Come avviare un'attività individuale con un dipendente AI

Le agenzie raramente perdono i clienti per la qualità del lavoro. I conti se ne vanno a causa dell'amministrazione che circonda il lavoro. Una promessa fatta in una call e mai messa per iscritto. Un round di revisioni che nessuno ha contato. Una fattura inviata con undici giorni di ritardo. Una proposta rimasta nella casella di posta di un potenziale cliente per due settimane perché il terzo follow-up non è mai avvenuto

Gestisco un'agenzia B2B. Due persone lavorano con me come collaboratori esterni, un designer e un media buyer, e la gestione dei clienti è sempre stata la parte più difficile da scalare, perché ogni miglioramento lì dipende dalla memoria di una persona, e la memoria non tiene insieme un'azienda oltre una certa dimensione

Quest'anno ho inserito un dipendente AI sul lato client. Si chiama Viktor, lavora dentro Slack o Microsoft Teams, e tutto ciò che fa deriva da nove messaggi che ho digitato in un canale in una sola sessione

Quello che segue è la configurazione stessa: nove messaggi così come sono nel mio workspace, con le specificità di questo settore scritte al loro interno

Nove messaggi, una descrizione del ruolo

Si leggono come una descrizione del ruolo e un regolamento, e vengono eseguiti prima di ogni task

Due descrivono l'attività e fissano i limiti. Quattro gestiscono il lavoro quotidiano e settimanale sui conti. Tre coprono i soldi e il team. Nessuno di questi è geniale, e nessuno menziona l'AI. Si leggono come la nota di onboarding che consegneresti a un nuovo account manager, ed è il complimento più alto che posso fare loro

Vivono in un singolo messaggio in cima al canale, e il file è il sistema. Quando un task viene inviato senza quel file, esce portando solo metà delle regole

Uno. Il file del cliente

Questo è il file su cui si appoggia tutto il resto

1Lavori per un'agenzia B2B. Gestiamo paid search, landing page e contenuti per clienti SaaS B2B e industriali. Tre persone: io, [designer], [media buyer].
2I retainer sono mensili, i progetti a tariffa fissa, e entrambi concordati prima dell'inizio dei lavori.
3Non quotare mai un prezzo, non promettere mai una data, non contattare mai direttamente un cliente.
4Qualsiasi cosa produci torna a me come bozza, e qualsiasi numero in essa contenuto nomina il file da cui proviene.
5Leggi questo prima di ogni task. Rispondi con tre righe su quello che pensi sia il tuo lavoro.

La risposta conta. Se le sue tre righe tornano con un'idea diversa del lavoro, il file è debole, e passerai la settimana a correggere il tono quando intendevi controllare il lavoro. La sua descrizione definiva il suo compito come leggere la storia del conto e far emergere ciò che richiede una decisione, trattando il resto come rumore. Questo è il lavoro

Due. La lettura mattutina

1Leggi le ultime 12 ore attraverso la inbox e i canali dei clienti. Restituisci, in questo ordine: qualsiasi cosa da un cliente attivo, qualsiasi cosa con una scadenza questa settimana, qualsiasi cosa da una proposta inviata negli ultimi 14 giorni, qualsiasi cosa non pagata oltre la scadenza.
2
3Salta newsletter, ricevute, cold outreach e qualsiasi cosa dove ero solo in copia. Una riga ciascuna: chi, cosa vogliono, cosa serve da me.

L'ordine porta il peso. Senza di esso ottieni un digest di tutto, leggi tutto, e il lavoro che hai provato a delegare torna sulla tua scrivania

Tre. Il pass QA prima della consegna

Questo è il messaggio che mi ha fatto risparmiare più soldi, perché in un'agenzia gli errori costosi sono quelli che il cliente trova per primo

1Esegui la lista QA contro [deliverable] prima che esca. Ogni affermazione tracciabile a una fonte che possiamo mostrare al cliente. Ogni numero corrispondente alla dashboard da cui proviene. Terminologia corrispondente ai termini del brand nel file del cliente.
2Una chiara richiesta al cliente, in una singola riga. Niente che prometta una data non concordata.
3
4Restituisci "pass" o la lista, con il file dietro ogni controllo. Non modificare il deliverable.

