혼자서 비즈니스를 운영하는 것에 대한 대부분의 조언은 '덜 하라'는 내용입니다. 이 글은 그 반대입니다. 이미 해야 한다는 걸 알면서도 미루고 있는 작업, 그리고 매번 직접 시작하지 않아도 자동으로 진행되도록 시스템화하는 방법에 관한 이야기입니다.
저는 이 모든 것을 오후에 구축하고 실제 파일에 적용해 보았습니다. 여기에는 설정 방법, 결과, 그리고 저를 놀라게 한 부분들이 담겨 있습니다.
이 글에서 다루는 내용:
- 비즈니스를 레인(Lane)으로 나누기
- 컨텍스트(Context)를 한 번만 작성하기
- 승인 기준선 설정하기
- 각 레인에 브리핑하기 (복사해서 쓸 수 있는 5가지 예시 포함)
- 일정에 배치하기
- 첫날 나온 결과
- Uber, Spotify, Stripe에서도 발견된 동일한 구조
- 구축 시트
순서대로 다섯 단계입니다. 처음 세 단계는 AI와 전혀 관련이 없으며, Slack과 파일 폴더만 있으면 됩니다. 이는 의도적인 것입니다. 대부분의 작업은 2단계와 3단계에 집중되어 있는데, 사람들이 가장 자주 건너뛰는 부분이 바로 이것들이고, 이 단계들을 건너뛰기 때문에 이러한 설정이 두 번째 주에 무너지는 것입니다.
1단계. 비즈니스를 레인(Lane)으로 나누기
흔한 실수는 하나의 거대한 프롬프트를 가진 어시스턴트 하나로 모든 것을 처리하려는 것입니다. 효과가 있는 것은 그 반대입니다. 즉, 하나의 레인, 하나의 작업, 하나의 장소입니다.
서비스 비즈니스의 경우, 다섯 개의 레인이 거의 모든 것을 커버합니다:
클라이언트(고객). 각 고객이 어떤 단계에 있는지, 이번 주에 무엇이 배송되는지, 무엇이 막혀 있고 누구를 기다리고 있는지.
리드(잠재 고객). 적합한 회사에 대한 조사 및 첫 접촉 초안. 여기서는 아무것도 발송되지 않습니다.
딜리버리(전달). 실제 작업 산출물입니다. 여러분의 비즈니스에 해당하는 것이 무엇이든 간에 말이죠.
리포팅(보고). 플랫폼에서 가져온 수치를 검토용으로 초안 작성합니다.
파이낸스(재무). 송장 초안 작성 및 발행, 지불, 연체된 금액에 대한 주간 요약.
각 레인은 Slack 또는 Teams에 자체 채널을 갖습니다. 폴더, 탭 또는 채널이 아닙니다. 그 이유는 채널에는 이미 기록이 있고, 그 기록은 누구도 다시 설명할 필요가 없는 컨텍스트이기 때문입니다.
pic 1. 다섯 개의 레인, 각 레인이 생성하는 결과물, 그리고 절대 해서는 안 되는 한 가지.
2단계. 컨텍스트(Context)를 한 번만 작성하기
이 부분이 모든 것이 제대로 작동하는지를 결정하며, 모든 사람이 건너뛰는 부분이기도 합니다.
각 레인에는 하나의 고정 메시지가 있습니다. 이를 해당 업무를 수행하는 사람을 위해 작성해야 하는 직무 설명서라고 생각하면 됩니다. 3주에 걸쳐 설명하는 대신 한 번에 글로 작성해야 하는 그런 설명서 말이죠.
여기에는 네 가지가 포함됩니다:
우리가 무엇을 누구에게 판매하는지. 한두 줄이면 됩니다. 이후의 모든 것은 이것에 달려 있습니다. 이 레인이 전달하는 것. 책임 영역이 아닌, 명명된 결과물입니다. 에스컬레이션되는 상황. 정답이 '멈추고 물어보라'인 상황들입니다. 절대 굽혀지지 않는 규칙. 짧게, 최대 5~6줄입니다.
