Muitas empresas permitem o uso de ferramentas de IA como "Copilot" e "Gemini". Você está utilizando-as de forma eficaz?
Pessoalmente, uso principalmente o ChatGPT e o Claude Code na minha vida privada e, para ser honesto, não estava aproveitando muito o Copilot no trabalho. No entanto, nos últimos anos, o Copilot evoluiu notavelmente, e a saída para documentos e chats da empresa mudou drasticamente.
Isso me levou a pesquisar como empresas no exterior estão usando-o, então estudei casos de uso globais a fundo.
Primeiro, um banco em Dubai anunciou que economizou 39.000 horas por ano usando o Copilot: Commercial Bank of Dubai. Se você calcular com base em uma pessoa trabalhando 2.000 horas por ano, isso equivale aproximadamente ao tempo de trabalho de 19 pessoas.
Olhando os números, você pode pensar que a escala é simplesmente diferente. Mas, ao analisar internamente, eles não estavam fazendo nada de especial. Ler documentos de auditoria, agregar dados do Excel, comparar contratos, fazer anotações de reuniões — tarefas encontradas em qualquer empresa.
A diferença estava em como eles "delegavam" tarefas ao Copilot.
Por exemplo, preparação para reuniões. A maioria das pessoas pesquisa e-mails pouco antes de uma reunião, abre atas passadas e procura materiais. Se você delegar isso ao Copilot, fica assim:
1Por favor, prepare-se para a reunião de hoje com a Empresa XX.2Consulte e-mails relevantes dos últimos 30 dias, reuniões passadas do Teams e documentos relacionados dentro do meu alcance de acesso.34Por favor, resuma o seguinte:56Progresso até agora7- Decisões tomadas da última vez8- Solicitações da outra parte9- O que prometemos10- Questões ainda não resolvidas11- 5 perguntas para confirmar hoje12- Coisas para decidir hoje1314Por favor, mantenha um comprimento que possa ser lido em menos de 3 minutos.15Não adivinhe conteúdo que não possa ser confirmado; escreva "Sem informação."
É a isso que chamo de "delegar." Não é apenas "resumir" ou "escrever um e-mail." Você está confiando um bloco inteiro de trabalho. Neste artigo, fornecerei 20 maneiras como empresas no exterior estão realmente delegando trabalho em um formato copiável. Também escreverei sobre a divisão das 39.000 horas e como decidir quais de suas tarefas delegar.
Para ser claro, todos os números neste artigo são valores auto-relatados por empresas listadas nos Casos de Sucesso da Microsoft. Eles não são auditados por terceiros. Por favor, leia com isso em mente.
Detalhando as 39.000 Horas
A divisão publicada pelo Commercial Bank of Dubai é separada por departamento.
Departamento de Auditoria: 56 horas economizadas por mês. Eles fazem o Copilot ler documentos regulatórios para encontrar contradições e elaborar listas de riscos.
Departamento de Contabilidade: Até 12 horas economizadas por semana na criação manual de relatórios. Eles o utilizam para analisar tendências a partir de dados do Excel e até criar a estrutura para apresentações do PowerPoint.
Departamento de RH: 20 horas economizadas por mês.
Secretaria do Conselho: 15 horas economizadas por mês. Eles processam um grande volume de resumos de reuniões e extração de tarefas.
Departamento Jurídico: Eles o utilizam para comparar contratos com os modelos padrão da empresa e extrair apenas as diferenças.
Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24341-commercial-bank-of-dubai-microsoft-365-copilot
Quando você os alinha, vê que nenhum deles são "tarefas que criam algo novo." São apenas quatro coisas: ler, comparar, pesquisar e resumir.
E a coisa mais eficaz que este banco fez não foram, na verdade, as configurações da ferramenta. Eles realizaram três "Prompt-a-thons." Cada departamento trouxe ideias sobre o que fazer o Copilot fazer em seu trabalho e compartilhou estilos de escrita bem-sucedidos como "Super Prompts" dentro da empresa. A taxa de uso entre os participantes iniciais foi de 85%.
