Verimliliğini baskılayan asıl şey, kendine verimli olmak için tanıdığın saat sayısıdır.
Ve eğer 10 saatlik günler boyunca didinip duruyor, neden yerinde sayıyormuş gibi hissettiğini merak ediyorsan, sebep muhtemelen budur.
Sana bir hikâye anlatayım.
I. Yataktan Çıkamayan Kurucu
Birkaç yıl önce, bir arkadaşım kendi girişimini kurmak için kendini tamamen işine adamıştı.
Tüm çevresini, yakın arkadaşlarını ve ailesini de dahil ederek milyonlarca dolar risk sermayesi yatırımı toplamıştı. Girişimci rüyasını yaşıyordu. Sabah erken saatler, geç geceler, hafta sonları dizüstü bilgisayarının başında. Tam bir kurucu koşturmacası.
Ve sonra bir gün uyandı ve yataktan çıkamadı.
Lyme hastalığı.
O andan itibaren ateş, titreme ve yorgunluk başladı. Vücudu her yerinden ağrıyordu. Beyni durma noktasına geldi. Eskiden saniyeler süren basit kararlar artık muazzam bir çaba gerektiriyordu. Çalışma belleği yarı yarıya küçülmüş gibiydi.
Heyecan ve beklentiyle bir hız trenine binip, ilk büyük tırmanışın ortasında aniden durduğunu düşün. Onunla birlikte trene binen arkadaşlarının, ailesinin ve yatırımcılarının yüzlerini, birikimlerinin onun omuzlarında olduğunu hayal et.
Ve sonra tren... durur.
Bir anda, hayatındaki en önemli insanlara bir getiri sağlamakla yükümlüydü, ama yataktan zar zor çıkabiliyordu.
12 saatlik günler çalışmaya alışkındı, bu da şirketini yürütmek ve yatırımcılarına getiri sağlamak için bir zorunluluk gibi geliyordu. On iki saat, hayatta kalmak gibiydi. En azından öyle inanıyordu.
Ama şimdi, günde zar zor üç saat idare edebiliyordu. Lyme hastalığıyla boğuşan bedeninin ve beyninin kaldırabileceği kadardı bu.
Sonra tuhaf bir şey oldu.
Bu üç saatlik günleri yaşarken, daha net görmeye başladığını fark etti.
Önceden önemli görünen şeyler, artık daha az önemli, hatta tamamen alakasız hale geliyordu.
Sadece kendisinin yapabileceğini düşündüğü şeyleri, artık başkalarına devredebileceğini fark etti.
Alışkanlıktan katıldığı toplantıları, artık hiçbir sonuç olmadan atlıyordu.
Saatlerce emek verdiği projelerin, aslında neredeyse hiçbir şeyi ilerletmeyen dikkat dağıtıcı unsurlar olduğunu anlıyordu.
Hem çok farklı bir şekilde hem de çok farklı şeyler üzerinde çalışıyordu.
Önemli görevler, çöl gecesinde bir neon tabela gibi gözüne çarpıyordu. Önemsizler ise unutulup gidiyordu.
Ve %75 daha az çalışmasına rağmen, 12 saatlik günlerinin ürettiğinden çok daha fazlasını başarıyordu.
Şirketi durmadı. Aksine hızlandı.
II. Parkinson Yasası'nın Tersi
Arkadaşımın başına gelen, Parkinson Yasası'nın ters versiyonudur.
İşin, kendisine ayrılan süreyi dolduracak şekilde genişlediğini duymuşsundur.
Bir raporu bitirmek için kendine sekiz saat verirsen, sekiz saat sürer.
Kendine üç saat verirsen, üç saat sürer.
Görev, ona verdiğin kaba göre şişer veya büzülür.
Bunun tersi de doğrudur: iş, sınırlı zamana uyacak şekilde büzülür. Ancak bu sınırlama mutlak olduğunda geçerlidir.
Lyme hastalığı nedeniyle arkadaşımın işi, kendisine ayrılan alana sığacak şekilde büzüldü. Büzüldüğünde ise geriye sadece gerekli olanlar kaldı.
Araştırmanın sezgisel olmayan kısmı ise şu:
Fazladan çalışma saatleri genellikle toplam çıktının azalmasına yol açar.
Sadece azalan getiri değil. Gerçek negatif getiri.
Masanda daha fazla zaman geçirdiğin için daha üretken olduğunu sanırsın.
Ama çalışma saatlerin sınırsız olduğunda, önceliklendirme bulanıklaşır.
