Creo que estructurar el trabajo bajo la premisa de "no tener absolutamente ninguna reunión" es lo ideal para ser eficientes.
Por supuesto, esto tiene sus requisitos previos. La organización debe ser una donde todos los involucrados sepan leer bien y donde realmente lean los materiales enviados por correo o los documentos compartidos.
Quien escribe también tiene que esforzarse: redactar oraciones fáciles de leer, colocar los puntos clave donde sean visibles, etc. Pero si haces eso, la gente lo va a leer. En una organización así, creo que se podría eliminar cerca del 90 % de las reuniones. Aquí van mis apuntes sobre por qué.
Lo mejor de un mundo sin reuniones
Primero, el trabajo avanza de forma asíncrona, así que no hay ninguna restricción de tiempo.
La regla de "tienes que estar en el mismo lugar y a la misma hora" es increíblemente molesta. Solo con eliminarla, el mundo cambia.
Segundo, piensa en la velocidad de comprensión.
En las reuniones, los materiales suelen explicarse de forma oral. A menos que quien habla sea excepcionalmente bueno —y explique más rápido de lo que uno puede leer—, el público entiende mejor leyendo en silencio. La mayoría de la gente solo lee las diapositivas en voz alta. Algunos libros incluso sugieren decir cosas que no están escritas en la presentación. Eso es absurdo; simplemente escríbelo.
Por lo tanto, a menos que el presentador sea brillante, la lectura en silencio es más rápida.
Mira los números: hablar equivale a unos 300 caracteres por minuto. Leer son unos 400 caracteres por minuto, y además puedes pasar por alto las partes que ya conoces. Así que leer es muchísimo más rápido.
Para entender algo, leer documentos le gana por mucho a escuchar en una reunión. Eso es un hecho.
La mentira de que "las reuniones generan más ideas"
Un argumento común en contra es: "Pero las reuniones generan más ideas".
¿Es cierto?
Piensa en tus reuniones de esta semana. ¿Cuántas veces sentiste "esa fue una gran idea" o "las reuniones son productivas y divertidas"? Para mí, es raro: tal vez dos o tres veces al mes. Los descubrimientos verdaderamente sorprendentes ocurren, como máximo, una vez al mes.
Además, en la era de la IA, hacer brainstorming con ella cubre perspectivas inesperadas. Por eso, esos "momentos mágicos" en las reuniones internas son aún más raros.
Hablar con personas externas puede darte nuevas ideas, pero con colegas de confianza, esos momentos de "¡ajá!" escasean.
Así que argumentos como "necesitamos reuniones para debatir activamente" sobran. El correo electrónico, Slack y los documentos son mucho más rápidos.
Lo que necesitas en lugar de reuniones
Para trabajar sin reuniones, tres habilidades son esenciales:
1. Capacidad para estructurar la lógica de resolución de problemas
Suena complejo, pero es simple:
- Propósito: ¿Qué problema estamos resolviendo?
- Contexto: ¿Por qué debemos lograr este propósito?
Aclara esto y luego enumera 3 opciones (A, B, C).
Define 5 criterios de evaluación:
- Efectividad
- Costo
- Velocidad
- Viabilidad
- Riesgo/Efectos secundarios
Para proyectos que no sean enormes, basta con ponerse de acuerdo en "Bueno/Malo/Neutral" para cada opción.
Luego pregunta: "Con base en estos criterios, recomiendo la Opción A. Este es el plan... ¿Les parece bien?".
Si dicen que sí, adelante. Si dicen que no, pide retroalimentación. Eso es todo.
2. Capacidad para escribir textos claros y concisos
Esto es totalmente manejable.
Lee un libro sobre redacción (cualquiera bien valorado en Amazon). Luego, pídele a un colega con más experiencia que corrija tus correos y documentos durante un mes. Inclínate profundamente si es necesario.
Si no tienes a nadie disponible, usa la IA: "Critica mi texto pensando en la legibilidad". Aliméntala con resúmenes de guías de redacción y pídele mejoras específicas.
Haz esto durante un mes y cualquiera puede mejorar. El objetivo es simplemente "escribir de forma clara para todos".
3. Capacidad para hacer preguntas cerradas
Pregunta: "Quiero avanzar de esta manera. ¿Sí o no? Si es no, por favor propón una alternativa".
Si las alternativas son difíciles de dar, pide "preocupaciones mínimas o pistas". Siempre formula las preguntas para que se respondan con Sí o No.
Estos pasos hacen que el trabajo avance a toda velocidad.
Cómo expandir esta cultura en las organizaciones
Para escalar esto, me posiciono agresivamente como "el que odia las reuniones".
Cuando llega una invitación a una reunión, pregunto: "¿De verdad es necesaria?". Incluso si asisten personas de mayor rango, envío un documento antes con mi punto de vista. Durante la reunión, sugiero que la próxima vez pasemos a flujos de trabajo basados en chat. Insisto en duraciones más cortas (por ejemplo, 30 minutos en lugar de 1 hora), incluso frente a mis superiores.
Al hacerlo de forma constante, la gente lo acepta: "Él es de los que evita las reuniones". Curiosamente, nadie se ha quejado jamás de que mi enfoque cause problemas. Es eficiente y, con el tiempo, los demás se dan cuenta de que para ellos también es más fácil.
Cuando las reuniones son inevitables
Si una reunión es obligatoria, empieza con lectura en silencio.
Como anfitrión, les doy a los participantes 3 minutos para leer el material en silencio. Luego pregunto: "¿Alguna duda?". Esto suele terminar la reunión rápido (15-30 minutos).
También uso esto para las evaluaciones de desempeño. Envío mis objetivos y actualizaciones de estado por adelantado. Los leemos juntos, alineamos expectativas, hablamos de las diferencias durante 10-15 minutos y terminamos con una charla ligera.
Resumen
Asume que no puedes hacer reuniones. ¿Cómo trabajarías?
Pensar de esta manera hace que todo sea más eficiente.
Necesitas: estructura lógica, redacción clara y preguntas cerradas. Para difundirlo, posicónate sin descanso como alguien anti-reuniones. Así mantienes la cantidad de reuniones en su nivel óptimo.
