Nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu, thì chỉ có một câu trả lời duy nhất: Đừng vội hệ thống hóa. Hãy đặt câu hỏi xem điều gì có thể loại bỏ trước tiên.
Trước đây, tôi đã viết rằng sự thất bại trong phát triển hệ thống là vấn đề cấu trúc, chứ không phải do thiếu kiến thức quản lý. Tiếp nối quan điểm đó, bài viết này sẽ thảo luận về bước đi thực tế đầu tiên mà khách hàng nên thực hiện. Việc chọn "cứ thế hệ thống hóa" khi bạn còn chưa chắc chắn chính là nước đi tốn kém nhất mà bạn có thể đưa ra. Nếu làm sai thứ tự, bạn đơn giản chỉ đang chi tiền để tự động hóa những quy trình kém hiệu quả.
■ Hiểu lầm phổ biến: "Hệ thống hóa = Giải pháp"
Khi tư vấn cho khách hàng, yêu cầu ban đầu hầu như luôn giống nhau: "Hoạt động của chúng tôi thiếu hiệu quả, vì vậy chúng tôi muốn triển khai một hệ thống." Tuy nhiên, khi xem xét kỹ hơn, phần lớn các trường hợp đều chứa đựng sự lãng phí vốn có thể được giải quyết ngay cả trước khi bất kỳ hệ thống nào được đưa vào sử dụng.
Ví dụ, hãy xem xét quy trình báo giá của một công ty. Họ cho phép nhân viên kinh doanh tạo báo giá trên hệ thống mới, nhưng việc phê duyệt nội bộ vẫn đòi hỏi in biểu mẫu giấy và luân chuyển vật lý. Sau khi được phê duyệt, nhân viên phải nhập lại thủ công số tiền từ báo giá kỹ thuật số vào biểu mẫu giấy. Mặc dù đã được "hệ thống hóa", quy trình tổng thể lại thêm một bước: "Tạo trên hệ thống, sao chép sang giấy." Nguyên nhân gốc rễ là không ai đặt câu hỏi: "Chúng ta có thể loại bỏ quy trình phê duyệt bằng giấy không?" trước khi xây dựng hệ thống. Hàng triệu đô la đã được đầu tư, nhưng bằng cách tự động hóa sự lãng phí lẽ ra phải cắt giảm, phần lớn chi phí đó thực chất đã bị mất trắng.
■ Cắt giảm trước khi Thêm vào
Có một nguyên tắc lâu đời trong cải tiến kinh doanh gọi là ECRS: Loại bỏ (Eliminate - có thể xóa bỏ không?), Kết hợp (Combine - có thể gộp chung không?), Sắp xếp lại (Rearrange - có thể thay đổi thứ tự không?), Đơn giản hóa (Simplify - có thể làm đơn giản hơn không?). Chỉ sau khi cân nhắc kỹ lưỡng bốn yếu tố này, bạn mới nên xem xét Tự động hóa (Automate - hệ thống hóa).
Nhiều nhà quản lý dự án bỏ qua thứ tự này và nhảy thẳng vào bước "Tự động hóa". Kết quả là, những nhiệm vụ lẽ ra phải bị loại bỏ, những lần nhập liệu trùng lặp có thể kết hợp, và các luồng phê duyệt có thể đơn giản hóa đều được nhúng trực tiếp vào phần mềm. Hệ quả là một hệ thống thực hiện những nhiệm vụ vô ích nhanh hơn và chính xác hơn. Một cách trớ trêu, vì cảm thấy mình đã "hệ thống hóa", không ai nhận ra sự lãng phí tiềm ẩn bên dưới.
Điều này phù hợp với quan điểm trước đây của tôi rằng sự thất bại trong phát triển hệ thống mang tính cấu trúc, không phải do thiếu hiểu biết. Việc bỏ qua trình tự ECRS là một phần của cấu trúc lỗi thời đó.
■ Bốn Câu Hỏi Để Ra Quyết Định
Trước khi cân nhắc việc hệ thống hóa, hãy tự hỏi bản thân bốn câu hỏi sau theo đúng thứ tự:
- Nhiệm vụ này có thể loại bỏ hoàn toàn không? (Loại bỏ)
- Nhiều nhiệm vụ hoặc quy trình giữa các phòng ban có thể kết hợp không? (Kết hợp)
- Có thể cải thiện chỉ bằng cách thay đổi thứ tự hoặc trách nhiệm không? (Sắp xếp lại)
- Bản thân phương pháp có thể được đơn giản hóa không? (Đơn giản hóa)
Chỉ những nhiệm vụ còn lại sau khi trả lời các câu hỏi này mới là ứng viên cho việc hệ thống hóa. Ngược lại, nếu bạn bước vào giai đoạn định nghĩa yêu cầu mà không xem xét bốn yếu tố này, hạt giống của sự thất bại đã được gieo rắc.
■ Đối mặt với Khao khát Tốc độ
Bạn có thể lập luận rằng: "Chúng tôi không có thời gian để suy nghĩ kỹ; chúng tôi cần triển khai hệ thống thật nhanh." Tuy nhiên, phân tích ECRS thường chỉ mất vài ngày hoặc vài tuần. Trái lại, nếu một hệ thống được gấp rút triển khai đòi hỏi phải làm lại định nghĩa yêu cầu sau đó, bạn sẽ mất nhiều tháng. Cố gắng vội vàng thường dẫn đến những vòng vo không cần thiết.
Một phản đối khác là: "Hoạt động của chúng tôi quá phức tạp so với các khung lý thuyết bên ngoài." Nhưng ECRS không đòi hỏi kiến thức sâu sắc về vận hành. Những người am hiểu chi tiết là nhân viên tuyến đầu; ECRS đơn giản là một chuỗi các câu hỏi nhằm thúc đẩy họ đặt ra những câu hỏi như: "Việc này có thể xóa bỏ không?" hay "Việc này có thể gộp chung không?". Nó có thể được áp dụng ngay hôm nay mà không cần chuyên môn đặc thù.
■ Điều Bạn Có Thể Làm Ngay Ngày Mai
Không cần một cuộc đại tu tổ chức quy mô lớn. Hãy chọn một nhiệm vụ mà bạn hiện đang muốn "hệ thống hóa" và trả lời bốn câu hỏi ở trên. Thông thường, câu hỏi đầu tiên (Loại bỏ) sẽ hé lộ những lựa chọn mà bạn chưa từng cân nhắc.
Lý do thực sự khiến bạn "không biết bắt đầu từ đâu" thường không nằm ở việc có nên hệ thống hóa hay không, mà là không biết cần phân tích điều gì *trước khi* hệ thống hóa. Nếu bạn tuân theo đúng thứ tự, việc ra quyết định sẽ không hề khó khăn.
Lần tới, tôi sẽ giải quyết nỗi đau phổ biến nhất đối với các nhà quản lý cấp cao: "Nhân viên nghỉ việc." Chúng ta sẽ thảo luận về các cấu trúc tổ chức đứng sau tỷ lệ biến động nhân sự.
Nếu quan tâm, vui lòng nhắn tin riêng cho tôi qua liên kết này.
■ Các Bài Viết Liên Quan Trước Đây