Sonuçları en çok neyin etkileyeceğini ve dolayısıyla ne üzerinde çalışman gerektiğini belirleme yeteneğini kaybedersin.
Her görevi eşit derecede önemli görmeye başlarsın, bu da hiçbirinin hak ettiği odağı alamaması anlamına gelir.
Beynimizin sezgisel olarak düşündüğünün aksine, üretkenlik doğrusal değildir.
Beynimiz şunu varsayar: Daha fazla saat = daha fazla üretkenlik.
Ama gerçek denklem daha çok şuna benzer:
Haftada sınırlı sayıda saat = zorunlu önceliklendirme = katlanarak artan çıktı.
Ve biz bunu biliyoruz.
Aramızdaki son derece başarılı insanlar bunun kanıtıdır.
Çoğu zaman akranlarından ve rakiplerinden binlerce kat daha üretkendirler, ancak binlerce saat daha fazla çalışmazlar. Çalışamazlar. En fazla iki katı kadar çalışabilirler, yani saatlerin değişken olamayacağını biliriz. Değişken tamamen başka bir şeydir.
Muazzam bir çıktı üretmek için gereken başka beceriler de vardır. Arkadaşımın, şirketinin başarısını tetikleyen bu becerilere başvurmak zorunda kaldığı beceriler.
III. Algılanan Önem ve Akış Bağlantısı
Arkadaşımın deneyimlediği, en yüksek önceliği görme yeteneğini artıran bu "HD üretkenlik gözlüğü"nün psikoloji araştırmalarında bir adı vardır.
Buna
algılanan önem
denir.
Çalışma saatlerinin kesin bir üst sınırı olduğunda, beynin birdenbire kritik görevleri önemsiz olanlardan şaşırtıcı bir netlikle ayırmaya başlar. Tıpkı bir radyoyu parazitten kristal netliğinde bir sinyale ayarlamak gibi. Gerçekten sonuç getiren şeyler barizleşir ve geri kalan her şey, suçluluk duymadan görmezden gelebileceğin gürültü haline gelir.
Ulm Üniversitesi'nden Barthelmäs ve Keller'in araştırması, daha yüksek algılanan önemin yalnızca önceliklendirmeye yardımcı olmadığını buldu.
Aynı zamanda akış durumu yoğunluğunu tetikler.
Akış, işe tamamen daldığın o durumdur. Zaman çarpıtılır. Benlik bilinci kaybolur. Performans zirve yapar.
Üç saatlik çalışmanın normalde on saat sürecek olanı ürettiği, bilişsel kapasitenin her zerresinin tek bir şeye kanalize edildiği durumdur.
Araştırmalar, akış durumlarının üretkenliği %500'e kadar artırabildiğini gösteriyor.
Ve algılanan önem, bunun en güçlü tetikleyicilerinden biridir.
Algılanan önem ne kadar yüksekse (belirli bir görevin en yüksek öncelik olduğuna dair netlik), beynin dikkat ağlarını o kadar fazla devreye sokar ve odağın o kadar derinleşir. Akışa girmek kolaylaşır. Süre artar. Kendini işe doğru itmek zorunda kalmak yerine, işin içine çekilirsin.
Ama işin püf noktası şu: Haftalık çalışma saatlerini sınırlamadan algılanan önemi en üst düzeye çıkarmak neredeyse imkansızdır.
Arkadaşımın istemsizce deneyimlediği sınırlamayı, gönüllü olarak yaratmak zorundasın.
Zorluk-Beceri Tatlı Noktası
İşte başka bir mekanizma daha devrede.
Akış araştırmacıları, akışın, bir görevin zorluğu mevcut beceri seviyenizin yaklaşık %4 üzerinde olduğunda ortaya çıktığını belirlemiştir. Çok kolay olursa sıkılırsın. Çok zor olursa kaygılanırsın. Bu dar bant, beyninin durumun tam dikkat kaynaklarını kullanmaya yetecek kadar önemli olduğuna karar verdiği tatlı noktadır.
Çalışma saatlerini sıkıştırdığında, gününün zorluk seviyesi otomatik olarak artar. Artık aynı çıktıyı daha az saatte elde etmek zorundasındır. Senden talep edilenle, o zaman diliminde daha önce yapabildiğin arasındaki bu fark, tam da akışı tetikleyen aralıkta yer alır. Sınırlamanın kendisi, beyninin akışı devreye sokarak yanıt verdiği bir meydan okuma haline gelir.
