Hầu hết mọi người đều biết họ cần tự động hóa với AI, nhưng họ chẳng biết bắt đầu từ đâu.
Họ nghe nói về workflow, agent, và hàng tá công cụ AI khác nhau và cảm thấy ngay lập tức bị choáng ngợp.
Quá nhiều công cụ, quá phức tạp, và quá nhiều rào cản để bắt đầu.
Vì vậy, họ chọn cách không làm gì cả và cuối cùng lãng phí hàng giờ mỗi tuần vào các tác vụ thủ công mà lẽ ra AI đã có thể xử lý nếu họ làm đúng các bước.
Trong bài viết này, tôi sẽ đưa cho bạn framework ba bước chính xác mà tôi sử dụng để xác định, thiết kế, và xây dựng bất kỳ quy trình tự động hóa nào trong vòng chưa đầy 10 phút - không cần code hay các công cụ AI đắt tiền.
Framework này áp dụng cho bất kỳ quy trình tự động hóa AI nào bạn muốn xây dựng cho bất kỳ khía cạnh nào trong cuộc sống của bạn.
Hãy đọc đến cuối bài viết (phần thưởng), nơi tôi tặng bạn hai tài nguyên tự động hóa AI miễn phí.
Nội dung
I: Tôi nên tự động hóa cái gì?
II: Thiết kế giải pháp
III: Lớp thực thi
Phần thưởng: gói tài nguyên tự động hóa miễn phí của tôi
Bước một: Tôi nên tự động hóa cái gì?
Trước khi chạm vào bất kỳ công cụ nào, bạn cần biết mình thực sự đang tự động hóa cái gì. Điều này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng hầu hết mọi người đều bỏ qua hoàn toàn bước này và cuối cùng bị chìm ngợp trong vô số lựa chọn mà không xây dựng được bất kỳ quy trình tự động hóa hữu ích nào.
Tôi muốn bạn thực hiện một bài tập kiểm toán thời gian: viết ra mọi tác vụ bạn làm hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Đừng loại bỏ bất kỳ thứ gì ở giai đoạn này.
Mục tiêu chỉ là đưa chúng ra giấy (hoặc sắp xếp kỹ thuật số); không quan trọng bạn có nghĩ nó có thể được tự động hóa hay không.
Ba hạng mục: Tác vụ hàng ngày. Tác vụ hàng tuần. Tác vụ hàng tháng.
Mẹo: hãy thực sự trải qua một ngày/tuần làm việc đầy đủ để bạn có thể ghi chép thời gian chính xác cho các tác vụ của mình.
Khi đã có danh sách, hãy xem xét nó và đặt hai câu hỏi cho mỗi mục:
- Mục này có thể được tự động hóa hoàn toàn không?
- Nếu không, AI có thể xử lý 50-80% công việc đó không, để tôi chỉ xử lý bước cuối cùng?
Câu hỏi thứ hai mới là quan trọng nhất. Rất nhiều người nhìn vào danh sách của họ và nghĩ rằng không có gì có thể tự động hóa được vì họ chỉ nghĩ đến tự động hóa hoàn toàn. Nhưng tự động hóa một phần cũng có giá trị tương đương.
Để đưa ra một ví dụ cụ thể cho các bạn: Tôi sử dụng AI theo nhiều cách để hỗ trợ việc viết lách của mình trên X. Tuy nhiên, tôi không muốn AI viết toàn bộ bài đăng từ đầu đến cuối. Vì vậy, tôi sử dụng AI để xử lý tất cả công việc nghiên cứu, thu thập dữ liệu, kiểm tra ngữ pháp, và các công việc nặng nhọc liên quan đến việc nhấn nút xuất bản.
Sự tuyển chọn và gu thẩm mỹ vẫn là của tôi, nhưng tôi tận dụng các hệ thống AI để tự động hóa các tác vụ không đòi hỏi sự can thiệp của con người.
Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng voice prompting để xây dựng danh sách này. Mở Claude hoặc ChatGPT và giải thích rằng bạn muốn lập bản đồ mọi thứ bạn làm hàng ngày và hàng tuần để tự động hóa chúng. Yêu cầu nó đặt câu hỏi cho bạn. Bạn sẽ nhớ ra nhiều thứ thông qua cuộc trò chuyện mà bạn sẽ không bao giờ nghĩ đến để viết ra.