제 설정에서 가져온 재무 레인의 예시입니다 (편집되지 않은 원본):
리테이너는 매월 1일에 청구됩니다. 프로젝트 작업은 납품 시 청구됩니다. 금액과 조건은 Drive의 고객 베이스에 있습니다.
여기에서 송장 초안을 작성하고 검토를 위해 게시하세요. 절대 최종 승인하지 말고, 절대 발송하지 말고, 절대 지불 완료로 표시하지 마세요.
매주 금요일 16:00에 요약을 게시하세요: 발행된 송장, 지불된 송장, 연체된 송장(연체 일수 포함), 월간 누계 총액. 10줄 미만으로 작성하세요.
14일 이상 연체된 항목은 별도로 상단에 고객 이름과 금액을 함께 표시하세요.
형태를 주목하세요. 사실, 결과물, 주기, 그리고 마지막으로 한계점입니다. 제가 작성한 모든 레인은 이 형식을 따르며, 마지막 문단은 항상 한계점입니다.
판결 파일(Rulings file). 고정 메시지와 함께, 모든 수정 사항이 한 줄씩 기록되는 파일을 하나 유지하세요. 한 번 작성하고 마는 문서가 아니라, 계속해서 추가되는 목록입니다. 무언가를 수정할 때마다 그 수정 사항이 여기에 기록되며, 모든 레인은 작업을 수행하기 전에 이 파일을 읽습니다.
제 파일에는 다음과 같은 내용이 있습니다:
비용 지표는 리드당 비용이 아닌, 예약된 상담당 비용입니다. 어떤 계정에서든, 어떤 이유로든, 일시 중지되지 않은 상태로 캠페인이 구축되지 않습니다. 보고서의 모든 수치에는 출처와 날짜 범위가 포함되거나, 해당 수치는 포함되지 않습니다.
이 파일은 수정 사항이 반복되는 대신 영구적으로 적용되는 방법입니다. 이 전체 설정에서 가장 레버리지가 높은 단일 요소이며, 한 번에 한 줄씩만 추가하면 됩니다.
pic 2. 리드 채널의 고정 컨텍스트 메시지와 그 위의 주제 줄.
3단계. 승인 기준선을 설정하고 절대 움직이지 않기
어떤 작업은 되돌릴 수 있고 어떤 작업은 그렇지 않습니다. 모든 작업을 이 두 가지로 한 번만 분류하면 나머지 설정은 간단해집니다.
묻지 않고 실행. 읽기, 조사, 초안 작성, 요약, 일시 중지된 상태로 무언가 구축하기. 틀리면 그냥 삭제하면 됩니다.
당신의 승인을 기다림. 발송, 게시, 지출, 최종 승인, 라이브 전환. 틀리면 고객에게 사과해야 합니다.
실제로 이는 제 다섯 개의 채널 중 세 개가 고정 메시지에 '아무것도 여기서 나가지 않는다'고 명시되어 있음을 의미합니다. 리드 채널에는 발송 도구가 아예 연결되어 있지 않은데, 이는 의도적인 것입니다. 기능 자체가 없으면 규칙을 지키기가 더 쉽습니다.
이것이 너무 엄격하다고 느껴지는 날이 바로 제 역할을 제대로 하고 있다는 증거입니다.
pic 3. 틀렸을 때의 비용에 따라 분류된 모든 작업과 그 뒤에 따르는 두 가지 함정.
4단계. 각 레인에 동료에게 하듯 브리핑하기
컨텍스트는 상시 존재하는 정보입니다. 브리핑(Brief)은 특정 요청입니다. 아래 내용을 복사하여 괄호 안을 채우세요.
클라이언트. 고객 베이스를 읽고 주간 계획을 게시하세요: 각 고객, 해당 단계, 배송될 사항, 가장 큰 장애물. 그런 다음 매 근무일 8:00에 스탠드업(Standup)을 게시하세요: 어제 진행된 사항, 오늘 마감인 사항, 막혀 있는 사항. 8줄 미만, 각 줄에 고객 이름을 명시하세요.
