İşleri "kesinlikle hiç toplantı yapmama" varsayımı üzerine kurmanın verimlilik açısından tam da olması gereken şey olduğuna inanıyorum.
Elbette bunun bazı ön koşulları var. Organizasyonun, tüm paydaşların metni iyi okuyabildiği ve e-posta ya da paylaşılan dokümanlarla gönderilen materyalleri gerçekten okuduğu bir yapıda olması gerekiyor.
Yazana da iş düşüyor: Okunaklı cümleler kurmak, kilit noktaları göze çarpacak yerlere koymak gibi. Ama bunları yaparsanız insanlar okur. Böyle bir organizasyonda toplantıların yaklaşık %90'ının ortadan kaldırılabileceğini düşünüyorum. İşte bunun nedenine dair notlarım.
Toplantısız Bir Dünyanın Güzellikleri
Birincisi, işler asenkron ilerlediği için zaman kısıtlaması sıfıra iniyor.
"Aynı anda aynı yerde olmalısınız" kuralı inanılmaz derecede can sıkıcı. Sadece bunu ortadan kaldırmak bile dünyayı değiştirir.
İkincisi, anlama hızını düşünün.
Toplantılarda materyaller genellikle sözlü olarak açıklanır. Konuşmacı olağanüstü iyi değilse —yani insanların okuma hızından daha hızlı anlatamıyorsa— dinleyiciler sessizce okuyarak çok daha iyi anlar. Çoğu kişi zaten slaytlardakileri sesli olarak okuyor. Bazı kitaplar sunumda yazmayan şeyleri söylemenizi bile önerir. Bu saçmalık; madem öyle, yazın gitsin.
Dolayısıyla sunucu bir dahi değilse, sessiz okuma her zaman daha hızlıdır.
Rakamlara bakalım: Konuşma hızı dakikada yaklaşık 300 karakterdir. Okuma ise dakikada yaklaşık 400 karakterdir ve bildiğiniz kısımları göz ucuyla geçebilirsiniz. Yani okuma açık ara daha hızlıdır.
Anlama konusunda doküman okumak, toplantıda dinlemeyi ezer geçer. Bu kesin.
"Toplantılar Daha Fazla Fikir Üretir" Yalanı
Sık duyulan bir karşı argüman şudur: "Ama toplantılar daha fazla fikir üretir."
Gerçekten öyle mi?
Bu haftaki toplantılarınızı bir düşünün. Kaç kez "Bu harika bir fikirdi" ya da "Toplantılar hem verimli hem eğlenceli oluyor" diye hissettiniz? Benim için bu nadir bir durum; belki ayda 2-3 kez. Gerçekten şaşırtıcı keşifler en fazla ayda bir yaşanır.
Üstelik AI çağında, AI ile beyin fırtınası yapmak beklenmedik bakış açılarını zaten kapsıyor. Dolayısıyla şirket içi toplantılardan çıkacak "mucize anlar" artık çok daha nadir.
Şirket dışından insanlarla konuşmak yeni içgörüler sağlayabilir ama her gün görüştüğünüz iş arkadaşlarınızla o "işte bu!" anlarını yakalamak samanlıkta iğne aramak gibidir.
Bu yüzden "aktif tartışma için toplantı şart" gibi argümanlara gerek yok. E-posta, Slack ve dokümanlar çok daha hızlı.
Toplantı Yerine İhtiyacınız Olan Şeyler
Toplantısız çalışmak için üç beceri şarttır:
1. Problem Çözme Mantığını Yapılandırma Becerisi
Kulağa karmaşık geliyor ama aslında çok basit:
- Amaç: Hangi problemi çözüyoruz?
- Arka Plan: Bu amacı neden gerçekleştirmemiz gerekiyor?
Bunları netleştirin, ardından 3 seçenek listeleyin (A, B, C).
5 değerlendirme kriteri belirleyin:
- Etkililik
- Maliyet
- Hız
- Uygulanabilirlik
- Risk/Yan etkiler
Devasa olmayan projelerde, her seçenek için "İyi/Kötü/Nötr" ayrımında mutabık kalmak yeterlidir.
Sonra sorun: "Bu kriterlere göre A Seçeneğini öneriyorum. Plan şu... Uygun mudur?"
Evet denirse ilerleyin. Hayır denirse geri bildirim alın. Hepsi bu kadar.
2. Net ve Öz Metin Yazma Becerisi
Bu halledilebilir bir iş.
Yazım üzerine bir kitap okuyun (Amazon'da yüksek puanlı herhangi biri olur). Ardından, bir ay boyunca kıdemli bir iş arkadaşınızdan e-postalarınızı/dokümanlarınızı düzeltmesini isteyin. Gerekiyorsa önünde iki büklüm olun.
Uygun bir kıdemli yoksa AI kullanın: "Yazımı okunabilirlik açısından eleştir." Yazım rehberlerinin özetlerini verin ve somut iyileştirmeler isteyin.
Bunu bir ay yapın, herkes gelişebilir. Hedef basitçe "herkes için net yazmak".
3. Kapalı Uçlu Soru Sorma Becerisi
Şöyle sorun: "Bu şekilde ilerlemek istiyorum. Evet mi, Hayır mı? Hayır ise lütfen bir alternatif sunun."
Alternatif bulmak zorsa "asgari endişeleri veya ipuçlarını" isteyin. Sorularınızı her zaman Evet/Hayır cevabı alacak şekilde çerçeveleyin.
Bu adımlar işlerin su gibi akmasını sağlar.
Bu Kültürü Organizasyonlara Yaymak
Bunu ölçeklendirmek için kendimi agresif bir şekilde "Toplantı Düşmanı" olarak markalaştırıyorum.
Bir toplantı daveti geldiğinde "Bu gerçekten gerekli mi?" diye soruyorum. Katılımcılar arasında üst düzey yöneticiler olsa bile, toplantı öncesi görüşlerimi belirten bir doküman gönderiyorum. Toplantı sırasında, bir dahaki sefere sohbet tabanlı iş akışlarına geçmeyi öneriyorum. Süreleri kısaltmak için baskı yapıyorum (örneğin 1 saat yerine 30 dakika), bunu yöneticilerime bile söylüyorum.
Bunu tutarlı bir şekilde yaptığınızda insanlar "O, toplantılardan kaçınan tiplerden" diye kabulleniyor. İlginçtir ki, yaklaşımımın işleri zorlaştırdığına dair bugüne kadar kimse şikayet etmedi. Çünkü verimli ve sonunda diğerleri de bunun çok daha kolay olduğunu fark ediyor.
Toplantıdan Kaçış Yokken
Toplantı zorunluysa, sessiz okumayla başlayın.
Toplantı sahibi olarak katılımcılara materyali sessizce okumaları için 3 dakika veriyorum. Sonra "Sorunuz var mı?" diye soruyorum. Bu genellikle toplantıyı hızlıca bitiriyor (15-30 dakika).
Bunu performans değerlendirmeleri için de kullanıyorum. Hedeflerimi ve durum güncellemelerimi önceden gönderiyorum. Birlikte okuyoruz, beklentileri hizalıyoruz, eksikleri 10-15 dakika tartışıyoruz ve hafif bir sohbetle bitiriyoruz.
Özet
Toplantı yapamayacağınızı varsayın. Nasıl çalışırdınız?
Bu şekilde düşünmek her şeyi verimli hale getirir.
İhtiyacınız olanlar: Mantıksal yapılandırma, net yazım ve kapalı uçlu sorular. Bunu yaymak için kendinizi amansızca toplantı karşıtı olarak konumlandırın. Bu, toplantı sayısını optimum seviyede tutar.
