Khi phân tích một ngày làm việc của người bị cho là "chậm chạp," thực tế họ có rất ít thời gian mà tay không hoạt động.
Soạn thảo tài liệu, trả lời email—tốc độ gõ phím của họ có lẽ rất nhanh. Sự chậm trễ xảy ra sau khi bị gián đoạn bởi Slack hoặc các thông báo khác.
Nói cách khác, mất rất nhiều thời gian để quay lại màn hình ban đầu và nhớ xem mình đã làm đến đâu. Tôi nghĩ sự khác biệt nằm ở thời điểm "khởi động lại."
Việc được bảo "làm nhanh lên" chỉ giúp tăng tốc bản thân công việc, nên khoảng trống thời gian không thu hẹp đáng kể.
Tôi cho rằng đây là một cái bẫy lớn khi cố gắng xử lý đa nhiệm như đơn nhiệm.
Một nhóm nghiên cứu từ UC Irvine đã quan sát 24 người làm việc trong văn phòng suốt ba ngày rưỡi. Trung bình phải mất 25 phút để một cá nhân quay lại với tác vụ bị gián đoạn. Hơn nữa, trong khoảng thời gian đó, họ đã bắt đầu thêm hai hoặc nhiều công việc khác.
Vậy điều bị bào mòn không phải là "tốc độ tay," mà là 25 phút để quay lại. Những người bị gián đoạn nhiều lần trong ngày chỉ tích lũy dần những khối 25 phút này; tốc độ gõ phím của họ vẫn đủ tốt.
Bản thân tôi vẫn mất thời gian để "khởi động lại."
Vì tôi chạy đồng thời nhiều phiên Claude Code, ngày của tôi đầy rẫy những sự gián đoạn. Nhưng thời gian gõ phím thực tế lại ngắn. Phần dài là lúc quay lại sau khi chuyển đổi ngữ cảnh và nhớ xem mình đã tiến triển đến đâu. Đặc biệt, tôi cảm thấy các tác vụ viết lách bị xáo trộn bởi tương tác với AI thường giảm sút khả năng tập trung.
Năng suất sẽ không cải thiện nếu chúng ta không làm cho việc "chuyển đổi tư duy," chứ không chỉ là "chuyển đổi tác vụ," trở nên hợp lý hơn.
Thông báo Slack bật lên -> kiểm tra thứ khác trong khi trả lời -> quay lại màn hình ban đầu -> phiên Claude hoàn tất, đưa ra chỉ dẫn tiếp theo -> quay lại màn hình ban đầu -> nhớ xem mình đã làm đến đâu -> cuối cùng tay mới bắt đầu di chuyển...
Sự thật đằng sau việc "chậm chạp trong công việc" không nằm ở tốc độ tay, mà ở "thời gian cho đến khi khởi động lại."
Tôi không nghĩ công việc sẽ nhanh hơn nếu không giải quyết vấn đề này.
Vì vậy, thay vì cố gắng tăng tốc đôi tay, tôi tập trung vào "cách quay lại," sử dụng "ba quy tắc" để bù đắp.
1. Đặt các yêu cầu bị gián đoạn vào một vị trí cụ thể trước khi quay lại công việc chính
-> Nếu bạn giữ một yêu cầu "vui lòng xác nhận" từ Slack trong đầu, bạn sẽ lãng phí nguồn lực não bộ để cố gắng không quên nó. Vì vậy, tôi sử dụng Trello (công cụ quản lý tác vụ) như một buồng lái.
Hai phần: một cột chứa "Các tác vụ hôm nay (Tác vụ dài)" được sắp xếp theo mức độ ưu tiên, và một hộp dành cho "Các tác vụ lấp khoảng trống (Tác vụ ngắn)" với ghi chú dính. Các yêu cầu mới đến sẽ được đưa vào hộp lấp khoảng trống nếu nhanh gọn, hoặc chèn vào cột ưu tiên nếu tốn nhiều thời gian.
Giao diện quản lý tác vụ thực tế trên Trello
Mỗi khi hoàn thành một tác vụ, tôi nhìn vào màn hình này, nên các yêu cầu đã đặt ở đó sẽ không bị quên. Khi quay lại, chỉ còn tác vụ ban đầu hiện hữu trong tâm trí tôi.
2. Đừng dừng lại ở những điểm kết thúc tự nhiên. Hãy chủ ý dừng giữa chừng khi nghỉ giải lao
-> Tôi nghĩ đây là điểm quan trọng nhất. Một sai lầm phổ biến là hoàn thành "đến một điểm dừng đẹp mắt" trước bữa trưa hoặc kỳ nghỉ 15 phút. Điều này khiến chi phí khởi động và quá trình lấy lại sự tập trung chồng chéo nhau khi quay lại. Dừng giữa chừng là tốt nhất. Nếu bạn dừng ở giữa, bạn sẽ tiếp tục từ phần "nối tiếp," giảm tải gánh nặng khởi động.
3. Viết ra tác vụ 5 phút đầu tiên cho ngày mai vào một giờ trước khi tan làm, và bắt đầu sáng hôm sau bằng nó
-> Đây là phiên bản hàng ngày của quy tắc số 1. Sáng hôm sau bắt đầu bằng "phần nối tiếp của ngày hôm qua" thay vì từ con số không. Mở thông báo trước khi bắt đầu bất cứ điều gì nghĩa là dành cả buổi sáng "trong quá trình quay lại." Chỉ mở email và Slack sau khi tay bạn đã bắt đầu hoạt động một lần.
Giải pháp của tôi cho việc "chậm chạp trong công việc"
"Vui lòng xác nhận," "Khẩn cấp"
Trong những nơi làm việc mà những yêu cầu này bay tới nhiều lần mỗi ngày, đặc biệt đối với những người tự mình quản lý nhiều quy trình, nguyên nhân của sự chậm chạp thường được cho là do "số lượng thông báo."
Tuy nhiên, quan sát của UC Irvine còn tiết lộ nhiều hơn thế. Đối với các vai trò phân tích và phát triển, các sự gián đoạn có nguyên nhân từ người khác và từ chính bản thân chiếm tỷ lệ gần như ngang nhau. Ngay cả khi không có cuộc gọi hay thông báo, mọi người vẫn tự ngắt quãng mình. Hơn nữa, thời gian để quay lại còn lâu hơn đối với các tác vụ bị tự ngắt quãng so với những tác vụ bị ngắt quãng bởi bên ngoài.
Điều cần được tăng tốc là quá trình "khởi động lại" sau đó, không phải đôi tay. Ba quy tắc trên là hệ thống của tôi để tự nhắc nhở bản thân quay lại.
Hãy thử chủ ý dừng lại tại một "điểm gãy xấu" trước kỳ nghỉ tiếp theo của bạn.
Tôi cũng giải thích các chủ đề kịp thời và mẹo cho công việc ngày mai một cách có cấu trúc và rõ ràng.
https://x.com/smark_x/status/2098393324768157849
https://x.com/smark_x/status/2096168360103088156
- Suy nghĩ quá nhiều ngăn cản hành động
- Cầu toàn dẫn đến hết thời gian
- Muốn đổ lỗi cho thiếu nhạy bén khi gặp bế tắc
- Công việc không hề dễ dàng hơn dù đã bổ sung AI
Tôi đã từng chịu đựng tất cả những điều này nhưng đã làm cho công việc trở nên dễ dàng hơn bằng cách hệ thống hóa với "Tư duy Logic." Tôi đăng bài hàng ngày, hãy theo dõi nếu bạn quan tâm. → @smark_x
