İşte İngilizce metnin Türkçe çevirisi:
Bir işi tek başına yürütmekle ilgili çoğu tavsiye, daha az şey yapmakla ilgilidir. Bu ise tam tersi. Zaten yapılması gerektiğini bildiğin ama bir türlü fırsat bulamadığın işler ve bunları, her seferinde sen başlatmak zorunda kalmadan, otomatik olarak yürütecek bir sisteme nasıl dönüştüreceğinle ilgilidir.
Her şeyi bir öğleden sonrada kurdum ve gerçek dosyalar üzerinde çalıştırdım. İşte kurulum, gelen sonuçlar ve beni şaşırtan kısımlar.
Bunun kapsadıkları:
- İşi şeritlere (lane) ayırmak
- Bağlamı bir kez yazmak
- Onay çizgisini çizmek
- Her şeridi bilgilendirmek, kopyalayabileceğin beş örnekle
- Bir programa bağlamak
- İlk gün gelen sonuçlar
- Uber, Spotify ve Stripe'daki aynı yapı
- Yapım kılavuzu
Sırayla beş adım. İlk üçü yapay zekayı hiç içermez, sadece Slack ve bir dosya klasörüdür ve bu bilinçli bir tercihtir. İşin çoğu ikinci ve üçüncü adımlarda yer alır, insanların atladığı adımlar bunlardır ve bu atlama, kurulumların ikinci haftada neden dağıldığının sebebidir.
Adım 1. İşi şeritlere ayırın
Hata, her şeyi yapması beklenen, devasa bir komut istemine (prompt) sahip tek bir asistan kullanmaktır. Doğru olan ise bunun tam tersidir: bir şerit, bir iş, bir yer.
Bir hizmet işletmesi için beş şerit neredeyse her şeyi kapsar:
Müşteriler. Kim hangi aşamada, bu hafta ne teslim edilecek, ne engellenmiş ve kimi bekliyor.
Potansiyel Müşteriler (Leads). Uygun şirketler hakkında araştırma ve ilk temas taslakları. Buradan hiçbir şey gönderilmez.
Teslimat. Gerçek iş ürünü, sizin için neyse o.
Raporlama. Platformlarınızdan çekilen, incelemeye hazır rakamlar.
Finans. Taslak faturalar ve düzenlenen, ödenen ve gecikenlerin haftalık özeti.
Her şerit, Slack veya Teams'de kendi kanalını alır. Klasör, sekme veya kanal değil. Bunun nedeni, bir kanalın zaten bir geçmişe sahip olması ve bu geçmişin kimsenin yeniden açıklamak zorunda olmadığı bir bağlam olmasıdır.
resim 1. Beş şerit, her birinin ürettiği şey ve asla yapmasına izin verilmeyen tek şey.
Adım 2. Bağlamı bir kez yazın
Her şeyin işe yarayıp yaramayacağını belirleyen kısım budur ve herkesin atladığı kısımdır.
Her şerit, sabitlenmiş bir mesaj alır. Bunu, o işi yapacak bir kişi için, üç hafta boyunca açıklamak yerine yazılı olarak vermen gerekseydi yazacağın iş tanımı olarak düşün.
İçinde dört şey bulunur:
Neyi kime satıyoruz. Bir veya iki satır. Aşağı akıştaki her şey buna bağlıdır. Bu şeridin teslim ettiği şey. Sorumluluk alanları değil, adlandırılmış çıktılar. Neyin üst seviyeye iletilmesi gerekir. Cevabın dur ve sor olduğu durumlar. Asla esnemeyen kurallar. Kısa. En fazla beş veya altı satır.
İşte kendi kurulumumdan finans şeridinin sabitlenmiş mesajı, düzenlenmemiş haliyle:
Retainer'lar ayın ilk günü faturalanır. Proje işleri teslimatta faturalanır. Tutarlar ve koşullar Drive'daki müşteri klasöründedir.
