Cách tự động hóa cuộc sống của bạn với Claude (Hệ thống toàn diện)

Tôi đã chính thức "nhân bản" chính mình bằng Claude.

Đây không phải là một bài viết kiểu "bộ não thứ hai" AI chung chung khác; những gì tôi sắp tiết lộ là hệ thống chính xác mà tôi đã dùng để tự động hóa hơn 80% cuộc sống của mình bằng AI.

Mọi quy trình và nhiệm vụ từng nằm trong đầu tôi – cách tôi viết kịch bản video, cách tôi tìm nội dung đột phá, cách tôi chốt deal – giờ đây đều được tự động hóa hoàn toàn bởi các AI agent.

Tôi thậm chí đã xây dựng một hệ thống sơ đồ tư duy trực quan cho phép tôi xem và truy cập vào tất cả các quy trình tự động hóa kinh doanh của mình bất cứ lúc nào – và tôi cũng sẽ dạy bạn cách xây dựng hệ thống đó.

Sơ đồ tư duy trực quan

Đây là bài viết về tự động hóa AI quan trọng nhất mà tôi từng viết.

Mục lục

I: Lý do các hệ thống Second Brain thất bại

II: Kiểm toán quy trình làm việc

III: Thiết kế Specs & Skills

IV: Thư mục & Sơ đồ trực quan

V: Triển khai các quy trình làm việc

Bắt đầu ngay thôi:

I: Lý do các hệ thống Second Brain thất bại

Trước khi đi sâu vào việc xây dựng các hệ thống tự động hóa, tôi muốn cung cấp một chút bối cảnh về lý do ban đầu tôi xây dựng hệ thống này.

Nếu bạn giống tôi, có lẽ bạn đã thử Notion, Obsidian và các công cụ second brain AI tương tự khác.

Vấn đề không phải là những công cụ này không hiệu quả; chúng hiệu quả, và tôi đã tạo ra rất nhiều nội dung trình bày về cách tôi sử dụng chúng.

Tuy nhiên, vấn đề tôi liên tục gặp phải khi sử dụng các công cụ như Obsidian là việc phải duy trì thủ công liên tục để chúng luôn hữu ích.

Khoảnh khắc bạn ngừng thêm ghi chú vào kho lưu trữ (vault) của mình, Obsidian trở nên vô dụng.

Khoảnh khắc bạn ngừng cập nhật CRM và cơ sở dữ liệu, Notion trở nên vô dụng.

Và là một người khá bận rộn, thành thật mà nói tôi không có thời gian để duy trì các hệ thống AI, CRM và cơ sở dữ liệu.

Vì vậy, tôi đã quyết tâm và dành hàng tuần để xây dựng một hệ thống tự phát triển khi tôi làm việc, lưu giữ ngữ cảnh vĩnh viễn, và nắm giữ các quy trình từng bước thực tế của tôi thay vì chỉ lưu trữ các ghi chú về chúng.

Nếu bạn đang gặp phải cùng một nút thắt khi cố gắng tự động hóa cuộc sống của mình bằng AI, tôi thực sự nghĩ bạn sẽ thấy bài viết này hữu ích, và tôi rất vui được chia sẻ hệ thống mới của mình với bạn.

II: Kiểm toán quy trình làm việc

Bạn không thể tự động hóa thứ mà bạn chưa xác định được. Vì vậy, trước hết, chúng ta cần liệt kê những gì bạn thực sự làm.

Việc kiểm toán tự nó rất đơn giản: Hãy để AI phỏng vấn bạn về mọi nhiệm vụ lặp đi lặp lại trong cuộc sống hoặc công việc kinh doanh của bạn, sau đó xếp hạng chúng theo mức độ đáng để tự động hóa trước tiên. Các nhiệm vụ ưu tiên cao nhất là những nhiệm vụ chúng ta sẽ xây dựng agent/hệ thống tự động hóa xoay quanh, vì vậy chúng ta cần phải chính xác ở bước này.

