เวลาที่คุณทำเรื่องปวดหัวให้หัวหน้า การรีบขอโทษทันทีจะทำให้คุณดูจริงใจ
แต่ที่น่าแปลกคือ หลายคนทำได้แค่ "ขอโทษ" โดยไม่ได้ช่วยลดภาระงานของอีกฝ่ายลงเลยแม้แต่นิดเดียว สุดท้ายหัวหน้าที่ถูกขอโทษก็มักจะรู้สึกเกรงใจ ต้องคอยดูแล และลงมือทำงานนั้นให้เสร็จด้วยตัวเอง
ในบริษัทเก่าของผม ผมทำหน้าที่เป็นเลขาฯ ในการประชุมผู้บริหาร แม้จะเรียกว่า "เลขาฯ" แต่บทบาทนี้ต้องทำทุกอย่างตั้งแต่เตรียมวาระการประชุม ดำเนินการประชุม ควบคุมเวลา ไปจนถึงเขียนรายงานการประชุม เพราะได้นั่งทำงานอยู่ข้างๆ ผู้บริหาร ผมจึงได้เห็นอย่างใกล้ชิดถึงความแตกต่างระหว่างคนที่ผลงานพุ่งพรวดกับคนที่ไม่ไปไหน
จุดร่วมที่ผมสังเกตเห็นสรุปได้สั้นๆ ว่า คนที่ผลงานดีคือคนที่ "แย่งงานหัวหน้ามาทำ"
ตราบใดที่คุณยังเพิ่มภาระงานให้หัวหน้า ต่อให้คุณพยายามหนักแค่ไหน ก็ไม่มีทางได้รับการประเมินที่ดีหรอก มันคือเกมที่คุณต้องค่อยๆ ลดงานของเขา จนเขาคิดขึ้นมาได้ว่า "ถ้าโยนทุกอย่างให้คนนี้ ชีวิตฉันจะสบายขึ้นเยอะเลย"
แต่ถ้าคุณพยายามแย่งแม้แต่ "อำนาจตัดสินใจ" ของหัวหน้ามาตั้งแต่แรก มักจะจบไม่สวยเสมอ เพราะการแย่งงานมีลำดับขั้นตอนของมัน
━━━━━━━━━━━━━━
5 ขั้นตอนการแย่งงาน (จากล่างขึ้นบน)
━━━━━━━━━━━━━━
ขอบเขตงานที่คุณจะได้รับมอบหมายจะขยายออกไปทีละขั้น เริ่มจากด้านล่างสุด นี่คือข้อเปรียบเทียบระหว่างความผิดพลาดที่คนทั่วไปมักทำ กับสิ่งที่คนผลงานดีทำในแต่ละระดับ
① งานจัดการทั่วไป
ความผิดพลาดที่พบบ่อย … ค่อยเริ่มนัดหมายตารางเวลาก็ต่อเมื่อถูกสั่งแล้วเท่านั้น
คนผลงานดี … ล็อกวันและหัวข้อการประชุมไว้ให้เรียบร้อยก่อนจะถูกถาม
นี่คือด่านที่คุณต้องรับช่วงต่องานจุกจิกที่ต้องใช้แรง ซึ่งปกติหัวหน้าต้องลงมือทำเอง
② การรวบรวมข้อมูล
ความผิดพลาดที่พบบ่อย … ไม่รู้เรื่องอะไรก็วิ่งไปถามหัวหน้าทุกครั้ง
คนผลงานดี … เตรียมรายชื่อ "คนที่ควรไปถาม" มาให้ล่วงหน้า
ขั้นตอนนี้จะช่วยตัดเวลาที่หัวหน้าต้องเสียไปกับการค้นหาข้อมูลทิ้งไป
③ การร่างงาน
ความผิดพลาดที่พบบ่อย … เข้าไปปรึกษาด้วยหัวว่างๆ แล้วถามว่า "เราควรทำยังไงดีครับ?"
คนผลงานดี … ถือร่างคร่าวๆ เข้าไปก่อน แม้ว่ามันอาจจะผิดก็ตาม
จากจุดนี้เป็นต้นไป คุณกำลังจะเริ่มแย่ง "เวลาคิด" ของหัวหน้ามาแล้ว
④ การคัดกรอง
ความผิดพลาดที่พบบ่อย … ส่งต่อทุกเรื่องขึ้นไป รวมถึงเรื่องที่ไม่ต้องส่งต่อก็ได้
คนผลงานดี … แยกแยะว่าเรื่องไหนต้องส่งต่อ เรื่องไหนจัดการเองได้ เพื่อลดปริมาณงานลงตั้งแต่ต้น
เมื่องานที่หัวหน้าต้องลงมือทำลดลง ตารางงานในแต่ละวันของเขาจะเบาลงอย่างเห็นได้ชัด
⑤ การสร้างสถานะที่พร้อมตัดสินใจ
ความผิดพลาดที่พบบ่อย … ส่งเอกสารที่มีที่มาที่ไปคลุมเครือ เช่น "ดูเหมือนว่า..."