Một ví dụ về bảng ghi chép thời gian:
Ở cuối bài viết (phần thưởng), tôi sẽ đưa cho bạn mẫu template chính xác của tôi - đừng lo lắng về việc tự tạo ra nó.
Bước hai: Thiết kế giải pháp
Bây giờ, bạn đã có danh sách của mình. Điều tôi muốn bạn làm lúc này là chỉ chọn một việc để bắt đầu.
Lý tưởng nhất, đó là một tác vụ hàng ngày có đòn bẩy cao, nếu được tự động hóa, có thể giúp bạn tiết kiệm 30-60 phút+ mỗi ngày.
Đối với tôi, việc tự động hóa toàn bộ hệ thống nghiên cứu nội dung (thông qua Slack + Perplexity Computer + OpenClaw) đã giúp tôi tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần.
Đối với bạn, đó có thể là công việc với bảng tính, quản lý email, quản lý lịch, theo dõi danh sách việc cần làm, kế toán, thiết kế sáng tạo, v.v.
Sai lầm lớn nhất mọi người mắc phải ở giai đoạn này là cố gắng tự động hóa mọi thứ cùng một lúc. Họ nhìn vào một danh sách 20 tác vụ và bắt đầu xây dựng các workflow nửa vời cho tất cả mọi thứ.
Đừng làm vậy. Thay vào đó, hãy chọn mục có đòn bẩy cao nhất và cam kết chỉ tự động hóa một workflow mỗi tuần.
Trong một thế giới lý tưởng, điều đó có nghĩa là trong 2-3 tháng tới, bạn sẽ có 10+ quy trình tự động hóa chạy cùng một lúc.
Khi đã có tác vụ của mình, hãy sử dụng prompt này trong Claude (hoặc bất kỳ LLM nào) để phân tích ngược cách tự động hóa chính xác workflow bạn cần.
Tôi cũng sẽ cấp cho bạn quyền truy cập vào mega prompt hoàn chỉnh trong phần thưởng.
Điền các chi tiết cụ thể của bạn vào, và bạn sẽ nhận được một workflow rõ ràng (các bước, công cụ và thứ tự thực hiện chúng).
Một lưu ý quan trọng về các ràng buộc: hầu hết mọi người không cần tự động hóa phức tạp. Họ không cần webhooks, API và năm công cụ khác nhau kết nối với nhau. Tất cả những gì bạn thực sự cần là một thứ gì đó đơn giản và hoạt động được.
Để làm cho điều này trở nên cụ thể, tôi sẽ đưa ra các ví dụ thực tế bên dưới (với các công cụ tôi thực sự khuyên dùng).
Bước ba: Lớp thực thi
Hai công cụ xử lý phần lớn các quy trình tự động hóa tôi chạy. Cả hai đều sử dụng kiến trúc agent, có nghĩa là chúng không chỉ trả lời câu hỏi; chúng thực thi các workflow thực tế thay mặt bạn.
Nếu bạn là người mới bắt đầu hoàn toàn, chỉ cần chọn một trong các công cụ này:
- Perplexity Computer
Kể từ khi ra mắt, Perplexity Computer đã nhanh chóng trở thành một trong những công cụ AI tôi sử dụng nhiều nhất. Điều làm nó khác biệt so với một LLM tiêu chuẩn là nó tận dụng nhiều mô hình AI trong một workflow duy nhất.
Nó có thể sử dụng Gemini để nghiên cứu, Claude để tổng hợp và GPT để cấu trúc hóa. Nó tự động chọn mô hình tốt nhất ở mỗi bước, vì vậy bạn không cần phải quản lý bất kỳ điều gì.
Một ví dụ thực tế từ workflow của riêng tôi: Tôi sử dụng nó để xây dựng một bản tóm tắt nội dung hàng ngày cho nhóm AI Edge. Prompt yêu cầu Computer nghiên cứu các phát triển trong lĩnh vực AI, xác định những ý tưởng mạnh nhất và đóng gói chúng thành một bản tóm tắt sẵn sàng sử dụng. Nó khởi chạy nhiều sub-agent chạy song song, tổng hợp đầu ra và gửi bản tóm tắt một cách tự động.