Em outras palavras, 39.000 horas não foram horas criadas automaticamente por uma IA inteligente, mas o resultado de funcionários decompondo seu trabalho e delegando-o.
Coisas semelhantes estão acontecendo em outras empresas.
XP Inc., uma empresa de serviços financeiros brasileira, anunciou uma redução acumulada de mais de 9.000 horas em reuniões e atas. Eles afirmaram que a eficiência da auditoria interna melhorou em 30%.
Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/20560-xp-microsoft-365
No Somerset Council no Reino Unido, 87% dos usuários sentiram os efeitos, relatando um ganho médio de eficiência de 10 horas por mês.
Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/22699-somerset-council-microsoft-365-copilot
Enquanto você pensar nisso como uma "IA para fazer perguntas", seus usos não aumentarão
Esta é a parte mais importante, então vamos organizá-la primeiro. Se você pensar no Copilot como uma "IA que pode perguntar qualquer coisa", rapidamente ficará sem usos. Resuma isso. Escreva um e-mail. Me dê 10 ideias. Geralmente para por aí.
O que torna o Copilot diferente de outras IAs generativas não é sua inteligência. É a capacidade de usar informações dentro da empresa como material.
O Microsoft 365 Copilot cria respostas referenciando e-mails, chats, reuniões e documentos dentro do seu alcance de acesso original através do Microsoft Graph.
Fonte: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-architecture
Em outras palavras, o Copilot é uma "IA que pode ir buscar informações colocadas dentro da empresa que você tem permissão para ver."
Manter isso em mente muda como você delega tarefas.
Uso perguntando: "Me diga como escrever atas de reunião."
Uso delegando: "A partir do conteúdo da reunião de hoje, extraia decisões, itens pendentes, responsáveis e prazos, e até crie um e-mail de acompanhamento para os participantes."
O primeiro é pedir conhecimento à IA. O segundo é confiar o trabalho em si.
Se você decompor o trabalho diário, ele consiste principalmente nestas 7 ações: Pesquisar, Ler, Resumir, Comparar, Escrever, Inserir e Compartilhar. O Copilot é forte nessas 7. Por outro lado, "decidir" e "assumir responsabilidade" permanecem do lado humano.
Observe um ponto frequentemente mal interpretado sobre permissões: instalar o Copilot não significa que os funcionários podem ver todas as informações da empresa. Ele usa apenas informações às quais eles originalmente têm acesso. Por outro lado, para empresas onde as configurações de permissão do SharePoint são muito amplas desde o início, corrigir isso é a prioridade.
Mapa dos 20 Métodos de Delegação
A partir daqui, apresentarei 20 itens, divididos em 4 grupos.
Reuniões e E-mails (1-6): Lugares onde você pode começar hoje e ver os efeitos mais rapidamente.
Excel e Criação de Documentos (7-11): Trabalho envolvendo números. A área com o maior potencial de redução de tempo.
Vendas e Suporte ao Cliente (12-15): Integrando o Copilot em "sistemas de negócios." O nível de dificuldade aumenta um pouco aqui.
Perguntas Internas e Sistematização (16-20): Substituindo tarefas onde as mesmas perguntas são feitas repetidamente por IAs dedicadas. Este é o objetivo para empresas no exterior.
Se você não tiver tempo, veja apenas 1, 2 e 7. Esses três mudarão completamente reuniões e Excel.
Delegando Reuniões e E-mails (1-6)
1. Faça-o resumir o contexto 3 minutos antes de uma reunião
Até agora: Pesquisar e-mails pouco antes de uma reunião, abrir atas passadas, rolar o Teams e entrar em pânico pensando "O que decidimos da última vez?"
Delegação: Faça-o resumir e-mails, reuniões e documentos relevantes em um contexto, pontos de discussão e perguntas sugeridas. O prompt no início é este.
