Gerçek Vaka: LINE Entegrasyonu İçin Yapay Zeka Desteği. Bir Ayda 12 Sipariş Kazanma

Son zamanlarda Slack veya Notion'ı Claude'a bağlayıp "Müşterileri ve projeleri yapay zekâ ile yönetebilirsiniz" diyen pek çok hikâye duyuyorum. Aslında biz bunu şirket içinde yapıyor ve müşterilerimize de tanıtıyoruz. Müşteri yönetimi için inanılmaz derecede pratik bir yöntem.

Ancak belirli bir müşteriye destek verdikten sonra bakış açım tamamen değişti.

Bölgesel şirketler genellikle iç iletişim için LINE gruplarını kullanır. Özellikle tadilat, boya ve inşaat gibi sahada çok sayıda kişinin çalıştığı sektörlerde bu durum daha da yaygındır. Ustalar, satış ekibi, ofis çalışanları ve hatta şirket sahibi bile herkes LINE üzerinden haberleşir.

Hatta babamın inşaat şirketi de tüm iç iletişimi için LINE gruplarını kullanıyor.

※ Telefon görüşmelerinin de tam olarak kaydedilemediğini unutmayın.

Slack veya Notion'ın aksine LINE'ı yapay zekâ ile entegre etmek zordur. Grup sohbetlerini sonradan bir yapay zekâya kolayca aktaramazsınız.

Bu yüzden bu tür şirketler yapay zekâdan bahsettiğinde konu genellikle "Biz LINE kullanıyoruz, belki ileride düşünürüz" noktasında tıkanır.

Ama bence asıl büyük potansiyel tam da bu alanda yatıyor. Birçok şirket burada zorlanıyor ama henüz çok az kişi bu soruna el attı.

Biz denediğimizde, mevcut LINE grup yapısını koruyarak bunun başarılabildiğini gördük.

Grubun içine "kayıt tutucu" olarak tek bir resmi LINE hesabı eklerseniz, gelen mesajları gerçek zamanlı olarak yakalayabiliyorsunuz.

Bu desteği en çok verdiğimiz müşteriler bölgesel tadilat ve boya şirketleriydi.

Grup sohbetleri otomatik olarak kaydediliyor, yapay zekâ gerekli bilgileri çıkarıp bir müşteri defterine işliyor ve aylık raporlar kendiliğinden oluşturuluyor. Saha ekibinin tek yapması gereken, her zamanki gibi LINE'da yazmaya devam etmek.

Üç araç kullandık: Resmi LINE Hesabı, Google Sheets ve Claude API. Aylık işletme maliyeti yaklaşık 1.200–2.700 ¥ civarında.

Şimdi tüm süreci şemalarla açıklayacağım.

Başlangıçtaki durum neydi?

Talep kanalları darmadağındı: broşürler, referanslar, web sitesi ve LINE.

Müşteri etkileşimleri telefon, e-posta ve LINE arasında bölünmüştü ve her biri farklı çalışanlar tarafından yönetiliyordu. Ofis personeli verileri manuel olarak bir müşteri tablosuna giriyordu ancak satış temsilcilerinin kendi başlarına tuttuğu bilgiler bu tabloya yansımıyordu.

Daha derine indiğimizde, aynı projenin üç farklı yere manuel olarak girildiğini fark ettik:

1. Müşteri yönetim tablosu
2. Aylık rapor formu (30 soruluk öz bildirim)
3. Projeye özel bütçe tabloları

Normal şartlarda birisi bunları tek çatı altında toplamak için Slack veya bir CRM sistemi önerirdi.

Ama yeni bir araç eklemek sadece yazılacak dördüncü bir yer yaratmak anlamına gelir. Üç olan sayı dörde çıkar.

İlk adım: LINE gruplarını okumak

Araç seçmeden önce, iç LINE grup sohbetlerini incelememize izin vermelerini istedik.

Ofis personelinin zaten neredeyse sabit bir formatta raporlama yaptığını gördük:

"Telefon talebi / Broşür yanıtı / Tarih / İsim / Adres / Telefon / Talep / @Sorumlu kişi [Tarih] [Saat] için saha ziyareti planlandı."

