंने 3 सेकंड में खोजने के लिए एक Agent बनाया, जिससे सालाना 7,644 घंटे बचे।

स्रोत: https://www.microsoft.com/en/customers/story/25656-rumo-microsoft-copilot-studio

19. सप्ताह में 3 बार से अधिक उपयोग किए जाने वाले प्रॉम्प्ट को Agent में बदलें

विदेशी उदाहरण: अमेरिका की State Farm के पास एक प्रणाली है जहां कर्मचारी Agent बना सकते हैं। 3,000 से अधिक Agent बनाए गए, जिनमें से 41 उत्पादन उपयोग के लिए जोखिम समीक्षा पास कर गए।

स्रोत: https://www.microsoft.com/en/customers/story/26947-state-farm-microsoft-power-platform

20. जानकारी को एक जगह इकट्ठा करें। यदि आप ऐसा नहीं करते हैं, तो बाकी 19 काम नहीं करेंगे

विदेशी उदाहरण: कोरिया की Hyundai Glovis ने जानकारी को OneDrive और SharePoint में समेकित करने पर ध्यान केंद्रित किया, यह निर्णय लेते हुए कि यदि डेटा स्थानीय डिस्क पर रहा तो Copilot का उपयोग नहीं किया जा सकता।

स्रोत: https://www.microsoft.com/en/customers/story/25103-hyundai-glovis-microsoft-365

स्कोर द्वारा तय करना कि कौन सा काम सौंपना है

आपको सभी 20 करने की आवश्यकता नहीं है। तय करने के लिए इस सूत्र का उपयोग करें:

प्राथमिकता = आवृत्ति + आवश्यक समय + दिनचर्या स्तर + डेटा तत्परता - जोखिम

(प्रत्येक को 1-5 अंक दें)

उदाहरण के लिए, साप्ताहिक मीटिंग मिनट्स: आवृत्ति 5, समय 4, दिनचर्या 5, डेटा 5, जोखिम 1 = कुल 18 अंक। उच्च प्राथमिकता।

कंपनी साझाकरण के लिए 6 सामान्य शब्द

यदि आप कंपनी के भीतर भाषा को संरेखित करना चाहते हैं, तो ये 6 पर्याप्त हैं:

• MTG: बैठकों को "तय, लंबित, जिम्मेदार, समय सीमा, अगली कार्रवाई" में व्यवस्थित करें।
• MAIL: ईमेल को "मुख्य बिंदु, अनुरोध, समय सीमा, उत्तर ड्राफ्ट" में बदलें।
• DOC: दस्तावेज़ों को "सारांश, बिंदु, जोखिम, कार्रवाई, आधार" में विघटित करें।
• LEGAL: अनुबंधों/विनियमों की तुलना "अंतर, जोखिम, लापता, पुष्टि करने के लिए" से करें।
• SALES: ग्राहक जानकारी को "स्थिति, पिछला वादा, मुद्दा, अगला कदम" में व्यवस्थित करें।
• DATA: संख्याओं को "असामान्यता, परिवर्तन, परिकल्पना, विज़ुअलाइज़ेशन" के क्रम में देखें।

अंत में, कल करने के लिए बस एक काम

आपको कल से सभी 20 करने की आवश्यकता नहीं है। कल के लिए अपना शेड्यूल खोलें, एक मीटिंग चुनें, और इस लेख में पहला प्रॉम्प्ट सिर्फ एक बार आज़माएं। यही काफी है। यदि आपको लगता है कि यह उम्मीद से अधिक उपयोगी है, तो दूसरे (नोट्स) और सातवें (एक्सेल) तक विस्तार करें।

यदि आपके पास Copilot है लेकिन यह नहीं पता कि इसका उपयोग कैसे करें, तो यह AI की समस्या नहीं है—यह एक कार्य विघटन समस्या है। यह पूछने के बजाय कि "Copilot क्या कर सकता है?", पूछें: "कौन सा थकाऊ काम हर हफ्ते 2 घंटे से अधिक लेता है?" जो हिस्से आप Copilot को सौंप सकते हैं, वे आमतौर पर वहीं होते हैं।