Bắt đầu với hồ sơ cá nhân

Cách tốt nhất để bắt đầu là tạo một "hồ sơ" về bạn để Claude có đầy đủ ngữ cảnh trước khi chúng ta bắt đầu tự động hóa mọi thứ.

Prompt kiểm toán Claude này sẽ tiến hành một cuộc phỏng vấn chuyên sâu về tất cả các nhiệm vụ và quy trình làm việc hàng ngày của bạn:

1AUDIT PROMPT
2"Interview me to map every recurring workflow in my business and my week. Ask me one question at a time. For each workflow, establish:
3- The trigger: what starts it
4- The steps and tools needed to execute it
5- How often I do it
6- How many hours a month it takes
7Then score each one from 1-5 on repeatability, and 1-5 on how
8much human judgement it genuinely requires.
9Keep going until we've covered planning, meetings, invoices,
10client work, emails, content, admin and anything else recurring.
11Push me if my answers are vague.
12Output everything as a table I can export."

Kết quả đầu ra của Claude từ prompt trên (ví dụ):

Clone Tracker (ví dụ)

Bạn sẽ không xác định được mọi nhiệm vụ mình làm chỉ trong một phiên. Điều đó không sao. Chúng ta chỉ đang cố gắng xây dựng một nền tảng cơ bản ở đây, và bạn có thể bổ sung thêm theo thời gian.

Chỉ số Clone

Sau khi bạn đã liệt kê tất cả các nhiệm vụ hàng ngày của mình, Claude sẽ xếp hạng chúng bằng "Chỉ số Clone" (Clone Score). Logic rất đơn giản. Nhiệm vụ nào tốn nhiều thời gian hơn và lặp lại nhiều hơn thì sẽ có mức độ ưu tiên cao hơn để tự động hóa trong các bước tiếp theo.

Bản kiểm toán quy trình làm việc

Ví dụ thực tế

Tôi không chỉ muốn nói lý thuyết ở đây; tôi muốn cho các bạn một ví dụ thực tế, cụ thể sử dụng quy trình tài trợ của tôi.

Quy trình BD/tài trợ thực tế của tôi

Một trong những việc mà tôi và nhóm của tôi dành nhiều thời gian là ký kết các thỏa thuận và tìm nhà tài trợ cho thương hiệu của tôi.

Bề ngoài, "chốt một thương vụ" nghe có vẻ là một việc duy nhất, nhưng thực tế nó bao gồm bảy quy trình riêng biệt (như hình trên), và chỉ một số trong đó có thể được tự động hóa.

Ví dụ, việc nghiên cứu và tìm kiếm thông tin liên hệ hoàn toàn có thể được tự động hóa, nhưng việc đàm phán cuối cùng và giao nội dung thì không.

Bằng cách tiến hành kiểm toán quy trình làm việc bằng prompt ở trên, bạn có thể xác định không chỉ các quy trình hàng ngày của mình mà còn cả các bước cụ thể trong đó có thể và nên được tự động hóa.

Đó chính là toàn bộ mục đích của bước này.

III: Thiết kế Specs & Skills

Sau khi bạn đã xác định được một vài thứ đáng để tự động hóa, bước tiếp theo là chia nhỏ các quy trình làm việc của bạn thành các specs và skills mà agent thực sự có thể chạy được.

Có hai cách để thiết kế và tạo kỹ năng tự động hóa trong Claude:

1. Trình bày bằng lời

Nếu bạn có thể giải thích quy trình làm việc thành lời, đây là cách nhanh nhất.

Mở Claude, sử dụng trình tạo skill (skill creator), và hướng dẫn nó thực hiện quy trình nào bạn muốn bắt đầu tự động hóa.

Cá nhân tôi dùng Whispr Flow để phiên âm thay vì gõ, bởi vì khi nói bạn giải thích mọi thứ một cách tự nhiên hơn.