Taslak faturaları burada oluşturun ve inceleme için yayınlayın. Asla son haline getirmeyin, asla göndermeyin, asla hiçbir şeyi ödenmiş olarak işaretlemeyin.
Her Cuma saat 16:00'da bir özet yayınlayın: düzenlenen faturalar, ödenen faturalar, gecikme günüyle birlikte geciken faturalar, ay başından bugüne toplam. 10 satırın altında.
14 günü geçen gecikmeleri ayrıca en üstte, müşteri adı ve tutarıyla birlikte işaretleyin.
Yapıya dikkat edin. Gerçekler, teslimat, tempo, ardından sınır. Yazdığım her şerit bunu takip eder ve son paragraf her zaman bir sınırdır.
Kararlar dosyası. Sabitlenmiş mesajların yanında, her düzeltmenin tek bir satır olarak kaydedildiği bir dosya bulundurun. Bir kere yazıp bırakacağın bir belge değil, sürekli güncellenen bir liste. Bir şeyi düzelttiğinde, düzeltme oraya gider ve her şerit çalışmadan önce onu okur.
Benim dosyamda şöyle satırlar var:
Randevu başına maliyet (Cost per booked consultation) metriktir, potansiyel müşteri başına maliyet (cost per lead) değil. Hiçbir kampanya, hiçbir hesapta, hiçbir nedenle duraklatılmamış halde başlatılmaz. Raporlar, her rakam için kaynağı ve tarih aralığını taşır, aksi takdirde rakam rapora girmez.
Bu dosya, bir düzeltmenin tekrarlanmak yerine kalıcı hale gelmesini sağlar. Tüm kurulumdaki en yüksek kaldıraçlı şeydir ve sana her seferinde sadece bir satıra mal olur.
resim 2. Potansiyel müşteri kanalında, üstünde konu satırı bulunan sabitlenmiş bir bağlam mesajı.
Adım 3. Onay çizgisini çizin ve asla hareket ettirmeyin
Bazı işler geri döndürülebilir, bazıları değildir. Her eylemi bir kez bu iki kümeye ayırın ve kurulumun geri kalanı basitleşir.
Sormadan çalışır. Okumak, araştırmak, taslak hazırlamak, özetlemek, duraklatılmış durumda bir şey inşa etmek. Yanlışsa silersin.
Seni bekler. Göndermek, yayınlamak, harcama yapmak, son haline getirmek, canlıya geçmek. Yanlışsa bir müşteriden özür dilersin.
Pratikte bu, beş kanalımdan üçünün sabitlenmiş mesajında hiçbir şeyin onlardan çıkmadığını söylediği anlamına gelir. Potansiyel müşteri kanalına hiçbir gönderme aracı bağlı değildir, bu bilinçli bir tercihtir. Yetenek orada olmadığında kurala uymak daha kolaydır.
Bu kuralın çok katı geldiği gün, aslında işini yaptığı gündür.
resim 3. Yanlış olmanın maliyetine göre sıralanmış her eylem ve sonrasında gelen iki tuzak.
Adım 4. Her şeridi bir iş arkadaşı gibi bilgilendirin
Bağlam kalıcıdır. Bilgilendirme (brief) ise belirli bir istektir. Bunları kopyalayın ve parantezleri doldurun.
Müşteriler. Müşteri klasörünü okuyun, ardından haftanın planını yayınlayın: her müşteri, aşaması, teslim edilecekler, en büyük engel. Ardından her iş günü saat 8:00'de bir günlük durum toplantısı (standup) yayınlayın: dün ne taşındı, bugün ne teslim edilecek, ne engellenmiş. 8 satırın altında, her satırda müşterinin adını belirtin.
Potansiyel Müşteriler. [Müşteri profilinize] uyan 10 şirket araştırın. Her biri için ne yaptıklarını, kendi web sitelerinde görünen belirli boşluğu ve bu boşluğun gerçek olup olmadığına dair bir güven notu verin. Tahmin ediyorsanız söyleyin. En güçlü beşi için bir ilk temas taslağı hazırlayın. İki kısa paragraf, işletmelerinde bulduklarınızla açın.
