Thành thật mà nói, tôi đã hoàn toàn vô dụng trong việc này cho đến khi gia nhập một công ty tư vấn.
Ngay cả khi được giao một chủ đề nằm ngoài chuyên môn, tôi cũng không biết cách nghiên cứu hay bắt đầu từ đâu. Tôi đã nghĩ điều đó là bình thường. Vì vậy, tôi đã rất ngạc nhiên khi thấy mọi người trong công ty xử lý những nhiệm vụ như vậy một cách dễ dàng. Tình trạng "Tôi không thể làm được vì nó nằm ngoài chuyên môn của tôi" hầu như không bao giờ xảy ra.
Ví dụ, những chủ đề như thế này thường xuyên được đưa ra:
- Trong "vấn đề năm 2024" của ngành logistics, chúng ta nên phá vỡ cấu trúc nơi gánh nặng tập trung vào tầng có khả năng thương lượng cước yếu nhất trong số các chủ hàng, nhà thầu chính và nhà thầu phụ ở điểm nào?
- Khi năng lượng gió ngoài khơi chuyển từ trình diễn thử nghiệm sang thương mại hóa, chúng ta nên giải quyết bế tắc ba bên giữa chủ quyền đánh bắt cá, chính quyền địa phương và năng lực kết nối lưới điện theo thứ tự nào?
- Song song với việc đổi mới hệ thống cốt lõi của một ngân hàng khu vực, mạng lưới chi nhánh và nhân sự nên được phân bổ lại như thế nào sau khi sáp nhập khi chức năng ngân hàng chính bị suy giảm do sự thay đổi thế hệ của người gửi tiền?
- Trong việc giảm thất thoát thực phẩm cho các nhà sản xuất thực phẩm, làm thế nào để chúng ta tháo gỡ vấn đề phối hợp khi "quy tắc một phần ba" giữa sản xuất, bán buôn và bán lẻ làm sai lệch dự báo cung cầu, và việc hành động đơn lẻ chỉ dẫn đến chịu rủi ro tồn kho?
Những chủ đề này hoàn toàn không liên quan đến chuyên môn của tôi. Tuy nhiên, một khi được giao, một cái gì đó sẽ được tiến triển vào tuần sau. Lúc đầu, tôi tự hỏi làm thế nào họ có thể thực hiện được kỳ tích như vậy.
Một khi bạn đã quen, đây là một kỹ năng cực kỳ hữu ích. Bạn có thể thúc đẩy mọi việc tiến triển ngay cả khi nó nằm ngoài chuyên môn của bạn. Bạn bắt đầu trông giống như một người có thể làm bất cứ điều gì. (Trên thực tế, có nhiều thứ tôi không thể làm được.)
Để tiết lộ bí mật, chỉ có 4 bước. Nó hiển nhiên đến mức có thể gây thất vọng, và bạn có thể sẽ nghĩ "Tôi biết điều đó" khi đọc nó. Vấn đề thực sự là thực tế rằng hầu hết mọi người dừng lại ngay cả khi họ biết điều đó.
Cách tiến hành khi bạn không biết cách tiến hành
BƯỚC 1 | Diễn đạt thành lời những gì bạn không biết
Nói "Tôi không biết gì cả" là dấu hiệu của việc ngừng suy nghĩ.
Trên thực tế, hiếm khi bạn không biết mọi thứ. Mục đích có rõ ràng không? Phạm vi? Quy trình? Nội dung của "điều chưa biết" luôn có thể được phân tích.
Đầu tiên, hãy cắt "những gì chưa biết" thành các mục. Sự lo lắng mơ hồ duy trì kích thước của nó miễn là bạn giữ nó. Khoảnh khắc bạn diễn đạt nó thành các mục, sự lo lắng biến thành "các nhiệm vụ chỉ cần được hoàn thành."
BƯỚC 2 | Đưa ra giả thuyết trong phạm vi những gì bạn biết
Đừng chờ đợi tất cả thông tin được thu thập.
Hãy đặt ra một câu trả lời dự kiến như "Có lẽ là như thế này" chỉ bằng cách sử dụng các tài liệu có sẵn. Vẽ một bức tranh về tình hình hiện tại và trạng thái mong muốn cho bây giờ. Nếu bạn chờ đợi tất cả các tiền đề được sắp xếp hoàn hảo, bạn sẽ không bao giờ bắt đầu.