리드. [귀하의 고객 프로필]에 적합한 회사 10곳을 조사하세요. 각 회사에 대해 그들이 하는 일, 자사 웹사이트에서 확인되는 특정 격차, 그리고 그 격차가 실제인지 추측인지에 대한 신뢰도 노트를 제공하세요. 추측할 때는 그렇게 말하세요. 가장 유력한 5곳에 대한 첫 접촉 초안을 작성하세요. 짧은 두 문단으로, 그들의 비즈니스에서 발견한 내용으로 시작하세요.
리포팅. 성과 파일에서 [클라이언트]의 [월] 보고서를 작성하세요. 모든 수치에는 출처와 포함된 날짜 범위가 명시되어야 합니다. 숫자가 누락된 경우, 어떤 것인지 말하고 중단하세요.
파이낸스. [클라이언트, 마일스톤, 금액]에 대한 송장 초안을 작성하고, 검토를 위해 여기에 게시하며, 절대 최종 승인하지 마세요. 매주 금요일 16:00에 자금 요약을 게시하세요.
딜리버리. 제안을 두 줄로 요약하여 제가 이해했는지 확인하게 해주세요. 그런 다음 계획을 제안하고 제 승인을 기다리세요. 승인 후에는 모든 것을 일시 중지된 상태로 구축하세요.
다섯 가지 모두 동일한 패턴입니다: 먼저 컨텍스트, 명명된 결과물, 주기, 그리고 돈이나 외부 세계에 영향을 미치는 모든 것에 대한 게이트(Gate).
5단계. 일정에 배치하기
도구와 레인의 차이점은 레인이 스스로 깨어난다는 점입니다.
일정은 브리핑의 한 문장입니다. "매 근무일 8:00"이 전체 구성입니다. 이것이 설정되면 노트북을 열기도 전에 스탠드업이 도착하고, 아침은 질문이 아닌 결정으로 시작됩니다.
이것이 바로 하루의 형태가 바뀌는 지점이기도 합니다. 레인들이 당신이 읽을 수 있는 속도보다 빠르게 결과물을 생산하기 때문에, 당신은 작업 목록을 처리하는 대신 승인 큐를 비우기 시작합니다. 하루에 두 번의 시간 창이면 충분합니다.
AI 직원이 실행했을 때 나온 결과
저는 이 시스템을 Viktor에서 실행했습니다. Viktor는 Slack 또는 Teams에 워크스페이스 멤버로 참여하여 비즈니스에서 이미 사용 중인 도구에 연결하는 AI 직원입니다. 설정하는 데는 오후 하나면 충분했습니다.
첫날 보고할 가치가 있는 다섯 가지 사항이 있으며, 그중 세 가지는 거절이었습니다.
Viktor는 누락된 데이터를 만들어내지 않았습니다. Drive를 연결하기 전에 스탠드업을 요청했습니다. 그는 확인하고, 아무것도 찾지 못했으며, 두 번째 출처를 확인하고, 빈 베이스를 발견한 후, 그럴듯해 보이는 상태판 대신 아무것도 게시하지 않았습니다. 그의 말: 추측으로 재구성하지 않겠다.
그는 데이터가 뒷받침할 수 없는 질문에 답하지 않았습니다. 저는 그에게 7월에 84달러였던 예약당 비용이 8월에 103달러로 상승한 이유를 찾아달라고 요청했습니다. 그는 그 이유를 알 수 없다고 대답했습니다: 7월 내보내기 파일이 어디에도 없고, 유일한 7월 수치는 출처가 없는 메모이며, 파일에 날짜 열이 없어 주말 가설을 테스트할 수 없다는 것이었습니다. 그런 다음 그는 103달러는 단일 캠페인의 수치이며 계정 전체 혼합 수치는 131.17달러라고 지적하고, 하나를 선택하는 대신 두 가지를 모두 보고했습니다.
pic 4. 예약당 비용 상승 원인을 묻자, 데이터가 그 질문에 답할 수 없는 이유를 설명했습니다.