Un lettore extra tiene la stessa lista alle sette di sera con la stessa attenzione delle nove del mattino. Cattura il nome del cliente scritto male, la metrica presa dalla colonna sbagliata, la riga che promette una data che nessuno ha concordato

Quattro. Il registro delle revisioni

I round di revisione sono dove i margini svaniscono silenziosamente nei lavori a tariffa fissa. Qualcuno dice "solo un altro ritocco" quattro volte e il progetto smette di essere redditizio

1Da [thread], costruisci il registro delle revisioni: numero del round, cosa ha chiesto il cliente, chi lo possiede, cosa è stato consegnato, cosa è ancora aperto e da quanti giorni.
2
3Se una richiesta cade fuori dallo scope concordato, segnalala separatamente e tienila fuori dalla coda. Decido io se diventa un change order.

Due round di revisione sono prezzati in ogni progetto a tariffa fissa. Il registro è ciò che rende visibile il terzo mentre c'è ancora margine nel lavoro

Cinque. La bozza di status

I clienti non se ne vanno per una brutta settimana. Se ne vanno dopo un mese di domande su cosa sta succedendo.

1Bozza lo status del venerdì per [client]: cosa è stato consegnato questa settimana, cosa è in corso, cosa aspettiamo da loro, la prossima data che dobbiamo.
2
3Massimo sei righe. Frasi semplici, date dove servono le date.
4
5Se il retainer è oltre tre quarti utilizzati, aggiungi una riga con la posizione e le opzioni.

Quell'ultima riga trasforma una sorpresa sul budget in una conversazione due settimane prima.

Sei. La scala di follow-up della proposta

Le proposte non si perdono da sole. Vengono perse

1Per [proposal] inviata il [date]: giorno 3, una breve nota con un nuovo fatto rilevante dal loro settore. Giorno 7, un angolo diverso, ad esempio un lavoro comparabile o una domanda sul loro processo di revisione. Giorno 14, una chiusura chiara: sì o no, e una data.
2
3Mantieni queste date e ricordamelo al mattino. Solo bozze, invio io.

La regola che rende questo tollerabile si trova nello stesso file: ogni touch porta qualcosa di nuovo, un esempio, un fatto dal loro mercato, o una domanda. In un giorno senza nulla da aggiungere, saltiamo il touch

Le proposte raramente muoiono per un "no". Muoiono per un "forse", e la scala è l'unica parte di questo che tratta il silenzio come una fase nella vendita

Sette. L'inseguimento delle fatture

Il cash è il vincolo in una piccola agenzia, non il profitto

1Le fatture sono net 7. Giorno 8, un breve promemoria con la fattura allegata. Giorno 15, una nota più ferma che nomina la pausa nel lavoro. Giorno 22, dimmelo e non bozzare nient'altro.
2Tieni la lista: chi, importo, giorni di insoluto, e cosa è stato consegnato contro di essa.

Lui bozza e mantiene il record. Io premo invia, ed è per questo che la relazione resta mia

La pausa al giorno 15 è scritta nell'accordo di retainer nella prima pagina, il che significa che nominarla successivamente appare come un termine del contratto e rimane fuori dalla relazione

Otto. La risposta al cambio di scope

La richiesta arriva via email e arriva sempre suonando piccola

1[client] ha chiesto [request], che non è nel statement of work. Bozza una risposta: conferma che abbiamo sentito, chiamalo un cambio, e allega un change order con lo scope, un placeholder di prezzo [number] e un placeholder di consegna [date].
2
3Nessuno sconto, nessun campione gratuito, nessuna scusa per aver fatturato. Imposterò io i numeri prima che venga inviato.

