Chỉ bằng cách đưa thông tin nội bộ của công ty vào, một chatbot đã hoàn chỉnh. Ngay cả một năm sau, tôi vẫn còn thấy hào hứng với điều này.
Trước đây, "chatbot nội bộ" là những dự án lớn, bao gồm việc lựa chọn nhà cung cấp, báo giá hàng triệu yên và nhiều tháng phát triển. Giờ đây, bạn có thể làm điều đó một cách đơn giản bằng cách ném các quy định và sổ tay hướng dẫn của công ty vào Gemini Notebook (trước đây là NotebookLM). Chi phí bằng không, không cần lập trình, và chỉ mất 15 phút. Nghe có vẻ như đùa, nhưng đó là sự thật.
Bot đầu tiên tôi "tuyển dụng" tại nơi làm việc là một bot Phòng Hành chính. Ngay lập tức, các cuộc gọi điện thoại đến Phòng Hành chính đã giảm đi rõ rệt. Tôi sẽ không bao giờ quên cái ngày mà một nhân viên, người từng chìm ngập trong tăng ca để xử lý các thắc mắc, đã cảm ơn tôi với đôi mắt ngấn lệ.
Tự tin với kết quả, tôi đã mở rộng sang các phòng Kế toán, Nhân sự và Hệ thống CNTT. Giờ đây, tại nơi làm việc của tôi, bốn chatbot AI đang trả lời các câu hỏi tại vị trí tương ứng của chúng, và 90% các thắc mắc nội bộ đã biến mất. 90%. Tôi không nói quá; đây là kết quả đã được đo lường.
Đó là lý do tại sao tôi thực sự muốn mọi công ty ở Nhật Bản áp dụng phương pháp này. Các tập đoàn lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ, và thậm chí cả những nhóm chỉ có vài người. Bất kỳ nơi làm việc nào mà thời gian của ai đó đang tan chảy vì "bạn phải hỏi người cụ thể đó mới biết" đều cần điều này.
Bài viết này là một hướng dẫn hoàn chỉnh cho việc đó. Từ những lợi ích của việc tạo chatbot với Gemini Notebook đến việc chọn bot nào để xây dựng, hướng dẫn thiết lập trong 15 phút, bốn lời nhắc tùy chỉnh để xác định tính cách bot, cài đặt chia sẻ cho Google Workspace và cách duy trì chúng—tôi đã viết tất cả để một người mới bắt đầu có thể bắt đầu ngay hôm nay.
Không yêu cầu kiến thức chuyên môn. Tất cả những gì bạn cần là tài liệu công ty và bài viết này.
Chương 1: Tại Sao Nó "Quá Tốt"—5 Lợi Ích Chính
Đầu tiên, hãy để tôi giải thích tại sao tôi lại hào hứng đến vậy bằng cách so sánh điều này với việc phát triển chatbot truyền thống. Phần này cũng đóng vai trò là tài liệu thuyết phục khi đề xuất ý tưởng trong nội bộ.
Lợi ích 1: Chi Phí Phát Triển Bằng Không, Không Cần Lập Trình
Các chatbot nội bộ truyền thống là thứ bạn "xây dựng". Bạn xác định yêu cầu, nhận báo giá từ nhà cung cấp, đăng ký hàng trăm cặp câu hỏi thường gặp, và cuối cùng mới đi vào hoạt động. Chi phí thường từ vài trăm nghìn đến hàng triệu yên, mất vài tháng.
Chatbot Gemini Notebook gần giống với việc "đặt để" hơn là "xây dựng". Bạn đặt tài liệu công ty vào một notebook (một hộp để sắp xếp tài liệu), thiết lập một vài tùy chọn và chia sẻ nó. Vậy thôi. Bạn không viết một dòng mã nào. Nếu bạn có tài khoản Google, bạn có thể bắt đầu miễn phí. Đây chính xác là thứ mà các công ty không có ngân sách CNTT hoặc nhân viên chuyên trách cần.
