今天的 Copilot 已经不只是用来生成文字的 AI 了。
它能搜索公司内部信息。它能使用你指定的特定文档。它能帮你处理 Excel 和 PowerPoint 的任务。它能整理会议内容、创建邮件草稿。此外，还能同时处理多个任务的功能也已经出现。
在这篇文章中，我将按照「能做什么 → 在哪里用 → 要注意什么」的顺序，介绍 30 个上班族应该知道的用法。
不过，即使是同一个 Copilot，可用的功能也会因合约、管理员设置、设备和更新状态而异。请先确认你名字下方显示的合约。
C：Copilot Chat（基础版）
B：M365 Copilot（基础版）
P：M365 Copilot（高级版）
对于 C，Copilot Chat 主要侧重于网络搜索和使用你自己指定的文件。不过，在 Outlook 中，如果你有目标 Microsoft 365 合约，即使没有额外的 Copilot 许可证，也可能可以使用一些针对收件箱和日历的提问和操作。
对于 B，你还可以在 Word、Excel 和 PowerPoint 等目标应用中使用 Copilot。
对于 P，你可以使用 Work IQ 跨邮件、会议、聊天、文件等进行搜索。你还可以使用 Researcher 和 Analyst 等功能进行详细的研究和分析。
○：可用
△：仅限有条件或部分功能
×：不可用
如何查看你的合约名称：
如果找不到某个功能，请检查的不仅是合约，还有管理员设置、Microsoft 365 应用更新状态，以及你是否符合分阶段推出的条件。
在进入正题之前，先简短说个通知。
仅仅知道如何使用 ChatGPT、Claude 和 Copilot，就能显著改变你的工作速度。
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那么，接下来进入正文 ↓↓↓
首先需要学习的 Copilot 基础功能
1. 使用 "/" 直接指定材料
目标：C△ / B△ / P○
*C 和 B 仅限文件。P 还可以指定人员、邮件和会议。
能做什么：你可以在提示词中指定用于回答的材料。当你想仅使用同一项目的材料进行总结时，这很方便。
使用方法：在 C 和 B 中，在 Copilot Chat 输入框中输入 "/" 并选择你想使用的文件。在 P 中，如果开启 Work IQ，你不仅可以指定文件，还可以指定人员、会议和邮件。
注意：如果有多个同名文件，请检查存储位置和更新日期。
C/B 的提示词：
▼ 从这里复制
仅根据 /[文档名称] 整理出决定、待办事项、负责人和截止日期。不要补充文档中未写的内容，如有缺失则显示为「未提及」。
▲ 到这里为止
官方信息：
2. 使用 Work IQ 跨内部信息搜索
目标：C× / B× / P○
能做什么：你可以搜索你有权访问的邮件、会议、聊天、文件等。
使用方法：在 Copilot Chat 中提问前，先开启 Work IQ。当你主要想搜索网络时，则将其关闭。
注意：Copilot 不会获得新的查看权限。但是，由于在公司内部分享过广的文件会更容易被找到，请同时检查原始的访问权限。
3. 选择用于回答的材料
目标：C△ / B△ / P○
能做什么：你可以选择 Copilot 在创建答案时使用的材料。这有助于防止不相关的材料或网络信息混入。
使用方法：从「添加和管理来源」中打开「更改数据来源」，然后选择要使用的信息来源。
注意：C 和 B 主要侧重于网络和你自己添加的文件。要选择邮件、会议和聊天等内部信息，则需要 P。
4. 将 Copilot 的答案作为页面进行添加或编辑
目标：C○ / B○ / P○
能做什么：使用 Copilot Pages，你可以将答案变成一个可以添加或编辑的页面，而不仅仅是一次性回复。
使用方法：在答案下方选择「在 Pages 中编辑」。添加背景、决定、待办事项、下一步行动等。
注意：在分享之前，请检查原始文档的查看权限和页面的分享范围。
5. 使用 Notebooks 作为项目的专属咨询空间
目标：C△ / B△ / P○
能做什么：你可以将与项目相关的文件、页面、网站等分组，并向 Copilot 提问，以这些材料为中心进行回答。
在 C 和 B 中，你可以添加最多 50 个材料。在 P 中，你可以添加超过 300 个，但只有前 300 个会作为回答的依据。
在 P 中，你还可以添加来自 Teams 会议、SharePoint 和 OneDrive 的内部信息。可用的材料类型取决于合约和可用性。
使用方法：在 Microsoft 365 Copilot Notebooks 中创建一个新的 Notebook，并添加项目所需的材料。
注意：向共享的 Notebook 添加材料可能需要对方拥有这些材料的访问权限。在分享前请检查权限。
官方信息：
6. 定期执行常用请求