Fatturare per il lavoro fuori scope dipende dalle parole, e questo messaggio gestisce le parole mentre tutti sono ancora amichevoli

Nove. Il gate

L'ultimo messaggio è quello che rende sicuri gli altri otto da eseguire

1Prima di qualsiasi cosa che invii, spenda, o raggiunga un cliente: pubblica il piano, lo strumento, il costo in crediti, e il testo esatto. Aspetta il mio sì.
2
3Se un numero appare in qualsiasi cosa un cliente leggerà, nomina il file sorgente.
4
5Escalare a me ogni volta: prezzi, scope, scadenze, scuse, qualsiasi cosa legale.

Questa è la relazione di lavoro. Lui propone, io approvo, e l'approvazione è un click. I nove messaggi sopra funzionano senza supervisione solo perché questo uno si ferma alla soglia di qualsiasi cosa lasci l'edificio

Il team usa lo stesso dipendente

L'accesso segue l'appartenenza al canale. Il designer è nei canali di progetto, il media buyer è nei canali di performance, io sono in tutti. La stanza decide cosa è visibile, quindi l'accesso si gestisce da sé

I loro blocchi di istruzioni si trovano nello stesso file:

1[designer] è il designer su [project]. Quando chiede un brief, restituisci l'obiettivo del cliente in una riga, il deliverable, i vincoli, gli esempi che al cliente sono piaciuti, e la cosa da evitare. Sotto le 200 parole.

La sua prima richiesta è tornata come un brief finito dentro due minuti, senza aggiungere nulla al mio calendario. La seconda persona che usa lo stesso dipendente è il momento in cui questo smette di essere uno strumento personale

Il file cresce con il business

Il file in cima al canale è la parte di questa configurazione che compone interesse, e cresce poche righe alla volta

Un nuovo cliente aggiunge un blocco: i loro obiettivi, i loro termini del brand, gli esempi che sono piaciuti, la cosa da evitare, e la data che dobbiamo loro

Una nuova offerta aggiunge una regola: come è prezzata, cosa include, e dove atterra nelle esecuzioni settimanali

Una nuova persona aggiunge il proprio blocco di istruzioni, così il dipendente lavora con loro dal primo giorno

Il venerdì passo cinque minuti a leggere quel file e ad aggiungere qualsiasi cosa emersa durante la settimana. Una riga è solitamente sufficiente, e la prossima richiesta nel canale torna più vicina all'essere finita grazie a questo

1Ogni riga aggiunta a questo file si applica a ogni esecuzione successiva. Mantienilo sotto uno schermo.

Questa è tutta la manutenzione. I nove messaggi portano la configurazione, il file porta la memoria, e tra loro il lavoro diventa più leggero ogni mese

Cosa resta con me

Prezzi e scope. La call con il cliente. L'ultima revisione di qualsiasi cosa pubblicata sotto il mio nome. La conversazione difficile quando qualcosa è andato storto

Tutto il resto ha un proprietario. La maggior parte dei giorni il trade-off è chiaro: una serata di amministrazione contro venti minuti di decisioni, e la ragione per cui l'agenzia può portare più conti senza un altro contratto

La configurazione, in ordine

1. Scrivi il file del cliente. Uno schermo, male, oggi
2. Collega tre strumenti, non trenta. Email, calendario, il drive dove vivono proposte e contratti
3. Digita i nove messaggi in un canale, nell'ordine sopra
4. Esegui la prima settimana a mano. Leggi tutto ciò che produce
5. Scrivi ogni correzione come una riga in cima al canale
6. Aggiungi i blocchi di istruzioni del team quando le tue bozze smettono di richiedere modifiche

Un'agenzia di una persona non scala sull'effort. Scala sulle parti del lavoro che accadono senza che una persona le ricordi, e i nove messaggi sono dove questo inizia

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