제목을 보고 "회의록은 주니어가 하는 거 아니야?" 또는 "AI 가 알아서 해주면 되지 않나?" 또는 "이런 구시대 유물 ㅋㅋ"라고 생각할 수도 있습니다. 하지만 이 글은 왜 여전히 직접 회의록을 작성해야 하는지에 대한 이야기입니다.
회의록이 왜 필요한가?
- ToDo 를 명확히 하고 일을 진행시키기 위해. 회의가 끝나고 자리로 돌아와 "내가 뭘 해야 하지?"라고 생각하게 만든다면 실패입니다. 누가, 무엇을, 언제까지 할지 모두가 알 수 있도록 작성하고 공유해야 합니다. 이것이 회의록의 가장 중요한 목적입니다.
- 결정 사항을 기록으로 남기기 위해. 기록하지 않으면 나중에 "내가 그랬다", "니가 그랬다"는 말다툼으로 번집니다. 심한 경우 상사가 결정을 번복할 수도 있습니다 (물론 회의록에 있어도 번복하는 경우가 있긴 합니다).
- 회의에 참석하지 않은 사람들이 맥락을 이해할 수 있도록. 결정 사항과 ToDo 만 나열된 회의록은 비참석자에게 "왜 그런 결론이 나왔지?"라는 소외감을 줍니다. 이 '소외감'은 문제가 되며, 이해관계자들의 동기를 점차 떨어뜨립니다.
생성형 AI 가 있는데 사람이 직접 회의록을 작성하는 이유는?
- "요즘은 생성형 AI 가 회의록을 작성해 주니까 사람이 할 필요가 없지"라는 말을 자주 듣습니다. 하지만 매일 회의를 하는 사람으로서, 직접 회의록을 작성하며 회의를 진행하는 것이 더 효율적이라는 게 제 생각입니다.
- 실시간 회의록 작성 + 퍼실리테이션의 세 가지 장점이 있습니다. 첫째, 논의를 주제에 집중시키기 쉽습니다 (현재 위치, 결정해야 할 사항, 논의 중인 내용을 보여줄 수 있습니다). 둘째, 오해를 줄이기 쉽습니다 ("제가 말씀하신 내용을 이렇게 이해했는데 맞나요?"라고 확인하며 작성할 수 있습니다). 셋째, ToDo 와 결정 사항을 구체화하기 쉽습니다 ("이 ToDo 는 X 님이 담당하고, 이 날짜까지 이 결과물을 내주세요"라고 구체적으로 정의할 수 있습니다).
- 생성형 AI 가 작성하는 것은 결국 '녹취록'입니다. 말한 내용을 정확히 기록합니다.
- 하지만 AI 는 "무엇을 논의해야 하고, 쟁점은 무엇인지", "결정 사항과 ToDo 가 확정되었는지", "이 발언에 대해 추가 질문이 필요한지"를 고려하지 않습니다. AI 는 ToDo 를 어떻게든 확정하고 기록하려는 의지를 대신해 주지 않습니다.
- 물론 AI 가 퍼실리테이션을 시작한다면 이야기가 다르겠지만, 현재로서는 '사람이 회의록을 작성하며 퍼실리테이션하는' 방식이 실제로 회의를 생산적으로 만듭니다.
회의록을 많이 작성하면 '강해집니다'
회의록 작성은 기본 스킬셋과 마인드셋의 종합 격투기입니다. 다섯 가지 주요 능력을 얻을 수 있습니다.
- 글쓰기 능력: 회의록을 읽으면 가장 먼저 드러나는 부분입니다. 글쓰기가 형편없는 회의록은 "몇 번을 읽어도 이해가 안 된다", "문장이 너무 길어서 읽기 싫다"는 혹평을 받기 쉽습니다. 반면, 노력으로 개선할 수 있는 기술이기도 합니다. 가장 빠른 길은 유능한 선배에게 "제 회의록을 빨간 펜으로 갈겨주세요!"라고 부탁하여 훈련받는 것입니다.
- 구조화 능력: 발언 순서대로만 나열된 회의록은 무슨 논의를 하는지 파악하기 어렵습니다. 큰 그림과 각 논점의 위치를 보여줘야 합니다. 사람, 돈, 물건에 관한 것인가요? 시스템이나 문화에 관한 것인가요? 전략인가요, 실행인가요? 회의록을 작성한다는 것은 곧 구조화를 의미합니다.
- 이해 및 습득 능력: "글쓰기와 구조화 능력만 있으면 쉽게 쓸 수 있지, 내 학력을 얕보지 마"라고 생각한다면 잠깐만요. '전문 용어'가 발목을 잡을 겁니다. 생소한 용어가 나오면 먼저 스스로 찾아보고, 10분 동안 이해가 안 되면 누군가에게 물어보세요. 이 과정을 세 번 정도의 회의 동안 철저히 하면, 내부 및 업계 용어의 약 60%를 이해하고 새로운 용어도 어느 정도 유추할 수 있게 됩니다.
- 회의에 대한 주인의식: 이것은 회의록의 질에 큰 영향을 미칩니다. "네, X 가 중요하다는 것에 동의합니다" -> "그럼 다음 주제는..." 식으로 대화가 흘러갈 때, "잠깐만요. 실제로 X 를 실행할 건가요? 그렇다면 누가, 언제까지 할 건가요?"라고 되물을 수 있느냐에 따라 질이 달라집니다. 주인의식이 낮은 사람의 회의록에는 결정된 것 같지만 실제로는 결정되지 않은 사항이나, 이렇게도 저렇게도 해석될 수 있는 모호한 표현이 자주 보입니다.
- 업무 속도: 회의록 작성을 지시받았다면, 업무 속도를 테스트받는 것이라고 생각하세요. 일 잘하는 사람은 회의가 끝나는 동시에 초안을 완성하고 5분 안에 모든 참석자에게 "회의록 확인 부탁드립니다" 메일을 보냅니다. "회의가 끝난 후 몇 분 만에 회의록이 나오는가?"는 사람들이 눈여겨보는 부분이며, 업무에 대한 인상에 큰 영향을 미칩니다.
...그래서 개인적으로는 사람이 직접 작성한 회의록의 가치는 아직 사라지지 않았다고 생각합니다.
참고로 제 추천 방식은 다음과 같습니다.
- 회의 전에 회의록의 약 70%를 미리 작성해 둡니다 (논의할 점은 무엇이고, 잠정적인 답변은 무엇인가?). 회의 목적에 따라 70%를 모두 보여줄지, 30%만 보여줄지 조정합니다.
- 그런 다음, 실시간으로 화면을 공유하며 회의록을 채워 나갑니다. "ToDo 와 결정 사항은 이렇습니다. 회의록은 여기 있습니다."라고 마무리하면 기분이 아주 좋습니다.
실시간 회의록 작성 방법에 대해 note 에도 글을 썼으니, 관심 있으시면 확인해 보세요.
note: [【비기】 실시간 회의록 작성법]([https://note.com/yusuke_motoyama/n/n8d7252ee7bee](https://note.com/yusuke_motoyama/n/n8d7252ee7bee))
