Risparmiare 39.000 ore con Copilot: 20 casi d'uso di aziende globali

Molte aziende permettono l'uso di strumenti AI come "Copilot" e "Gemini". Li stai utilizzando in modo efficace?

Personalmente, nella mia vita privata uso principalmente ChatGPT e Claude Code e, a dire il vero, non sfruttavo molto Copilot al lavoro. Tuttavia, negli ultimi anni, Copilot si è evoluto notevolmente e l'output per documenti e chat aziendali è cambiato radicalmente.

Questo mi ha spinto a indagare su come le aziende estere lo stanno usando, quindi ho studiato a fondo casi studio globali.

Per prima cosa, una banca di Dubai ha annunciato di aver risparmiato 39.000 ore all'anno usando Copilot: Commercial Bank of Dubai. Se si calcola sulla base di una persona che lavora 2.000 ore all'anno, corrisponde all'incirca al tempo di lavoro di 19 persone.

Guardando i numeri, si potrebbe pensare che la scala sia semplicemente diversa. Ma guardando all'interno, non stavano facendo nulla di speciale. Leggere documenti di audit, aggregare dati Excel, confrontare contratti, prendere appunti delle riunioni: compiti presenti in qualsiasi azienda.

La differenza stava nel come "delegavano" i compiti a Copilot.

Ad esempio, la preparazione delle riunioni. La maggior parte delle persone cerca le email poco prima di una riunione, apre i verbali passati e cerca i materiali. Se si delega questo a Copilot, si presenta così:

1Preparati per la riunione di oggi con l'Azienda XX.
2Fai riferimento alle email pertinenti degli ultimi 30 giorni, alle riunioni passate di Teams e ai documenti correlati all'interno del mio raggio di accesso.
3
4Riassumi quanto segue:
5
6Progressi finora
7- Decisioni prese l'ultima volta
8- Richieste della controparte
9- Cosa abbiamo promesso
10- Questioni non ancora risolte
11- 5 domande da confermare oggi
12- Cose da decidere oggi
13
14Mantieni una lunghezza che possa essere letta in meno di 3 minuti.
15Non ipotizzare contenuti che non possono essere confermati; scrivi "Nessuna informazione."

Questo è ciò che significa "delegare." Non è solo "riassumere" o "scrivere un'email." Stai affidando un intero blocco di lavoro. In questo articolo, fornirò 20 modi in cui le aziende estere stanno effettivamente delegando il lavoro in un formato copia-incollabile. Scriverò anche sulla suddivisione delle 39.000 ore e su come decidere quali dei tuoi compiti delegare.

Per essere chiari, tutte le cifre in questo articolo sono valori auto-dichiarati da aziende elencate nelle Customer Stories di Microsoft. Non sono verificati da terze parti. Ti prego di leggerlo tenendo presente questo.

Analisi delle 39.000 Ore

La suddivisione pubblicata da Commercial Bank of Dubai è divisa per reparto.

Reparto Audit: 56 ore risparmiate al mese. Fanno leggere a Copilot i documenti normativi per trovare contraddizioni e abbozzare liste di rischi.

Reparto Contabilità: Fino a 12 ore risparmiate a settimana nella creazione manuale di report. Gli fanno analizzare le tendenze dai dati Excel e persino creare la struttura per le presentazioni PowerPoint.

Reparto HR: 20 ore risparmiate al mese.

Segreteria del Consiglio di Amministrazione: 15 ore risparmiate al mese. Elaborano un grande volume di riassunti di riunioni ed estrazioni di compiti.

Reparto Legale: Gli fanno confrontare i contratti con i modelli standard dell'azienda ed estrarre solo le differenze.

Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24341-commercial-bank-of-dubai-microsoft-365-copilot

Quando li si allinea, si vede che nessuno di questi sono "compiti che creano qualcosa di nuovo." Sono solo quattro cose: leggere, confrontare, cercare e riassumere.

E la cosa più efficace che questa banca ha fatto non sono state in realtà le impostazioni dello strumento. Hanno tenuto tre "Prompt-a-thon." Ogni reparto ha portato idee su cosa far fare a Copilot nel loro lavoro e ha condiviso gli stili di scrittura di successo come "Super Prompt" all'interno dell'azienda. Il tasso di utilizzo tra i partecipanti iniziali è stato dell'85%.