Lợi ích 2: Câu Trả Lời Chỉ Dựa "Trên" Tài Liệu Nội Bộ Có Trích Dẫn
Điều đáng sợ nhất về một chatbot là hướng dẫn sai. AI thông thường đôi khi có thể đưa ra những lời nói dối có vẻ hợp lý (ảo giác) khi được hỏi điều gì đó nó không biết. Trong các quy trình nội bộ, điều này có thể dẫn đến những tai nạn lớn.
Gemini Notebook khác biệt về cơ bản. Nó được thiết kế để chỉ trả lời dựa trên các tài liệu được cung cấp và không thể trả lời những gì không có ở đó. Hơn nữa, mọi câu trả lời đều đi kèm với trích dẫn. Nếu bạn thắc mắc, "Câu trả lời này có đúng không?" bạn có thể nhấp vào để nhảy đến văn bản gốc của quy định. Bạn không cần phải "tin" câu trả lời; bạn có thể "xác minh" nó—sự chân thành tối thượng cho một quầy thông tin nội bộ.
Lợi ích 3: Tài Liệu Đã Tải Lên Không Được Sử Dụng Để Huấn Luyện AI
"Liệu thông tin có bị rò rỉ không nếu tôi đưa các quy định của công ty vào AI?" Đây là một mối quan tâm phổ biến. Có tuyên bố rõ ràng rằng Gemini Notebook không sử dụng các tài liệu đã tải lên để huấn luyện AI, ngay cả trong phiên bản miễn phí.
Các quy định của công ty bạn sẽ không bị hấp thụ vào bộ não của AI và bị rò rỉ ra thế giới. Một số thông tin cho thấy cần có phiên bản trả phí để đảm bảo an toàn, nhưng điều này là không chính xác.
Thực tế này là con bài mạnh nhất của bạn khi đề xuất ý tưởng. Nó cung cấp câu trả lời chính thức cho câu hỏi "An ninh có ổn không?" tất yếu từ sếp hoặc bộ phận CNTT. (Tuy nhiên, việc sử dụng cho mục đích kinh doanh vẫn cần có sự xác nhận nội bộ và các quy tắc xử lý bí mật, tôi sẽ thảo luận trong Chương 6.)
Lợi ích 4: Hoàn Thành Trong 15 Phút, Ngay Hôm Nay
Bạn không cần khởi động dự án, yêu cầu đề xuất chính thức hay cuộc họp khởi động. Nếu bạn làm theo các bước trong Chương 3, một nguyên mẫu sẽ chạy được trước giờ nghỉ trưa hôm nay.
Có một thứ "đã hoạt động" là rất mạnh mẽ trong chính trị nội bộ. Thông thường, việc triển khai hệ thống tuân theo thứ tự "Hãy cấp ngân sách, chúng tôi sẽ xây dựng nó, nó có thể sẽ hữu ích," vốn có rào cản phê duyệt cao. Với Gemini Notebook, bạn có thể đảo ngược thứ tự.
Xây dựng nó một cách nhỏ gọn cho nhóm của bạn trước, trình diễn một bản demo hoạt động, và sau đó đề xuất, "Chúng ta có nên làm điều này trên toàn công ty không?" Mọi người thấy khó nói KHÔNG với một thứ đang hoạt động ngay trước mắt họ. Đây là một chiến lược thông minh và đúng đắn, có thể thực hiện được nhờ chi phí khởi động gần như bằng không.
Lợi ích 5: Bảo Trì Chỉ Là "Thay Thế Tài Liệu"—Tự Động Đồng Bộ Là Vua
Đây là điều tôi muốn nhấn mạnh nhất. Các chatbot truyền thống có một địa ngục ẩn: bảo trì. Mỗi khi một quy định thay đổi, bạn phải tìm và viết lại các câu hỏi thường gặp đã đăng ký từng cái một. Công việc này nặng nề đến nỗi các bản cập nhật sẽ dừng lại, bot bắt đầu đưa ra thông tin cũ, và cuối cùng không ai sử dụng nó—đây là nguyên nhân tử vong số 1 của chatbot.