Exemplo no Exterior: Hargreaves Lansdown usa o Copilot para preparação antes de reuniões com clientes e criação de documentos após. Eles visam reduzir o trabalho de documentação de 4 horas para 1 hora, com estimativas iniciais mostrando 2-3 horas economizadas por semana.
2. Pare de fazer anotações desesperadas durante as reuniões
Até agora: Ouvir, fazer anotações e pensar na próxima pergunta simultaneamente. Fazendo três coisas ao mesmo tempo, e todas acabam mal feitas.
Delegação: Faça-o extrair pontos-chave, decisões e próximas ações do conteúdo da reunião do Teams. O segredo é declarar explicitamente "Não crie coisas não discutidas na reunião."
▼ Copie daqui
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Por favor, organize esta reunião nos seguintes 5 itens:
1. Conclusão
2. Decisões tomadas
3. Coisas ainda não decididas
4. Quem faz o quê
5. Coisas a fazer até a próxima vez
Não invente responsáveis ou prazos não mencionados na reunião.
Escreva "Não definido" para coisas não decididas.
``
▲ Até aqui
3. Não pare nas atas; faça-o escrever o e-mail de acompanhamento
Delegação: Confie todo este fluxo em um prompt.
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Com base nesta reunião, por favor, organize o seguinte:
1. Decisões
2. Itens pendentes
3. Ações por responsável
4. Prazos
5. Preparação para a próxima vez
Finalmente, crie um e-mail de acompanhamento para os participantes com até 300 caracteres.
Não complemente conteúdo que não esteja na reunião.
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Exemplo no Exterior: Unifonic no Oriente Médio faz com que representantes de vendas usem o Copilot para resumos e extração de tarefas, enviando e-mails de próximos passos imediatamente após as reuniões. Eles relatam 2-3 horas economizadas por pessoa por dia.
Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/23690-unifonic-microsoft-365-e5
4. Converta e-mails longos em apenas "o que preciso fazer"
Delegação: Em vez de um resumo, faça-o gerar sua próxima ação.
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Por favor, organize este tópico de e-mail.
1. O que está acontecendo
2. Pontos de discussão atuais
3. Solicitações para mim
4. Prazos
5. O que devo confirmar na resposta
Finalmente, crie um rascunho de resposta de cerca de 150 caracteres.
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Exemplo no Exterior: Zurich Insurance na Suíça usa para resumir tópicos longos e criar respostas. Eles estimam uma redução de cerca de 14.000 horas no ano seguinte.
Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/23452-zurich-schweiz-microsoft-365-copilot-for-sales
5. Faça-o resumir o trabalho do logo pela manhã
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Por favor, organize a agenda de hoje e o trabalho importante relacionado a mim.
1. Reuniões de hoje
2. Coisas a preparar antes das reuniões
3. E-mails importantes que exigem resposta
4. Trabalho com prazos se aproximando
5. Coisas a fazer hoje
Por favor, priorize cada um como Alto, Médio ou Baixo.
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Exemplo no Exterior: HELLENiQ ENERGY na Grécia faz com que ele crie um briefing diário a partir do calendário. 70% dos usuários relataram ganhos de produtividade.
Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24670-helleniq-energy-microsoft-365-copilot
6. Classifique "o que aconteceu?" após um feriado por importância
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Em relação ao período em que estive ausente de [Data] a [Data], por favor, organize informações de e-mails, Teams e reuniões que posso acessar.
1. Decisões importantes
2. Solicitações relacionadas a mim
3. Coisas com prazos
4. Problemas ocorrendo
5. Coisas que exigem resposta
Por favor, liste-os em ordem de importância.
``
Delegando Excel e Criação de Documentos (7-11)
7. Transforme o Excel de uma "ferramenta para agregação" em uma "ferramenta para pensar"
Delegação: Especifique a ordem de visualização. Isso faz uma diferença decisiva.