그는 아무도 상기시키지 않은 규칙을 적용했습니다. 제 고객 파일 어딘가에 한 고객이 더 높은 예산 상한선에 대해 문의했지만 합의된 사항은 없으며, 이를 기준으로 구축하지 말라는 내용이 있었습니다. 그는 관련 없는 요약에서 이 내용을 스스로 찾아내었고, 상향된 상한선을 기준으로 구축하지 않겠다고 말했습니다.
그는 채팅이 아닌 완성된 작업물을 전달했습니다. 보고서는 표지가 있는 조판된 PDF로 반환되었으며, 초안이며 클라이언트 공개용이 아님을 명시했습니다. 숫자가 나오기 전인 2페이지에는 '이번 달 데이터의 세 가지 한계'라는 섹션이 있습니다.
pic 5. 8월 보고서. 데이터가 뒷받침할 수 없는 내용을 설명하는 부분으로 시작하는 PDF로 전달되었습니다.
그는 작동하는 대시보드를 구축했습니다. 네 개의 고객 카드, 재무 섹션, 모든 수치에 출처 파일이 표시되어 있으며, 제가 열 수 있는 URL에 있었습니다. 제가 요청하지 않은 헤더에 한 줄을 추가했습니다: 스냅샷, 자동 업데이트 아님, 새로고침하려면 다시 게시.
vid 1. 구축된 스튜디오 대시보드. 고객 카드부터 자금 섹션까지.
분석
일부 작업은 자체 파일 외부의 최신 정보를 필요로 합니다. 지금까지는 두 가지 옵션이 있었습니다: 직접 가서 확인하거나, API를 연결하여 유지 관리하는 것입니다.
Viktor는 브라우징합니다. 그는 실제 브라우저에서 페이지를 열고, 오늘 거기에 있는 내용을 읽고, 진행하면서 스크린샷을 찍습니다.
저는 Duolingo가 유료 획득(Paid Acquisition)을 어떻게 운영하는지 알고 싶었습니다. 그래서 그들이 현재 실행 중인 캠페인에 대한 보고서와 Viktor의 분석을 요청했습니다.
결과는 다음과 같았습니다: 광고 라이브러리가 열리고 스크린샷이 찍혔으며, 결과는 세 개의 레이블이 지정된 섹션으로 나뉘었습니다. '확인됨(Verified)'은 그가 직접 페이지를 로드했음을 의미합니다. '추론됨(Inferred)'은 그가 본 것으로부터 합리적으로 추론할 수 있음을 의미합니다. '추측(Guessing)'은 인용하지 말라는 표시입니다. 그런 다음 그가 사용한 방법과 해당 방법이 취약한 부분에 대한 메모가 있었습니다.
그가 가장 먼저 언급한 관찰 결과: 그가 확인한 모든 대상 링크는 앱 스토어 목록으로 연결되며, 웹사이트로 연결되는 링크는 하나도 없었습니다.
pic 6. Duolingo 광고 캠페인 분석
예약된 작업
레인은 스스로 시작해야만 제대로 작동합니다. 설정 방법은 다음과 같습니다.
채널에 말로 적으세요. 작업이 이루어질 곳에 일정을 문장으로 입력하세요: 매일 8:00에 #general에 일일 롤업을 게시하세요. 열어야 할 빌더도, 선택해야 할 트리거도 없습니다. 일정이 첨부된 작업(Tasks)에 나타납니다.
한 번 열어서 그가 쓴 내용을 읽으세요. 이 부분이 중요합니다. 문장은 네 부분으로 구성된 전체 작업이 되며, 모두 편집 가능합니다:
출처(Source): 아무것도 작성하기 전에 읽어야 할 채널과 파일을 의미합니다.
기간(Window): 오늘의 활동이 아닌 이전 실행 이후의 활동을 의미합니다.