Prompt spec để bạn bắt đầu:

1SPEC PROMPT  "I'm going to walk you through how I do [process] step by step.  As I explain, ask me questions about anything vague or anything I  skip over. I'll miss things I do automatically without thinking,  so push me on the gaps.  For each step, capture: - What triggers it - What tools are involved - What a good output looks like - Whether it needs my judgement or can run without me  Then turn it into a skill I can run."  The questions are the important part. You'll leave things out -  everyone does - because the steps you've internalised don't feel  like steps. That's exactly what you need the AI probing for.

1. Dạy Claude một Skill

Lựa chọn thứ hai là ghi lại quy trình làm việc của bạn và sử dụng tính năng teach-claude-a-skill để tự động xây dựng một skill Claude tái sử dụng được xoay quanh quy trình đó.

Để bắt đầu với tính năng này, hãy mở Claude desktop và nhấn "Record a skill."

Ghi lại một skill

Tôi đã thử nghiệm tính năng mới này khá nhiều, và một trong những điều tôi thực sự thích là Claude thực sự có thể nghe được bạn, vì vậy trong khi bạn đang thực hiện một quy trình, bạn có thể giải thích toàn bộ quá trình.

Ví dụ, nếu bạn đang tạo một quy trình làm việc về cách bạn viết tweet, bạn có thể ngồi xuống, viết một tweet và giải thích toàn bộ quá trình suy nghĩ của bạn cho Claude. Claude sau đó tiếp thu tất cả thông tin đó và tạo ra một skill tái sử dụng được từ nó.

Điều này thực sự giống như việc đào tạo một nhân viên mới về chính xác cách bạn muốn họ làm một nhiệm vụ.

Vào cuối bước này, mục tiêu là có ít nhất một vài skill tái sử dụng được mà bạn hài lòng.

IV: Thư mục & Sơ đồ trực quan

Được rồi, vậy là bạn đã có các spec/skill tự động hóa của mình. Giờ chúng cần một nơi để lưu trữ và một cách để bạn thực sự giám sát tất cả các quy trình làm việc của mình.

Thiết kế Thư mục

Hãy yêu cầu Claude xây dựng cho bạn một thư mục kinh doanh có cấu trúc, hoặc tự tạo một cái.

Thư mục của tôi có hai phần:

1. Một thư mục bộ não kinh doanh

Lưu trữ tất cả các cuộc họp, tài chính, v.v. của tôi – bạn có thể thêm bất cứ điều gì bạn muốn các AI agent của mình biết vào đây.

Bộ não kinh doanh

1. Specs

Nơi lưu trữ tất cả các spec/skill/SOP được tạo ở bước trước.

specs

Đây là lúc mọi thứ thực sự trở nên hữu ích cho bạn.

Một agent có thể đọc các file spec markdown của bạn một cách hoàn hảo, nhưng có lẽ bạn thì không.

Là con người, chúng ta thích nhìn thấy hình ảnh trực quan, và khi bạn đang vận hành quá nhiều skill/quy trình làm việc, việc theo dõi mọi thứ có thể trở nên khó khăn. Vì vậy, tôi đã tạo một sơ đồ tư duy trực quan cho tất cả các quy trình làm việc của mình (như đã trình bày trước đó với quy trình tài trợ của tôi).

Xây dựng hình ảnh trực quan

1. Mở Claude Cowork
2. Thả file spec/skill.md của bạn vào (hoặc đính kèm các thư mục ở trên)
3. Dán Prompt tạo sơ đồ

1MAP PROMPT
2
3"Read the spec file I've dropped in this folder and turn it into a
4single self-contained interactive HTML map.
5
6Structure:
7- One node per step in the process, connected left to right in
8execution order
9- Branches where the process splits, converging where it rejoins
10
11Colour system:
12- Purple nodes for steps AI executes
13- Yellow nodes for steps requiring manual human input
14- Green nodes for external tools (name the tool on the node)
15
16Interactivity:
17- Hovering a node highlights all its connections
18- Clicking a node shows its full detail in a side panel: trigger,
19tools used, expected output, and whether it needs approval
20- Mark review and approval points clearly
21
22Style: dark background, clean sans-serif, high contrast. Readable
23at a glance without zooming.
24
25Output as one HTML file with all CSS and JS inline, no external
26dependencies. Then save it into this folder."