Với Gemini Notebook, địa ngục này không tồn tại. Vì kiến thức của bot là "chính các tài liệu đó," nên khi một quy định thay đổi, bạn chỉ cần thay thế tài liệu. Không cần viết lại câu hỏi thường gặp.
Hơn nữa, có một cơ chế mang tính quyết định. Nếu bạn thêm Google Docs hoặc Sheets từ Google Drive làm nguồn, việc cập nhật tệp gốc sẽ tự động đồng bộ hóa nó với Gemini Notebook.
Không cần tải lên lại, không cần nút đồng bộ. Nói cách khác, ngay khi bạn sửa đổi một tài liệu như thường lệ, bot sẽ bắt đầu trả lời bằng các quy tắc mới. Chính khái niệm "bảo trì" biến mất. Quản lý các quy định và sổ tay hướng dẫn của bạn trong Google Docs ngay từ đầu và liên kết chúng làm nguồn—đây là thiết kế mà tôi muốn bạn mang về nhà nhất từ bài viết này.
Chương 2: Bạn Nên Xây Dựng Loại Chatbot Nào?—Tìm Ra "Điểm Hiệu Quả"
Bây giờ bạn đã biết những lợi ích, câu hỏi tiếp theo là, "Tôi nên tạo bot gì?" Nếu chọn sai, nó sẽ không được sử dụng. Dưới đây là cách tìm ra những lĩnh vực có tác động lớn nhất.
3 Tiêu Chí Lựa Chọn—Điểm Ngọt Ngào
Một bot nên đáp ứng ba điều kiện sau:
1. Các câu hỏi giống nhau được lặp lại.
Một câu hỏi chỉ đến một lần mỗi tháng không đáng để tự động hóa. Nhắm vào các câu hỏi được lặp lại bởi nhiều người khác nhau, như "Cách xử lý chi phí" hoặc "Cách xin nghỉ phép có lương."
2. Câu trả lời được viết trong một tài liệu.
Vì bot trả lời dựa trên tài liệu, câu hỏi phải là thứ đã được ghi chép lại (hoặc dễ dàng ghi chép lại). Các cuộc tư vấn đòi hỏi phán đoán hoặc đàm phán không phù hợp.
3. Người trả lời đang kiệt sức.
Phòng Hành chính, Kế toán, CNTT—những nơi mà ai đó giải thích cùng một thứ nhiều lần trong ngày sẽ thể hiện sự biết ơn nhiều nhất khi triển khai.
Hãy nghĩ về một nơi trong nơi làm việc của bạn nơi ba điều này chồng chéo lên nhau. Bạn có thể đang nghĩ đến khuôn mặt của một người cụ thể. Đó là nơi bạn nên xây dựng bot đầu tiên của mình.
4 Loại Được Khuyến Nghị—Bắt Đầu Từ Đây Nếu Bạn Không Chắc Chắn
Bốn loại này là tiêu chuẩn vàng. Như đã đề cập trong phần giới thiệu, đây là bốn loại đã loại bỏ 90% thắc mắc tại nơi làm việc của tôi.
- Bot "Quy định" của Phòng Hành chính (Nghỉ phép có lương, phúng viếng, phúc lợi, các loại thủ tục. Khối lượng thắc mắc cao nhất và dễ thấy kết quả nhất. Đây là người đầu tiên tôi thuê).
- Bot "Thủ tục" của Kế toán (Hoàn ứng chi phí, xử lý hóa đơn, thời hạn. Giảm đáng kể các cuộc gọi vào cuối và đầu tháng).
- Bot "Hệ thống" của Nhân sự (Đánh giá, đào tạo, thủ tục chuyển công tác).
- Bot "Câu hỏi thường gặp" của CNTT (Đặt lại mật khẩu, đăng ký phần mềm, khắc phục sự cố cơ bản).
Bốn loại này bao phủ hầu hết các câu hỏi nội bộ thông thường. Tuy nhiên, bạn không cần phải thuê cả bốn cùng một lúc. Bắt đầu nhỏ với một "Bot Sổ tay Công việc" (một quầy thông tin nội bộ cho nhóm của bạn sử dụng các quy trình của bạn) là một bước đầu tiên tuyệt vời.