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Por favor, investigue o seguinte sobre estes dados do Excel:
1. Mudança mês a mês
2. Mudança ano a ano
3. Itens que aumentaram significativamente
4. Itens que diminuíram significativamente
5. Valores anormais
6. Top 3 itens bons
7. Bottom 3 itens ruins
Em seguida, resuma nesta ordem:
Fatos → Hipótese da causa → Dados para confirmar mais → Próxima ação
Mostre números de forma que possam ser referenciados com os dados de origem.
``
8. Não pare na análise; faça-o criar a estrutura do PowerPoint
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Vou explicar estes resultados de análise na reunião da diretoria.
Por favor, crie uma estrutura de 5 slides do PowerPoint.
Slide 1: Conclusão Slide 2: Números importantes Slide 3: Mudanças significativas Slide 4: Hipótese da causa Slide 5: Próximos passos
Para cada página, crie um título e conteúdo. Não altere números dos dados de origem.
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9. Padronize reconciliações e relatórios que são quase os mesmos todos os meses
Exemplo no Exterior: U.S. Venture introduziu o Copilot for Finance para reconciliação regular de cartão de crédito e extrato bancário. Eles economizaram mais de 30 horas por mês no departamento de contabilidade.
Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/20600-us-venture-microsoft-365-copilot-for-finance
10. Faça-o organizar documentos de solicitação longos antes de um humano lê-los
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Por favor, leia este RFP (Request for Proposal).
Organize o seguinte por item:
1. Condições obrigatórias
2. Entregáveis
3. Prazo de submissão
4. Pontos prováveis de serem avaliados
5. Informações faltantes
Coisas que precisamos preparar
Anexe onde no documento cada item foi escrito. Finalmente, crie um rascunho de estrutura de proposta.
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Exemplo no Exterior: Petrochemical Industries Company no Kuwait reduziu o trabalho relacionado a RFP de mais de uma semana para menos de um dia.
11. Crie um rascunho para uma nova proposta a partir de propostas anteriores bem-sucedidas
Exemplo no Exterior: Industrialized Construction Group nos EUA reduziu o tempo de resposta de propostas em 80% criando novas propostas a partir de anteriores e modelos.
Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/23620-icg-microsoft-365-copilot
Delegando Vendas e Suporte ao Cliente (12-15)
12. Delegue a partir da coleta de informações antes de uma reunião de negócios
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Por favor, prepare-se para a próxima reunião com a Empresa XX.
1. Status atual da transação
2. Problemas aparecendo em e-mails passados
3. Promessas anteriores
4. Coisas ainda não resolvidas
5. Perguntas a fazer desta vez
6. Coisas que poderiam ser propostas desta vez
Escreva "Sem informação" para itens que não podem ser confirmados.
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13. Não transforme a entrada no CRM em uma "tarefa para fazer depois"
Delegação: Pare de abrir o CRM; atualize-o de dentro do Outlook e Teams onde você sempre trabalha. Especificamente, vincule destinatários de e-mail a casos e registre anotações de reuniões diretamente no CRM usando o Copilot for Sales.
Exemplo no Exterior: KPN na Holanda conectou o Salesforce com Outlook/Teams. 69% dos representantes de vendas relataram melhoria na qualidade das propostas.
Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24202-kpn-microsoft-365-copilot-for-sales
14. Não classifique 100 vozes de clientes apenas com humanos
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Por favor, classifique estas pesquisas de clientes em grupos de opiniões semelhantes.
Para cada grupo, organize o seguinte:
1. Número de casos
2. Opiniões representativas
3. Se é uma opinião boa ou ruim
4. Possíveis causas
5. Medidas de melhoria
Não exclua opiniões com poucos casos; deixe-as em uma seção separada.
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15. Contratos são para "encontrar diferenças", não para "fazer julgamentos"
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Por favor, compare este contrato com nosso contrato padrão.
Classifique por cláusula em:
- Igual
- Diferente
- Ausente
Para "Diferente" ou "Ausente", indique o que é diferente, o risco do nosso lado e perguntas para o responsável. Não faça julgamentos legais finais. Sempre mostre a base.