Raporlama. [Müşteri] için [ay] raporunu performans dosyasından oluşturun. Her rakam kaynağını ve kapsadığı tarih aralığını taşır. Bir sayı eksikse, hangisi olduğunu söyleyin ve durun.
Finans. [Müşteri, kilometre taşı, tutar] için bir taslak fatura oluşturun, inceleme için buraya yayınlayın, asla son haline getirmeyin. Her Cuma saat 16:00'da para özetini yayınlayın.
Teslimat. Anladığınızdan emin olmak için teklifi bana iki satırda özetleyin. Ardından planı önerin ve onayımı bekleyin. Onayımdan sonra, her şey duraklatılmış halde inşa edin.
Beşinde de aynı desen: önce bağlam, adlandırılmış teslimat, bir tempo ve paraya veya dış dünyaya dokunan her şey için bir kapı (gate).
Adım 5. Bir programa bağlayın
Bir araç ile bir şerit arasındaki fark, bir şeridin kendi kendine uyanmasıdır.
Bir program, bir bilgilendirmedeki tek bir cümledir. "Her iş günü saat 8:00'de" tüm yapılandırmadır. Bu ayarlandığında, sen dizüstü bilgisayarını açmadan günlük durum toplantısı gelir ve sabahına bir soru yerine bir kararla başlarsın.
İşte bu noktada günün şekli de değişir. Şeritler, senin okuyabileceğinden daha hızlı üretir, bu yüzden bir görev listesi üzerinde çalışmayı bırakır ve bir onay kuyruğunu temizlemeye başlarsın. Günde iki pencere yeterlidir.
Yapay Zeka Çalışanı Çalıştığında Ne Geldi?
Bunu, Slack veya Teams'e çalışma alanının bir üyesi olarak katılan ve işletmenin halihazırda kullandığı araçlara bağlanan bir yapay zeka çalışanı olan Viktor üzerinde çalıştırdım. Kurulum bir öğleden sonra sürdü.
İlk günden raporlamaya değer beş şey var ve bunlardan üçü reddetmeydi.
Viktor, eksik olan veriyi uydurmadı. Drive'ı bağlamadan önce günlük durum toplantısını istedim. Kontrol etti, hiçbir şey bulamadı, ikinci bir kaynağı kontrol etti, boş bir klasör buldu ve makul görünen bir durum panosu yerine hiçbir şey yayınlamadı. Kendi sözleriyle: bunları tahmin yürüterek yeniden oluşturmayacaktı.
Verinin destekleyemediği bir soruyu cevaplamadı. Randevu başına maliyetin Temmuz'da 84 dolardan Ağustos'ta 103 dolara neden yükseldiğini bulmasını istedim. Yapamayacağının gerekçesiyle geri döndü: Temmuz dışa aktarımı hiçbir yerde yok, mevcut tek Temmuz rakamı kaynaksız bir not ve dosyada tarih sütunu olmadığı için hafta sonu hipotezi test edilemez. Ardından 103 doların tek bir kampanyanın rakamı olduğunu ve hesap genelindeki harmanlanmış rakamın 131.17 dolar olduğunu belirtti ve birini seçmek yerine her ikisini de raporladı.
resim 4. Randevu başına maliyetteki artışın nedeni sorulduğunda, verinin buna neden cevap veremeyeceğini açıkladı.
Kimsenin hatırlatmadığı bir kuralı uyguladı. Müşteri dosyamda, bir müşterinin daha yüksek bir bütçe limiti sorduğu, hiçbir şeyin kararlaştırılmadığı ve buna göre bir şey inşa edilmemesi gerektiğini söyleyen bir satır gömülüydü. Bunu kendi başına, ilgisiz bir özette gün yüzüne çıkardı ve yükseltilmiş bir limite göre inşa etmeyeceğini söyledi.