Ví dụ về kết quả sơ đồ quy trình làm việc

Quy trình nội dung của tôi

Quá trình trực quan hóa sơ đồ này nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng thực sự nó cực kỳ hữu ích.

• Nó buộc bạn phải tư duy phản biện về nơi bạn thực sự đang sử dụng AI
• Nó buộc bạn phải phác thảo SOP/quy trình làm việc của mình từng bước
• Nó cho phép bạn trực quan hóa công việc của mình và thêm các lớp nếu cần

Sau đó, việc lưu trữ các file HTML này cục bộ hoặc triển khai chúng trên một công cụ lưu trữ như Vercel là tùy thuộc vào bạn.

V: Triển khai các quy trình làm việc

Tóm tắt lại những gì đã làm đến giờ:

1. Bạn đã tiến hành kiểm toán thời gian và tìm ra một vài nhiệm vụ có đòn bẩy cao đáng để tự động hóa

1. Bạn đã thiết kế các skill và spec tái tạo những nhiệm vụ đó

1. Bạn đã tạo một hệ thống thư mục và sơ đồ trực quan để dễ dàng quản lý

Giờ đây, bước cuối cùng là thực sự triển khai các quy trình làm việc và agent của bạn.

Tin tốt là đây thực sự là phần dễ dàng và bạn có rất nhiều lựa chọn:

• Claude agents: Thả các file spec của bạn vào terminal Claude và triển khai các agent tự động hóa nhiệm vụ của bạn
• Hermes agent: Cung cấp cho Hermes agent các thư mục spec của bạn để tự động hóa nhiệm vụ
• Loops: Sử dụng /loop trong Claude Code để chạy các vòng lặp quy trình làm việc tự động

Các khả năng để bạn lựa chọn cách triển khai quy trình làm việc của mình là vô tận, và việc sử dụng kết hợp tất cả các lựa chọn trên cũng hoàn toàn ổn.

Toàn bộ hệ thống (tóm tắt)

Suy nghĩ cuối cùng

Tôi nghĩ đây là điều quan trọng nhất bạn có thể làm cho năng suất kinh doanh và cá nhân của mình ngay lúc này.

Lời khuyên cuối cùng: hãy bắt đầu chỉ với một vài quy trình làm việc và bổ sung dần theo thời gian. Không cần thiết phải làm quá tải bản thân bằng cách tự động hóa hàng tá thứ cùng một lúc. Chỉ cần tập trung vào các nhiệm vụ hàng ngày có đòn bẩy cao nhất trước.

Tôi hy vọng bạn thấy bài viết này hữu ích.

Nếu bạn thấy hữu ích, hãy theo dõi tôi tại @milesdeutscher – tôi đăng bài mỗi tuần về cách tôi thực sự sử dụng AI trong cuộc sống cá nhân và công việc kinh doanh của mình.

Để có những hiểu biết sâu sắc hơn về AI, hãy theo dõi tôi tại @aiedge_.

Nếu bạn thích nội dung AI ở dạng văn bản, hãy thoải mái đăng ký nhận bản tin AI miễn phí của tôi.

Vào thứ Tư hàng tuần, tôi và nhóm của tôi gửi một ấn phẩm với các quy trình AI, mẹo, nghiên cứu và hơn thế nữa.

https://newsletter.aiedgehq.co/

Đọc các ấn phẩm trước đó tại đây

100% miễn phí, không bao giờ spam & hủy đăng ký bất cứ lúc nào

Cảm ơn bạn đã đọc đến tận đây.

-Miles💙