Hầu hết lời khuyên về việc điều hành doanh nghiệp một mình đều xoay quanh việc làm ít đi. Bài viết này thì ngược lại. Nó nói về những công việc bạn đã biết là cần làm nhưng chưa bao giờ làm, và cách để tự động hóa chúng để chúng diễn ra mà không cần bạn phải khởi xướng mỗi lần.
Tôi đã xây dựng toàn bộ hệ thống này trong một buổi chiều và chạy thử với các tệp thực tế. Dưới đây là thiết lập, kết quả thu được và những điều khiến tôi bất ngờ.
Nội dung bài viết bao gồm:
- Chia doanh nghiệp thành các luồng công việc
- Viết ngữ cảnh một lần
- Vạch ra ranh giới phê duyệt
- Giao nhiệm vụ cho từng luồng, kèm 5 mẫu bạn có thể sao chép
- Đặt lịch trình tự động
- Kết quả ngày đầu tiên
- Mô hình tương tự tại Uber, Spotify và Stripe
- Bảng hướng dẫn xây dựng
Năm bước, theo đúng thứ tự. Ba bước đầu tiên không liên quan đến AI, chỉ đơn giản là Slack và một thư mục chứa tệp, và điều đó có chủ đích. Phần lớn công việc nằm ở bước hai và ba, đó là hai bước mọi người thường bỏ qua, và việc bỏ qua chúng là lý do tại sao những thiết lập này thường thất bại sau tuần thứ hai.
Bước 1. Chia doanh nghiệp thành các luồng công việc
Sai lầm là có một trợ lý với một prompt khổng lồ, được kỳ vọng làm mọi thứ. Điều hiệu quả lại ngược lại: một luồng, một công việc, một nơi nó hoạt động.
Đối với một doanh nghiệp dịch vụ, năm luồng bao phủ hầu hết mọi thứ:
Khách hàng. Ai đang ở giai đoạn nào, sản phẩm nào ra mắt trong tuần này, việc gì đang bị chặn và đang chờ ai.
Khách hàng tiềm năng. Nghiên cứu về các công ty phù hợp và bản nháp liên hệ đầu tiên. Không có gì được gửi đi từ đây.
Bàn giao. Sản phẩm công việc thực tế, bất kể đó là gì đối với bạn.
Báo cáo. Số liệu được lấy từ các nền tảng của bạn, được soạn thảo để xem xét.
Tài chính. Hóa đơn nháp và bản tóm tắt hàng tuần về những gì đã phát hành, đã thanh toán và quá hạn.
Mỗi luồng có một kênh riêng trong Slack hoặc Teams. Không phải thư mục, tab hay kênh. Lý do là một kênh đã có sẵn lịch sử, và lịch sử đó là ngữ cảnh mà không ai phải giải thích lại.
pic 1. Năm luồng, mỗi luồng tạo ra gì và một điều nó không bao giờ được phép làm.
Bước 2. Viết ngữ cảnh một lần
Đây là phần quyết định xem mọi thứ có hoạt động hay không, và là phần mà mọi người đều bỏ qua.
Mỗi luồng có một tin nhắn được ghim. Hãy coi nó như bản mô tả công việc bạn sẽ viết cho một người làm công việc đó, nếu bạn phải viết nó ra thay vì giải thích trong ba tuần.
Bốn điều cần có trong đó:
Chúng tôi bán gì và cho ai. Một hoặc hai dòng. Mọi thứ phía sau đều phụ thuộc vào điều này. Luồng này bàn giao cái gì. Các đầu ra được đặt tên, không phải lĩnh vực trách nhiệm. Điều gì cần được leo thang. Các tình huống mà câu trả lời là dừng lại và hỏi. Các quy tắc không bao giờ thay đổi. Ngắn gọn. Tối đa năm hoặc sáu dòng.
Đây là luồng tài chính từ thiết lập của tôi, chưa chỉnh sửa:
Phí giữ chân được thanh toán vào ngày đầu tiên của tháng. Công việc theo dự án được thanh toán khi bàn giao. Số tiền và điều khoản được lưu trong cơ sở dữ liệu khách hàng trên Drive.
Tạo hóa đơn nháp ở đây và đăng để xem xét. Không bao giờ hoàn tất, không bao giờ gửi đi, không bao giờ đánh dấu bất cứ thứ gì là đã thanh toán.
