Cómo hacer propuestas que tu jefe aprueba al instante

El consejo de "primero di la conclusión" solo es correcto a medias. A menudo sospecho que la otra mitad depende de si has preparado "opciones", y no solo de cómo hablas.

Por ejemplo, imagina a un empleado junior del departamento de Atención al Cliente encargado de gestionar consultas.

Las consultas han aumentado de 300 a 450 al mes, y va al despacho de su jefe para consultarlo. Aunque había comparado seguir igual frente a externalizar el servicio, lo que suele salir de su boca es algo como:

"Últimamente, las consultas han aumentado bastante".

"Creo que deberíamos implementar un chatbot con IA".

"¿Qué hacemos?"

Son formas normales de empezar una consulta, ¿verdad?

Pero la respuesta suele ser: "Hablemos de esto más tarde".

Las propuestas fluidas hacen pensar al jefe

¿Por qué se estanca? Porque las tres frases obligan al jefe a pensar. Su cabeza se llena de "Entonces, ¿qué quieres hacer?", "¿Por qué eso?" y "¿Qué otras opciones hay?", sin dejar espacio para construir una respuesta sobre la marcha.

La estructura Conclusión-Razón-Opciones

Existe una estructura para hacer propuestas que lleva el "primero di la conclusión" un paso más allá.

Conclusión (Lo que quieres hacer)

Razón (Por qué esa opción)

Opciones (Cómo se compara con otras ideas)

Es una estructura en la que expresas estas tres partes por separado.

Además, esta estructura tiene otro "truco". Jeff Bezos, fundador de Amazon, prohibió PowerPoint en las reuniones directivas y pasó a usar memorandos escritos de seis páginas (en su carta a los accionistas de 2017, señaló que todos leen el memorando en silencio al inicio de la reunión).

En otras palabras, al imponer un formato donde los puntos clave no pueden ocultar vacíos, obligó a quienes escribían a considerar a fondo "por qué esa opción" y "cuáles son las alternativas".

Creo que esto es exactamente lo que hace que una propuesta no obligue al jefe a pensar.

No se trata de pensar rápido ni de formación académica; se trata de "orden", así que cualquiera puede imitarlo a partir de hoy.

Reformulando las tres frases iniciales

A cada una de las tres frases iniciales le falta solo una línea.

① "Últimamente, las consultas han aumentado bastante" = Solo hechos

→ "Quiero implementar un chatbot con IA para atender las consultas. Han pasado de 300 a 450 al mes, y las horas extra superan las 20 por persona y mes".

El jefe solo necesita decidir "si implementarlo o no".

② "Creo que deberíamos implementar un chatbot con IA" = Solo la conclusión

→ "Quiero implementar un chatbot con IA. Alrededor del 60 % de las 450 consultas son restablecimientos de contraseña y confirmaciones de envío, que se pueden responder automáticamente".

Aquí resulta útil el experimento de la fotocopiadora publicado por la psicóloga Ellen Langer y su equipo en 1978.

Al pedir colarse en la fila de la fotocopiadora, la tasa de aceptación sin dar una razón fue del 60 % (unas 60 de cada 100 personas).

Con solo añadir una razón como "porque tengo prisa", la aceptación subió al 94 %.

Con una sola línea de justificación, la otra persona no tiene que deducir por sí misma el "¿por qué?".

③ "¿Qué hacemos?" = Solo una pregunta

→ "He comparado tres opciones. Seguir igual implica mantener las horas extra, externalizar cuesta 400.000 yenes al mes y un chatbot con IA cuesta 50.000 yenes al mes. ¿Puedo proceder con el chatbot con IA?".

La otra persona solo necesita responder "sí" o "no" a la última frase.

Como complemento, incluye siempre la opción de "seguir igual" entre tus alternativas. Esto crea una base de comparación que hace que las ventajas de las demás opciones queden claras de inmediato.

Lo que tienen en común las tres reformulaciones es: no hagas pensar al jefe.

Prepara primero las opciones

Incluso si organizas todo así, algunas personas se bloquean cuando les preguntan "¿Consideraste otras opciones?" o "¿Y si falla?". Yo también solía estar en ese grupo.

La conclusión es el orden en el que hablas, no el orden en el que te preparas.

Pasas de "decidir la conclusión y luego hablar" a "enumerar opciones y después elegir la conclusión".

El hecho de que el empleado junior mencionado antes hubiera comparado seguir igual con externalizar era precisamente esta preparación. Poder responder a "¿Y si falla?" con "Si la tasa de resolución automática no llega al 20 % en tres meses, pasaremos a externalizar" es posible porque ya tienes las opciones comparadas a mano.

Di la conclusión primero, pero prepara las opciones primero.

Por eso, las propuestas se aprueban al instante no porque hayas dicho la conclusión primero, sino porque te preparaste partiendo de las opciones.

・Preparar y decir solo la conclusión

→ Se estanca en "¿Consideraste otras opciones?" y acaba en "Hablemos más tarde".

・Preparar y hablar partiendo de las opciones

→ Termina con "Vale, hagámoslo así".

Un memo de tres líneas antes de proponer

Así que, antes de proponer algo, escribo un memo de tres líneas con "Conclusión, Razón, Opciones", enumerando tres opciones, incluida la de "seguir igual".

Escribirlo lleva unos cinco minutos, pero siento que el ir y venir con mi jefe ha disminuido notablemente.

Incluso ahora, si me relajo, hay días en los que envío solo la conclusión y me preguntan "¿Y las otras opciones?".

Bueno, la habilidad para hablar es difícil de mejorar rápido, pero el orden al hablar se puede practicar a partir de tu próxima propuesta.

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Referencias

・Jeff Bezos, "Carta a los accionistas de 2017", Amazon.com, Inc. (2017)

・Ellen J. Langer, Arthur Blank, B. Chanowitz, "La irreflexividad de acciones aparentemente meditadas: el papel de la información 'placebica' en la interacción interpersonal", Journal of Personality and Social Psychology, 36(8), 1978