형식(Format): 하드 라인 제한과 패딩하지 말라는 지침이 있습니다.
규칙(Rules): 고정된 컨텍스트와 동일한 제한 사항을 다시 명시합니다.
먼저 기간을 수정하세요. 그렇지 않으면 매일 아침 어제의 내용을 다시 읽게 됩니다. 제 것은 장애물이 여전히 열려 있는 경우에만 다시 언급하고, 얼마나 오랫동안 열려 있었는지 말하라고 명시되어 있습니다.
일정이 서로를 읽을 수 있도록 순서를 정하세요. 스탠드업은 7:55에 실행되고 롤업은 8:00에 실행됩니다. 롤업은 스탠드업이 게시되는 채널에서 가져오기 때문입니다. 5분 간격이며, 이 순서는 유지됩니다.
그가 가정한 것을 확인하세요. 그는 자신의 상시 가정을 '확인 필요, 이것이 여전히 사실이라고 가정하지 마세요'라는 헤더 아래에 분류했습니다. 하나가 더 이상 사실이 아닐 때, 출력물이 조용히 깨지는 대신 차단된 라인에 표시되었습니다.
세 가지 일정이 대부분의 서비스 비즈니스를 커버합니다: 모든 레인에 걸친 아침 롤업, 마감일이 있는 레인 내 스탠드업, 금요일 오후 자금 요약입니다.
pic 7. 세 가지 상시 작업
대규모 팀이 도달한 것과 동일한 형태입니다
위의 내용은 1인 비즈니스에만 국한되지 않습니다. 수천 명의 엔지니어를 둔 회사들이 독립적으로 도달한 방식의 소규모 버전입니다.
Uber는 현재 풀 리퀘스트(Pull Request)의 70% 이상이 에이전트(Agent)에 의해 이루어지며, 엔지니어가 작성한 3,600개 이상의 에이전트 스킬과 하루 약 30,000회의 스킬 실행이 있다고 발표했습니다. Spotify는 빌드와 테스트를 통과한 후에만 풀 리퀘스트를 여는 백그라운드 코딩 에이전트를 운영하며, 풀 리퀘스트의 73%가 AI에 의해 작성되었다고 보고합니다. Stripe는 기본적으로 아무것도 로드되지 않는 내부 어시스턴트를 구축했으며, 모델은 어떤 도구가 들어오기 전에 요청에 필요한 스킬을 선택합니다.
규모는 다르지만, 동일한 세 가지 아이디어입니다: 에이전트당 하나의 작업, 대화 외부에 존재하는 컨텍스트, 그리고 되돌릴 수 없는 모든 것에 대한 게이트(Gate).
구조 자체가 어려운 부분은 결코 아니었습니다. 그것을 실행할 누군가가 있는 것이 어려운 부분이었습니다.
구축 시트
이것을 저장해 두세요. 레인당 한 번씩 실행합니다.
- 모든 것을 처리하는 하나의 어시스턴트 대신 레인당 하나의 채널
- 채널당 하나의 고정 메시지: 우리가 무엇을 파는지, 이 레인이 무엇을 전달하는지, 무엇이 에스컬레이션되는지, 절대 굽혀지지 않는 규칙
- 하나의 판결 파일, 모든 수정 사항이 한 줄로 기록됨
- 작업을 한 번 분류: 되돌릴 수 있는 것은 실행, 되돌릴 수 없는 것은 대기
- 규칙이 중요한 곳에서는 규칙에 의존하지 말고 기능 자체를 제거
- 프롬프트보다 일정을 먼저. "매 근무일 8:00"이 전체 구성
- 이전 레인이 당신이 시작하지 않아도 결과물을 생산할 때만 다음 레인으로 넘어감
판결 파일을 건너뛰면 매주 같은 것을 수정하게 될 것입니다. 승인 기준선을 건너뛰면 그것이 왜 존재하는지 알게 될 것입니다.
가장 많은 시간을 소비하는 레인 하나로 시작하고, 두 번째 레인을 만들 자격을 얻게 하세요.
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