目标：C× / B× / P○
能做什么：你可以在固定的日期和时间重复相同的提问，例如用于周报或项目检查。
使用方法：执行一次提示词，然后从菜单中选择「安排此提示词」。设置频率、日期时间和通知方式。
注意：指定目标周期和项目名称，以免每次都总结旧信息。根据管理员设置或可用性，可能不会显示。
P 的提示词：
▼ 从这里复制
每周一上午 8:30，检查上周与 [项目名称] 相关的人员、会议、邮件和文件，并整理出本周的决定、变更和截止日期。
▲ 到这里为止
每天都能用的 Outlook 技巧
7. 用日常语言操作 Outlook
目标：C○ / B○ / P○
能做什么：你可以通过对话形式要求搜索/总结邮件、起草邮件、标记未读邮件以及检查日程。
使用方法：在 Outlook 中打开 Copilot Chat，输入类似「总结上周来自 A 公司的邮件」的内容。
注意：C 和 B 在 Outlook 中主要侧重于对收件箱和日历的部分提问和操作。P 还可以交叉引用聊天和文件。在发送或确认日程前，请检查内容。
官方信息：
https://support.microsoft.com/en-us/outlook/copilot-outlook/chat-with-copilot-in-outlook
8. 一起总结共享/委托邮箱
目标：C○ / B○ / P○
能做什么：你可以总结你有权访问的共享邮箱或委托邮箱的内容，例如销售或咨询台。
使用方法：打开目标邮箱，指定你想了解的期间、发件人和内容。
注意：使用需要拥有目标邮箱的权限。Copilot 不会添加权限。
9. 将一系列邮件往来转换为会议邀请
目标：C× / B× / P○
能做什么：你可以根据一系列邮件往来创建会议邀请，并自动带入参与者、主题和议程。
使用方法：在目标邮件中选择「使用 Copilot 安排」，然后检查候选内容。
注意：在最终确定日程前，请确认参与者、日期时间、时区和议程。
10. 用文字注册会议邀请处理规则
目标：C× / B× / P○
能做什么：使用日历指令，你可以注册针对满足特定条件的会议邀请的响应规则。
使用方法：在全新的 Outlook 或网页版 Outlook 中打开日历指令，指定类似「如果日程空闲，则接受老板的邀请」的内容。
注意：先检查前几次自动处理的结果。请包含条件，以免自动确认重要会议或时间冲突的会议。
11. 在会议前收集相关邮件和材料
目标：C× / B× / P○
能做什么：你可以总结与日程相关的邮件、材料和过去的会议内容，减少会议前的准备时间。
使用方法：在 Outlook 中打开一个日程，选择「为此会议做准备」。
注意：检查存储位置和日期，确保没有混入同名项目或旧材料。
12. 在发送前让邮件更易读
目标：C△ / B○ / P○
*根据目标合约或可用性，可能不会显示。
能做什么：你可以检查邮件的措辞、清晰度以及收件人可能获得的印象。
使用方法：在 Outlook 中撰写邮件，打开「Copilot 指导」。检查建议，并仅反映必要的部分。
注意：检查事实和数字是否因 Copilot 的建议而改变，并在发送前确认收件人。
减少会议疏漏的 Teams 技巧
13. 赶上你迟到的会议
目标：C× / B× / P○
能做什么：你可以快速检查你加入前讨论的内容、做出的决定，以及与你相关的任务或截止日期。
使用方法：在 Teams 会议中打开 Copilot，询问「告诉我我加入之前决定了什么」。
注意：可用性和存储范围会因转录设置和会议策略而改变。重要事项请以原始发言为准。
14. 将 Teams 的答案发送到 Word 或 Excel
目标：C× / B× / P○
能做什么：你可以将会议内容的详细摘要发送到 Word，将负责人和截止日期列表发送到 Excel。
使用方法：在 Teams 中使用 Copilot 创建答案，然后为文本选择「在 Word 中打开」，为表格选择「在 Excel 中打开」。
注意：根据敏感度标签或会议复制/输出设置，可能无法使用。
15. 通过语音收听最多 8 个会议的摘要
目标：C× / B× / P○
能做什么：你可以选择最多 8 个已转录的会议，并创建一个可以在移动中收听的音频摘要。
使用方法：从会议回顾或 Teams 中的「会议」打开音频回顾，然后选择期间、会议、风格和语言。
注意：只有已转录的会议才符合条件。请检查多个会议的主题是否混淆。
官方信息：
https://support.microsoft.com/en-us/teams/copilot/listen-to-audio-recaps-of-your-meetings
16. 让 Facilitator 协助处理会议记录和进度
目标：C× / B× / P○
能做什么：Facilitator 在会议期间留下由 AI 创建的会议记录，并整理决定、未解决的问题、议程、时间和任务。