Mỗi thứ Sáu lúc 16:00, đăng bản tóm tắt: hóa đơn đã phát hành, hóa đơn đã thanh toán, hóa đơn quá hạn kèm số ngày quá hạn, tổng số từ đầu tháng đến nay. Dưới 10 dòng.
Đánh dấu riêng bất kỳ khoản nào quá hạn trên 14 ngày ở đầu tin nhắn, kèm tên khách hàng và số tiền.
Hãy chú ý đến cấu trúc. Sự thật, sản phẩm bàn giao, nhịp độ, sau đó là giới hạn. Mọi luồng tôi viết đều tuân theo nó, và đoạn cuối cùng luôn là một giới hạn.
Tệp phán quyết. Cùng với các tin nhắn được ghim, hãy giữ một tệp nơi mọi chỉnh sửa được ghi lại thành một dòng duy nhất. Không phải là một tài liệu bạn viết một lần, mà là một danh sách đang chạy. Khi bạn sửa một điều gì đó, việc sửa đó sẽ được ghi vào đây, và mọi luồng sẽ đọc nó trước khi làm việc.
Tệp của tôi có những dòng như thế này:
Chi phí cho mỗi buổi tư vấn đã đặt là chỉ số, không phải chi phí cho mỗi khách hàng tiềm năng. Không có chiến dịch nào được xây dựng ở trạng thái chưa tạm dừng, trên bất kỳ tài khoản nào, vì bất kỳ lý do gì. Báo cáo phải kèm nguồn và phạm vi ngày cho mọi con số, nếu không thì con số đó không được đưa vào.
Tệp đó là cách một sự chỉnh sửa trở thành vĩnh viễn thay vì bị lặp lại. Nó là thứ có đòn bẩy cao nhất trong toàn bộ thiết lập và nó chỉ tốn của bạn một dòng mỗi lần.
pic 2. Một tin nhắn ngữ cảnh được ghim trong kênh khách hàng tiềm năng, với dòng chủ đề ở trên.
Bước 3. Vạch ra ranh giới phê duyệt và không bao giờ thay đổi nó
Một số công việc có thể đảo ngược và một số thì không. Phân loại mọi hành động vào hai nhóm đó một lần, và phần còn lại của thiết lập sẽ trở nên đơn giản.
Chạy mà không cần hỏi. Đọc, nghiên cứu, soạn thảo, tóm tắt, xây dựng thứ gì đó ở trạng thái tạm dừng. Nếu sai, bạn xóa nó.
Chờ bạn. Gửi, xuất bản, chi tiêu, hoàn tất, đi vào hoạt động. Nếu sai, bạn sẽ phải xin lỗi khách hàng.
Trong thực tế, điều này có nghĩa là ba trong số năm kênh của tôi có nội dung trong tin nhắn được ghim rằng không có gì được gửi ra khỏi chúng. Kênh khách hàng tiềm năng hoàn toàn không có công cụ gửi nào được kết nối, và điều này có chủ đích. Quy tắc sẽ dễ tuân thủ hơn khi khả năng đó không tồn tại.
Ngày mà điều này có vẻ quá nghiêm ngặt chính là ngày nó đang làm tốt nhiệm vụ của mình.
pic 3. Mọi hành động được phân loại theo chi phí nếu sai, và hai cái bẫy xuất hiện sau đó.
Bước 4. Giao nhiệm vụ cho từng luồng như một đồng nghiệp
Ngữ cảnh là nền tảng. Một brief là yêu cầu cụ thể. Hãy sao chép những mẫu này và điền vào chỗ trống.
Khách hàng. Đọc cơ sở dữ liệu khách hàng, sau đó đăng kế hoạch cho tuần: mỗi khách hàng, giai đoạn của họ, sản phẩm nào ra mắt, trở ngại lớn nhất. Sau đó, mỗi ngày làm việc lúc 8:00, đăng một bài standup: những gì đã thay đổi hôm qua, những gì đến hạn hôm nay, những gì đang bị chặn. Dưới 8 dòng, ghi tên khách hàng trên mỗi dòng.