Gerekli tüm bilgiler zaten LINE'daydı. Eksik olan tek şey, bunları müşteri defterine kopyalama zahmetini ortadan kaldırmaktı.

Böylece stratejimiz şu oldu: "İnsanlardan yeni şeyler yazmalarını istemeyi bırakalım; bunun yerine LINE'da zaten yazdıklarını arka planda aynalayalım."

Sisteme Genel Bakış

Akış şöyle işliyor:

1. Her zamanki gibi LINE grubuna yazılır.
2. "Kayıt tutucu" resmi LINE hesabı her mesajı satır satır yakalar.
3. Günlük sohbetler filtrelenir; yapay zekâ kalan mesajlardan isimleri, kaynakları, durumları ve tutarları çıkarır.
4. Kesinleşen veriler müşteri defterine giderken, emin olunamayanlar "Onay Bekleyenler" listesine düşer.
5. Ay sonunda aylık raporlar oluşturulur.

Not: Sistemin kurulumu (programlama, veri temizliği, testler, kullanım kılavuzları) Claude Code ile yapıldı. Günlük sınıflandırma motoru ise Claude API üzerinde çalışıyor. Bunları ayrı tutmak netlik açısından faydalı oluyor.

Uygulamaya Geçişte 5 Adım

Açıkçası, gösterişli hiçbir şey yok.

1. Yalnızca kayıt amaçlı bir Resmi LINE hesabı oluşturun ve gruba davet edin

Mevcut resmi hesaplar başka yayın araçlarına bağlı olduğu için kayıt tutmak adına yeni bir hesap açtık.

İki yaygın tuzak var:

• Grup katılım ayarları varsayılan olarak kapalıdır.
• Bir gruba yalnızca tek bir resmi hesap katılabilir. Bu yüzden önce bildirim hesabını başka bir gruba taşıdık.

2. Gelen mesajları ham veri olarak kaydedin

GAS (Google Apps Script) kullanarak her mesajı herhangi bir işlem yapmadan doğrudan satır satır yazıyoruz.

Not: Kayıt tutucu eklenmeden önceki geçmiş mesajlar geri alınamaz.

3. Gerekli bilgileri ayıklamak için Claude API kullanın

"Yarın 9'da buluşalım" gibi günlük sohbetler, yapay zekâya ulaşmadan önce filtrelenerek maliyetler düşürülür.

Kalan mesajlardan yapay zekâ isim, adres, telefon, kaynak, iş türü, keşif tarihi, durum ve tutar bilgilerini çıkarır. "32 man" ifadesi 320.000 ¥'ye; "30'u 14:30" ifadesi bir tarih-saat formatına dönüştürülür.

Yapay zekânın kararsız kaldığı durumlar (örneğin tek bir mesajda iki farklı kişiden bahsedilmesi), hataları önlemek için ana deftere değil "Onay Bekleyenler" listesine gönderilir.

Canlıya geçmeden önce doğru sınıflandırma yapıldığından emin olmak için 23 gerçek senaryo üzerinde test yaptık.

4. Mevcut ~870 satırı temizleyin

Eski tablolar tekrarlayan ve tutarsız verilerle doluydu. Birebir aynı olan 5 kaydı birleştirdik ve 105 belirsiz satırı müşterinin incelemesi için işaretledik.

5. Aylık raporları otomatikleştirin

Raporlar mevcut toplantı formatıyla uyumlu olacak şekilde hazırlandı. 28'inde ön rapor, ayın 1'inde ise nihai rapor çıkıyor. Kanallara göre talep sayıları ve kazanma oranları da rapora dahil ediliyor.

Ayrıca keşif tarihlerinden sonra otomatik durum güncellemeleri ve duraksayan projeler için cuma günleri uyarılar ekledik.

Başlangıçtan canlı kullanıma geçiş yaklaşık 6 hafta sürdü.

Veri Temizliğinden Çıkan İçgörüler

Temizlik sırasındaki en büyük sürpriz şuydu:

Satırların %80'i "Saha Keşfi" durumunda takılıp kalmıştı.

Keşifler yapılıyordu ancak teklifin gönderilip gönderilmediği, işin alınıp alınmadığı ya da kaybedilip kaybedilmediği müşteri defterine kaydedilmiyordu. Bu veriler yalnızca aylık formlarda veya bütçe tablolarında yaşıyordu.

