La maggior parte dei consigli su come gestire un'impresa da soli riguarda il fare di meno. Questo è l'opposto. Riguarda il lavoro che sai già di dover fare e a cui non arrivi mai, e come metterlo su binari in modo che accada senza che tu debba avviarlo ogni volta.
Ho costruito il tutto in un pomeriggio e l'ho eseguito su file reali. Ecco la configurazione, cosa è uscito fuori e gli aspetti che mi hanno sorpreso.
Cosa tratta questa guida:
- Suddividere l'attività in corsie
- Scrivere il contesto una volta sola
- Tracciare la linea di approvazione
- Brief per ogni corsia, con cinque esempi da copiare
- Metterlo in calendario
- Cosa è emerso il primo giorno
- La stessa struttura da Uber, Spotify e Stripe
- Il foglio di costruzione
Cinque passaggi, in ordine. I primi tre non coinvolgono affatto l'IA, sono solo Slack e una cartella di file, ed è voluto. La maggior parte del lavoro risiede nei passaggi due e tre, sono quelli che le persone saltano, e saltarli è il motivo per cui queste configurazioni crollano dopo la seconda settimana.
Passaggio 1. Suddividere l'attività in corsie
L'errore è un assistente con un unico enorme prompt, che dovrebbe fare tutto. Ciò che funziona è l'opposto: una corsia, un compito, un posto dove vive.
Per un'attività di servizi, cinque corsie coprono quasi tutto:
Clienti. Chi è a che stadio, cosa viene consegnato questa settimana, cosa è bloccato e chi sta aspettando.
Lead. Ricerca su aziende che corrispondono al profilo e bozze del primo contatto. Niente parte da qui.
Consegna. Il prodotto di lavoro vero e proprio, qualunque esso sia per te.
Reportistica. Numeri estratti dalle tue piattaforme, abbozzati per la revisione.
Finanza. Bozze di fatture e un riepilogo settimanale di ciò che è stato emesso, pagato e scaduto.
Ogni corsia ha il suo canale in Slack o Teams. Non cartelle, schede o canali. Il motivo è che un canale ha già una cronologia, e la cronologia è un contesto che nessuno deve rispiegare.
immagine 1. Le cinque corsie, cosa produce ciascuna e l'unica cosa che non le è mai permesso fare.
Passaggio 2. Scrivere il contesto una volta sola
Questa è la parte che decide se funziona, ed è la parte che tutti saltano.
Ogni corsia riceve un messaggio pinnato. Pensalo come la descrizione del lavoro che scriveresti per una persona che fa quel lavoro, se dovessi scriverla invece di spiegarla per tre settimane.
Quattro cose ci vanno dentro:
Cosa vendiamo e a chi. Una o due righe. Tutto ciò che segue dipende da questo. Cosa consegna questa corsia. Output nominati, non aree di responsabilità. Cosa viene escalated. Le situazioni in cui la risposta è fermati e chiedi. Le regole che non si piegano mai. Brevi. Massimo cinque o sei righe.
Ecco quella finanziaria dalla mia configurazione, non editata:
I retainers vengono fatturati il primo del mese. Il lavoro su progetto viene fatturato alla consegna. Importi e termini sono nel database clienti su Drive.
Crea qui le bozze di fattura e pubblicale per la revisione. Mai finalizzare, mai inviare, mai segnare nulla come pagato.
Ogni venerdì alle 16:00 pubblica un riepilogo: fatture emesse, fatture pagate, fatture scadute con giorni di ritardo, totale del mese a oggi. Meno di 10 righe.
Segnala separatamente in cima qualsiasi cosa scaduta da oltre 14 giorni, con il nome del cliente e l'importo.
Nota la struttura. Fatti, consegnabile, cadenza, poi il limite. Ogni corsia che ho scritto lo segue, e l'ultimo paragrafo è sempre un limite.