Sohbet değil, bitmiş iş teslim etti. Rapor, bir kapak sayfası olan, taslak olarak işaretlenmiş, müşteriye gönderilmek üzere olmayan, dizgi yapılmış bir PDF olarak geldi. İkinci sayfada, herhangi bir rakamdan önce, bu ayın verileriyle ilgili üç sınırlama başlıklı bir bölüm var.
resim 5. Ağustos raporu, verinin neyi destekleyemediğini açıklayarak başlayan bir PDF olarak teslim edildi.
Çalışan bir kontrol paneli (dashboard) oluşturdu. Dört müşteri kartı, bir finans bölümü, her rakamın hangi dosyadan geldiği etiketlenmiş, açabileceğim bir URL'de. İstemediğim halde başlığa bir satır ekledi: anlık görüntü (snapshot), otomatik güncellenmez, yenilemek için yeniden yayınlayın.
vid 1. Müşteri kartlarından para bölümüne kadar oluşturduğu stüdyo kontrol paneli.
Analiz
Bazı işler, kendi dosyalarınızın dışındaki güncel bilgileri gerektirir. Şimdiye kadar bu, iki seçenek anlamına geliyordu: gidip kendin bakmak veya bir API bağlayıp onu bakımını yapmak.
Viktor internette gezinir. Sayfaları gerçek bir tarayıcıda açar, o gün orada ne olduğunu okur ve ilerlerken ekran görüntüleri alır.
Duolingo'nun ücretli edinimini (paid acquisition) nasıl yürüttüğünü anlamak istedim, bu yüzden şu anda ne yayınladıklarına dair bir rapor ve onun bu konuda ne düşündüğünü istedim.
Gelen şuydu: reklam kütüphaneleri açıldı ve ekran görüntüleri alındı ve bulgular etiketli üç bölüme ayrıldı. Doğrulanmış (Verified), yani sayfayı kendisinin yüklediği anlamına geliyor. Çıkarılmış (Inferred), yani gördüklerinden makul olduğu anlamına geliyor. Tahmin (Guessing), alıntı yapmayın olarak işaretlenmiş. Ardından kullandığı yöntem ve bu yöntemin zayıf olduğu noktalar hakkında bir not.
Öne çıkardığı gözlem: çözdüğü her hedef bağlantı bir uygulama mağazası listelemesine gidiyor, hiçbiri web sitesine değil.
resim 6. Duolingo reklam kampanyası analizi
Zamanlanmış Görevler
Şeritler yalnızca kendilerini başlatırlarsa çalışır. İşte bunun nasıl ayarlanacağı.
Kanalda söyleyin. Programı, işin yapıldığı yerde bir cümle olarak yazın: her gün saat 8:00'de #general kanalında günlük özeti yayınla. Açılacak bir oluşturucu, seçilecek bir tetikleyici yok. Görevlerde (Tasks), programı ekli olarak görünür.
Bir kez açın ve ne yazdığını okuyun. Yapmaya değer kısım budur. Cümle, dört bölümden oluşan tam bir göreve dönüşür ve tümü düzenlenebilir:
Kaynaklar (Sources), yani bir şey yazmadan önce hangi kanalların ve dosyaların okunacağı anlamına gelir.
Bir pencere (window), yani bugünkü aktivite yerine önceki çalıştırmadan bu yana geçen aktivite anlamına gelir.
Bir format (format), katı bir satır sınırı ve asla doldurma (padding) yapmama talimatı ile.
Kurallar (Rules), sabitlenmiş bağlamınızdaki aynı sınırları yeniden belirtir.
Önce pencereyi düzeltin. O olmadan her sabah dünü size geri okursunuz. Benimki, bir engelleyiciden yalnızca hala açıksa ve ne kadar süredir açık olduğu söylenerek tekrar bahsedilmesini söylüyor.