Tuy nhiên, đôi tay của bạn sẽ nhanh chóng dừng lại nếu nó chỉ ở trong đầu bạn. Điều này là do có quá nhiều điều chưa biết để thậm chí hình thành một giả thuyết. Đừng dừng lại; hãy ra ngoài và kiểm tra các giả định của bạn ở mọi nơi. Như được hiển thị trong hình dưới đây, nếu bạn tăng vốn kiến thức về cách nghiên cứu và hỏi, bạn sẽ không bị mắc kẹt ở đây.
Các phương pháp nghiên cứu và hỏi được chia thành bốn hướng. Bí quyết là kết hợp chúng thay vì chỉ dựa vào một hướng.
1. Mượn người và kiến thức
- Hỏi các chuyên gia nội bộ hoặc những người hiểu biết (đi kèm với một giả thuyết)
- Động não với sếp của bạn
- Xác nhận trực tiếp với khách hàng
- Tham khảo ý kiến của các chuyên gia hoặc cố vấn bên ngoài
- Tìm kiếm kiến thức nội bộ hoặc tài liệu quá khứ
(Về điểm 1, hãy cẩn thận: bạn là người chủ trì. "Đổ việc cho người khác và chờ hướng dẫn" là hoàn toàn khác.)
2. Khai thác các nguồn thông tin
- Nghiên cứu với các công cụ AI (Claude, ChatGPT, Gemini, v.v.)
- Đọc các báo cáo ngành
- Kiểm tra dữ liệu của chính phủ và thống kê
- Tìm kiếm các bài viết của người hành nghề trên các phương tiện truyền thông chuyên ngành hoặc mạng xã hội
- Tham khảo sách chuyên ngành, bài báo và bộ sưu tập thư viện
3. Thu thập thông tin sơ cấp
- Đến thăm địa điểm của khách hàng và quan sát
- Thiết lập các cuộc phỏng vấn với người dùng hoặc nhân viên phụ trách
- Thực sự dùng thử các dịch vụ của đối thủ cạnh tranh
- Tham gia các sự kiện và triển lãm trong ngành
4. Suy nghĩ có cấu trúc
- Sắp xếp bằng cách áp dụng các khuôn khổ
- Phân tích các vấn đề bằng cây logic
- Suy luận bằng cách so sánh với các trường hợp tương tự hoặc các dự án trong quá khứ
Nghiên cứu với AI, động não với sếp và đến thăm địa điểm đều là "hành động để lấp đầy giả thuyết."
BƯỚC 3 | Di chuyển bản thân bắt đầu từ giả thuyết
Điều quan trọng không phải là có được câu trả lời, mà là đi xác minh giả thuyết.
Thay đổi "Tôi nên di chuyển như thế nào?" thành "Có lẽ là như thế này, vì vậy tôi sẽ di chuyển như thế này. Xin hãy cho tôi xác nhận chỉ phần này." Cái trước là chờ hướng dẫn; cái sau là xác minh. Cách nó được tiếp nhận là hoàn toàn khác nhau.
Bạn cũng không cần phải tự mình làm mọi thứ. Sử dụng AI hoặc nghiên cứu bàn giấy, hoặc theo một đầu mối đến một người hiểu biết thông qua các mối quan hệ của sếp. Hành động "đi lấy" thông tin chính là bước này.
BƯỚC 4 | Cải thiện độ chính xác trong khi di chuyển
Đừng chờ đợi sự hoàn hảo; hãy di chuyển từng bước nhỏ và sửa chữa. Hành động mang lại mảnh thông tin tiếp theo.
Một bản nháp thô là ổn lúc đầu. Nếu bạn đưa nó ra, bên kia sẽ trả lại sự khác biệt, nói "phần này sai" hoặc "phần này đúng." Nếu bạn lấp đầy sự khác biệt đó, độ chính xác sẽ tự cải thiện.
Khi bạn tiến hành, một số thông tin chắc chắn sẽ không thể có được. Trong trường hợp đó, hãy quyết định một cách để tiến hành mà không có nó và điều chỉnh hướng đi. Đưa ra các phán đoán như, "Vì không có dữ liệu cho cùng quy mô trong sản xuất, chúng tôi sẽ thay thế bằng cách nhấn mạnh vào ngành ngân hàng, vốn có cấu trúc tương tự." Thay vì dừng lại, hãy chuyển sang một tuyến đường khác.
Áp dụng vào các tình huống cụ thể
Vì lý thuyết trừu tượng khó nắm bắt, hãy xem xét một tình huống phổ biến.
"Vào cuối một cuộc họp, bạn được yêu cầu tìm kiếm các ví dụ từ các công ty khác vào tuần sau."
Ví dụ tốt / Ví dụ xấu
Ví dụ xấu là thế này: Bạn dừng lại vì bạn không biết phải làm gì. Bạn bắt đầu nghiên cứu một cách mù quáng. Bạn cảm thấy lạc lõng. Bạn tiếp tục dừng lại và cuối cùng bị mắng.