Khách hàng tiềm năng. Nghiên cứu 10 công ty phù hợp với [hồ sơ khách hàng của bạn]. Với mỗi công ty, hãy cho tôi biết họ làm gì, khoảng trống cụ thể có thể thấy trên trang web của họ và ghi chú về mức độ tin cậy xem khoảng trống đó có thật hay bạn đang phỏng đoán. Hãy nói khi bạn đang phỏng đoán. Soạn thảo liên hệ đầu tiên cho 5 công ty mạnh nhất. Hai đoạn ngắn, mở đầu bằng những gì bạn tìm thấy về doanh nghiệp của họ.
Báo cáo. Xây dựng báo cáo [tháng] cho [khách hàng] từ tệp hiệu suất. Mọi con số đều kèm nguồn và phạm vi ngày mà nó bao phủ. Nếu thiếu một số, hãy nói số nào và dừng lại.
Tài chính. Tạo hóa đơn nháp cho [khách hàng, cột mốc, số tiền], đăng ở đây để xem xét, không bao giờ hoàn tất. Mỗi thứ Sáu lúc 16:00, đăng bản tóm tắt tiền.
Bàn giao. Tóm tắt đề xuất lại cho tôi trong hai dòng để tôi biết bạn đã hiểu nó. Sau đó đề xuất kế hoạch và chờ tôi phê duyệt. Sau khi tôi phê duyệt, hãy xây dựng nó với mọi thứ ở trạng thái tạm dừng.
Cùng một mẫu trong cả năm: ngữ cảnh trước, sản phẩm bàn giao được đặt tên, nhịp độ và một rào cản đối với bất cứ thứ gì liên quan đến tiền bạc hoặc thế giới bên ngoài.
Bước 5. Đặt nó vào lịch trình
Sự khác biệt giữa một công cụ và một luồng là một luồng tự thức dậy.
Một lịch trình chỉ là một câu trong brief. "Mỗi ngày làm việc lúc 8:00" là toàn bộ cấu hình. Khi điều đó được thiết lập, bài standup sẽ đến trước khi bạn mở laptop, và buổi sáng của bạn bắt đầu bằng một quyết định thay vì một câu hỏi.
Đây cũng là lúc cấu trúc của ngày thay đổi. Các luồng tạo ra kết quả nhanh hơn bạn có thể đọc, vì vậy bạn ngừng làm việc theo danh sách nhiệm vụ và bắt đầu xóa hàng đợi phê duyệt. Hai khung thời gian mỗi ngày là đủ.
Kết quả khi AI employee chạy nó
Tôi đã chạy thử nghiệm này trên Viktor, một AI employee tham gia Slack ho Teams với tư cách là thành viên của không gian làm việc và kết nối với các công cụ mà doanh nghiệp đang sử dụng. Việc thiết lập mất một buổi chiều.
Năm điều từ ngày đầu tiên đáng để báo cáo, và ba trong số đó là những lời từ chối.
Viktor sẽ không bịa ra dữ liệu mà nó thiếu. Trước khi tôi kết nối Drive, tôi đã yêu cầu bài standup. Nó kiểm tra, không tìm thấy gì, kiểm tra nguồn thứ hai, tìm thấy một cơ sở dữ liệu trống, và không đăng gì thay vì một bảng trạng thái có vẻ hợp lý. Lời của nó: sẽ không tái tạo chúng từ sự phỏng đoán.
Nó sẽ không trả lời một câu hỏi mà dữ liệu không thể hỗ trợ. Tôi yêu cầu nó tìm hiểu tại sao chi phí cho mỗi lần đặt chỗ lại tăng từ 84 đô la vào tháng 7 lên 103 đô la vào tháng 8. Nó quay lại với lý do nó không thể: không có bản xuất tháng 7 ở bất cứ đâu, con số tháng 7 duy nhất là một ghi chú không có nguồn, và tệp không có cột ngày nên giả thuyết về cuối tuần không thể kiểm chứng. Sau đó, nó chỉ ra rằng 103 đô la là con số của một chiến dịch và con số tổng hợp của tài khoản là 131,17 đô la, và báo cáo cả hai thay vì chọn một.
pic 4. Được hỏi về nguyên nhân của sự gia tăng chi phí cho mỗi lần đặt chỗ, nó giải thích lý do tại sao dữ liệu không thể trả lời điều đó.