Zamanlamaları birbirlerini okuyabilecek şekilde sıralayın. Günlük durum toplantısı 7:55'te ve özet 8:00'de çalışır, çünkü özet, günlük durum toplantısının yayınlandığı kanaldan bilgi çeker. Beş dakika arayla ve sıra korunur.
Ne varsaydığını kontrol edin. Kalıcı varsayımlarını, "doğrulayın, bunun hala doğru olduğunu varsaymayın" başlığı altında dosyaladı. Biri doğru olmaktan çıktığında, çıktıyı sessizce bozmak yerine engellenen satırda göründü.
Üç zamanlama, bir hizmet işletmesinin çoğunu kapsar: her şeritte sabah özeti, son teslim tarihleri olan şerit içi günlük durum toplantısı ve Cuma öğleden sonra para özeti.
resim 7. Üç kalıcı görev
Bu, Büyük Ekiplerin Ulaştığı Aynı Yapıdır
Yukarıdakilerin hiçbiri tek kişilik bir işletmeye özgü değildir. Binlerce mühendisi olan şirketlerin bağımsız olarak ulaştığı yapının küçük versiyonudur.
Uber, çekme isteklerinin (pull requests) %70'inden fazlasının artık aracılara (agents) atfedildiğini, mühendisler tarafından yazılmış 3.600'den fazla aracı becerisi (agent skill) ve günde yaklaşık 30.000 beceri yürütmesi (skill execution) olduğunu yayınladı. Spotify, yalnızca derleme ve testler geçtikten sonra bir çekme isteği açan bir arka plan kodlama aracısı çalıştırıyor ve çekme isteklerinin %73'ünün yapay zeka tarafından yazıldığını bildiriyor. Stripe, varsayılan olarak hiçbir şeyin yüklenmediği ve herhangi bir araç gelmeden önce modelin bir isteğin hangi becerilere ihtiyacı olduğunu seçtiği dahili bir asistan oluşturdu.
Farklı ölçekler, aynı üç fikir: aracı başına bir iş, konuşmanın dışında yaşayan bağlam ve geri döndürülemez her şey için bir kapı.
Yapı hiçbir zaman zor kısım olmadı. Onu çalıştıracak birine sahip olmaktı.
Yapım Kılavuzu
Bunu kaydedin. Her şerit için bir kez çalıştırırsınız.
- Her şey için tek bir asistan değil, şerit başına bir kanal
- Kanal başına bir sabitlenmiş mesaj: neyi kime satıyoruz, bu şeridin teslim ettiği şey, neyin üst seviyeye iletilmesi gerekir, asla esnemeyen kurallar
- Bir kararlar dosyası ve her düzeltme oraya tek bir satır olarak kaydedilir
- Eylemleri bir kez sıralayın: geri döndürülebilir olanlar çalışır, geri döndürülemez olanlar bekler
- Bir kuralın önemli olduğu yerde, kurala güvenmek yerine yeteneği kaldırın
- Komut istemlerinden önce zamanlamalar. "Her iş günü saat 8:00'de" tüm yapılandırmadır
- Bir sonraki şeride ancak bir önceki, sen başlatmadan üretim yaptığında geç
Kararlar dosyasını atlarsan her hafta aynı şeyi düzeltirsin. Onay çizgisini atlarsan neden var olduğunu öğrenirsin.
En çok saat kaybettiğin şeritle başla ve ikincisini kazandırsın.
"Aylık abonelik için pahalı görünebilir, ama şimdiye kadar işe aldığım en ucuz çalışan VE gece yarısı talimatlarımı uygulayan tek kişi." - Jacob Aldridge, Kurucu, Como Business Coaching
Bu yazıya sponsor olduğu için @viktor_com'a teşekkürler!
@viktor_com adresinde ücretsiz deneyin. 100 dolar kredi, kart gerekmez. Bağlantı: viktor.com
Ücretli Ortaklık
