Nereden başlayacağınızı bilmiyorsanız, tek bir cevap var: Sistemleştirmeyin. Önce neyin elenebileceğini sorgulayın.
Daha önce sistem geliştirme başarısızlıklarının yönetici bilgisinin eksikliğinden değil, yapısal bir sorundan kaynaklandığını yazmıştım. Bu yapısal bakış açısını temel alan bu makale, müşterilerin atması gereken gerçek ilk adımı ele alıyor. Emin olmadığınızda "hemen sistemleştir" seçeneğini tercih etmek, yapabileceğiniz en pahalı hamledir. Sıra yanlışsa, sadece verimsiz süreçleri otomatikleştirmek için para harcamış olursunuz.
■ Yanlış Anlama: "Sistemleştirme = Çözüm"
Müşterilerle danışmanlık yaparken, ilk talep neredeyse her zaman aynıdır: "Operasyonlarımız verimsiz, bu yüzden bir sistem kurmak istiyoruz." Ancak daha yakından incelendiğinde, çoğu vaka, herhangi bir sistem tanıtılmadan önce çözülebilecek israf içerir.
Örneğin, bir şirketin teklif sürecini düşünün. Satış personelinin yeni bir sistemde teklif oluşturmasına izin verdiler ancak dahili onay yine de kağıt formların basılmasını ve fiziksel olarak dolaştırılmasını gerektiriyordu. Onaydan sonra personel, dijital teklifteki tutarları kağıt forma manuel olarak yeniden girmek zorunda kalıyordu. "Sistemleştirilmiş" olmasına rağmen, genel iş akışı bir adım ekledi: "Sistemde oluştur, kağıda kopyala." Kök neden, sistemi kurmadan önce kimsenin "Kağıt onay akışını elimine edebilir miyiz?" diye sormamasıydı. Milyonlarca yatırım yapıldı, ancak kesilmesi gereken israfı otomatikleştirerek bu maliyetlerin büyük kısmı fiilen boşa harcandı.
■ Eklemeden Önce Kes
İş iyileştirmesi için uzun süredir geçerli olan bir ilke vardır: ECRS: Eliminate (Kaldırılabilir mi?), Combine (Birleştirilebilir mi?), Rearrange (Sıra değiştirilebilir mi?), Simplify (Basitleştirilebilir mi?). Bu dört konuyu derinlemesine değerlendirdikten sonra ancak Automate (Otomatikleştir/Sistemleştir) seçeneğini göz önünde bulundurmalısınız.
Birçok proje yöneticisi bu sırayı atlar ve doğrudan "Otomatikleştirme"ye geçer. Sonuç olarak, kaldırılması gereken görevler, birleştirilebilecek çift girişler ve basitleştirilebilecek onay akışları doğrudan yazılıma gömülür. Ortaya çıkan sonuç, gereksiz görevleri daha hızlı ve daha doğru yapan bir sistemdir. İronik olan şu ki, "sistemleştirdikleri" hissine kapıldıkları için kimse altta yatan israfı fark etmez.
Bu durum, sistem geliştirme başarısızlıklarının cehaletten değil, yapısal sorunlardan kaynaklandığı önceki noktamla örtüşüyor. ECRS sırasını atlamak, bu kusurlu yapının bir parçasıdır.
■ Karar Verme İçin Dört Soru
Sistemleştirmeyi düşünmeden önce kendinize şu dört soruyu sırasıyla sorun:
- Bu görev tamamen elenebilir mi? (Eliminate - Kaldır)
- Birden fazla görev veya departman iş akışı birleştirilebilir mi? (Combine - Birleştir)
- Yalnızca sıra veya sorumluluk değişikliğiyle iyileştirme yapılabilir mi? (Rearrange - Yeniden Düzenle)
- Yöntemin kendisi basitleştirilebilir mi? (Simplify - Basitleştir)
Bu soruları yanıtladıktan sonra geriye kalan görevler yalnızca sistemleştirme adaylarıdır. Buna karşılık, bu dört konuyu değerlendirmeden gereksinim tanımına girerseniz, başarısızlığın tohumları çoktan ekilmiş demektir.
■ Hız Arzusuna Cevap
Şöyle savunabilirsiniz: "Tartışmaya vaktimiz yok; sistemi hızla uygulamak zorundayız." Ancak ECRS analizi tipik olarak sadece günler veya haftalar alır. Buna karşılık, aceleye getirilen bir sistem daha sonra gereksinim tanımının yeniden yapılmasını gerektirirse, aylar kaybedersiniz. Acele etmeye çalışmak genellikle dolambaçlı yollara sapmaya neden olur.
Diğer bir itiraz ise şudur: "Operasyonlarımız dış çerçeveler için fazla karmaşık." Ancak ECRS derin operasyon bilgisi gerektirmez. Detayları bilen kişiler sahadaki çalışanlardır; ECRS, onlara "Bu kaldırılabilir mi?" veya "Bu birleştirilebilir mi?" diye sormaları için teşvik eden basit bir soru dizisidir. Uzmanlık gerektirmeden bugün kullanılabilir.
■ Yarın Yapabilecekleriniz
Devasa bir organizasyonel revizyon gerekmez. Şu anda "sistemleştirmek" istediğiniz bir görev seçin ve yukarıdaki dört soruyu yanıtlayın. Genellikle ilk soru (Eliminate - Kaldır), daha önce düşünmediğiniz seçenekleri ortaya çıkarır.
"Nereden başlayacağımı bilememenin" gerçek nedeni genellikle sistemleştirip sistemleştirmeyeceğiniz değil, sistemleştirmeden önce neyi analiz edeceğinizi bilmemektir. Doğru sırayı takip ederseniz, karar vermek zor değildir.
Bir sonraki sefer, yöneticilerin en evrensel acısına değineceğim: "Personel ayrılıkları." İş gücü devir oranlarının arkasındaki organizasyonel yapıları tartışacağız.
İlgileniyorsanız, lütfen bu bağlantı üzerinden bana DM atın.
■ İlgili Geçmiş Makaleler