Chỉ một người. Nó không cần phải là một thứ gì đó toàn công ty vĩ đại. Hãy để người ngồi bên cạnh sử dụng một bot nhỏ bạn đã tạo ra trong bữa trưa. Việc "giảm 90%" tại nơi làm việc của tôi bắt đầu chỉ với một bot Phòng Hành chính.
Nguyên Tắc Sắt Đá: "Một Chủ Đề, Một Notebook"—Từ Thất Bại Của Tôi
Một nguyên tắc bạn phải tuân theo: Không trộn lẫn nhiều chủ đề trong một bot.
Lúc đầu tôi đã thất bại vì tham lam. Tôi nghĩ, "Trong lúc làm thì làm luôn," và đặt tất cả các tài liệu Phòng Hành chính, Kế toán và sổ tay công việc vào một notebook. Kết quả là độ chính xác trở nên mơ hồ. Nó sẽ lấy các quy tắc tuyển dụng cho các câu hỏi về chi phí, và các câu trả lời trở nên mơ hồ. Nếu các chủ đề tài liệu bị phân tán, AI sẽ bối rối không biết nên dựa vào nguồn nào.
Cách đúng đắn là tách các notebook theo chủ đề. Bot Phòng Hành chính, bot Kế toán, bot CNTT—hãy tưởng tượng xếp hàng các quầy thông tin chuyên biệt. Trong một công ty của con người, Phòng Hành chính và Kế toán có các quầy riêng. Cũng tương tự. Việc tách biệt chúng cải thiện độ chính xác, giúp quản lý tài liệu dễ dàng hơn và cho phép tinh chỉnh quyền chia sẻ.
Chương 3: Hướng Dẫn Tạo 4 Bước—Chạy Được Trước Giờ Nghỉ Trưa Hôm Nay
Đây là công việc thực tế. Bốn bước, tổng cộng 15 phút.
BƯỚC 1: Tạo Một Notebook (1 phút)
Mở Gemini Notebook (tìm kiếm "Gemini Notebook" hoặc tên cũ "NotebookLM" và đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn). Nhấp vào "Create New" để tạo một notebook. Đặt cho nó một cái tên rõ ràng về mục đích của quầy thông tin, như "Bot Tra cứu Phòng Hành chính" hoặc "Quầy Thủ tục Kế toán." Tên này là bảng chỉ dẫn mà nhân viên sẽ thấy.
Một mẹo nhỏ: hãy đặt cho nó một vibe "Vui lòng hỏi ở đây trước." Ví dụ: "Về Kế toán, bắt đầu từ đây" hoặc "Quầy Hỏi Đáp Mọi Thứ Phòng Hành chính." Mọi người có xu hướng sử dụng một cái tên thân thiện hơn là một cái tên cứng nhắc. Không ai đến thăm một quầy thông tin chính phủ trông đáng sợ.
BƯỚC 2: Thu Thập Và Thêm Tài Liệu (Kiến Thức) (5 phút)
Tiếp theo, thu thập các tài liệu để đưa vào "bộ não" của bot. Ngay cả khi công ty bạn nói, "Chúng tôi không có tài liệu phù hợp," cũng không sao. Dưới đây là danh sách để tìm "Mồi Bot" ẩn trong văn phòng của bạn:
- Quy định công ty, nội quy lao động, tài liệu quy tắc nộp đơn
- Sổ tay công việc, quy trình (ngay cả những cái cũ; hãy đưa chúng vào và sửa chúng sau)
- Các email "Câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp" trước đây do Phòng Hành chính/Kế toán gửi (đây là những "mồi" tuyệt vời vì chúng là câu trả lời thực tế cho các câu hỏi thực tế)
- Các mẫu đơn, tài liệu hướng dẫn nội bộ
- Các quyết định về quy tắc hoặc hệ thống được viết trong biên bản cuộc họp
Tải lên các tài liệu đã thu thập qua "Add Source." Các tệp PDF và Word hoạt động được, nhưng nếu bạn có thể quản lý các quy định trong Google Docs/Sheets, việc thêm chúng từ Google Drive được khuyến khích cao.
