如何讓老闆秒批你的提案

「先說結論」這個建議只對了一半。我常覺得，另外那一半取決於你有沒有準備好「選項」，而不只是你怎麼開口。

舉個例子，假設客服部門有一位負責處理諮詢的基層員工。

每個月的諮詢量從 300 件增加到 450 件，他跑去主管桌前請示。雖然他已經比較過「維持現狀」和「外包」兩種做法，但脫口而出的往往是這種話：

「最近諮詢量增加了不少。」

「我覺得應該導入 AI 聊天機器人。」

「我們該怎麼辦？」

這些都是很正常的請示開場白，對吧？

但得到的回應通常是「這件事晚點再談」。

順暢的提案會讓主管自己思考

為什麼會卡住？因為這三句話都逼著主管去思考。主管腦子裡塞滿了「所以你想怎麼做？」「為什麼選這個？」「還有其他方案嗎？」，根本沒空間當場組織答案。

結論—理由—選項框架

有一個提案框架，把「先說結論」往前推進了一步。

結論（你想做什麼）

理由（為什麼選這個方案）

選項（跟其他想法相比如何）

這個框架要求你把這三個部分分開來說。

而且，這個框架還藏著另一個「訣竅」。Amazon 創辦人 Jeff Bezos 禁止在管理會議上使用 PowerPoint，改用六頁紙的書面備忘錄（他在 2017 年致股東信中提到，會議一開始所有人都要安靜閱讀備忘錄）。

換句話說，透過強制採用「條列式無法掩蓋邏輯漏洞」的格式，他讓撰寫者必須徹底想清楚「為什麼選這個方案」以及「還有哪些替代方案」。

我認為，這正是「不讓主管費神思考的提案」該有的樣子。

這無關反應快慢或學歷高低，而是關乎「順序」，所以任何人都能從今天開始模仿。

改寫最初的三句話

最初的那三句話，每一句都只少了一行內容。

① 「最近諮詢量增加了不少。」＝只有事實

→ 「我想為諮詢支援導入 AI 聊天機器人。每月諮詢量已從 300 件增至 450 件，每人每月的加班時數超過 20 小時。」

這樣主管只需要決定「要不要導入」。

② 「我覺得應該導入 AI 聊天機器人。」＝只有結論

→ 「我想導入 AI 聊天機器人。450 件諮詢中約有 60% 是密碼重設和物流查詢，這些都能自動回覆。」

這裡可以借鏡心理學家 Ellen Langer 等人在 1978 年發表的影印機實驗。

當請求插隊使用影印機時，如果不給理由，同意率只有 60%（100 人中約 60 人）。

但只要加上一句「因為我很趕」這樣的理由，同意率就飆升到 94%。

只要多一行理由，對方就不需要自己去推敲「為什麼？」。

③ 「我們該怎麼辦？」＝只有提問

→ 「我比較了三種方案。維持現狀會導致持續加班，外包每月花費 40 萬日圓，而 AI 聊天機器人每月只要 5 萬日圓。我可以 proceed 導入 AI 聊天機器人嗎？」

對方只需要針對最後一句話回答「可以」或「不行」。

補充一點：選項中一定要包含「維持現狀」。這能建立比較的基準線，讓其他方案的優勢一目了然。

這三種改寫方式的共通點就是：別讓主管去思考。

先準備選項

即使按照這個方式整理，有些人被問到「你有考慮其他方案嗎？」或「如果失敗了怎麼辦？」時還是會卡住。我以前也是這樣。

所謂「結論」，指的是你說話的順序，而不是你準備的順序。

你要從「先定結論再開口」，轉變為「先列出選項再挑出結論」。

前面提到的那位基層員工比較了「維持現狀」和「外包」，這正是事前準備。之所以能回答「如果失敗了怎麼辦？」——「如果三個月內自助解決率沒達到 20%，我們就改採外包」——是因為比較過的選項早已握在手中。

開口時先說結論，但準備時先列選項。

因此，提案能秒殺過關，不是因為你先說了結論，而是因為你從選項開始準備。

・只準備並說出結論

→ 卡在「你有考慮其他方案嗎？」，最後變成「晚點再談」。

・從選項開始準備並表達

→ 以「好，就這麼辦」收尾。

提案前的三行筆記

所以，在提案之前，我會寫一份包含「結論、理由、選項」的三行筆記，並列出包含「維持現狀」在內的三個選項。

寫這份筆記大約花五分鐘，但我感覺跟主管來回確認的次數大幅減少了。

就算到了現在，如果我偷懶，有時只丟出結論，還是會被問「其他方案呢？」。

話說回來，口語表達能力很難快速提升，但說話的順序從下一次提案就能開始練習。

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參考資料

・Jeff Bezos，《2017 年致股東信》，Amazon.com, Inc.（2017 年）

・Ellen J. Langer、Arthur Blank、B. Chanowitz，《表面深思熟慮行為中的無意識狀態：「安慰劑式」資訊在人際互動中的作用》（The Mindlessness of Ostensibly Thoughtful Action: The Role of 'Placebic' Information in Interpersonal Interaction），《人格與社會心理學期刊》（Journal of Personality and Social Psychology），36(8)，1978 年