90년 전통의 제조업체, AI를 통해 인간이 창의적 업무에 집중할 수 있게 된 방법
일본에 3만 명의 직원과 8,000개의 AI 에이전트가 함께 일하는 회사가 있습니다.
그리고 이곳은 최첨단 IT 스타트업이 아닙니다.
1936년에 설립되어 올해로 90주년을 맞은 제조 대기업, Ricoh 입니다.
"우리 회사는 AI를 도입하기엔 너무 올드하다"고 생각하는 분들이 이 글을 꼭 읽어보셨으면 합니다.
Ricoh 가 해낸 일은 천재 그룹의 결과물이 아니었기 때문입니다. 오히려 그 반대였습니다. 그들은 단지 "올바른 순서"를 따랐을 뿐입니다.
이 글을 읽고 나면, 왜 여러분의 조직이 "ChatGPT 를 2년 동안 써왔는데 성과가 안 나온다"고 느끼는지 이해하게 될 것입니다.
그리고 내일부터 AI 도입 순서를 뒤집을 수 있습니다.
3만 명의 직원과 8,000개의 AI 에이전트가 함께 일하는 회사
먼저, 숫자를 보겠습니다.
Ricoh 는 전 세계에 약 78,000명의 직원이 있으며, 그중 3만 명이 일본에 있습니다.
2026년 1월 기준으로 일본에서만 8,000개의 AI 에이전트가 가동 중이라고 합니다.
8,000개. 엄청난 숫자입니다.
더 놀라운 점은 이 8,000개의 에이전트가 3,000명 미만의 직원(전체 직원의 약 10%)에 의해 만들어졌다는 것입니다.
이 10%가 자신의 업무를 처리하기 위해 AI 를 적극적으로 구축하고 있습니다.
Ricoh 가 "복사기 회사"라는 점을 기억하는 것이 중요합니다.
그들의 기반은 제조업입니다. 현재 디지털 서비스와 AI 가 매출의 절반 이상을 차지하지만, 원래는 사람들이 청사진을 손으로 그리고 다음 사람에게 전달하는 전통적인 제조 회사였습니다.
이런 전통적인 회사가 많은 스타트업보다 AI 를 더 빠르게 발전시키고 있습니다.
참고로, 일본에는 100년 이상 된 회사가 45,000개나 있습니다. 이는 전 세계 장수 기업의 절반 이상입니다.
즉, "오래되었다"는 것은 변명이 될 수 없으며, 오히려 오래된 회사에 가장 큰 잠재력이 있다는 뜻입니다.
2년 동안 AI 효과가 없는 진짜 이유
이제 핵심으로 들어가겠습니다.
Ricoh 는 다음과 같은 상담이 급증하고 있습니다.
"2년 전에 필요할 거라고 생각한 곳에 ChatGPT 를 도입했는데 효과가 없습니다. 조직의 사일로를 깨지 못하고 있습니다."
많은 분들이 공감하실 겁니다.
여기에는 세 가지 주요 이유가 있습니다.
1. 생산성 문제
일본의 생산성은 OECD 38개국 중 29위입니다(2024년 데이터). 거의 최하위권입니다. 디지털 분야에서 세계를 선도하는 미국과 비교하면 약 절반 수준입니다.
왜일까요? 원인은 "개인화된 업무 방식"입니다.
IT 에 아무리 투자해도 업무 방식이 바뀌지 않으면 생산성은 오르지 않습니다.
2. 데이터 문제
회사 내 데이터의 70-90%는 "비정형 데이터"라고 합니다.
비정형 데이터란 개인에게 묶여 있는 직감, 노하우, 팁 등을 말합니다. 손으로 그린 도면이나 베테랑의 머릿속에만 존재하는 지식 같은 것입니다. Ricoh 는 이것을 "암묵지"라고 부릅니다.
이것을 먼저 정리하지 않고 AI 에게 도움을 요청하면, 제공하는 데이터가 "더럽습니다."
따라서 AI 가 제대로 작동할 수 없습니다.
흥미롭게도, AI 가 문서를 읽다가 갑자기 표를 만나면 실패할 수 있습니다. 또는 기술 비밀이 클라우드에 있으면 안 되고 온프레미스에 있어야 하기 때문에 충돌이 발생할 수도 있습니다.
요컨대, 기반을 먼저 구축하지 않고 업무에 AI 를 던져넣는 것은 통하지 않습니다.