Như đã đề cập trong Chương 1, các tệp trên Drive tự động đồng bộ các bản cập nhật với Gemini Notebook, ngăn ngừa tai nạn bot đưa ra thông tin cũ sau khi quy định thay đổi. Nếu bạn chỉ có bản giấy hoặc PDF, việc chuyển đổi chúng sang Docs ngay bây giờ sẽ kéo dài đáng kể tuổi thọ của bot.
BƯỚC 3: Thiết Lập "Tính Cách" Của Bot Bằng Hướng Dẫn Tùy Chỉnh (3 phút)
Bước này quyết định chất lượng của bot. Trong cài đặt chat của notebook, có một trường dành cho "Hướng dẫn Tùy chỉnh" (Custom Instructions). Viết tính cách bot và các quy tắc phản hồi ở đây. Những hướng dẫn này sẽ được tuân theo bất kể ai hỏi hay khi nào.
Tôi sẽ cung cấp bốn mẫu lời nhắc trong Chương 4, vì vậy chỉ cần sao chép và dán. Bắt đầu với loại "Tiếp tân Tiêu chuẩn" là một lựa chọn an toàn.
BƯỚC 4: Chia Sẻ (5 phút)
Cuối cùng, sử dụng nút chia sẻ ở góc trên bên phải để chia sẻ nó với những người cần nó. Đặt quyền thành "Chỉ xem" (Viewer only) (cấp quyền chỉnh sửa cho phép họ xóa các nguồn). Tôi sẽ trình bày chi tiết cách triển khai điều này trong Google Workspace trong Chương 5.
Vậy là xong! Hãy thử tự hỏi nó: "Tôi cần xin nghỉ phép có lương trước bao nhiêu ngày?" Khi nó trả lời trong khi trích dẫn các quy định, bạn có thể sẽ cười mỉm. Hãy đi và cho nhân viên kiệt sức đó xem màn hình đó. Một bản demo hoạt động mạnh hơn gấp trăm lần một bộ slide cho một đề xuất.
Chương 4: 4 Lời Nhắc Hướng Dẫn Tùy Chỉnh Để Xác Định Tính Cách
Ngay cả với cùng một tài liệu, một bot có thể trở thành một người hoàn toàn khác tùy thuộc vào hướng dẫn tùy chỉnh. "Sự dễ tiếp cận" là quan trọng một cách đáng ngạc nhiên. Mọi người sẽ không sử dụng một bot lạnh lùng, máy móc ngay cả khi nó chính xác. Tỷ lệ sử dụng được quyết định bởi tính cách. Hãy chọn loại phù hợp với nơi làm việc của bạn.
1. Loại Tiếp Tân Tiêu Chuẩn—Tốt Nhất Nếu Bạn Không Chắc Chắn
Lịch sự, chính xác và cân bằng. Lý tưởng cho bot đầu tiên.
Bạn là một tiếp tân tốt bụng và chính xác phụ trách quầy thông tin nội bộ của chúng tôi. Chỉ trả lời câu hỏi của nhân viên dựa TRÊN các nguồn (quy định công ty, sổ tay hướng dẫn, tài liệu quy trình).
[Quy tắc Phản hồi] - Trả lời theo thứ tự "Kết luận -> Quy trình -> Cơ sở." Nêu kết luận ngay trong câu đầu tiên. - Định dạng các quy trình thành các bước được đánh số, và luôn bao gồm bộ phận chịu trách nhiệm, tài liệu cần thiết và thời hạn nếu có. - Trích dẫn các phần liên quan của quy định/sổ tay được sử dụng làm cơ sở. - Đối với các câu hỏi không có trong nguồn, không phỏng đoán. Thành thật nói, "Vấn đề này không có trong nguồn; vui lòng liên hệ [Tên Bộ phận]." - Nếu một câu hỏi không rõ ràng, hãy hỏi một câu hỏi làm rõ.
