6年ほど前に、社内でSlackを導入するプロジェクトをやったことがありまして。
そのときに、すでにSlackをうまく回している企業の方に教えていただいたり、海外ではどんな運用ルールが定着しているのかを調べたり、Slackそのものの機能と設計思想をしつこく読み込んだりしたことがあります。
現在は色々な企業の方々とお仕事をさせてもらっているのですが、いろんな組織を見ていて思うのは、「これだけはマジで守ってくれ頼む」と感じるポイントは、業界が違っても、規模が違っても、ほとんど共通しているということです。
てことで、今回は、チャットツール全般において、これを知っておくと気持ちよくコミュニケーションできるよね、あるいは、これ知らずに使っている人がいたら本当に勘弁してくれ、と思う点を、ちょうどいい抽象度で5つにまとめておきます。
原則1：すべての仕事はパブリックチャンネルでやる
一つ目。誰でも見られる場所でやり取りをする。これが大原則です。
人事のようなセンシティブな話題でない限り、ダイレクトメッセージ（DM）やプライベートチャンネルの使用は、原則として禁止すべきだと考えています。
導入の際、案の定こういう反対意見が出ました。
「他部署からも、やりとりを見られてしまうのでは？」と。
そのとき私が返していたのは「え？人から見られて困るコミュニケーションを、普段からしているんですか？」という問いでした。
（今振り返っても、すっげー嫌味な問い）
仕事を前に進めるためのコミュニケーションであれば、誰が見ていようが何の問題もないはずです。社内で隠れてコソコソ進めたり、秘密にしたりする必要なんてない。上場企業でない限りインサイダー情報もないわけで、見られて困るというのは、そもそもコミュニケーションの在り方を疑うべきです。
誰もが検索すれば閲覧できるパブリックチャンネル上で、すべての仕事のやり取りを行う。これが一つ目の原則。
ではなぜ、これが必要なのか。理由は3つあります。
理由1：情報格差をなくせる
役職が上の人や、ベテランだけが情報を知っている、という状態はとてもよろしくない。メール中心の企業では、部署ごとにメーリングリストを作って情報を管理しますが、メーリスに入っていない人にはそもそも見えない。
加えて、Gmailなどのメールは、入社前のやり取りは原則として見えません。新しく入った人のメールボックスに、過去の経緯は降ってこない。結果、後出しで「実は前にこういう議論があってさ」みたいな話が、何度も何度も繰り返される。これがとにかく非効率です。
一方でSlackなら、入社する前にやり取りされた情報も、検索すれば普通に出てきます。新しく入ったメンバーが、過去ログを自分でさかのぼって背景を理解できる。これは情報格差をなくす上でかなり大きいです。
この状況に怒り狂っていた話は、↓のnoteに綴っています。
https://x.com/ysk_motoyama/status/2056673858409885990
理由2：依頼が雑になりづらくなる
これは導入してすぐに体感したことです。
みんなに「不特定多数の誰かに見られている」という前提に立つと、依頼の文章が露骨に丁寧になります。背景、目的、アウトプットのイメージ、期限。こういうものを書くようになるんです。
赤信号も「お天道様が見ている。オレも見ているし、それに自分だって見てる！！」と思うと、ちゃんと青になるまで待とうと思えますよね。
https://x.com/conan_app/status/1473126149781921793
メールからSlackに変えた瞬間に、みんな「お天道様が見てる」と思い始めたのか、依頼文がずいぶん丁寧になったなと。
そして、依頼に対して回答する側も、丁寧に返す。それを他の人が見て、「ああ、こういう聞き方なら答えやすそうだな」と学ぶ。集合的なルールやマナーが自然と形成されていく。この副次的な効果はかなり大きいです。
理由3：誰に何のボールが飛んでいるかが見える
これも見落とされがちですが、けっこう重要です。
メールだと、1対1で「これお願いできますか？」みたいなやり取りが、知らないうちに自分のメンバーに対して飛んでいたりする。CCに自分が入っていなければ、まず気づきません。
結果、自分が把握していた以上に、メンバーがタスクでパンクしそうになっていた、みたいなことが起きる。誰が誰に対して何をお願いしているのか、誰と誰でどんなやり取りが進んでいるのか、上司は把握できなくなる。
Slackでパブリックチャンネルにしておけば、これが全部見える。「あ、あいつ今この件も抱えてるんだ」と分かるので、しれっとしたお願いが減ります。これだけでも、わりと健全な状態に近づきます。
原則2：メンションは「ちゃんと考えて」使う
二つ目。メンションを、ちゃんと頭を使って使う。これが本当に大事です。
Slackのメンションには大きく2種類あって、ひとつが@channelや@hereのように全員に通知が飛ぶやつ、もうひとつが「○○さん」と個人に対して通知を飛ばすやつです。
@channelを乱発するやつ、本当にやめてくれ
これは本気で許せなかったポイントです。
@channelというのは、Slackにおいて最も緊急度の高いメンションです。オンラインの人だけじゃなく、オフラインの人、つまりSlackを開いていない人や、その日休んでいる人にまで通知が飛ぶ。