1단계: 먼저 업무를 시각화하고 20%의 낭비를 제거하라
그렇다면 Ricoh 는 어디서부터 시작했을까요?
AI 도입이 아니었습니다.
먼저, 직원들에게 "숨 쉴 여유"를 만들어 주었습니다.
시간이 없는 사람은 업데이트와 새로운 기술을 사용할 수 없습니다. 따라서 1단계는 시간을 확보하는 것이었습니다.
구체적으로, 전사 115개 부서의 1,000명의 업무를 시각화했습니다.
그 과정에서 흥미로운 사실을 발견했습니다.
팬데믹 기간 원격 근무 중에 관리자들이 직원들이 무엇을 하는지 몰라 "체크인 미팅"이 크게 늘어났던 것입니다.
데이터를 살펴본 경영진은 "아, 이 업무는 더 이상 할 필요가 없구나"라고 깨달았습니다. 이를 통해 업무의 5-6%를 제거했습니다.
다음으로, 서로 다른 조직에서 별도로 수행하던 유사한 업무를 찾아 통합했습니다. 더 많은 업무가 줄었습니다.
그런 다음, 남은 "진정으로 필요한 업무"를 표준화했습니다. 일단 표준화되면 자동화 기술이 효과를 발휘합니다.
이 과정을 1년 넘게 끈질기게 지속한 결과, Ricoh 는 업무 효율성을 20% 개선했습니다.
여기서 우리가 배울 점이 있습니다.
"모두가 공을 주워 연결하는" 일본식 방식은 강점이지만, "하지 않아도 되는 업무"를 만들어내기도 합니다.
사람들은 친절 때문에 자신의 공이 아닌 공을 주워 들지만, 업무량은 계속 늘어날 뿐입니다.
그러니 1주일 동안 자신의 업무를 시각화해 보세요.
그렇게만 해도 "잠깐, 이 회의 진짜 필요한가?"와 같은 것들이 드러날 것입니다.
2단계: 모두가 "단 하나"의 AI 만 사용하기 시작하다
20% 개선 중 10%의 여정이 보이자, Ricoh 는 다음 단계로 나아갔습니다.
"모든 직원이 정확히 하나의 업무에 AI 를 사용한다."
여기서 핵심은 무작정 모두에게 AI 를 던져준 것이 아니라는 점입니다.
먼저 안전한 AI 사용을 위한 "가드레일"을 설계했습니다. 그런 다음 워크숍을 통해 교육과 성공 사례를 공유했습니다.
기반(1단계: 시각화 및 표준화)이 마련되어 있었기 때문에 AI 에게 제공된 데이터는 깨끗했습니다. 그래서 AI 가 제대로 작동한 것입니다.
모든 것은 이 순서에 달려 있습니다.
그 결과가 앞서 언급한 8,000개의 에이전트입니다.
구체적인 예를 하나 들어보겠습니다.
Ricoh 는 고객사의 경영 과제를 해결해 줍니다. 대기업 CEO 와 대화하기 때문에 사전 준비가 매우 중요합니다.
베테랑 직원들은 과거에 회사당 4-5시간을 들여 통합 보고서와 공개 정보를 읽고 가설을 세웠습니다.
그 베테랑의 암묵지를 AI 에게 가르치자, 이제 AI 에이전트가 스스로 가설을 검증하고 제안서를 초안합니다.
그 결과, 베테랑의 시간이 75% 단축되었습니다. 100의 노력이 필요했던 일이 이제 25면 됩니다.
그리고 또 다른 이점이 있습니다.
베테랑의 직감이 이제 중간 관리자와 주니어 직원에게 전수됩니다. AI 와 함께 일하면서 지식이 이전되는 것입니다.
이는 마케팅 부서에만 국한된 이야기가 아닙니다. 백오피스, SCM, 영업 현장에서도 일어나고 있습니다.
4-5시간이 1시간 조금 넘게 줄었습니다. 여러분 회사에서 "매번 처음부터 문서를 읽는" 업무도 같은 방식으로 처리할 수 있을 것입니다.
3단계: 확보한 시간으로 사람들을 "창의적 업무"에 재배치하다
이것이 핵심 목표입니다.
확보된 시간을 인간만이 할 수 있는 업무에 사용하는 것입니다.
Ricoh 에는 이런 회의실이 있습니다.
