Tôi nghĩ câu nói "người diễn đạt rõ ràng là người thông minh" chỉ đúng một nửa. Tôi thường tự hỏi liệu nửa còn lại có phụ thuộc vào trí tuệ hay không, hay thực chất nó nằm ở thứ tự bạn sắp xếp các ý tưởng của mình.
Ví dụ, hãy nghĩ đến những người mỗi lần báo cáo việc gì đó đều bị hỏi ngược lại: "Ý bạn là sao?"
Họ gửi báo cáo, đính kèm tài liệu cho chắc ăn, rồi nhận được phản hồi từ sếp: "Vậy chúng ta nên làm gì tiếp?"
"Tôi chỉ chia sẻ thông tin thôi ạ."
"Khách hàng có vẻ đang giận."
"Tạm thời cứ giảm giá đi đã."
Tất cả nghe có vẻ như những lời báo cáo bình thường. Nhưng khi người nhận nghe ba câu này, họ vẫn không biết bước tiếp theo phải làm gì.
Tại sao lại không hiệu quả? Vì người nhận phải tự mình phân định đâu là sự thật và đâu bắt đầu là phần suy đoán.
Ở các công ty tư vấn như McKinsey, có một khung tư duy rất phổ biến gọi là "Trời, Mưa, Ô".
Nhìn lên trời (Sự thật) Suy luận rằng có thể sẽ mưa (Diễn giải) Mang theo ô (Hành động)
Đây là khung giao tiếp bằng cách tách bạch ba yếu tố này ra.
Hơn nữa, bản tin dự báo thời tiết – nguồn cảm hứng cho cái tên này – còn có một "mẹo" khác: xác suất mưa. Nếu báo 60%, nghĩa là nếu đưa ra cùng một dự báo đó 100 lần, thì khoảng 60 lần sẽ có mưa hoặc tuyết rơi trên 1mm.
Nói cách khác, dự báo thời tiết không nói "Ngày mai sẽ mưa". Họ nói "Có 60% khả năng mưa", tức là thêm một con số để chỉ ra mức độ chắc chắn của dự đoán.
Đây chính xác là điều khiến một bản báo cáo trở nên "dễ hiểu".
Bạn đã tách Trời (Sự thật), Mưa (Diễn giải + Mức độ chắc chắn) và Ô (Hành động mong muốn) thành các câu riêng biệt chưa?
Vì đây là chuyện về "thứ tự" sắp xếp chứ không phải sự nhanh nhạy của trí óc hay trình độ học vấn, nên bất kỳ ai cũng có thể bắt đầu áp dụng ngay hôm nay.
Tôi cũng nhận báo cáo qua Slack mỗi ngày, nhưng nếu lơ là, tôi lại thấy mình chỉ gửi mỗi câu "Chia sẻ thông tin nhé".
Ba ví dụ ở đầu bài đều thiếu mất một thành phần.
① "Chỉ chia sẻ thông tin thôi" = Chỉ có Trời
→ "Tài liệu của công ty A đã hoàn thành 70% tính đến 5 giờ chiều. Phần còn lại đang chờ xác minh số liệu nên có thể trễ đến trưa mai (khoảng 80%). Em nộp vào 3 giờ chiều mai được không ạ?"
Người nhận chỉ cần trả lời "Được" hoặc "Không" cho câu cuối cùng.
② "Khách hàng có vẻ đang giận" = Chỉ có Mưa
→ "Chúng ta vừa nhận hai email từ khách hàng yêu cầu hoàn thành 'trong tuần này'. Đọc có vẻ gấp, nhưng em đánh giá khả năng này là 50/50. Hôm nay em gửi họ bản cập nhật tiến độ được không?"
Nếu phần diễn giải nghe giống như sự thật, người nhận sẽ phải bắt đầu bằng việc xác minh: "Họ có thực sự đang giận không?"
③ "Cứ giảm giá đi" = Chỉ có Ô
→ "Hai trong ba công ty chúng ta báo giá tháng trước đã từ chối vì lý do giá cả. Có lẽ giá của chúng ta đang cao hơn thị trường khoảng 10% (dựa trên chỉ hai dữ điểm). Lần tới em thử giảm giá 10% cho công ty tiếp theo được không?"
Một chiếc Ô mà không có Trời và Mưa sẽ ép người nhận phải hỏi ngược lại "Tại sao?", tạo thêm rào cản không đáng có.
