Якщо ви не знаєте, з чого почати, є лише одна відповідь: не поспішайте систематизувати. Спершу поставте під сумнів те, що можна усунути.
Раніше я писав про те, що провали в розробці систем — це структурна проблема, а не брак знань у керівництва. Спираючись на цю структуру, у цій статті йдеться про перший реальний крок, який мають зробити клієнти. Вибір «просто все автоматизувати», коли ви не впевнені, — найдорожче рішення, яке можна прийняти. Якщо порушити порядок дій, ви просто витратите гроші на автоматизацію неефективних процесів.
■ Хибне уявлення: «Систематизація = Рішення»
Під час консультацій із клієнтами початковий запит майже завжди звучить однаково: «Наші операції неефективні, тому ми хочемо впровадити систему». Однак при ближчому розгляді виявляється, що в більшості випадків містяться зайві витрати часу та ресурсів, які можна було б усунути ще до впровадження будь-якої системи.
Наприклад, розглянемо процес формування комерційних пропозицій у компанії. Вони дозволили продавцям створювати пропозиції в новій системі, але внутрішнє погодження все ще вимагало друку паперових бланків та їх фізичного обігу між відділами. Після погодження співробітники повинні були вручну переписувати суми з цифрової пропозиції назад у паперовий бланк. Попри те, що процес був «систематизований», загальний робочий потік додав зайвий крок: «Створити в системі, скопіювати на папір». Коріння проблеми полягало в тому, що ніхто не запитав: «Чи можемо ми повністю відмовитися від паперового погодження?» перед побудовою системи. Було інвестовано мільйони, але оскільки автоматизували марнування, яке слід було скоротити, більша частина цих коштів фактично була витрачена даремно.
■ Скорочуйте, перш ніж додавати
Існує давній принцип покращення бізнесу, відомий як ECRS: Eliminate (Видалити — чи можна прибрати?), Combine (Об’єднати — чи можна об’єднати?), Rearrange (Переставити — чи можна змінити порядок?), Simplify (Спростити — чи можна зробити простіше?). Лише після ретельного аналізу цих чотирьох аспектів варто переходити до Automate (Автоматизація/Систематизація).
Багато менеджерів проектів ігнорують цей порядок і одразу переходять до «Автоматизації». В результаті завдання, які слід було скасувати, подвійний введення даних, які можна було об’єднати, та процеси погодження, які можна було спростити, безпосередньо «зашиваються» в програмне забезпечення. Результатом стає система, яка виконує непотрібні завдання швидше та точніше. Іронія долі полягає в тому, що через відчуття успішної «систематизації» ніхто не помічає прихованого марнування ресурсів.
Це узгоджується з моєю попередньою тезою про те, що провали в розробці систем мають структурну природу, а не є наслідком незнання. Ігнорування послідовності ECRS є частиною цієї недосконалої структури.
■ Чотири питання для прийняття рішень
Перш ніж розглядати можливість систематизації, поставте собі ці чотири питання в порядку:
- Чи можна це завдання повністю скасувати? (Eliminate)
- Чи можна об’єднати кілька завдань або робочих процесів різних відділів? (Combine)
- Чи можна досягти покращень, просто змінивши порядок виконання або відповідальність? (Rearrange)
- Чи можна спростити сам метод виконання? (Simplify)
Лише ті завдання, які залишилися після відповідей на ці питання, є кандидатами на систематизацію. Навпаки, якщо ви починаєте визначення вимог без аналізу цих чотирьох аспектів, насіння майбутніх проблем уже посіяно.
■ Бажання прискорити процес
Можливо, ви заперечите: «У нас немає часу на довгі роздуми; нам потрібно швидко впровадити систему». Однак аналіз за методом ECRS зазвичай займає лише дні або тижні. Натомість, якщо поспішна система пізніше потребуватиме повторного визначення вимог, ви втратите місяці. Спроба поспішити часто призводить до зайвих обходів.
Ще один контраргумент: «Наші операції занадто складні для зовнішніх фреймворків». Але метод ECRS не вимагає глибоких знань специфіки операцій. Ті, хто знає всі деталі, — це лінійні працівники; ECRS — це просто послідовність питань, які спонукають їх запитати: «Чи можна це прибрати?» або «Чи можна це об’єднати?». Цей метод можна застосовувати вже сьогодні, не маючи спеціалізованої експертизи.
■ Що можна зробити вже завтра
Не потрібна масштабна організаційна реформа. Оберіть одне завдання, яке ви зараз хочете «систематизувати», і дайте відповіді на чотири наведені вище питання. Часто вже перше питання (Eliminate) відкриває можливості, про які ви раніше не замислювалися.
Справжня причина того, що «немає зрозумілого початку», зазвичай полягає не в питанні, чи варто систематизувати, а в нерозумінні того, що саме аналізувати *до* початку систематизації. Якщо дотримуватися правильного порядку, прийняття рішень не буде складним.
Наступного разу я зверну увагу на найбільш універсальний біль керівників: «Звільнення персоналу». Ми обговоримо організаційні структури, що стоять за високою плинністю кадрів.
Якщо вам цікаво, будь ласка, напишіть мені в особисті повідомлення за цим посиланням.
■ Пов’язані попередні статті