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Exemplo no Exterior: Vodafone no Reino Unido usa desta forma no departamento jurídico. Usuários relatam uma média de 4 horas economizadas por semana.
Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/19346-vodafone-microsoft-365-copilot
Delegando Perguntas Internas e Sistematização (16-20)
16. Faça uma IA dedicada responder "às mesmas perguntas" para o RH
Exemplo no Exterior: Marlabs construiu um Agent em vários sistemas de RH, processando cerca de 80% das consultas e reduzindo o tempo de resposta em mais de 60%.
Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/26644-marlabs-microsoft-365-copilot
17. Elimine "onde está escrito?" para novos funcionários
Exemplo no Exterior: Banco Ciudad na Argentina criou um Agent para apoiar procedimentos internos como cartões e empréstimos, acessível pelo Teams. Eles redirecionaram 2.400 horas anuais para trabalho de alto valor.
18. Torne manuais de papel pesquisáveis em 3 segundos
Exemplo no Exterior: Na Rumo, uma empresa de logística ferroviária brasileira, os motoristas costumavam carregar 4kg de manuais de papel. Pesquisar procedimentos levava mais de 4 minutos. Eles criaram um Agent para pesquisar em 3 segundos, economizando 7.644 horas anualmente.
Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/25656-rumo-microsoft-copilot-studio
19. Transforme prompts usados mais de 3 vezes por semana em um Agent
Exemplo no Exterior: State Farm nos EUA tem um sistema onde os funcionários podem criar Agents. Mais de 3.000 Agents foram criados, com 41 passando pela revisão de risco para uso em produção.
Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/26947-state-farm-microsoft-power-platform
20. Reúna informações em um só lugar. Se não fizer isso, os outros 19 não funcionarão
Exemplo no Exterior: Hyundai Glovis na Coreia focou em consolidar informações no OneDrive e SharePoint, julgando que o Copilot não poderia ser utilizado se os dados permanecessem em discos locais.
Fonte: https://www.microsoft.com/en/customers/story/25103-hyundai-glovis-microsoft-365
Decidindo qual trabalho delegar por pontuação
Você não precisa fazer todos os 20. Use esta fórmula para decidir:
Prioridade = Frequência + Tempo Necessário + Nível de Rotina + Prontidão dos Dados - Risco
(Pontue cada um de 1 a 5)
Por exemplo, atas de reunião semanais: Frequência 5, Tempo 4, Rotina 5, Dados 5, Risco 1 = Total 18 pontos. Alta prioridade.
6 Termos Comuns para Compartilhamento na Empresa
Se você quiser alinhar a linguagem dentro da empresa, estes 6 são suficientes:
- MTG: Organize reuniões em "Decidido, Pendente, Responsável, Prazo, Próxima Ação."
- MAIL: Transforme e-mails em "Pontos-chave, Solicitação, Prazo, Rascunho de resposta."
- DOC: Decomponha documentos em "Resumo, Pontos, Risco, Ação, Base."
- LEGAL: Compare contratos/regulamentos por "Diferença, Risco, Ausente, A confirmar."
- SALES: Organize informações do cliente em "Status, Promessa anterior, Problema, Próximo movimento."
- DATA: Veja números na ordem de "Anormalidade, Mudança, Hipótese, Visualização."
Finalmente, apenas uma coisa para fazer amanhã
Você não precisa fazer todos os 20 a partir de amanhã. Abra sua agenda para amanhã, escolha uma reunião e tente o primeiro prompt deste artigo apenas uma vez. Isso é suficiente. Se sentir que é mais útil do que esperava, expanda para o 2º (anotações) e 7º (Excel).
Se você tem o Copilot mas não sabe como usá-lo, não é um problema de IA — é um problema de decomposição do trabalho. Em vez de perguntar "O que o Copilot pode fazer?", pergunte: "Qual trabalho tedioso leva mais de 2 horas toda semana?" As partes que você pode delegar ao Copilot geralmente estão bem ali.