Bu nedenle geçmiş veriler, hangi kanalların (broşürler, referanslar, web sitesi) iş kazandırdığını gösteremiyordu.

Ya Slack'e veya yeni araçlara geçseydik?

Slack'e veya yeni bir CRM sistemine geçişi zorunlu kılabilirdik. Ama bu sadece yazılacak dördüncü bir yer yaratır ve büyük ihtimalle sistemin terk edilmesiyle sonuçlanırdı.

"Keşif" aşamasında takılı kalan satırlar yine birikecekti. Broşürlere ayrılan bütçe yine sezgisel kararlarla belirlenecekti. Sayılar ortada olurdu ama gelirin hangi kanaldan geldiği belli olmazdı.

Elinizde rakamlar varken asıl önemli metriğin eksik olması büyük bir israftır.

Nereden Başlamalı?

İşlem sırası:

1. Şu anda kimin, neyi ve nereye yazdığını haritalandırın.
2. Yazım noktalarını tek bir yerde toplayın. Yeni alışkanlıklar yaratmak yerine mevcut alışkanlıklardan faydalanmayı tercih edin.
3. Yapay zekâyı daha sonra devreye sokun. Öncelikle yapay zekânın emin olamadığı çıktılar için insanların kontrol edeceği bir yol oluşturun.

Roller Arasındaki Veri Boşlukları

Saha ekibi düzgün raporluyor, ofis personeli kayıtları tutuyor, şirket sahipleri raporları inceliyordu. Herkes üzerine düşeni yapıyordu.

Ancak "Keşif Sonrası" ile "Sonuç" arasındaki boşluk, saha ve ofis ekiplerinin arasında kaybolup gidiyordu.

Bu durum, Satış ve Pazarlama ekipleri arasındaki dönüşüm oranları ve kanal ROI'si konusundaki kopukluğu andırıyor.

Saha ekibine verilen kurallar oldukça basitti:

1. Bir iş kazanıldığında veya kaybedildiğinde LINE'a tek satır yazın (örneğin, "X Bey İş Kazanıldı 59.000 ¥").
2. Her müşteri için ayrı bir mesaj gönderin.

Sadece bu kadarı bile zamanla kanala özel kazanma oranlarını ortaya çıkarır.

Yapay zekâ tamamen kendi haline bırakılmadı. İlk ay boyunca insanlar verileri ayda 3-4 kez kontrol etti. Ardından her 2-4 haftada bir kurallar iyileştirildi. Telefon görüşmeleri gibi LINE dışı etkileşimler için hâlâ manuel giriş gerekiyor.

Yarın İçin Eylem Planı

Şirketiniz için şu 4 maddeyi not alın:

• Yeni talepleri nereye/kim yazıyor?
• Keşif/toplantı programlarını nereye/kim yazıyor?
• Kazanılan/kaybedilen işleri nereye/kim yazıyor?
• Tutarları nereye/kim yazıyor?

Herhangi bir bilgi 2 veya daha fazla yere yazılıyorsa, otomasyona başlamak için doğru nokta orasıdır.

Bir bilgi hiçbir yere yazılmıyorsa, orası sizin kör noktanızdır.

LINE gruplarını kullanan bölgesel şirketlerin muazzam bir büyüme potansiyeli var.

Yapay zekâ işleri hızlandırır ama satışı getiren şey konuşmalardır. Konuşmaların sonuçlarını veriye dönüştürmek, sistemi anlamlı kılan şeydir.

Hakkımda

━━━━━━━━━━━━━━

Müşteri bulma ve yapay zekâ uygulamalarında zorlananlar için ücretsiz danışmanlık mevcuttur.

İlgileniyorsanız DM yoluyla "Duvar Sekmesi" yazabilirsiniz.

▼ Ücretsiz indirin: "Şu Anda İş Kazandıran Satış Materyalleri Şablonu"

https://x.com/meguron12/status/2102518411377160594

▼ Daha fazlası için takip edin.

https://x.com/intent/follow?screen_name=meguron12

━━━━━━━━━━━━━━