[Giọng điệu] - Lịch sự và ấm áp. Không bao giờ phủ nhận người hỏi. - Diễn giải các thuật ngữ chuyên môn hoặc biệt ngữ nội bộ thành những từ mà nhân viên mới có thể hiểu.
[Điều Cấm] - Thông tin không có trong nguồn hoặc câu trả lời kiến thức chung. - Các biểu đạt mơ hồ như "có lẽ" hoặc "chắc là."
2. Loại Đàn Anh Tốt Bụng—Dành cho nơi làm việc có nhiều nhân viên mới
Tập trung hoàn toàn vào việc hạ thấp rào cản đặt câu hỏi.
Bạn là một "Đàn anh Tốt bụng" trả lời mọi câu hỏi nội bộ. Trả lời các câu hỏi của nhân viên cấp dưới dựa CHỈ trên các tài liệu nguồn.
[Tính cách/Giọng điệu] - Không bao giờ phủ nhận bất kỳ câu hỏi cơ bản nào. Bắt đầu bằng cách xác nhận hành động hỏi: "Đó là một câu hỏi hay" hoặc "Đây là một câu hỏi phổ biến, vì vậy đừng lo lắng." - Thân thiện nhưng không quá suồng sã. Khoảng cách của một đàn anh đáng tin cậy. - Luôn thay thế các thuật ngữ chuyên môn bằng các phép so sánh quen thuộc.
[Quy tắc Phản hồi] - Trả lời theo thứ tự: Lời động viên -> Kết luận -> Quy trình -> "Hỏi lại nếu bạn gặp khó khăn." - Giới hạn 3 điểm mỗi lần. Không giải thích dài dòng. - Đối với những điều không có trong nguồn, thành thật nói, "Tôi cũng không thể trả lời ngay lập tức, vì vậy tốt nhất nên kiểm tra với [Bộ phận]."
[Mục tiêu] - Coi trọng "sự dễ tiếp cận" ngang bằng với độ chính xác. Công việc chính của bạn là hạ thấp rào cản đặt câu hỏi.
3. Loại Kết Luận Nhanh—Dành cho các trang web bận rộn hoặc nhân viên kỳ cựu
Không mào đầu. Phù hợp với nhà máy, cửa hàng hoặc văn phòng kinh doanh, nơi mỗi giây đều có giá trị.
Bạn là một bộ phận trợ giúp nội bộ chỉ trả về kết luận nhanh nhất có thể. Trả lời dựa CHỈ trên các tài liệu nguồn.
[Quy tắc Phản hồi] - Kết luận ở dòng đầu tiên. Nghiêm cấm lời chào, mào đầu và ý kiến. - Chỉ khi cần một quy trình, hãy theo sau bằng các bước được đánh số ngắn nhất. - Nêu tên quy định và phần liên quan trong một dòng ở cuối. - Đối với các câu hỏi không có trong nguồn, chỉ cần nói "Không được liệt kê. Hãy kiểm tra với [Bộ phận]." - Thêm "Gõ 'chi tiết' để biết thêm thông tin" ở cuối. - Chỉ chuyển sang giải thích lịch sự khi "chi tiết" được nhập.
4. Loại Phản Ứng Khẩn Cấp—Dành cho sai sót, tai nạn hoặc khiếu nại
Một quầy thông tin khẩn cấp để hướng dẫn những người đang hoảng loạn đến các bước đầu tiên đúng đắn. Sử dụng cái này với sổ tay hướng dẫn và hồ sơ rắc rối trong quá khứ.
Bạn là "Hướng dẫn Phản ứng Ban đầu" cho các rắc rối nội bộ. Dựa CHỈ trên các nguồn (sổ tay hướng dẫn, hồ sơ quá khứ), hãy bình tĩnh hướng dẫn người hỏi đang hoảng loạn đến các bước đầu tiên đúng đắn.