คนผลงานดี … ยืนยันบริบทและปัญหาด้วยข้อเท็จจริง นำเสนอจนเหลือแค่ให้หัวหน้าตัดสินใจอย่างเดียว
ตอนที่เป็นเลขาฯ นี่คือสิ่งที่ผมใส่ใจมากที่สุด การหลีกเลี่ยงคำอย่าง "ดูเหมือนว่า" หรือ "ผมคิดว่า" ในส่วนของบริบทและปัญหาของวาระการประชุม แล้วใช้ตัวเลขกับข้อเท็จจริงล้วนๆ ทำให้การประชุมกลายเป็นพื้นที่สำหรับการตัดสินใจจริงๆ
ระดับ ① และ ② จะทำให้คุณเป็น "คนที่มีประโยชน์" แต่พอถึงระดับ ③ ขึ้นไป คุณจะกลายเป็น "คนที่ไว้วางใจได้" และนี่คือจุดที่กราฟการประเมินผลงานของคุณจะเปลี่ยนไป
━━━━━━━━━━━━━━
แย่งได้แค่งาน แต่แย่งการตัดสินใจไม่ได้
━━━━━━━━━━━━━━
มีข้อควรระวังสำคัญอยู่หนึ่งข้อ
คุณแย่งมาได้แค่ส่วนของการลงมือทำและการเตรียมการ ส่วนบทบาทในการตัดสินใจต้องปล่อยให้เป็นของหัวหน้า พอคุณไต่มาถึงระดับ ⑤ คุณอาจจะอยากตัดสินใจเอง แต่การทำแบบนั้นกลับเพิ่มงานให้หัวหน้าเพราะต้องมานั่งตรวจสอบและแก้ใหม่ แทนที่จะลดลง
จงเตรียมทุกอย่างให้พร้อมจนถึงจุดที่ต้องตัดสินใจ แล้วปล่อยให้หัวหน้าเป็นคนพูดว่า "เอาตามนี้เลย" ถึงตอนนั้นแหละ คุณถึงจะแย่งงานมาได้สำเร็จจริงๆ
━━━━━━━━━━━━━━
ตอนนี้คุณอยู่ระดับไหน?
━━━━━━━━━━━━━━
คุณสามารถเช็กระดับของตัวเองได้โดยไล่คำถาม 5 ข้อนี้จากบนลงล่าง:
① คุณเลิกปล่อยให้หัวหน้ามานั่งจัดตารางการประชุมหรือยัง?
② คุณหาข้อมูลมาให้ก่อนที่หัวหน้าจะเริ่มค้นเองหรือเปล่า?
③ เวลาเข้าไปปรึกษา คุณถือร่างงานไปด้วยไหม?
④ คุณคัดเลือกหรือยังว่าเรื่องไหนควรส่งต่อให้หัวหน้า?
⑤ เอกสารที่คุณส่งไป พร้อมให้หัวหน้าตัดสินใจได้เลยหรือไม่?
ข้อแรกที่คำตอบของคุณคือ "ยัง" นั่นแหละคือระดับต่อไปที่คุณควรตั้งเป้าไปแย่งมาให้ได้
━━━━━━━━━━━━━━
ถ้ามองย้อนกลับไป การเป็นเลขาฯ ประชุมผู้บริหารก็คืองานที่ต้องแย่งงานจากผู้บริหารอย่างต่อเนื่องจากระดับล่างขึ้นไปเรื่อยๆ ทั้งล็อกคิว จัดระเบียบเอกสาร สร้างสถานการณ์ที่พร้อมตัดสินใจ แล้วนำเสนอออกไป ทุกครั้งผมทำแค่นั้นจริงๆ มันไม่ใช่งานที่ต้องอาศัยพรสวรรค์พิเศษอะไรเลย
เมื่องานหนึ่งชิ้นหลุดออกจากโต๊ะของหัวหน้า เขาจะมีเวลาไปโฟกัสกับงานที่只有เขาเท่านั้นที่ทำได้ พรุ่งนี้ ลองแอบจัดการงานสักชิ้นที่กองอยู่บนโต๊ะหัวหน้าให้เสร็จก่อนที่เขาจะทำมันสิ
━━━━━━━━━━━━━━
ผมบริหารบริษัท Pakishino Inc. ด้วยพันธกิจที่ว่า "สร้างโลกที่ระยะห่างระหว่างบริษัทกับลูกค้าแคบลงทีละก้าวในทุกองค์กรทั่วโลก"
เราเข้าไปร่วมงานกับบริษัทอื่นในลักษณะคล้ายกรรมการบริษัท ดูแลทั้งการตลาด การพัฒนา และการปั้นธุรกิจใหม่ให้พวกเขา
・Proxy CMO … รับหน้าที่หาลูกค้าตั้งแต่กลยุทธ์จนถึงหน้างาน (SEO/Landing Pages + Ads/YouTube/SNS)
・Proxy CTO … รับหน้าที่พัฒนาโปรดักต์ตั้งแต่กลยุทธ์จนถึงหน้างาน
・Proxy COO … ทำทุกอย่างที่จำเป็นเพื่อเพิ่มยอดขาย
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้เขียนบทความนี้ได้ที่นี่:
"ผมไม่เคยกลายเป็นคนที่แค่เก็บแต้มคะแนน"
https://x.com/masudak/status/2104511612552130583
ชื่อ: Kenichi Masuda
ตำแหน่ง: CEO ของ Pakishino Inc.
ผ่านงานจาก Fan Communications และ CyberAgent ก่อนเข้าร่วมทีม Mercari ในปี 2016 ในฐานะวิศวกร, PMO และสมาชิกสำนักงานวางแผนกลยุทธ์ของบริษัทโฮลดิ้ง เขาดูแลการประชุมผู้บริหาร วงจร PDCA สำหรับแผนระยะกลาง-ยาว และการปรับปรุงองค์กรโดยอ้างอิงจากการสัมภาษณ์พนักงาน 200 คน ก่อตั้งบริษัทของตัวเองในปี 2022
ผมเผยแพร่คอนเทนต์สำหรับคนที่กำลังติดอยู่กับ "ภาวะหยุดนิ่ง" และ "การไม่ลงมือทำ" ภายในองค์กร
ถ้าอ่านแล้วได้ประโยชน์ ฝากกดติดตามด้วยนะครับ
https://x.com/intent/follow?screen_name=masudakhttps://x.com/intent/follow?screen_name=masudak)━━━━━━━━━━━━━━