In altre parole, 39.000 ore non sono state ore create automaticamente da un'AI intelligente, ma il risultato di dipendenti che hanno scomposto il loro lavoro e lo hanno delegato.

Cose simili stanno accadendo in altre aziende.

XP Inc., una società di servizi finanziari brasiliana, ha annunciato una riduzione cumulativa di oltre 9.000 ore in riunioni e verbali. Hanno dichiarato che l'efficienza dell'audit interno è migliorata del 30%.

Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/20560-xp-microsoft-365

Presso il Somerset Council nel Regno Unito, l'87% degli utenti ha riscontrato gli effetti, riportando un guadagno medio di efficienza di 10 ore al mese.

Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/22699-somerset-council-microsoft-365-copilot

Finché lo pensi come un' "AI a cui fare domande", i suoi usi non aumenteranno

Questa è la parte più importante, quindi organizziamola per prima. Se pensi a Copilot come a un' "AI a cui puoi chiedere qualsiasi cosa", esaurirai rapidamente gli usi. Riassumi questo. Scrivi un'email. Dammi 10 idee. Di solito si ferma a queste tre.

Ciò che rende Copilot diverso dalle altre AI generative non è la sua intelligenza. È la capacità di utilizzare le informazioni all'interno dell'azienda come materiale.

Microsoft 365 Copilot crea risposte facendo riferimento a email, chat, riunioni e documenti all'interno del tuo raggio di accesso originale tramite Microsoft Graph.

Fonte: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-architecture

In altre parole, Copilot è un' "AI che può andare a cercare informazioni collocate all'interno dell'azienda che ti è permesso vedere."

Tenere questo a mente cambia il modo in cui delegare i compiti.

Utilizzo chiedendo: "Dimmi come scrivere i verbali delle riunioni."

Utilizzo delegando: "Dal contenuto della riunione di oggi, estrai decisioni, punti in sospeso, incaricati e scadenze, e crea persino un'email di follow-up per i partecipanti."

Il primo sta chiedendo conoscenza all'AI. Il secondo sta affidando il lavoro stesso.

Se scomponi il lavoro quotidiano, consiste principalmente in queste 7 azioni: Cercare, Leggere, Riassumere, Confrontare, Scrivere, Inserire e Condividere. Copilot è forte in queste 7. Al contrario, "decidere" e "assumersi la responsabilità" rimangono dalla parte umana.

Nota un punto spesso frainteso riguardo ai permessi: installare Copilot non significa che i dipendenti possano vedere tutte le informazioni in azienda. Utilizza solo le informazioni a cui hanno originariamente accesso. Al contrario, per le aziende in cui le impostazioni dei permessi di SharePoint sono troppo ampie fin dall'inizio, sistemarle è la priorità.

Mappa dei 20 Metodi di Delega

Da qui, presenterò 20 elementi, divisi in 4 gruppi.

Riunioni ed Email (1-6): Luoghi in cui puoi iniziare oggi e vedere gli effetti più velocemente.

Excel e Creazione di Documenti (7-11): Lavoro che coinvolge i numeri. L'area con il maggiore potenziale di riduzione dei tempi.

Vendite e Supporto Clienti (12-15): Integrare Copilot nei "sistemi aziendali". Il livello di difficoltà qui aumenta di un gradino.

Domande Interne e Sistematizzazione (16-20): Sostituire i compiti in cui le stesse domande vengono poste ripetutamente con AI dedicate. Questo è l'obiettivo per le aziende estere.

Se non hai tempo, guarda solo 1, 2 e 7. Questi tre cambieranno completamente riunioni ed Excel.

Delegare Riunioni ed Email (1-6)

1. Fargli riassumere il contesto 3 minuti prima di una riunione

Fino ad ora: Cercare email poco prima di una riunione, aprire i verbali passati, scorrere Teams e farsi prendere dal panico pensando "Cosa abbiamo deciso l'ultima volta?"

Delega: Fargli riassumere email, riunioni e documenti pertinenti in un contesto, punti di discussione e domande suggerite. Il prompt all'inizio è questo.