使用方法：从 Teams 会议邀请或会议期间的菜单中开启 Facilitator。
注意：部分功能在正式发布前为试用版。参与者应在会后检查由 AI 创建的会议记录和任务。
官方信息：
https://support.microsoft.com/en-US/teams/copilot/facilitator-in-microsoft-teams-meetings
让 Excel 直接帮你的技巧
17. 恰当使用编辑、计划和聊天
目标：C× / B○ / P○
能做什么：使用三种模式：编辑（直接更改工作表）、计划（仅创建工作流程）和聊天（不更改工作表进行回答）。
使用方法：在 Excel 中打开 Copilot，根据需求选择模式。当不希望被突然更改时，先从计划或聊天开始。
注意：使用编辑后，请检查更改过的单元格、公式和图表范围。
官方信息：
https://support.microsoft.com/en-US/Excel/copilot/get-started-with-copilot-in-excel
18. 从另一个 Excel 文件导入数据
目标：C× / B○ / P○
能做什么：你可以找到另一个 Excel 文件，并将所需数据直接导入当前文件。
使用方法：向 Copilot 说明所需数据，从候选内容中选择要导入的文件和范围，然后执行「导入到新工作表」。
注意：如果显示多个候选，请检查的不仅是文件名，还有存储位置和数据内容。当前官方指南针对 Windows 和 Mac。
官方信息：
19. 从 Copilot 执行 Python 分析
目标：C× / B○ / P○
能做什么：你可以使用 Python 分析趋势、异常值、增长率、图表等，而无需编写专门的代码。
使用方法：在 Excel 中向 Copilot 具体说明目标列和你想知道的内容。必要时选择高级分析模式。
注意：需要目标 Microsoft 365 合约、兼容设备和互联网连接。会产生额外费用的 Python 功能仅限于使用高性能计算环境等情况。请同时使用原始数据或常规公式检查分析结果。
官方信息：
https://support.microsoft.com/en-US/Excel/python/introduction-to-python-in-excel
20. 询问谁更改了什么
目标：C× / B○ / P○
能做什么：你可以通过按人员、期间和单元格等条件筛选，检查 Excel 文件中的更改。
使用方法：询问「按更改者、内容和时间整理昨天下午 3 点后更改的重要单元格」。
注意：这不能替代审计记录。重要更改请同时检查版本历史或原始数据。
21. 为每个 Excel 文件注册规则
目标：C× / B○ / P○
能做什么：你可以将要在该 Excel 文件中遵循的规则（如格式、计算方法、列处理）保存在 .Rules 工作表中。
使用方法：在 Copilot 的「添加工作内容」中选择「创建工作簿规则」，并在每个单元格中写入一条规则。
注意：工作簿规则目前在使用英文时最稳定。使用日文时，指令可能无法正确反映。此外，如果你隐藏了 .Rules 工作表，Copilot 将不会使用这些规则。
官方信息：
https://support.microsoft.com/en-us/excel/copilot/copilot-in-excel-rules
22. 将重复的 Excel 任务保存为流程
目标：C× / B○ / P○
需要英文显示
能做什么：你可以将重复的工作流程保存为自定义技能，并可随时调用。
使用方法：从 Copilot 设置中打开「管理技能」→「自定义技能」，并将流程添加到在 OneDrive 中创建的专用文件夹。
注意：Excel 自定义技能目前仅在 Office 显示语言设置为英文时可用。在日文显示的 Excel 中无法使用。
官方信息：
https://support.microsoft.com/en-US/Excel/copilot/copilot-in-excel-skills
将 Word 和 PowerPoint 推进到成品的技巧
23. 在 Word 中通过引用多个材料创建草稿
目标：C× / B△ / P○
*B 以文件为中心。P 还可以引用邮件和会议。
能做什么：你可以使用多个材料一次性创建审批文档、提案、报告等的草稿。
使用方法：在 Word 的 Copilot 中开始新草稿，并指定要引用的材料。
注意：B 主要可以引用文件。除了文件，P 还可以指定邮件和会议。请检查是否混入了旧版本的材料。
官方信息：
https://support.microsoft.com/en-us/word/copilot/draft-and-add-content-with-copilot-in-word