Ví dụ tốt bắt đầu bằng cách viết ra "những gì bạn không biết." Đó là mục đích của tài liệu, phạm vi điều tra, quy trình hay cấu trúc? Từ đó, đưa ra giả thuyết về phạm vi những gì bạn biết. "Nếu mục tiêu là giảm chi phí, có lẽ họ muốn biết các biện pháp, không chỉ là các ví dụ." "Họ có vẻ quan tâm đến các ngành khác, không chỉ cùng một ngành."
Sau đó, tự mình đi lấy nó, và nếu thông tin không thể có được xuất hiện, hãy điều chỉnh hướng đi. Ngay cả với cùng một yêu cầu, sự khác biệt trong việc bạn có thể tiến hành hay không không phải là khả năng, mà là việc bạn có tuân theo trình tự này hay không.
Khó khăn không phải là kiến thức, mà là bước di chuyển ban đầu
Đọc đến đây, có lẽ bạn đã nghĩ, "Điều đó hiển nhiên khi bạn đề cập đến nó." Điều đó hoàn toàn đúng; không có gì mới trong 4 bước. Tuy nhiên, lý do nhiều người dừng lại là vì nơi họ vấp ngã không nằm ở lớp kiến thức.
Các lý do đại khái là ba.
Đầu tiên.
"Điều chưa biết" ban đầu đến như một khối lớn. Các nhiệm vụ sau khi phân tích là nhỏ, nhưng khối trước khi tách ra trông rất lớn. Đó là lý do tại sao nhiều người dừng lại trước khi bước vào BƯỚC 1. Không phải họ không biết; họ đang thua trước sức nặng của khối trước khi tách nó ra.
Thứ hai.
Các trường hợp nơi mọi người nghĩ "sẽ đúng đắn nếu di chuyển sau khi hiểu." Thu thập thông tin trước khi đưa ra phán đoán trông giống như một thái độ chân thành và thận trọng. Do đó, "chờ đợi" được biện minh. 4 bước đảo ngược thứ tự này. Di chuyển, sau đó hiểu. Vì nó liên quan đến việc ghi đè lên cài đặt ban đầu mà bạn tin là đúng, nên bạn cảm thấy nặng nề ngay cả khi bạn biết điều đó.
Thứ ba.
Mỗi bước đều có cái bẫy của "biết nhưng không làm." Bạn không thể cam kết với một giả thuyết vì sợ sai. Bạn không thể bắt đầu một câu hỏi vì sợ sự thiếu hiểu biết của bạn sẽ bị lộ nếu bạn hỏi mà không có giả thuyết. Bạn giữ một bản nháp cho đến khi nó hoàn hảo vì bạn không muốn cho thấy một cái gì đó chưa hoàn thành. Không có điều nào trong số này là vấn đề về khả năng, mà là vấn đề về nỗi sợ hãi.
Ngược lại, bạn không cần tài năng để vượt qua điều này. Hãy tách khối, đặt nó xuống mà không chờ đợi, và đưa nó ra khi chưa hoàn thành. Chỉ cần làm quen một chút với ba điều này, thời gian bạn dừng lại sẽ gần như biến mất.
Dừng lại ở một chủ đề chưa biết không phải vì bạn "không biết." Đó là vì bạn chưa tách điều chưa biết ra. Kiến thức chuyên môn sẽ đến sau khi bạn xoay vòng 4 bước. Đây là "cách để bước vào điều chưa biết" có hiệu quả ngay cả khi ngành thay đổi.
Lần tới khi bạn dừng lại, hãy nhớ trình tự này.
- Diễn đạt thành lời những gì bạn không biết (cắt những gì chưa biết thành các mục)
- Đưa ra giả thuyết trong phạm vi những gì bạn biết (đặt ra "Có lẽ là như thế này")
- Di chuyển bản thân bắt đầu từ giả thuyết (không có được câu trả lời, hãy đi xác minh)
- Cải thiện độ chính xác trong khi di chuyển (đưa ra một bản nháp và lấp đầy sự khác biệt)
Trên hết, hãy nghĩ về một dự án mà bạn hiện đang bị mắc kẹt. Đối với trường hợp đó, hãy viết ra chỉ ba điều cho BƯỚC 1: "những gì bạn không biết." Đó là bước đầu tiên nhỏ nhất và chắc chắn nhất.
Nếu bạn không thể viết tốt ba điều, đó là dấu hiệu cho thấy khối vẫn còn quá lớn. Trong trường hợp đó, hãy mở lại bài viết này.