Những gì từng khiến nhóm tôi và tôi mất hàng giờ nghiên cứu thủ công thì giờ đây tự động chạy mỗi sáng.
Nhược điểm duy nhất của Perplexity Computer là chi phí. Nó hoạt động cực kỳ tốt và thực sự hữu ích, nhưng năng suất đó đi kèm với một mức giá cao. Nếu bạn không có điều kiện để đầu tư vào một công cụ cao cấp, hãy chọn giải pháp thay thế bên dưới.
- Manus
Manus là một giải pháp thay thế dễ tiếp cận hơn và đối với hầu hết các workflow, nó hoạt động tốt không kém. Cũng cùng kiến trúc agent (có thể nghiên cứu, tổng hợp, tạo tệp, tạo hình ảnh và tự động hóa các tác vụ định kỳ), nhưng với mức giá thấp hơn Computer (có giới hạn sử dụng).
Một ví dụ thực tế: đưa cho nó một prompt để tạo một bản tóm tắt thông tin tình báo hàng ngày, quét tìm những phát triển hàng đầu trong lĩnh vực của bạn và gửi một bản tóm tắt ngắn gọn vào một tệp nhật ký.
Điều tôi thích ở Manus là nó có thể tạo hình ảnh, xây dựng slide deck và xử lý các đầu ra trực quan (hữu ích nếu workflow của bạn liên quan đến ý tưởng thumbnail, bản nháp bài thuyết trình hoặc nghiên cứu trực quan).
Tôi đã tạo nhiều infographic viral trên @aiedge chỉ bằng cách sử dụng Manus.
Đối với 90% các quy trình tự động hóa bạn muốn xây dựng, việc sử dụng Perplexity Computer hoặc Manus sẽ xử lý hoàn toàn.
Ngoại lệ duy nhất cho việc sử dụng các công cụ này làm công cụ chính hàng ngày của bạn là xây dựng các workflow cụ thể đòi hỏi kết nối API, đưa dữ liệu trực tiếp vào một dashboard và/hoặc đồng bộ dữ liệu trên nhiều nền tảng.
Đối với các workflow đó, prompt automation architect từ Bước hai sẽ chỉ ra những thiết lập bổ sung nào cần thiết.
Tôi cũng khuyên bạn nên sử dụng Cowork để được hướng dẫn chi tiết qua các workflow phức tạp hơn đó.
Phần thưởng: tài nguyên miễn phí
Như đã hứa, tôi đã tạo hai tài nguyên miễn phí để giúp bạn bắt đầu hành trình tự động hóa AI của mình.
Đầu tiên, tôi đã xây dựng một template để hỗ trợ bài tập ghi chép thời gian mà tôi đã phác thảo ở Bước một.
Thứ hai, tôi đã xây dựng một mega prompt mà bạn có thể sử dụng trên bất kỳ LLM nào để giúp bạn xác định chính xác tác vụ nào bạn nên tự động hóa (Bước hai).
Bạn có thể tìm thấy các tài nguyên trên tại đây:
Kết luận
Đó là toàn bộ framework. Nó đơn giản, có thể lặp lại và nó mang lại hiệu quả kép theo thời gian theo một cách thực sự thay đổi khả năng bạn có thể hoàn thành công việc với AI.
Tôi hy vọng bạn thấy bài viết này có giá trị và thực tế. Tôi đang đặt mục tiêu mang đến những nội dung chính xác như thế này mỗi tuần.
Nếu đây là loại nội dung bạn muốn thấy trên feed của mình, hãy theo dõi tôi tại @aiedge_ và @milesdeutscher.
Trên cả hai tài khoản, tôi xuất bản ít nhất 3 bài viết mỗi tuần về các chủ đề nóng nhất trong lĩnh vực AI.
Cuối cùng, nếu có thể, hãy Like/Repost bài viết này để những người khác có thể tìm thấy nó nhé 💙
