Credo che organizzare il lavoro partendo dal presupposto di "non fare assolutamente nessuna riunione" sia la scelta perfetta per l'efficienza.
Ovviamente, ci sono delle condizioni. L'organizzazione deve essere composta da persone in grado di leggere bene un testo e che leggono davvero i materiali inviati via email o i documenti condivisi.
Anche chi scrive deve fare la sua parte: formulare frasi leggibili, mettere in evidenza i punti chiave e così via. Ma se lo fai, le persone leggeranno. In un'organizzazione del genere, penso che si potrebbe eliminare circa il 90% delle riunioni. Ecco i miei appunti sul perché.
Il bello di un mondo senza riunioni
Innanzitutto, il lavoro procede in modo asincrono, quindi non c'è alcun vincolo di tempo.
La regola secondo cui "bisogna trovarsi nello stesso posto alla stessa ora" è incredibilmente fastidiosa. Eliminare solo questo cambia tutto.
In secondo luogo, pensiamo alla velocità di comprensione.
Nelle riunioni, i materiali vengono quasi sempre spiegati a voce. A meno che chi parla non sia eccezionalmente bravo — capace di spiegare più velocemente di quanto si riesca a leggere — il pubblico capisce meglio leggendo in silenzio. La maggior parte delle persone si limita a leggere le slide ad alta voce. Alcuni libri suggeriscono persino di dire cose che non sono scritte nella presentazione. È assurdo: basta scriverle.
Quindi, a meno che il relatore non sia un fuoriclasse, la lettura silenziosa è più veloce.
Guardiamo i numeri: parlando si producono circa 300 caratteri al minuto. Leggendo si arriva a circa 400 caratteri al minuto, e si possono scorrere rapidamente le parti già note. Di conseguenza, leggere è nettamente più veloce.
Per capire le cose, leggere un documento batte ascoltare una riunione. Su questo non ci sono dubbi.
La bugia secondo cui "le riunioni generano più idee"
Un'obiezione comune è: "Ma le riunioni fanno nascere più idee".
È davvero così?
Ripensa alle riunioni di questa settimana. Quante volte hai pensato: "Che bella idea!" oppure "Le riunioni sono produttive e divertenti"? Per me è raro: forse due o tre volte al mese. Le vere scoperte sorprendenti capitano al massimo una volta al mese.
Inoltre, nell'era dell'AI, fare brainstorming con l'intelligenza artificiale copre anche le prospettive più inaspettate. Quindi i "momenti magici" nati dalle riunioni interne sono ancora più rari.
Parlare con persone esterne può portare nuove intuizioni, ma con colleghi che vedi tutti i giorni quei momenti di illuminazione scarseggiano.
Perciò, argomentazioni come "servono le riunioni per avere un confronto vivace" non reggono. Email, Slack e documenti sono molto più veloci.
Cosa serve al posto delle riunioni
Per lavorare senza riunioni servono tre competenze fondamentali:
1. Saper strutturare la logica di problem-solving
Sembra complicato, ma è semplice:
- Obiettivo: quale problema stiamo risolvendo?
- Contesto: perché dobbiamo raggiungere questo obiettivo?
Una volta chiariti questi punti, elenca 3 opzioni (A, B, C).
Definisci 5 criteri di valutazione:
- Efficacia
- Costo
- Velocità
- Fattibilità
- Rischi/Effetti collaterali
Per progetti non enormi, basta allinearsi su "Buono/Cattivo/Neutro" per ogni opzione.
Poi chiedi: "Sulla base di questi criteri, consiglio l'opzione A. Ecco il piano... Vi torna?".
Se sì, si procede. Se no, raccogli i feedback. Tutto qui.
2. Saper scrivere testi chiari e concisi
Questo è fattibile.
Leggi un libro sulla scrittura (uno qualsiasi tra quelli più votati su Amazon). Poi, per un mese, chiedi a un collega senior di correggerti le email e i documenti col pennarello rosso. Fai un inchino profondo, se necessario.
Se non hai un senior a disposizione, usa l'AI: "Critica il mio testo dal punto di vista della leggibilità". Inserisci nel prompt dei riassunti di guide di scrittura e chiedi miglioramenti specifici.
Fallo per un mese e chiunque può migliorare. L'obiettivo è semplicemente "scrivere in modo chiaro per tutti".
3. Saper fare domande chiuse
Chiedi: "Vorrei procedere in questo modo. Sì o no? Se no, proponete un'alternativa".
Se trovare alternative è difficile, chiedi "almeno le preoccupazioni principali o qualche spunto". Formula sempre le domande in modo che richiedano una risposta Sì/No.
Questi passaggi fanno volare il lavoro.
Diffondere questa cultura nelle organizzazioni
Per far attecchire questo metodo, mi marchio aggressivamente come "quello che odia le riunioni".
Quando arriva un invito, chiedo: "È davvero necessaria?". Anche se partecipano dei superiori, mando prima un documento con il mio punto di vista. Durante la riunione, propongo di passare a flussi di lavoro basati sulla chat dalla volta successiva. Spingo per durate più brevi (ad esempio 30 minuti invece di un'ora), anche con i capi.
Facendolo con costanza, le persone si rassegnano: "Lui è quello che evita le riunioni". Curiosamente, nessuno si è mai lamentato del fatto che il mio approccio crei problemi. È efficiente e, alla fine, anche gli altri capiscono che così è tutto più facile.
Quando le riunioni sono inevitabili
Se una riunione è obbligatoria, inizia con la lettura silenziosa.
Come organizzatore, do ai partecipanti 3 minuti per leggere il materiale in silenzio. Poi chiedo: "Ci sono domande?". Questo spesso chiude la riunione in fretta (15-30 minuti).
Lo uso anche per le valutazioni delle performance. Invio obiettivi e aggiornamenti di stato in anticipo. Li leggiamo insieme, allineiamo le aspettative, discutiamo le differenze per 10-15 minuti e chiudiamo con due chiacchiere leggere.
In sintesi
Immagina di non poter fare riunioni. Come lavoreresti?
Ragionare in questo modo rende tutto più efficiente.
Ti servono: struttura logica, scrittura chiara e domande chiuse. Per diffondere il metodo, fatti la fama di anti-riunione senza sosta. Così il numero di meeting resterà sempre ottimale.