[Quy tắc Phản hồi] - Bắt đầu bằng: "Sẽ ổn thôi nếu chúng ta xử lý điều này một cách bình tĩnh." - Trả lời theo thứ tự này: 1. Điều KHÔNG ĐƯỢC làm (ưu tiên cao nhất) 2. Các bước đầu tiên ngay lập tức (tối đa 3 bước được đánh số) 3. Bộ phận cần liên hệ và thông tin cần cung cấp 4. Cơ sở (phần sổ tay liên quan) - Đối với các trường hợp không có trong nguồn, không phỏng đoán. Hướng dẫn họ: "Điều này nằm ngoài sổ tay. Liên hệ ngay với [Bộ phận]." - Không bao giờ sử dụng các biểu đạt đổ lỗi cho người hỏi.
[Mục tiêu] - Giảm thiểu thiệt hại và đảm bảo việc báo cáo không bị trì hoãn. Bởi vì quầy thông tin này không la mắng, tin xấu sẽ đến nhanh hơn.
Chương 5: Chia Sẻ Google Workspace—Biến Nó Thành "Quầy Thông Tin Cho Mọi Người"
Một bot chỉ trở thành một quầy thông tin khi được chia sẻ. Dưới đây là các cài đặt cho tài khoản Google công ty.
Kiến Thức Cơ Bản Về Chia Sẻ: Phân Phối Với Quyền "Chỉ Chat (Người Xem)"
Đặt quyền thông qua nút "Chia sẻ." Có hai loại: Người chỉnh sửa và Người xem (Chỉ chat). Đối với chatbot, sự lựa chọn rất rõ ràng: "Chỉ xem" cho mọi người. Quyền chỉnh sửa cho phép mọi người vô tình xóa các nguồn hoặc viết lại hướng dẫn. Chỉ quản trị viên (bạn + một người dự phòng) mới nên có quyền chỉnh sửa.
Cách Tốt Nhất: Chia Sẻ Qua "Google Groups"
Bạn có thể chia sẻ với địa chỉ email hoặc địa chỉ Google Group. Bạn không thể sử dụng các cài đặt lỏng lẻo như "Bất kỳ ai có liên kết" (thực ra đây là một tính năng bảo mật để xử lý thông tin công ty).
Việc mời từng nhân viên riêng lẻ là không thực tế. Phương pháp tốt nhất là chia sẻ hàng loạt bằng Google Groups:
- 1. Tạo một nhóm "Tất cả nhân viên" hoặc "[Bộ phận]" (danh sách gửi thư) trong Google Groups.
- 2. Thêm địa chỉ nhóm đó vào notebook với quyền "Người xem."
Điều này cho phép tất cả các thành viên của nhóm sử dụng bot. Ưu điểm lớn nhất là việc quản lý thành viên được xử lý bởi nhóm. Khi một nhân viên mới tham gia nhóm, họ tự động có quyền truy cập vào tất cả các bot được chia sẻ. Khi ai đó rời đi, chỉ cần xóa họ khỏi nhóm.
Kiểm Tra Cuối Cùng: "Nội Dung Nguồn" Có Thể Nhìn Thấy
Trước khi nhấn chia sẻ, hãy nhớ: chia sẻ một notebook không chỉ chia sẻ chat, mà còn chia sẻ chính các tài liệu nguồn gốc.
Đảm bảo notebook chỉ chứa các tài liệu mà tất cả nhân viên mục tiêu đều có thể xem. Kiểm tra thù lao điều hành, thông tin cá nhân hoặc các tệp tối mật. Hãy tự hỏi, "Có ổn không nếu mọi người đều thấy tài liệu này?" Nếu bạn không chắc chắn, hãy loại bỏ nó hoặc chuyển nó sang một notebook riêng với quyền truy cập hạn chế.
Chương 6: Phát Triển Bot Và Tránh Thất Bại
Chúc mừng bạn đã đi vào hoạt động. Chương cuối cùng này là về việc biến bot thành một "quầy thông tin được sử dụng liên tục."
Mẹo Phát Triển 1: "Các Câu Hỏi Chưa Được Trả Lời" Là Mồi Tốt Nhất
Một khi hoạt động bắt đầu, bot chắc chắn sẽ nói, "Không được liệt kê trong nguồn." Đây không phải là thất bại. Đó là một khám phá rằng "thông tin này chưa được ghi chép lại."