24. 将 Word 文本转换为表格
目标：C× / B○ / P○
能做什么：你可以将以文本形式列出的要点或负责人转换为易于比较的表格。
使用方法：选择目标文本，然后从 Copilot 中选择「可视化为表格」。
注意：检查每个单元格，确保没有补充原始文本中未包含的信息。
25. 在 Word 朗读时通过语音提问
目标：C× / B× / P○
能做什么：在收听长文档时，你可以在感兴趣的地方通过语音向 Copilot 提问。
使用方法：在 Word 中打开「审阅 → 朗读」，在你想要提问的地方打开麦克风。提问结束后，可以继续朗读。
注意：需要 P。由于语音识别可能不准确，请同时在文本中检查数字和专有名词。
官方信息：
https://support.microsoft.com/en-us/word/listen-to-your-word-documents
26. 一次性为所有幻灯片创建演讲者备注
目标：C× / B○ / P○
能做什么：你可以为 PowerPoint 中的所有幻灯片一次性添加演示时要说的内容。
使用方法：从「视图 → 备注」中选择「为所有幻灯片生成演讲者备注」，并检查生成结果。
注意：对照每张幻灯片的内容，验证数字、来源和专有名词。人类还需要调整每张幻灯片的时间。
官方信息：
27. 将重复的 PowerPoint 任务保存为流程
目标：C× / B○ / P○
能做什么：你可以将重复的工作流程保存为自定义技能，例如高管的检查项目、符号统一、摘要幻灯片创建等。
使用方法：在 PowerPoint 的 Copilot 中打开技能，并添加自定义技能。需要时通过指定名称来调用它。
注意：在组织内共享涉及管理员设置。请对照原始材料和内部规则检查执行结果。
官方信息：
https://support.microsoft.com/en-us/powerpoint/copilot/copilot-in-powerpoint-skills
委托详细研究和多项任务的技巧
28. 恰当使用 Researcher 和 Analyst
目标：C× / B× / P○
Researcher 是一个搜索内部信息和网络以创建带有来源的报告的功能。
Analyst 是一个总结 Excel 和 CSV 等数据，并分析趋势、异常值、图表等的功能。
使用方法：从 Microsoft Copilot 中的「Agents（专用 AI）」打开两者。需要 P 和管理员权限。
注意：始终打开 Researcher 的来源进行验证，并使用原始数据验证 Analyst 的计算结果。
官方信息：
29. 将多项任务委托给 Cowork 一起处理
目标：C× / B× / P○
能做什么：你可以推进一系列任务，从搜索邮件和会议、创建材料、寻找日程候选，到准备发送草稿。
使用方法：在 Microsoft Copilot 中打开 Cowork，告诉它最终结果和可以使用的信息。在执行前，在确认屏幕上检查计划。
注意：除了 P，使用还需要公司管理员启用按使用量付费，并将目标用户注册为 Cowork 用户。即使你有 P，如果没有公司端的设置也无法使用。
难以撤销的操作，如发送、删除和最终确定日程，必须在执行前由人工检查。
官方信息：
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/cowork/cowork-admin-governance
30. 使用 Cowork 创建收件箱整理计划
目标：C× / B× / P○
能做什么：你可以按条件（如新闻通讯、内部通知、需要操作、重要客户）对大量邮件进行分类，并创建整理计划。
使用方法：指定目标期间和分类条件，先只让它输出列表。
注意：除了 P，使用还需要公司管理员启用按使用量付费，并将目标用户注册为 Cowork 用户。即使你有 P，如果没有公司端的设置也无法使用。
难以撤销的操作，如发送、删除和最终确定日程，必须在执行前由人工检查。
P 的提示词：
▼ 从这里复制
首先，显示你计划整理哪些邮件以及如何整理的列表。暂时不要执行删除、移动、回复或发送，等待我的确认。
▲ 到这里为止
如果你今天开始，按这个顺序来
首先，用第 7 条的 Outlook 总结邮件，用第 1 条的 "/" 指定要使用的文件。如果你能用 B，扩展到第 17 条的 Excel；如果你能用 P，扩展到第 2 条的 Work IQ，这样 Copilot 就会变成一个工作工具，而不仅仅是提问的对象。
并且，对于任何功能，最终的确认都由人工完成。特别是，不要将收件人、数字、负责人、截止日期、发送、删除和日程确认作为自动处理来最终确定。
感谢你阅读到这里。
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