Il file delle sentenze. Insieme ai messaggi pinnati, tieni un file dove ogni correzione finisce come una singola riga. Non un documento che scrivi una volta, ma un elenco continuo. Quando correggi qualcosa, la correzione va lì, e ogni corsia lo legge prima di lavorare.
Il mio ha righe come queste:
Il costo per consulenza prenotata è la metrica, non il costo per lead. Nessuna campagna viene mai costruita in stato non in pausa, su nessun account, per nessun motivo. I report riportano la fonte e l'intervallo di date per ogni cifra, altrimenti la cifra non viene inserita.
Quel file è il modo in cui una correzione diventa permanente invece di essere ripetuta. È la singola cosa con la leva più alta in tutta la configurazione e ti costa una riga alla volta.
immagine 2. Un messaggio di contesto pinnato nel canale lead, con la riga dell'argomento sopra.
Passaggio 3. Tracciare la linea di approvazione e non spostarla mai
Alcuni lavori sono reversibili e altri no. Classifica ogni azione in questi due gruppi, una volta, e il resto della configurazione diventa semplice.
Funziona senza chiedere. Leggere, ricercare, abbozzare, riassumere, costruire qualcosa in uno stato in pausa. Se è sbagliato lo cancelli.
Aspetta te. Inviare, pubblicare, spendere, finalizzare, andare live. Se è sbagliato ti stai scusando con un cliente.
In pratica, questo significa che tre dei miei cinque canali dicono, nel messaggio pinnato, che nulla li lascia. Il canale lead non ha alcuno strumento di invio collegato, ed è voluto. La regola è più facile da rispettare quando la capacità non c'è.
Il giorno in cui sembra troppo restrittivo è il giorno in cui sta facendo il suo lavoro.
immagine 3. Ogni azione ordinata in base a quanto costa essere sbagliata, e le due trappole che vengono dopo.
Passaggio 4. Dare il brief a ogni corsia come a un collega
Il contesto è permanente. Un brief è la richiesta specifica. Copia questi e riempi le parentesi.
Clienti. Leggi il database clienti, poi pubblica un piano per la settimana: ogni cliente, il suo stadio, cosa viene consegnato, il blocco più grande. Poi ogni giorno lavorativo alle 8:00 pubblica un aggiornamento: cosa si è mosso ieri, cosa è in scadenza oggi, cosa è bloccato. Meno di 8 righe, nomina il cliente su ogni riga.
Lead. Ricerca 10 aziende che corrispondono al [tuo profilo cliente]. Per ognuna dimmi cosa fanno, il divario specifico visibile sul loro sito web e una nota di confidenza sul fatto che il divario sia reale o stia indovinando. Di' quando stai indovinando. Abbozza un primo contatto per i cinque più forti. Due brevi paragrafi, inizia con cosa hai trovato nella loro attività.
Reportistica. Costruisci il report di [mese] per [cliente] dal file delle performance. Ogni cifra riporta la sua fonte e l'intervallo di date che copre. Se manca un numero, di' quale e fermati.
Finanza. Crea una bozza di fattura per [cliente, traguardo, importo], pubblicala qui per la revisione, mai finalizzare. Ogni venerdì alle 16:00 pubblica il riepilogo economico.
Consegna. Riassumi l'offerta in due righe in modo che io sappia che l'hai capita. Poi proponi il piano e attendi la mia approvazione. Dopo la mia approvazione, costruiscilo con tutto in pausa.
Stesso schema in tutte e cinque: contesto prima, consegnabile nominato, una cadenza e un cancello su tutto ciò che tocca denaro o il mondo esterno.
Passaggio 5. Metterlo in calendario
La differenza tra uno strumento e una corsia è che una corsia si sveglia da sola.
Un programma è una frase in un brief. "Ogni giorno lavorativo alle 8:00" è l'intera configurazione. Una volta impostato, l'aggiornamento arriva prima che tu apra il laptop, e la tua mattinata inizia con una decisione invece che con una domanda.