Khi một câu hỏi chưa được trả lời được tìm thấy, hãy hỏi người phụ trách và thêm câu trả lời đó vào tài liệu. Bot sẽ có thể trả lời nó vào lần sau. Tôi khuyên bạn nên thêm một ghi chú khi chia sẻ: "Nếu bot không thể trả lời, vui lòng gửi câu hỏi đến biểu mẫu/chat này."
Mẹo Phát Triển 2: Dựa Vào Google Docs Để "Tự Động Đồng Bộ"
Tôi sẽ nhắc lại: hãy giữ kiến thức của bạn trong Google Docs/Sheets và thêm chúng qua Drive. Điều này cho phép bạn "từ bỏ khái niệm bảo trì." Bạn chỉ cần sửa các tài liệu thông thường của mình và bot sẽ luôn được cập nhật.
3 Mô Hình Thất Bại Cần Tránh
- 1. Bot "Mọi Thứ": Trộn lẫn các chủ đề làm mờ độ chính xác. Một chủ đề, một notebook.
- 2. Xây Dựng Và Bỏ Mặc: Nếu bạn không kiểm tra các câu hỏi chưa được trả lời hoặc tài liệu cũ mỗi tháng một lần (mất 5 phút), mọi người sẽ ngừng sử dụng nó.
- 3. Xử Lý Bí Mật: Vô tình chia sẻ thông tin nhạy cảm. Luôn thực hiện kiểm tra cuối cùng từ Chương 5.
Các Quy Tắc Bảo Mật Tuyệt Đối
- 1. Xin phép: Luôn kiểm tra với sếp và bộ phận CNTT của bạn trước khi đưa dữ liệu công ty vào các công cụ AI. Gemini Notebook không huấn luyện trên đó, nhưng chính sách về "đặt dữ liệu trên các dịch vụ bên ngoài" khác nhau tùy theo công ty.
- 2. Ẩn danh hóa: Đảm bảo thông tin cá nhân hoặc thông tin đặc biệt nhạy cảm được ẩn danh hóa trước khi đưa vào.
Tóm Tắt: Biến "Câu Hỏi Hỏi Đó" Thành Bot Ngay Hôm Nay
- 1. Chọn một điểm (Câu hỏi lặp lại + Có tài liệu + Nhân viên kiệt sức).
- 2. Tạo một notebook và thêm nguồn (Sử dụng Google Docs để tự động đồng bộ).
- 3. Dán một lời nhắc từ Chương 4 để thiết lập tính cách.
- 4. Chia sẻ với quyền "Chỉ xem" và phát triển nó với các câu hỏi chưa được trả lời.
15 phút làm việc và 5 phút bảo trì hàng tháng. Đó là tất cả những gì cần để loại bỏ những thắc mắc đó. Thật tuyệt vời phải không? Việc nơi làm việc của bạn có trải nghiệm điều này hay không phụ thuộc vào việc bạn có dành 15 phút trong bữa trưa hôm nay hay không.
Theo dõi tôi trên X (Twitter) để nhận các mẹo hàng ngày về tăng tốc hiệu quả công việc với AI! @ai_jitan
Đã Mở Phòng Chat Miễn Phí!
Tôi đang tặng 600 lời nhắc NotebookLM và 20 GPTs/Lời nhắc trong phòng chat mở có giới hạn của tôi. Chào mừng người mới bắt đầu! Tham gia tại đây
Sách Mới: "Bậc Thầy Tốc Độ Công Việc AI: Kỹ Năng NotebookLM"
Cuốn sách chứa tất cả các kỹ năng NotebookLM của tôi hiện đã có mặt (Phát hành ngày 16 tháng 7). Bao gồm các phần thưởng đặc biệt như một bộ sưu tập lời nhắc và một Gem tùy chỉnh được huấn luyện trên hơn 50.000 từ hiểu biết sâu sắc về AI của tôi.
