Varick, şirketlerin iş yapış şekillerini yeniden tasarlayarak dokuz haneli verimlilik kazanımları elde etmelerine yardımcı olan yapay zeka dönüşümlerine liderlik ediyor. Bu makalenin sonunda, bir işletmenin bu ölçekte değer yaratmak için yapay zeka etrafında sıfırdan nasıl yeniden inşa edilmesi gerektiğini anlamış olmalısınız.
İşletmenizdeki hangi iş akışlarının otomatikleştirilmeye değer olduğunu ve bunları operasyonları aksatmadan nasıl yeniden tasarlayacağınızı bileceksiniz.
Yapay zekanın Amerika'nın en büyük şirketlerinde nasıl benimsendiğine dair daha fazla ayrıntılı inceleme ve vaka çalışması için bu hesabı takip edin. Bu çalışma sizi heyecanlandırıyorsa, her alanda işe alım yapıyoruz - bize varickagents.com/careers adresinden katılın.
Dönüşümlere Giriş
Operasyonları sıfırdan yeniden inşa etmeden şirketinizi dönüştüremezsiniz.
Sanayi devrimi bize, bunu yapmazsanız verimlilik kazanımlarının ortaya çıkmadığını öğretti. 30 yıl boyunca fabrikalar buhar motorunu elektrik motorlarıyla değiştirdi ve çok az finansal fayda gördü. Eski fabrikalar, binadaki her makineye güç sağlayan, bodrum katındaki tek bir merkezi buhar motoru etrafında inşa edilmişti.
Elektrik geldiğinde, fabrikalar bu motoru başka bir motorla değiştirdi ve başka hiçbir şeyi değiştirmedi. Aynı binayı, aynı düzeni korudular ve aynı şekilde çalışmaya devam ettiler.
Asıl farkı yaratan şey, elektrik etrafında sıfırdan yapılan tam bir operasyonel yeniden tasarımdı. Asıl kilit nokta, elektrik motorlarının küçük ve ucuz olabilmesiydi, böylece her makinenin kendine ait bir motoru olabiliyordu. Bu, fabrikaların artık tek bir güç kaynağı etrafında inşa edilmesi gerekmediği ve işin gerçek akışına göre makineleri sıralayarak yayılabilecekleri anlamına geliyordu. Bu da büyük verimlilik kazanımları yaratan montaj hattına yol açtı.
Henry Ford, 1900'lerin başında değer yaratmak için teknoloji etrafında yeniden inşa etmeniz gerektiğini anladı ve biz bugün aynı operasyonel yeniden tasarım oyun kitabını kullanıyoruz.
Yazılım satın almak sizi oraya götürmez
Bu da bizi bugüne getiriyor. AI ile dönüşüm yapmaya çalışan çoğu şirket, SaaS yığınlarını AI araçlarıyla değiştirerek oraya ulaşmayı umuyor. Aracı yazılım koltukları, Copilot lisansları ve kod gerektirmeyen iş akışı oluşturucuları nadiren tek başlarına bir fark yaratır, çünkü dönüşüm satın alabileceğiniz bir yazılım parçası değildir. İşletmenin nasıl çalıştığına dair yapısal bir değişikliktir ve onu yürüten insanlar ve süreçlerle başlar.
AI, altta yatan süreci anlamazsa anlamlı bir değer yaratmaz. Ve bu sürece sahip olan insanlar dahil edilmezse, teknoloji çalışsa bile benimseme zayıf olur.
Bu nedenle, işletme genelindeki ekiplerle - borç hesaplarından satın almalara, operasyonlara kadar - birkaç hafta geçirmeniz ve işlerinin uçtan uca nasıl yapıldığını anlamanız gerekir.
Her iş akışını haritalandırmalı, bir ajanın her bir iş akışındaki yatırım getirisinin ne olacağını ve buna mühendislik perspektifinden nasıl yaklaşılacağını bulmalı, ardından ajanları uygun olacakları yerlere (buna daha sonra değineceğiz) dağıtmayı seçmelisiniz.
Buradan hareketle, şirket bağlamını (kabile bilgisini) yakalayın ve ajanların takip edebileceği kurallara, talimatlara ve karar mantığına dönüştürün.
Bunu her ekiple yapmak, işletmeyi AI etrafında yeniden tasarlamak için gereken bağlamı ve dönüşümün kalıcı olması için gereken katılımı elde etmenin tek yoludur.
Operasyonel Yeniden Tasarım
Her süreç uçtan uca haritalandıktan sonraki adım, hangi iş akışlarının AI etrafında yeniden tasarlanması gerektiğine karar vermektir. Buna operasyonel yeniden tasarım denir.