È anche qui che la forma della giornata cambia. Le corsie producono più velocemente di quanto tu possa leggere, quindi smetti di lavorare su una lista di cose da fare e inizi a smaltire una coda di approvazioni. Due finestre al giorno sono sufficienti.
Cosa è successo quando l'impiegato IA lo ha eseguito
L'ho eseguito su Viktor, un impiegato IA che si unisce a Slack o Teams come membro del workspace e si collega agli strumenti che l'azienda usa già. Configurazione in un pomeriggio.
Cinque cose dal primo giorno meritano di essere raccontate, e tre di queste sono rifiuti.
Viktor non ha inventato i dati che gli mancavano. Prima di collegare Drive, ho chiesto l'aggiornamento. Ha controllato, non ha trovato nulla, ha controllato una seconda fonte, ha trovato un database vuoto e non ha pubblicato nulla invece di un cruscotto dall'aspetto plausibile. Le sue parole: non li ricostruirò per supposizione.
Non ha risposto a una domanda che i dati non potevano supportare. Gli ho chiesto di scoprire perché il costo per prenotazione è aumentato da $84 a luglio a $103 ad agosto. È tornato con il motivo per cui non poteva: non c'è alcun export di luglio da nessuna parte, l'unica cifra di luglio è una nota senza fonte, e il file non ha una colonna data, quindi l'ipotesi del fine settimana non è verificabile. Poi ha sottolineato che $103 è il numero di una singola campagna e la cifra combinata dell'account è $131.17, e ha riportato entrambe invece di sceglierne una.
immagine 4. Alla richiesta della causa di un aumento del costo per prenotazione, ha spiegato perché i dati non possono rispondere.
Ha applicato una regola di cui nessuno gli aveva parlato. Seppellita nel mio file clienti c'era una riga che diceva che un cliente aveva chiesto un limite di budget più alto, non era stato concordato nulla e di non costruire in base a quello. L'ha tirata fuori da solo, in un riepilogo non correlato, e ha detto che non avrebbe costruito in base a un limite aumentato.
Ha consegnato lavoro finito, non chat. Il report è tornato come un PDF impaginato con una copertina, segnato come bozza, non per il rilascio al cliente. Pagina due, prima di qualsiasi numero, c'è una sezione chiamata tre limiti sui dati di questo mese.
immagine 5. Il report di agosto, consegnato come PDF che si apre con ciò che i dati non possono supportare.
Ha costruito un cruscotto funzionante. Quattro schede clienti, una sezione finanziaria, ogni cifra etichettata con il file da cui proveniva, a un URL che potevo aprire. Ha aggiunto una riga all'intestazione che non avevo richiesto: istantanea, non in auto-aggiornamento, ripubblica per aggiornare.
vid 1. Il cruscotto dello studio che ha costruito, dalle schede clienti alla sezione economica.
Analisi
Parte del lavoro necessita di informazioni aggiornate dall'esterno dei tuoi file. Fino ad ora questo significava due opzioni: andare a guardare tu stesso o cablare un'API e mantenerla.
Viktor naviga. Apre pagine in un vero browser, legge cosa c'è oggi e fa screenshot mentre procede.
Volevo capire come Duolingo gestisce la sua acquisizione a pagamento, quindi ho chiesto un report su cosa stanno facendo in questo momento, più cosa ne pensava.
Cosa è tornato: le librerie pubblicitarie aperte e screen-shottate, e i risultati suddivisi in tre sezioni etichettate. Verificato, nel senso che ha caricato la pagina lui stesso. Dedotto, nel senso di ragionevole da ciò che ha visto. Indovinato, segnato come non citare. Poi una nota sul metodo che ha usato e dove quel metodo è debole.
L'osservazione con cui ha aperto: ogni link di destinazione che ha risolto porta a una pagina dell'app store, nessuno al sito web.
immagine 6. Analisi della campagna pubblicitaria Duolingo
Attività pianificate
Le corsie funzionano solo se si avviano da sole. Ecco come si imposta.