Mức độ chắc chắn không nhất thiết phải là con số; những cụm từ như "gần như chắc chắn", "có lẽ (80%)", "50/50", hay "chỉ là phỏng đoán" là đủ. Chỉ riêng điều này đã giúp người nhận quyết định được nên tin tưởng và hành động dựa trên đó đến mức nào.
Điểm chung của cả ba bản viết lại là tách biệt sự thật khỏi phần diễn giải và chỉ thêm mức độ chắc chắn vào phần diễn giải.
Tuy nhiên, một số người dù đã tách bạch rồi vẫn viết báo cáo rất dài. Trước đây tôi cũng vậy. Tôi nghi ngờ nguyên nhân là do "bắt đầu từ Trời".
Tôi tin rằng Trời-Mưa-Ô là thứ tự để nói, chứ không phải để nghĩ.
Khi suy nghĩ, hãy đảo ngược lại: quyết định chiếc Ô trước tiên.
Một khi đã biết "Mình muốn xin phép nộp lúc 3 giờ chiều mai", bạn sẽ quay lại tìm chỉ những sự thật (Trời) cần thiết cho quyết định đó.
Điều này biến phần Trời từ thứ bạn "thu thập" thành thứ bạn "lựa chọn".
Trong ví dụ ①, vì chiếc Ô là "Nộp lúc 3 giờ chiều mai được không?", nên những sự thật (Trời) duy nhất cần thiết là "hoàn thành 70% lúc 5 giờ chiều" và "đang chờ xác minh số liệu". Việc đã tốn bao nhiêu giờ hay tranh luận nội bộ thế nào chẳng liên quan gì đến câu "Được hay Không" của người nhận, nên không cần đưa vào.
Tôi nghĩ thói quen "đính kèm tài liệu cho chắc ăn" xảy ra là vì chiếc Ô vẫn chưa được quyết định. Vì không biết cần gì, bạn đành giao nộp tất cả.
Do đó, báo cáo của những người thông minh trông ngắn gọn không phải vì họ ăn nói lưu loát, mà vì họ đã lược bỏ những sự thật (Trời) không cần thiết.
Ví dụ, khi tư vấn về chi phí công cụ:
・Liệt kê mọi sự thật (Trời):
→ "Đính kèm là bảng so sánh tính năng và giá của từng công cụ. Có vẻ đang có một số license không dùng đến."
・Lựa chọn dựa trên chiếc Ô:
→ "Đang có 3 license không dùng đến. Chúng ta hủy 3 license này từ tháng sau được không?"
Ngược lại, những báo cáo liệt kê hết mọi sự thật (Trời) trông có vẻ kỹ lưỡng nhưng thực chất lại đang đổ gánh nặng phán xét xem điều gì quan trọng sang cho người nhận.
Đó là lý do tôi luôn viết "Chúng ta cần quyết định điều gì?" ở đầu các agenda cuộc họp trước khi thêm chi tiết. Tôi cũng áp dụng đúng thứ tự này cho các báo cáo.
Ngay cả bây giờ, nếu mất cảnh giác, tôi lại bắt đầu viết từ phần Trời và kết thúc bằng những tin nhắn dài dằng dặc.
Thì đấy, trí thông minh bẩm sinh rất khó thay đổi, nhưng việc quyết định chiếc Ô trước tiên là điều bạn có thể làm ngay trong tin nhắn chat tiếp theo.
Hơn hết, việc luyện tập những hệ thống nhỏ này sẽ phá vỡ sự chững lại trong phát triển bản thân và khiến công việc thường ngày trở nên thú vị hơn.
Tôi cũng giải thích các tin tức mới nhất và mẹo hữu ích cho công việc ngày mai một cách mạch lạc, dễ hiểu.
https://x.com/smark_x/status/2099764073869307990
https://x.com/smark_x/status/2099383008537297309
- Suy nghĩ quá nhiều và không thể hành động
- Chủ nghĩa hoàn hảo hoặc sự kém hiệu quả khiến bạn luôn thiếu thời gian
- Muốn đổ lỗi cho việc "thiếu năng khiếu" khi gặp bế tắc
- Dùng AI rồi mà công việc vẫn không nhẹ nhàng hơn
Bản thân tôi cũng có những đặc điểm này, nên tôi dùng "tư duy logic" để hệ thống hóa công việc, giúp mọi thứ dễ dàng hơn trong khi vẫn xử lý được các vấn đề trên. Tôi đăng bài mỗi ngày, hãy follow tôi nhé. → @smark_x
