Quando você causa um problema para o seu chefe, conseguir pedir desculpas na hora faz você parecer sincero.
Porém, surpreendentemente, muita gente apenas pede desculpas sem de fato reduzir a carga de trabalho da outra pessoa. O chefe que recebe o pedido de desculpas muitas vezes se sente obrigado a relevar e acaba fazendo o trabalho sozinho.
Na minha empresa anterior, eu atuava como secretário das reuniões da diretoria. Apesar do nome "secretário", essa função envolvia de tudo: preparar pautas, moderar a reunião, controlar o tempo e redigir as atas. Como eu trabalhava lado a lado com os executivos, pude ver de perto a diferença entre aqueles cujas avaliações disparavam e os que ficavam estagnados.
O traço em comum que observei pode ser resumido em uma frase: profissionais de alta performance são pessoas que "roubam o trabalho do chefe".
Enquanto você estiver aumentando a carga de trabalho do seu chefe, por mais que se esforce, não será bem avaliado. É um jogo no qual você vai reduzindo as tarefas dele até que ele pense: "Se eu deixar tudo nas mãos dessa pessoa, minha vida vai ficar incrivelmente fácil."
No entanto, tentar roubar logo de cara até a autoridade de decisão do seu chefe geralmente dá errado. Existe uma ordem para roubar trabalho.
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Os 5 Passos Para Roubar Trabalho (De Baixo Para Cima)
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O escopo do que podem delegar a você se expande um passo de cada vez, começando pela base. Veja a comparação entre os erros mais comuns e o que os profissionais de alta performance fazem em cada nível.
① Logística
Erro comum … Começar a ajustar agendas só depois de receberem o pedido.
Alta performance … Garante datas e itens da pauta antes mesmo de alguém pedir.
Essa é a fase em que você assume aquelas pequenas tarefas operacionais que o seu chefe ainda faz manualmente.
② Coleta de Informações
Erro comum … Perguntar ao chefe toda vez que não sabe algo.
Alta performance … Entregar de antemão uma lista de "com quem perguntar".
Essa fase elimina o tempo que o seu chefe gastaria procurando informações.
③ Rascunhos
Erro comum … Consultar o chefe de mãos vazias, perguntando "O que devemos fazer?".
Alta performance … Levar um rascunho inicial, mesmo sabendo que pode estar errado.
A partir daqui, você começa a roubar o "tempo de reflexão" do seu chefe.
④ Triagem
Erro comum … Escalar tudo, inclusive o que não precisava ser escalado.
Alta performance … Separar o que deve ser escalado do que você mesmo resolve, reduzindo o volume total.
Como a quantidade de trabalho que o seu chefe precisa fazer diminui, o dia dele visivelmente fica mais leve.
⑤ Criar um Cenário Decisório
Erro comum … Entregar materiais com contextos vagos, como "Parece que...".
Alta performance … Consolidar contexto e problemas com fatos, apresentando um cenário em que o chefe só precise bater o martelo.
Quando eu era secretário, esse era o ponto ao qual eu dava mais atenção. Ao evitar expressões como "parece que" ou "eu acho" no contexto e nos problemas da pauta, me atendo estritamente a números e fatos, as reuniões passaram a servir exclusivamente para tomar decisões.
Os níveis ① e ② fazem de você uma "pessoa prestativa", mas chegar ao nível ③ ou acima transforma você em uma "pessoa de confiança". É aí que a trajetória da sua avaliação muda.
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Você Só Pode Roubar o Trabalho, Nunca a Decisão
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Há uma ressalva importante.
Você só pode roubar a execução e a preparação; deixe o papel de decidir para o seu chefe. Quando você chega ao nível ⑤, pode sentir a tentação de tomar a decisão por conta própria, mas fazer isso aumenta o trabalho do seu chefe com validações e retrabalhos, em vez de diminuir.
Prepare tudo até o ponto da decisão e deixe o seu chefe dizer "Vamos seguir por esse caminho". Só então você terá realmente roubado o trabalho.
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Em Qual Nível Você Está Agora?
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Você pode descobrir o seu nível atual checando estes cinco pontos, de cima para baixo:
① Você parou de deixar o seu chefe ajustar horários de reuniões?
② Você entrega informações antes que o seu chefe comece a procurá-las?
③ Você leva um rascunho quando vai consultar algo?
④ Você seleciona quais assuntos devem ser escalados para o seu chefe?
⑤ Você entrega materiais prontos para uma decisão simples?
O primeiro número em que você responder "Não" indica o próximo nível que você deve mirar para roubar.
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Olhando para trás, atuar como secretário das reuniões da diretoria era, na prática, um trabalho de roubar continuamente o trabalho dos executivos, de baixo para cima. Garantir agendas, organizar materiais, criar um cenário decisório e apresentar tudo. Era só isso que eu fazia todas as vezes; não era um trabalho que exigisse um talento especial.
Quando uma tarefa sai do prato do seu chefe, ele pode usar esse tempo para o trabalho que só ele consegue fazer. Amanhã, resolva silenciosamente, antes dele, apenas uma tarefa que esteja na mesa do seu chefe.
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Eu dirijo a Pakishino Inc. com a missão: "Criar um mundo onde a distância até os clientes diminua passo a passo em todas as empresas do planeta."
Nós entramos em outras empresas em um papel semelhante ao de membros do conselho, assumindo marketing, desenvolvimento e iniciativas de novos negócios em nome delas.
・CMO Terceirizado … Execução da aquisição de clientes, da estratégia à implementação (SEO/Landing Pages + Ads/YouTube/SNS)
・CTO Terceirizado … Execução do desenvolvimento, da estratégia à implementação
・COO Terceirizado … Fazer o que for preciso para aumentar as vendas
Para saber mais sobre quem escreve este texto, veja aqui:
"Nunca me tornei alguém que apenas marca pontos"
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Nome: Kenichi Masuda
Cargo: CEO da Pakishino Inc.
Depois de passar pela Fan Communications e pela CyberAgent, entrou na Mercari em 2016. Como engenheiro, PMO e membro do Escritório de Planejamento Estratégico da Holding, gerenciou reuniões da diretoria, o ciclo PDCA de planos de médio e longo prazo e melhorias organizacionais baseadas em entrevistas com 200 funcionários. Fundou sua própria empresa em 2022.
Publico conteúdo para quem enfrenta dificuldades com "estagnação" e "inércia" dentro das empresas.
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