Dillo nel canale. Scrivi il programma come una frase dove avviene il lavoro: pubblica il riepilogo giornaliero in #general ogni giorno alle 8:00. Non c'è un builder da aprire, nessun trigger da scegliere. Appare in Attività con il programma allegato.
Aprilo una volta e leggi cosa ha scritto. Questa è la parte che vale la pena fare. La frase diventa un'attività completa con quattro parti, e tutte sono modificabili:
Fonti, nel senso di quali canali e file leggere prima di scrivere qualsiasi cosa.
Una finestra, nel senso di attività dall'esecuzione precedente piuttosto che attività di oggi.
Un formato, con un limite di righe rigido e l'istruzione di non riempire mai.
Le regole, che ribadiscono gli stessi limiti del tuo contesto pinnato.
Correggi prima la finestra. Senza di essa, ti ritrovi letto ogni mattina ciò che è successo ieri. La mia dice di menzionare di nuovo un blocco solo se è ancora aperto e di dire da quanto tempo è aperto.
Ordina i programmi in modo che possano leggersi l'un l'altro. L'aggiornamento viene eseguito alle 7:55 e il riepilogo alle 8:00, perché il riepilogo attinge dal canale in cui l'aggiornamento pubblica. Cinque minuti di distanza e la sequenza è valida.
Controlla cosa ha assunto. Ha archiviato le sue ipotesi correnti sotto un'intestazione che dice verifica, non dare per scontato che sia ancora vero. Quando una ha smesso di essere vera, è apparsa sulla riga bloccata invece di rompere silenziosamente l'output.
Tre programmi coprono la maggior parte di un'attività di servizi: un riepilogo mattutino in ogni corsia, un aggiornamento all'interno della corsia con le scadenze e un riepilogo economico il venerdì pomeriggio.
immagine 7. Tre attività pianificate
Questa è la stessa struttura su cui si sono assestati i grandi team
Niente di quanto sopra è specifico per un'impresa individuale. È la versione ridotta di ciò a cui sono arrivate in modo indipendente aziende con migliaia di ingegneri.
Uber ha pubblicato che oltre il 70% delle sue pull request sono ora attribuite ad agenti, con oltre 3.600 skill per agenti scritte da ingegneri e circa 30.000 esecuzioni di skill al giorno. Spotify esegue un agente di codifica in background che apre una pull request solo dopo che la build e i test sono superati, e riporta che il 73% delle pull request sono create dall'IA. Stripe ha costruito un assistente interno dove nulla viene caricato per impostazione predefinita e il modello seleziona quali skill una richiesta necessita prima che entrino in gioco gli strumenti.
Scale diverse, stesse tre idee: un compito per agente, contesto che vive al di fuori della conversazione e un cancello su tutto ciò che è irreversibile.
La struttura non è mai stata la parte difficile. Avere qualcuno che la eseguisse lo era.
Il foglio di costruzione
Salva questo. Lo esegui una volta per corsia.
- Un canale per corsia, mai un assistente per tutto
- Un messaggio pinnato per canale: cosa vendiamo, cosa consegna questa corsia, cosa viene escalated, le regole che non si piegano mai
- Un file delle sentenze, e ogni correzione finisce lì come una singola riga
- Classifica le azioni una volta: reversibile funziona, irreversibile aspetta
- Dove una regola è importante, rimuovi la capacità piuttosto che fare affidamento sulla regola
- Programmi prima dei prompt. "Ogni giorno lavorativo alle 8:00" è l'intera configurazione
- Corsia successiva solo quando l'ultima ha prodotto senza che tu la avviassi
Salta il file delle sentenze e correggerai la stessa cosa ogni settimana. Salta la linea di approvazione e scoprirai perché esiste.
Inizia con una corsia, quella dove perdi più ore, e lascia che si guadagni la seconda.
"Potrebbe sembrare costoso per un abbonamento mensile, ma è l'impiegato più economico che abbia mai assunto E l'unico che agisce secondo le mie istruzioni di mezzanotte." - Jacob Aldridge, Fondatore, Como Business Coaching
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