Bir ajan şirketinden duyun - lütfen ajanları her iş akışına koymayın. Ajanların çözdüklerinden daha fazla sorun yarattığı bir nokta vardır.
Bu bölümde, bir AI dönüşümünden nasıl değer yaratılacağını ve bunu yaparken işletmenin nasıl aksatılmayacağını ele alacağız.
Nasıl değer yaratılır
Bir dönüşüm, her iş akışını, belirleyici işlerin otomatikleştirileceği, yargı gerektiren işlerin uygun olduğunda AI tarafından ele alınacağı ve yüksek riskli, yüksek yargı gerektiren kararların insanlara kalacağı şekilde yeniden tasarlamakla ilgilidir.
Doğru yapıldığında, bu yalnızca maliyet kesmenin ötesine geçer. Ajanlar, insanlara daha iyi bağlam sağlamak için çalışmalı ve daha iyi bağlam, insanların daha hızlı, daha iyi kararlar almasına yardımcı olur. Sürekli olarak daha iyi kararlar, gelir büyümesini ortaya çıkarır. Bu, uygun bir dönüşümün hem üst satır büyümesi hem de verimlilik kazanımları sağlaması gerektiği anlamına gelir.
Bunu, milyarlarca dolarlık gelire sahip bir kurumsal yazılım şirketi için yapılan bir satış dönüşümünde açıkça gördük. Satış sürecinin çok büyük bir kısmı angarya işlerde sıkışıp kalmıştı ve büyük anlaşmalar on bir devir noktasında altı ekibe dokunuyordu. Bu nedenle, bu makalede özetlenen tüm süreci uyguladık, otomatikleştirilecek doğru iş akışlarını (ajanlarla veya komut dosyalarıyla) bulduk ve ilk yılda marj genişlemesi (gelir artışı + tasarruf) yoluyla 25 milyon dolar değer sağladık. Uygun dönüşüm yalnızca bir maliyet düşürme girişimi değildir.
Doğru iş akışı nasıl seçilir
Bir AI dönüşümünün en önemli kısımlarından biri, ilk olarak yeniden tasarlanacak doğru iş akışını seçmektir. Her süreç otomatikleştirilmeye değmez ve her süreç ajanlar için uygun değildir.
En iyi iş akışları genellikle birkaç ortak özelliğe sahiptir: yüksek hacim, çok fazla manuel çaba, parçalanmış sistemler, tekrarlanan devirler, kabile bilgisi ve net finansal etki.
İşin tekrar tekrar yapıldığı ancak sürecin, geleneksel otomasyonun çözemediği kadar dağınık olduğu yerleri arıyorsunuz. Verilerin e-posta, Slack, e-tablolar, portallar ve ERP sistemleri aracılığıyla hareket ettiğini düşünün.
Yeniden tasarlanması iyi olan bir iş akışı genellikle dört özelliğe sahiptir:
- Yeterince sık gerçekleşir ve önemlidir. Süreç ayda yüzlerce veya binlerce kez çalışmalı veya iyileştirilmesinin gerçek değer yaratması için yeterli gelire veya maliyete dokunmalıdır.
- Tekrarlanabilir kararları vardır. İşin her seferinde birebir aynı olması gerekmez, ancak kalıpları takip etmelidir. Ajanlar en çok, geçmiş kararlardan öğrenebildiklerinde, iş kurallarını uygulayabildiklerinde ve istisnaları yönlendirebildiklerinde kullanışlıdır.
- Sistemlere yayılmış bağlama bağlıdır. İnsanlar bilgi toplamak için araçlar arasında ne kadar çok arama yaparsa, bir ajan o kadar değerli olabilir. AI, özellikle iş sözleşmelerden, e-postalardan, CRM kayıtlarından, ERP'lerden, belgelerden ve iç kurallardan bağlam çekmeyi gerektirdiğinde kullanışlıdır.
- Ölçülebilir bir acısı vardır. Dağıtımdan önce ve sonra iş akışının mevcut maliyetini (çevrim süresi, hata oranı, manuel saatler, gecikmiş gelir, mükerrer ödemeler, onay gecikmeleri vb.) ölçebilmelisiniz.
Amaç, işi üç kovaya ayırmaktır: belirleyici otomasyonla ele alınabilecek olanlar, ajanlar tarafından ele alınması gerekenler ve insanlarda kalması gerekenler.
Ajanların kendilerini geliştirmesi gerekir
Sisteme en başından itibaren insanın devrede olduğu geri bildirim mekanizmasını kurduğunuzdan emin olun. Eğitim ve gölge modu sırasında insanlar bir ajanın eylemlerini onaylayabilir, reddedebilir veya düzeltebilir. Sistemin zaman içinde iyileşebilmesi için ajanın çıktısını, insanın yanıtını ve ilgili bağlamı her zaman günlüğe kaydedin.