Esempio Estero: Hargreaves Lansdown usa Copilot per la preparazione prima delle riunioni con i clienti e la creazione di documenti dopo. Mirano a ridurre il lavoro di documentazione da 4 ore a 1 ora, con stime iniziali che mostrano 2-3 ore risparmiate a settimana.

Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/1700944299531611959-hargreaves-lansdown-microsoft-365-copilot-united-kingdom

2. Smetti di prendere appunti disperatamente durante le riunioni

Fino ad ora: Ascoltare, prendere appunti e pensare alla prossima domanda simultaneamente. Fare tre cose contemporaneamente, e tutte finiscono a metà.

Delega: Fargli estrarre punti chiave, decisioni e azioni successive dal contenuto della riunione di Teams. La chiave è dichiarare esplicitamente "Non creare cose non discusse nella riunione."

▼ Copia da qui
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Organizza questa riunione nei seguenti 5 elementi:

1. Conclusione
2. Decisioni prese
3. Cose non ancora decise
4. Chi fa cosa
5. Cose da fare entro la prossima volta

Non inventare incaricati o scadenze non menzionati nella riunione.
Scrivi "Non impostato" per le cose non decise.
``

▲ Fino a qui

3. Non fermarti ai verbali; fargli scrivere l'email di follow-up

Delega: Affida questo intero flusso in un unico prompt.
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Sulla base di questa riunione, organizza quanto segue:

1. Decisioni
2. Punti in sospeso
3. Azioni per incaricato
4. Scadenze
5. Preparazione per la prossima volta

Infine, crea un'email di follow-up per i partecipanti entro 300 caratteri.
Non integrare contenuti non presenti nella riunione.
``

Esempio Estero: Unifonic in Medio Oriente fa usare a Copilot ai rappresentanti di vendita per riassunti ed estrazione di compiti, inviando email con i passaggi successivi immediatamente dopo le riunioni. Riportano 2-3 ore risparmiate per persona al giorno.

Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/23690-unifonic-microsoft-365-e5

4. Converti le email lunghe solo in "cosa devo fare"

Delega: Invece di un riassunto, fargli produrre la tua prossima azione.
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Organizza questo thread di email.

1. Cosa sta succedendo
2. Punti di discussione attuali
3. Richieste a me
4. Scadenze
5. Cosa dovrei confermare nella risposta

Infine, crea una bozza di risposta di circa 150 caratteri.
``

Esempio Estero: Zurich Insurance in Svizzera lo usa per riassumere thread lunghi e creare risposte. Stimano una riduzione di circa 14.000 ore nell'anno successivo.

Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/23452-zurich-schweiz-microsoft-365-copilot-for-sales

5. Fatti riassumere il lavoro della giornata prima cosa al mattino
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Organizza il programma di oggi e il lavoro importante correlato a me.

1. Riunioni di oggi
2. Cose da preparare prima delle riunioni
3. Email importanti che richiedono una risposta
4. Lavoro con scadenze imminenti
5. Cose da fare oggi

Assegna a ciascuno una priorità Alta, Media o Bassa.
``

Esempio Estero: HELLENiQ ENERGY in Grecia gli fa creare un briefing giornaliero dal calendario. Il 70% degli utenti ha riportato guadagni di produttività.

Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24670-helleniq-energy-microsoft-365-copilot

6. Ordina "cosa è successo?" dopo una vacanza per importanza
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Riguardo al periodo in cui sono stato assente dal [Data] al [Data], organizza le informazioni da email, Teams e riunioni a cui posso accedere.