Sınırsız saatler tam tersini yapar. "Tüm günün" olduğunda, zaman baskısı olmadığı için zorluk düşer. Görev varsayılan olarak yönetilebilir hissettirir, bu da beyninin onu karşılamak için akışı devreye sokmasına gerek olmadığı anlamına gelir. Böylece on iki saat boyunca %60 kapasiteyle ağır ağır ilerlerken, altı saat boyunca tam kapasiteyle çalışmak yerine.
Sıkıştırma, zorluğu artırır. Zorluk, akışın tatlı noktasını ayarlar. Ve akış, seni sıkıştırılmış saatler boyunca, önünde ucu bucağı olmayan bir gün uzanırken erişemediğin bir performans seviyesinde taşır.
Toparlanma Etkisi
Üçüncü bir parça daha var ve belki de en önemlisi bu.
Akış, nörokimyasal olarak pahalıdır. Beynini dopamin, norepinefrin, endorfin, anandamid ve serotonin ile doldurur. Bir akış durumundan sonra, bu nörokimyasal rezervuarların yeniden doldurulması gerekir.
Bu yenilenme, gerçek toparlanma sırasında, e-postanı kontrol etmediğin, iş hakkında düşünmediğin, dinlenme ve çaba arasında bir tür gri bölgede yarı meşgul olmadığın gerçek boş zamanlarında gerçekleşir.
Toparlanma aslında akış döngüsünün dördüncü aşamasıdır. Onsuz, ertesi gün akışa yeniden giremezsin. Beynin kullanabileceği nörokimyasal kaynaklara sahip değildir.
12 saatlik günler çalıştığında, boş zamanların neredeyse yok gibidir. Elde ettiğin toparlanma ne kadar sığ ve acelecidir.
Nörokimyan asla tamamen sıfırlanmaz, bu da ertesi günün akış kapasitesinin daha oturmadan azaldığı anlamına gelir.
Güne zaten tükenmiş olarak başlarsın ve bunu telafi etmek için daha fazla saat eklersin, bu da toparlanmayı daha da aşındırır, bu da akış kapasitesini daha da azaltır. Bu, sıkı çalışma kılığına girmiş bir aşağı doğru sarmaldır.
Sıkıştırılmış çalışma saatleri, sınırsız saatlerin asla yapamayacağı bir şey yaratır: sinir sisteminin gerçekten sıfırlandığı gerçek, uzun boş zamanlar.
Akışın bugün tükettiği nörokimya, bu gece ve yarın sabah yenilenir. Böylece ertesi gün oturduğunda, derin, dalıp giden odaklanma kapasiten zirvededir.
Bu yüzden arkadaşım, üç saatlik günlere zorlanmış olmasına rağmen, kendini tamamen farklı bir bilişsel viteste buldu. Kısa çalışma pencereleri yoğun bir algılanan önem yarattı (akışı tetikleyerek) ve uzun toparlanma pencereleri, ertesi günkü akışı mümkün kılan nörokimyayı yeniledi.
Sıkıştırma, günler ve haftalar boyunca sürekli zirve performansı için tam olarak doğru nörobiyolojik koşulları yaratıyordu. Daha iyi önceliklendirme sadece yüzeydeki katmandı.
IV. İş Sıkıştırması Nasıl Çalışır?
İş sıkıştırması, belirli bir haftada çalışacağın, şu anda çalıştığından çok daha az olan belirli bir saat sayısını seçmek ve ne olursa olsun, asla, asla bu miktarın üzerinde çalışmamak anlamına gelir.
Koşullar ne olursa olsun bir dakika bile fazla değil.
Bu sınırı belirleyerek, tüm görevlerin için bir kap oluşturur, çabalarını bu sabit zaman dilimi içinde yoğunlaştırmaya zorlarsın.
Zorunluluktan, üretkenliğini doğrusal yerine katlanarak artırmak için ihtiyacın olan becerileri geliştirmek zorunda kalırsın. Beyninin, doğru işi seçme, onu verimli bir şekilde sıralama ve tam odakla yürütme konusunda daha iyi olmaktan başka seçeneği yoktur. Çünkü zaman artık soruna fırlatabileceğin bir kaynak değildir.
Bunu bir Tetris oyunu gibi düşün.