Bu, ajanları dağıtımdan sonra anlamlı bir şekilde daha doğru hale getirir. Aynı satış vakasında, doğruluk birkaç hafta içinde %10 arttı ve sonuç, ajanların otonom olarak ele alabileceği iş miktarında bir artış oldu ve bu da daha yüksek net dolar değeri yaratılmasına yol açtı.
Dönüşüm yaparken işletme nasıl aksatılmaz
Dönüşümün komplikasyon yaratmadığından ve mümkün olduğunca uygun maliyetli olduğundan emin olmalısınız. Uymamız gereken birkaç adım:
Büyük çaplı geçişleri zorlamayın. Çoğu şirket, Salesforce ve NetSuite gibi sistemlere geçmek için yıllarını harcamıştır. Şirketleri, sırf AI'yi benimsemek için yazılımlarını söküp atmaya ve değiştirmeye zorlamak, dönüşümü yavaşlatır ve ekiplerin bağımlı oldukları yazılımı yeniden öğrenmelerini zorunlu kılar. Varick'te, ister API'ler ister bilgisayar kullanan ajanlar aracılığıyla olsun, halihazırda mevcut sistemlerin üzerine inşa etmeyi şiddetle teşvik ediyoruz. Bu, pahalı veri geçişlerini önler, işletmenin halihazırda üzerinde çalıştığı iş akışlarını korur ve altta yatan yazılım daha sonra değişse bile operasyonel yeniden tasarımın ayakta kalmasını sağlar.
Verileri bilin ve bölümlere ayrılmış halde tutun. Çoğu iş akışında, dönüşüme güç veren veriler dört kategoriye ayrılır: kayıt sistemi, iş kuralları, ham giriş verileri ve ajanın zaman içinde biriktirdiği geri bildirim veya hafıza. Bu katmanları ayrı tutmak çok önemlidir. Bu, bir operasyon çalışanının bir mühendisi aramadan bir kuralı güncelleyebileceği anlamına gelir ve sistemi dağıtımdan sonra bakımı ve ölçeklendirmeyi kolaylaştırır. Amacınız, dağıtımdan sonra minimum müdahale ile sorunsuz çalışmaya devam edebilecek bir dönüşüm tasarlamaktır.
Zamanla, organizasyon AI etrafında yeniden şekillenmeye başlar
Dağıtımdan sonraki ilk haftalarda, ajanlar önce kum havuzlarında, ardından insanların yanında gölge modunda ve daha sonra yalnızca denetimli üretim kullanım durumlarında çalışır. Güven arttıkça, iş akışları yalnızca otomatikleştirilmekle kalmaz, aynı zamanda sıklıkla yeniden tasarlanır ve iyileştirilir.
Amaç, işletmenin daha hızlı hareket etmesine ve daha fazla değer yaratmasına yardımcı olduğu yerde operasyonları yeniden tasarlamaktır.
Yeni bir şirketle başladığımızda, kapsamını belirlediğimiz ilk iş akışları genellikle şunlardır:
- Borç Hesapları — Fatura otomasyonu, genel muhasebe kodlaması, satın alma siparişi eşleştirme vb.
- Satın Alma — Satıcı kaydı, tedarikçi puan kartları, sözleşme uyumu vb.
- Satış — Anlaşma masası yönlendirmesi, CRM zenginleştirme, tahmin istihbaratı, komisyon hesaplama vb.
- Operasyonlar — İstisna tespiti ve yönlendirmesi, tahsis optimizasyonu, iade imhası vb.
Şirket, angarya işleri AI'ya devretmeye ve gerçek işe sahip olmaya alışır ve verimlilik kazanımları haftalar içinde gelir tablosunda görünmeye başlar.
Doğru yapılırsa dönüşümünüzün sonucu böyle görünmelidir. Süreç zaman alır çünkü AI yerli bir şirket olmanın temelidir, ancak bu olduğunda finansal yükseliş oldukça hızlı bir şekilde ortaya çıkar. Yolunuzu iş akışı iş akışı, işlev işlev inşa ettiğinizden emin olun. Zaman alacaktır, ancak iyi dönüşümler yatırıma fazlasıyla değer.
Bu kılavuzdaki her ders, müşterilerimiz için yaptığımız düzinelerce büyük ölçekli dönüşümden öğrenilmiştir. İşletmeniz bir milyar doların üzerinde gelir elde ediyorsa ve müşterilerimizin gördüğü sonuçları görmek istiyorsa, Temmuz ayı için taahhüt almaya başlıyoruz. Bize varickagents.com adresinden ulaşın.