1. Decisioni importanti
2. Richieste relative a me
3. Cose con scadenze
4. Problemi che si sono verificati
5. Cose che richiedono una risposta

Elencale in ordine di importanza.
``

Delegare Excel e Creazione di Documenti (7-11)

7. Trasforma Excel da "strumento per l'aggregazione" a "strumento per pensare"

Delega: Specifica l'ordine di visualizzazione. Questo fa una differenza decisiva.
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Indaga quanto segue riguardo a questi dati Excel:

1. Variazione mensile
2. Variazione annuale
3. Elementi che sono aumentati significativamente
4. Elementi che sono diminuiti significativamente
5. Valori anomali
6. Top 3 elementi positivi
7. Bottom 3 elementi negativi

Quindi, riassumi in questo ordine:
Fatti → Ipotesi della causa → Dati da confermare ulteriormente → Azione successiva
Mostra i numeri in modo che possano essere incrociati con i dati di origine.
``

8. Non fermarti all'analisi; fargli creare la struttura di PowerPoint
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Spiegherò questi risultati dell'analisi alla riunione della direzione.
Crea una struttura PowerPoint di 5 diapositive.

Diapositiva 1: Conclusione Diapositiva 2: Numeri importanti Diapositiva 3: Cambiamenti significativi Diapositiva 4: Ipotesi della causa Diapositiva 5: Prossimi passi

Per ogni pagina, crea un titolo e un contenuto. Non modificare i numeri rispetto ai dati di origine.
``

9. Standardizza riconciliazioni e report che sono quasi gli stessi ogni mese

Esempio Estero: U.S. Venture ha introdotto Copilot for Finance per la riconciliazione regolare di carte di credito e estratti conto bancari. Hanno risparmiato oltre 30 ore al mese nel reparto contabilità.

Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/20600-us-venture-microsoft-365-copilot-for-finance

10. Fatti organizzare i lunghi documenti di richiesta prima che un umano li legga
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Leggi questo RFP (Request for Proposal).
Organizza quanto segue per elemento:

1. Condizioni obbligatorie
2. Deliverable
3. Scadenza di presentazione
4. Punti che probabilmente verranno valutati
5. Informazioni mancanti

Cose che dobbiamo preparare
Allega dove nel documento è stato scritto ogni elemento. Infine, crea una bozza di struttura della proposta.
``

Esempio Estero: Petrochemical Industries Company in Kuwait ha ridotto il lavoro relativo agli RFP da oltre una settimana a meno di un giorno.

Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/1776965075841351020-petrochemical-industries-company-microsoft-365-energy-en-kuwait

11. Crea una bozza per una nuova proposta da proposte passate di successo

Esempio Estero: Industrialized Construction Group negli Stati Uniti ha ridotto i tempi di risposta alle proposte dell'80% creando nuove proposte da quelle passate e dai modelli.

Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/23620-icg-microsoft-365-copilot

Delegare Vendite e Supporto Clienti (12-15)

12. Delega dalla raccolta di informazioni prima di una riunione di lavoro
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Preparati per la prossima riunione con l'Azienda XX.

1. Stato attuale della transazione
2. Problemi che emergono dalle email passate
3. Promesse precedenti
4. Cose non ancora risolte
5. Domande da fare questa volta
6. Cose che potrebbero essere proposte questa volta

Scrivi "Nessuna informazione" per gli elementi che non possono essere confermati.
``

13. Non fare dell'inserimento nel CRM un "compito da fare dopo"

Delega: Smetti di aprire il CRM; aggiornalo da Outlook e Teams dove lavori sempre. Nello specifico, collega i destinatari delle email ai casi e registra le note delle riunioni direttamente nel CRM usando Copilot for Sales.

Esempio Estero: KPN nei Paesi Bassi ha collegato Salesforce con Outlook/Teams. Il 69% dei rappresentanti di vendita ha riportato un miglioramento della qualità delle proposte.

Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24202-kpn-microsoft-365-copilot-for-sales

14. Non classificare 100 voci di clienti solo con umani
``text
Classifica questi sondaggi clienti in gruppi di opinioni simili.
Per ogni gruppo, organizza quanto segue:

1. Numero di casi
2. Opinioni rappresentative
3. Se è un'opinione positiva o negativa
4. Possibili cause
5. Misure di miglioramento

Non eliminare le opinioni con pochi casi; lasciale in una sezione separata.
``

15. I contratti servono per "trovare le differenze", non per "prendere decisioni"
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Confronta questo contratto con il nostro contratto standard.
Classifica per clausola in:
- Uguale
- Diverso
- Mancante

Per "Diverso" o "Mancante", indica cosa è diverso, il rischio dalla nostra parte e le domande per la persona responsabile. Non prendere decisioni legali finali. Mostra sempre la base.
``

Esempio Estero: Vodafone nel Regno Unito lo usa in questo modo nel reparto legale. Gli utenti riportano una media di 4 ore risparmiate a settimana.

Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/19346-vodafone-microsoft-365-copilot

Delegare Domande Interne e Sistematizzazione (16-20)

16. Fai rispondere a un'AI dedicata "alle stesse domande" per le HR

Esempio Estero: Marlabs ha costruito un Agente su più sistemi HR, elaborando circa l'80% delle richieste e riducendo i tempi di risposta di oltre il 60%.

Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/26644-marlabs-microsoft-365-copilot

17. Elimina il "dov'è scritto?" per i nuovi arrivati

Esempio Estero: Banco Ciudad in Argentina ha creato un Agente per supportare le procedure interne come carte e prestiti, accessibile da Teams. Hanno reindirizzato 2.400 ore all'anno verso lavori ad alto valore.

Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24281-banco-de-la-ciudad-de-buenos-aires-microsoft-365-copilot

18. Rendi i manuali cartacei ricercabili in 3 secondi

Esempio Estero: In Rumo, un'azienda di logistica ferroviaria brasiliana, gli autisti portavano manuali cartacei da 4 kg. Cercare le procedure richiedeva oltre 4 minuti. Hanno creato un Agente per cercare in 3 secondi, risparmiando 7.644 ore all'anno.

Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/25656-rumo-microsoft-copilot-studio

19. Trasforma i prompt usati più di 3 volte a settimana in un Agente

Esempio Estero: State Farm negli Stati Uniti ha un sistema in cui i dipendenti possono creare Agenti. Sono stati creati oltre 3.000 Agenti, con 41 che hanno superato la revisione dei rischi per l'uso in produzione.

Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/26947-state-farm-microsoft-power-platform

20. Raccogli le informazioni in un unico posto. Se non lo fai, gli altri 19 non funzioneranno

Esempio Estero: Hyundai Glovis in Corea si è concentrata sul consolidamento delle informazioni in OneDrive e SharePoint, ritenendo che Copilot non potesse essere utilizzato se i dati rimanevano sui dischi locali.

Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/25103-hyundai-glovis-microsoft-365

Decidere quale lavoro delegare in base al punteggio

Non devi fare tutti e 20. Usa questa formula per decidere:

Priorità = Frequenza + Tempo Richiesto + Livello di Routine + Prontezza dei Dati - Rischio

(Assegna un punteggio da 1 a 5 per ciascuno)

Ad esempio, verbali di riunioni settimanali: Frequenza 5, Tempo 4, Routine 5, Dati 5, Rischio 1 = Totale 18 punti. Priorità alta.

6 Termini Comuni per la Condivisione Aziendale

Se vuoi allineare il linguaggio all'interno dell'azienda, questi 6 sono sufficienti:

• MTG: Organizza le riunioni in "Deciso, In sospeso, Incaricato, Scadenza, Prossima azione."
• MAIL: Trasforma le email in "Punti chiave, Richiesta, Scadenza, Bozza di risposta."
• DOC: Scomponi i documenti in "Riassunto, Punti, Rischio, Azione, Base."
• LEGAL: Confronta contratti/normative per "Differenza, Rischio, Mancante, Da confermare."
• SALES: Organizza le info cliente in "Stato, Promessa precedente, Problema, Prossima mossa."
• DATA: Visualizza i numeri nell'ordine di "Anomalia, Cambiamento, Ipotesi, Visualizzazione."

Infine, una sola cosa da fare domani

Non devi fare tutti e 20 da domani. Apri il tuo programma per domani, scegli una riunione e prova il primo prompt di questo articolo una sola volta. È sufficiente. Se senti che è più utile del previsto, espandi al 2° (appunti) e al 7° (Excel).

Se hai Copilot ma non sai come usarlo, non è un problema di AI, è un problema di scomposizione del lavoro. Invece di chiedere "Cosa può fare Copilot?", chiediti: "Quale lavoro noioso richiede più di 2 ore ogni settimana?" Le parti che puoi delegare a Copilot sono di solito proprio lì.