Nó áp dụng một quy tắc mà không ai nhắc nó. Ẩn trong tệp khách hàng của tôi là một dòng nói rằng một khách hàng đã hỏi về một giới hạn ngân sách cao hơn, không có gì được đồng ý, và không được xây dựng dựa trên nó. Nó tự động đưa ra điều đó, trong một bản tóm tắt không liên quan, và nói rằng nó sẽ không xây dựng dựa trên một giới hạn đã được nâng lên.
Nó bàn giao công việc đã hoàn thành, không phải trò chuyện. Báo cáo được trả về dưới dạng PDF đã được định dạng với bìa, được đánh dấu là bản nháp, không dành cho khách hàng. Trang hai, trước bất kỳ con số nào, là một phần có tên ba giới hạn về dữ liệu tháng này.
pic 5. Báo cáo tháng 8, được gửi dưới dạng PDF mở đầu bằng những gì dữ liệu không thể hỗ trợ.
Nó xây dựng một dashboard hoạt động. Bốn thẻ khách hàng, một phần tài chính, mọi con số đều được gắn nhãn với tệp nó đến từ đâu, tại một URL tôi có thể mở. Nó thêm một dòng vào tiêu đề mà tôi không yêu cầu: ảnh chụp nhanh, không tự động cập nhật, đăng lại để làm mới.
vid 1. Dashboard studio mà nó xây dựng, từ thẻ khách hàng đến phần tiền.
Phân tích
Một số công việc cần thông tin hiện tại từ bên ngoài tệp của bạn. Cho đến nay, điều đó có nghĩa là hai lựa chọn: tự mình đi xem hoặc kết nối API và duy trì nó.
Viktor duyệt web. Nó mở các trang trong một trình duyệt thực, đọc những gì có ở đó hôm nay và chụp ảnh màn hình khi nó thực hiện.
Tôi muốn hiểu cách Duolingo vận hành hoạt động quảng cáo trả phí của mình, vì vậy tôi đã yêu cầu một báo cáo về những gì họ đang chạy ngay bây giờ, cùng với những gì nó nghĩ về điều đó.
Kết quả: các thư viện quảng cáo đã được mở và chụp ảnh màn hình, và các phát hiện được chia thành ba phần có nhãn. Đã xác minh, có nghĩa là nó đã tự tải trang. Suy luận, có nghĩa là hợp lý từ những gì nó thấy. Phỏng đoán, được đánh dấu là không được trích dẫn. Sau đó là một ghi chú về phương pháp nó đã sử dụng và điểm yếu của phương pháp đó.
Nhận xét mà nó dẫn đầu: mọi liên kết đích mà nó giải quyết đều dẫn đến danh sách cửa hàng ứng dụng, không có liên kết nào đến trang web.
pic 6. Phân tích chiến dịch quảng cáo của Duolingo
Các tác vụ theo lịch trình
Các luồng chỉ hoạt động nếu chúng tự khởi động. Đây là cách thiết lập điều đó.
Nói điều đó trong kênh. Gõ lịch trình dưới dạng một câu ở nơi công việc diễn ra: đăng bản tổng hợp hàng ngày trong #general mỗi ngày lúc 8:00. Không có trình xây dựng nào để mở, không có trình kích hoạt nào để chọn. Nó xuất hiện trong Tác vụ với lịch trình đính kèm.
Mở nó một lần và đọc những gì nó đã viết. Đây là phần đáng làm. Câu đó trở thành một tác vụ đầy đủ với bốn phần và tất cả đều có thể chỉnh sửa:
Nguồn, có nghĩa là các kênh và tệp nào cần đọc trước khi viết bất cứ thứ gì.
Một khung thời gian, có nghĩa là hoạt động kể từ lần chạy trước đó thay vì hoạt động hôm nay.
Một định dạng, với giới hạn dòng cứng và hướng dẫn không bao giờ được thêm vào cho đủ.
Các quy tắc, nhắc lại các giới hạn tương tự như ngữ cảnh được ghim của bạn.
Sửa khung thời gian trước. Nếu không có nó, bạn sẽ nhận được những gì đã xảy ra ngày hôm qua được đọc lại cho bạn mỗi sáng. Của tôi nói chỉ đề cập lại một trở ngại nếu nó vẫn còn tồn tại và cho biết nó đã tồn tại bao lâu.