Tetris'te asıl amaç, blokları sınırlı ve hareket etmeyen kaba sığdırmaktır. Kabı genişletemezsin. Sadece hangi parçaları yerleştireceğini, nereye yerleştireceğini ve hangi sırayla yerleştireceğini seçebilirsin. Sınırlama, oyunu oyun yapan şeydir. Onsuz, Tetris hiçbir beceri gerektirmeyen blokları üst üste dizmekten ibaret olurdu.
Çalışma haftan tam olarak aynı şekilde işlemelidir. Senin işin, önemli olan her şeyi sabit zaman kabının içine sığdırmaktır.
Kap genişlemez. Bu yüzden sadece gerçekten önemli olan parçaları, mümkün olan en iyi sırayla yerleştirmeye ve onları olabildiğince hızlı bir şekilde uygulamaya zorlanırsın.
V. Protokol
İşte bunu nasıl yapacağın:
1. Adım: Mevcut Saatlerini Hesapla.
Şu anda haftada çalıştığın toplam saatleri topla. Dürüst ol. Akşam 9'daki "hızlı e-posta kontrollerini" de dahil et. Pazar öğleden sonraki dizüstü bilgisayar seansını da. Cumartesi sabahı "sadece biraz ilerlemek" için yapılanları da. Gerçek rakamı bul. Birlikte çalıştığım çoğu girişimci için gerçek rakam, akıllarından geçiriverdiklerinden %20-30 daha yüksektir.
2. Adım: %25 Azalt.
Bu sayıyı 0,75 ile çarp. Bu senin yeni haftalık tavanın. Pazarlık yok.
3. Adım: Günlük Bir Bitiş Çizgisi Belirle.
Yeni tavanını çalıştığın gün sayısına böl. Her gün için, asla çalışmana izin verilmeyen bir durma zamanı belirle.
Örneğin: şu anda haftada 60 saat çalışıyorsun. Kendini 45 saate zorluyorsun. Haftada beş gün çalışıyorsan, bu günde dokuz saat demektir. Sabah 9'da başlarsan, bitiş çizgin akşam 6'dır.
Şu anda 50 saat çalışıyorsan, 37,5 saate düşüyorsun. Bu günde 7,5 saat eder. Sabah 8:30'da başla, öğleden sonra 4'te dur.
4. Adım: Saat Geldiğinde Dur.
Bitiş çizgine geldiğinde dur. E-posta yarıda kalmış olsa bile. Görev %90 bitmiş olsa bile. Bir müşteri bekliyor olsa bile. Dizüstü bilgisayarı kapat. Uzaklaş. Kap genişlemez.
5. Adım: Acıya Katlan.
Asıl adaptasyon burada gerçekleşir. İlk birkaç hafta zorlu geçecek. Teslim tarihleri kaçacak. Sonuçlar zarar görecek. Kendini sorumsuz hissedeceksin. Geride kalmış hissedeceksin. Bitiş çizginden sonra "sadece bir şey daha kontrol etmek" isteyeceksin. Zorlama işlevi tam da burada devreye giriyor. Bitmemiş işin acısı, tam olarak beynini adapte olmaya, daha iyi önceliklendirmeye, önemsiz olanı elemeye ve ertesi sabah daha hızlı çalışmaya zorlayan şeydir.
Başlamak için bir günlüğüne inanç sıçraması yap. Ardından tam bir haftaya çıkar. Sonra iki haftaya. Beynin sınırlamanın gerçek ve kalıcı olduğunu anladığında adaptasyon hızla birikir.
VI. Neden Acıtması Gerekiyor?
Bu protokol, ancak iş bitmemiş olsa bile sabit saatinde durursan işe yarayacaktır.
Aksi takdirde, ihtiyacın olan değişimler (arkadaşımın Lyme hastalığıyla zorlandığı değişimlerin aynısı) asla etkinleşmeyecektir. Kap genişleyebiliyorsa, beyninin içindekileri sığdırma konusunda daha iyi olmak için bir nedeni yoktur.
Bitmemiş işin acısı, mekanizmanın ta kendisidir.
Bunu ilk kez 8 haneli bir işi büyütürken denedim.
Alarmım iki gün üst üste bir e-postanın ortasında çaldı. Her içgüdü 15 dakika daha alıp bitirmeyi haykırıyordu. E-postanın sonunu görebiliyordum. Alıcı bekliyordu. 15 dakika daha almak mantıklı, sorumlu, gerekli görünüyordu.
Yine de dizüstü bilgisayarımı kapattım.
Tamamen aptalca ve sorumsuzca hissettirdi. E-posta yarıda kaldı. Alıcı onu ertesi sabah, söz verilenden saatler sonra görecekti. İçimde bir parçam kendimi sabote ettiğime ikna olmuştu.