대형 LED 디스플레이 뒤에는 5개의 AI 에이전트가 구현되어 있습니다.
직원들이 토론하는 동안 AI 가 대화를 받아쓰고, 일본어를 교정하며, 의미를 이해하고, 정보를 구조화합니다.
이를 통해 직원들은 토론과 아이디어 도출에 완전히 집중할 수 있습니다. 마지막으로 투표를 통해 결정을 내립니다. AI 는 심지어 퍼실리테이터 역할도 지원합니다.
그리고 놀라운 점이 있습니다.
다가오는 중기 경영 계획을 위해 약 10명의 임원이 이 방에서 논의했습니다.
보통 이런 작업은 약 2개월이 걸립니다.
4시간 만에 끝났습니다.
2개월이 4시간으로.
"사람을 창의적 업무로 옮기자"는 이 아이디어는 경영학자 구스노키 켄의 말과 일맥상통합니다.
업무는 "일(Work)"과 "놀이(Play)"로 구성됩니다.
"일"은 보상에 대한 대가로 기술을 제공하는 것, 즉 정해진 규칙 내의 작업입니다. AI 는 이 작업을 더 빠르고 정확하게, 그리고 지치지 않고 수행합니다.
하지만 "놀이"는 다릅니다. 오타니 쇼헤이처럼 독특한 감각과 판단을 통해 가치를 창출하는 업무입니다.
AI 가 정해진 업무를 빼앗아 갑니다. 인간에게 남는 것은 감각과 판단입니다.
AI 를 더 잘 사용할수록 인간의 업무는 더욱 정교해집니다.
직원들의 창의성을 키우기 위해 Ricoh 는 2019년부터 액셀러레이터 프로그램도 운영하고 있습니다.
직원과 스타트업이 새로운 비즈니스 아이디어를 제안합니다. 200개의 아이디어 중 5-10개를 선정하기 위해 경쟁합니다. 이 프로그램을 7년째 운영하고 있습니다.
이것이 직원의 자율성과 창의성을 키우는 방법입니다.
여러분의 회사도 할 수 있습니다, 단 순서를 틀리지만 않는다면
요약하자면:
Ricoh 의 결론은 간단합니다.
"당장 사용하고 싶은 곳에 AI 를 두지 마십시오."
이 순서를 따르십시오:
- 먼저 업무를 시각화하여 시간을 확보하십시오.
- 낭비를 제거하고 유사한 업무를 통합하십시오.
- 표준화하십시오.
- 그런 다음에야 AI 를 올바르게 사용할 환경을 구축하십시오.
이 순서가 있기 때문에 직원들이 움직이기 시작합니다. 순서를 뒤집으면 작동하지 않습니다.
한 가지 더 중요한 교훈이 있습니다.
AI 에는 두 가지 측면이 있습니다.
하나는 고통스러운 업무를 제거하여 "마이너스를 제로로 만드는" 것입니다. 일찍 퇴근하고, 지루한 일을 없애는 것입니다. 모두가 이것을 즉시 좋아합니다.
하지만 그것만으로는 오래가지 않습니다.
다른 하나는 인간이 새로운 가치를 창출하는 "제로에서 플러스로 가는" 것입니다. 이것이 설계될 때 비로소 AI 도입이 현실화됩니다.
오늘이 어제보다 낫고, 그 발전의 일부라는 느낌이 사람들을 움직이게 합니다.
Ricoh 의 이리사 타카히로는 이렇게 말했습니다.
"Ricoh 가 할 수 있었다면, 다른 회사들도 분명히 할 수 있습니다."
그리고 또한:
"AI 는 일본 기업을 위해 나타났다고 생각합니다."
AI 는 이미 대부분의 공개 데이터를 학습했기 때문입니다. 남은 것은 회사 내부에 잠들어 있는 데이터입니다.
그리고 일본은 전 세계에서 가장 많은 내부 기업 데이터를 보유한 국가입니다.
90년 된 베테랑 회사나 여러분의 회사에는 아직 아무도 발굴하지 못한 보물이 잠들어 있습니다.
그러니 내일부터 1주일 동안:
자신의 업무를 시각화해 보세요.
"잠깐, 이 업무는 필요 없을지도 몰라"라고 생각한다면, 그것이 바로 여러분의 출발선입니다.
성과가 나지 않은 것은 능력 부족 때문이 아니었습니다. 순서가 거꾸로였을 뿐입니다.