Sắp xếp các lịch trình để chúng có thể đọc lẫn nhau. Bài standup chạy lúc 7:55 và bản tổng hợp lúc 8:00, bởi vì bản tổng hợp lấy từ kênh mà bài standup đăng vào. Cách nhau năm phút và trình tự được giữ nguyên.
Kiểm tra những gì nó đã giả định. Nó đã xếp các giả định cố định của mình dưới một tiêu đề nói rằng hãy xác minh, đừng cho rằng điều này vẫn đúng. Khi một giả định không còn đúng nữa, nó xuất hiện trên dòng bị chặn thay vì âm thầm phá vỡ đầu ra.
Ba lịch trình bao phủ hầu hết các doanh nghiệp dịch vụ: bản tổng hợp buổi sáng trên mọi luồng, bài standup trong luồng với thời hạn và bản tóm tắt tiền vào chiều thứ Sáu.
pic 7. Ba tác vụ cố định
Đây là mô hình mà các nhóm lớn đã áp dụng
Không có điều nào ở trên là cụ thể cho một doanh nghiệp một người. Nó là phiên bản nhỏ của những gì các công ty với hàng nghìn kỹ sư đã độc lập đạt được.
Uber đã công bố rằng hơn 70% yêu cầu kéo (pull request) của họ hiện được cho là do các tác nhân thực hiện, với hơn 3.600 kỹ năng tác nhân được các kỹ sư viết và khoảng 30.000 lần thực thi kỹ năng mỗi ngày. Spotify chạy một tác nhân mã hóa nền, chỉ mở yêu cầu kéo sau khi bản dựng và thử nghiệm thành công, và báo cáo 73% yêu cầu kéo do AI tạo ra. Stripe đã xây dựng một trợ lý nội bộ nơi không có gì được tải theo mặc định và mô hình sẽ chọn kỹ năng nào mà một yêu cầu cần trước khi bất kỳ công cụ nào được đưa vào.
Các quy mô khác nhau, cùng ba ý tưởng: một công việc cho mỗi tác nhân, ngữ cảnh tồn tại bên ngoài cuộc trò chuyện và một rào cản đối với bất cứ điều gì không thể đảo ngược.
Cấu trúc chưa bao giờ là phần khó. Có người để chạy nó mới là vấn đề.
Bảng hướng dẫn xây dựng
Hãy lưu lại cái này. Bạn chạy nó một lần cho mỗi luồng.
- Một kênh cho mỗi luồng, không bao giờ có một trợ lý cho mọi thứ
- Một tin nhắn được ghim cho mỗi kênh: chúng tôi bán gì, luồng này bàn giao cái gì, điều gì cần được leo thang, các quy tắc không bao giờ thay đổi
- Một tệp phán quyết và mọi chỉnh sửa được ghi lại ở đó thành một dòng duy nhất
- Phân loại hành động một lần: có thể đảo ngược thì chạy, không thể đảo ngược thì chờ
- Khi một quy tắc quan trọng, hãy loại bỏ khả năng thay vì dựa vào quy tắc
- Lịch trình trước prompt. "Mỗi ngày làm việc lúc 8:00" là toàn bộ cấu hình
- Luồng tiếp theo chỉ khi luồng trước đó đã tạo ra kết quả mà không cần bạn khởi xướng
Bỏ qua tệp phán quyết và bạn sẽ sửa cùng một thứ mỗi tuần. Bỏ qua ranh giới phê duyệt và bạn sẽ biết tại sao nó tồn tại.
Bắt đầu với một luồng, luồng mà bạn mất nhiều giờ nhất, và để nó giành được luồng thứ hai.
"Anh ấy có vẻ đắt đỏ với một khoản phí đăng ký hàng tháng, nhưng là nhân viên rẻ nhất mà tôi từng thuê VÀ là người duy nhất hành động theo chỉ dẫn lúc nửa đêm của tôi." - Jacob Aldridge, Người sáng lập, Como Business Coaching
Cảm ơn @viktor_com đã tài trợ cho bài viết này!
Dùng thử miễn phí tại @viktor_com. 100 đô la tín dụng, không cần thẻ. Liên kết: viktor.com
Quan hệ Đối tác Trả phí