Ancak ertesi sabah, çalışma bitiş çizgime ulaştığım anda dizüstü bilgisayarımın kapanacağını bilerek, günümü ve o gün içinde neye öncelik vereceğimi tamamen farklı düşünürken buldum kendimi. En yüksek riskli işi en başa yükledim. Olmam gerekmeyen bir toplantıyı iptal ettim. Daha hızlı yazdım çünkü saatin gerçek olduğunu biliyordum. Bir haftadır ertelediğim üç kararı otuz dakikada verdim, çünkü ertelemek için artık zaman yoktu.
Kuralımı bozmuş olsaydım, beynim köşeye sıkışmazdı. Çıktımı artırmak için zamana dayalı olmayan kaynaklar aramazdı. Her zaman yaptığını yapardı: vasat çabayı çok fazla saate yaymak.
Değişimi yaratan acı oldu.
İlk Hafta Çirkin Olacak
Her şey ters gittiğinde telaşlanma.
Teslim tarihlerini kaçıracaksın. Başın belaya girebilir. Sonuçlar zarar görecek. Buna değip değmediğini sorgulayacaksın.
Sorun değil.
Bu, yeni bir egzersiz programında, gelişmiş zindelik ortaya çıkmadan önce aşırı ağrı hissetmeye benzer. Ağrı, adaptasyonun gerçekleştiğinin kanıtıdır. Algılanan önemi eğitmek de aynıdır.
Önce, azalan çıktının acısına katlanmak zorundasın, ancak ondan sonra beynin, sıkıştırılmış saatlerin talep ettiği netlik ve yoğunlukla çalışmaya başlayacaktır.
Sınırlama olmadan, iş görevlerinin Tetris bloklarını sabit çalışma gününün Tetris kabına sığdırma konusunda gelişme göstermezsin.
VII. Taahhüt Ettiğinde Ne Değişir?
Buna bir şans ver.
Çalışma haftandaki saatleri %25 azalt. Net bir iş bitiş çizgisi belirle. Kendine asla onu geçmesine izin verme.
Tam taahhüt çok dik geliyorsa tek bir günle başla. Ardından tam bir haftaya çıkar. Sonra iki haftaya.
Fark edeceğin şey, muhtemelen ilk on gün içinde, beyninin saatlerinin eskiden yaptığı işi yapmaya başladığıdır. Acımasızca triyaj yapar.
Her şeyi ilerleten tek görevi tespit eder ve aylardır hissetmediğin bir odakla ona kilitlenir. Öğleden sonralarını dolduran gösterişli angarya işlerini bırakır. Daha önce saatler harcadığın şeyleri devretmenin, otomatikleştirmenin veya basitçe görmezden gelmenin yollarını bulur.
Ve akşamların artık gerçekten boş olduğu, saat 10'a kadar yarı çalışmadığın için, sinir sistemin gerçekten toparlanır. Daha iyi uyursun. Daha keskin uyanırsın.
Ertesi sabahki odaklanmış çalışma saatleri, 12 saatlik bir günün ardından kendini sürüklediğin o sisli, tükenmiş saatlerden tamamen farklı bir bilişsel deneyim gibi hissettirir.
Ayrıca daha ince bir şeyi fark edeceksin: düşünme kaliten değişir. Beynin sınırlı zamanı olduğunu bildiğinde, konu dışına çıkmayı bırakır.
Üretken bir kılık giymiş ertelemeden başka bir şey olmayan "araştırma" tavşan deliklerine dalmayı bırakır.
Ekonomikleşir. Kesinleşir. Bir şeyleri sürekli %10 ilerletmek yerine bitirmeye başlarsın.
Mantra basit: çıktıyı katlamak için saatleri sınırla.
Her sezgiye ters düşer. Her içgüdün, zaten gerideyken daha az çalışmanın delilik olduğunu söyleyecektir. Arkadaşımı, çıktısı yerinde sayarken 12 saatlik günlere zincirleyen de aynı içgüdüydü.
Lyme hastalığı ona sınırlamayı istemsizce verdi. Sen bunu kendine bilerek verebilirsin.
Saatlerini sıkıştır. Beynini algılanan önemi devreye sokmaya, akışa daha kolay girmeye ve günler arasında tamamen toparlanmaya zorla.
Kap genişlemez. Sen onu doldurmakta daha iyi olursun.