つまり@channelを使うということは、要約すると「あなたが休みかどうかは知らないけど、全員、今すぐ他のもの全部切り捨ててこれを読めぇぇぇ」というニュアンスなんです。間違いなく。
ところが、これを乱発する人が、どこの組織にも必ず一定数います。
クソどうでもいい連絡、知っていても知らなくてもどっちでもいい内容、一部の人間が知っていれば十分でしょうという通知。
それを、100人くらいいるチャンネルで@channel付きで投稿し始める。
これが本当に迷惑です。
何が迷惑か。
ひとつ目は、不必要な通知が飛んでくることです。
特に休みの日に@channelの通知が来ると、マジでビクッとします。
「何か重大なインシデントか？」と思って開くと、本当にどうでもいい連絡だった、みたいな。本当に本当に心臓に悪い。
ふたつ目、そして私が一番まずいと思っているのが、誰かが@channelを連発し始めると、他の人も真似し始めるということです。
「あの人がやってるなら、これくらい使っていいんだな」と空気で広がっていく。
気がつくと、毎日のように@channelが飛んでくる状態になる。
そうなると人間は、「どうせまた優先度低いメッセージでしょ」と、だんだん見なくなります。乱発された@channelの通知10件の中に、本当に重大な情報が1件混じっていても、気づけなくなる。
これが、本当に避けないといけない事態です。
狼少年の話と同じで、頻度が上がるほど、本来伝えるべきメッセージが届かなくなる。
https://x.com/SaltyDo20334047/status/1761604941247070272
@channelは、本来「システム障害が発生しました」「全社員に関わる重要な変更があります」レベルの、緊急かつ重大なときにだけ使うべきもの。
メールのCCに入れておくか、くらいのノリで使っていいものではありません。
ゲリラ的に「それって緊急？」スタンプを撒き散らした3か月
導入したての頃は、見事にこの@channel乱打野郎が湧きました。
特に、「みんな！私の投稿を見て見て！」というタイプの人が、毎日のように@channelを打ちまくっていました。
そこで僕らプロジェクトチームがやったのが、ゲリラ的なスタンプ運動です。
「それって緊急？（？）」という、明らかに煽る意図のスタンプを自作して、Slackに登録しました。そして、明らかに緊急じゃないだろうという@channelの投稿には、片っ端からそのスタンプを押しまくりました。
当然、反発が来ました。
何人かからクレームが入り、押された本人の上長から「あれはやめてほしい」と文句を言われたこともありました。
ひどいときは、100人くらいいるチャンネルで「こういうスタンプを押すのは本当に良くないと思います」と、私が公開で吊るし上げられたこともあります。
正直に書くと、思いっきし嫌われたと思います。
ただ、ぶっちゃけ関係ないんです。
「この思想で運用するよ」ってことは経営層とも握って始めたプロジェクトなので、なんとしてでも@channelの正しい使い方を浸透させる必要があった。
経営層の号令のもと、違法でない限りどんな手段を使ってでも実現させるのが、プロ平社員たるものです。
不要不急の@channelを1匹残らず駆逐するのです。
なので、ある種サイコパスになりきった気分で、誰の投稿だろうが、どんな立場の人だろうが、容赦なく「それって緊急？」スタンプを押し続ける。これを3か月くらい続けました。
結果、ちゃんと駆逐できました。
不要不急の@channelが駆逐された世界は、静音に包まれる穏やか空間でした。どうでもいい情報が入ってこない、必要な情報だけが入ってくる。
文化を変えるというのは、こういうゲリラ的な活動を地道に続けるしかないんだなと、このときに学びました。
個人メンションは、遠慮なくつける
@channelの話が長くなりましたが、一方で、個人に対するメンションは、遠慮なくつけてください。
これは依頼するときに使うものです。
Aさんに何かをお願いするときは、Aさんにメンションをつける。
「気を遣ってメンションは外しておこう」とか考えなくてよくて、むしろ、つけないと相手の通知に出てこないので、いつまでも読まれない可能性があります。
相手から何かのリアクションが欲しい、承諾が欲しい、何が何でも読んでおいてほしい。
こういうときは、遠慮なくメンションをつけましょう。
ついでに書いておくと、メンションのあとに「さん」を付ける人がいます。
@yusuke .motoyama さん、お疲れさまです
みたいな書き方。
これ、正直マジでいらんのよね。
Slackのメンション自体がもう相手の名前を含んでいるので、後ろに「さん」を付けるのは二重表現です。
特に偉い人に連絡するときに、「さん」付けや「様」付けをつい入れたくなる人がいます。
気持ちは分かりますが、それをやるとメールと同じになります。
Slackのスピード感が一気に失われる。
メンションのあとに「さん」はいらない。
これくらいの粒度で、最初にルールを決めて矯正しにかかると、これまた心地よいコミュニケーション空間へとグッと近づきます。
原則3：送りたいときに送る、読みたいときに読む
この先も読んでみたいと思ってくださった方は、↓のnoteもぜひご覧いただけると。
