Comment faire approuver vos propositions instantanément par votre patron

Le conseil « énoncez d'abord la conclusion » n'est vrai qu'à moitié. Je soupçonne souvent que l'autre moitié dépend du fait d'avoir préparé des « options », et pas seulement de votre façon de vous exprimer.

Prenons par exemple un employé junior du service client chargé de traiter les demandes.

Les demandes sont passées de 300 à 450 par mois, et il se rend dans le bureau de son responsable pour en discuter. Même s'il a comparé le maintien du statu quo à l'externalisation, ce qui sort de sa bouche ressemble souvent à ceci :

« Récemment, les demandes ont pas mal augmenté. »

« Je pense qu'on devrait mettre en place un chatbot IA. »

« Qu'est-ce qu'on fait ? »

Ce sont toutes des façons normales d'entamer une discussion, n'est-ce pas ?

Mais la réponse est généralement : « On en reparlera plus tard. »

Une proposition fluide fait réfléchir le responsable

Pourquoi ça bloque ? Parce que ces trois phrases obligent le responsable à réfléchir. Son esprit se remplit de « Alors, que veux-tu faire ? », « Pourquoi ça ? » et « Quelles sont les autres solutions ? », sans laisser de place pour construire une réponse sur-le-champ.

Le cadre Conclusion-Raison-Options

Il existe un cadre de proposition qui va un cran plus loin que le simple « énoncez d'abord la conclusion ».

Conclusion (ce que vous voulez faire)

Raison (pourquoi cette option)

Options (comparaison avec les autres idées)

C'est un cadre où vous énoncez ces trois parties séparément.

De plus, ce cadre cache une autre « astuce ». Jeff Bezos, le fondateur d'Amazon, a interdit PowerPoint lors des réunions de direction pour passer à des mémos écrits de six pages (dans sa lettre aux actionnaires de 2017, il précise que tout le monde lit le mémo en silence au début de la réunion).

Autrement dit, en imposant un format où les puces ne peuvent pas masquer les lacunes, il a forcé les rédacteurs à réfléchir pleinement à « pourquoi cette option » et « quelles sont les alternatives ».

Je suis convaincu que c'est exactement à cela que ressemble une proposition qui n'oblige pas le responsable à réfléchir.

Ce n'est pas une question de vivacité d'esprit ou de diplôme, mais d'« ordre » : n'importe qui peut donc l'imiter dès aujourd'hui.

Reformuler les trois phrases initiales

Il manque simplement une ligne à chacune des trois phrases de départ.

① « Récemment, les demandes ont pas mal augmenté. » = Faits uniquement

→ « Je souhaite mettre en place un chatbot IA pour gérer les demandes. Elles sont passées de 300 à 450 par mois, et les heures supplémentaires dépassent 20 heures par personne et par mois. »

Le responsable n'a plus qu'à décider « si on l'implémente ou non ».

② « Je pense qu'on devrait mettre en place un chatbot IA. » = Conclusion uniquement

→ « Je souhaite mettre en place un chatbot IA. Environ 60 % des 450 demandes concernent des réinitialisations de mot de passe et des confirmations d'expédition, qui peuvent être traitées automatiquement. »

Ici, l'expérience de la photocopieuse publiée par la psychologue Ellen Langer et ses collègues en 1978 est éclairante.

Lorsqu'on demandait à passer devant quelqu'un pour faire une photocopie, le taux d'acceptation sans justification était de 60 % (environ 60 personnes sur 100).

Le simple fait d'ajouter une raison comme « parce que je suis pressé » faisait grimper l'acceptation à 94 %.

Avec une seule ligne de justification, votre interlocuteur n'a pas besoin de deviner lui-même le « pourquoi ? ».

③ « Qu'est-ce qu'on fait ? » = Question uniquement

→ « J'ai comparé trois options. Maintenir le statu quo entraîne des heures supplémentaires continues, l'externalisation coûte 400 000 yens/mois, et un chatbot IA coûte 50 000 yens/mois. Puis-je lancer le projet de chatbot IA ? »

Votre interlocuteur n'a qu'à répondre « oui » ou « non » à la dernière phrase.

Petit complément : incluez toujours l'option « maintenir le statu quo » parmi vos choix. Cela crée une base de comparaison qui met immédiatement en évidence les avantages des autres options.

Ce que ces trois reformulations ont en commun : ne faites pas réfléchir votre responsable.

Préparez d'abord les options

Même en structurant tout ainsi, certaines personnes bloquent encore lorsqu'on leur demande « As-tu envisagé d'autres options ? » ou « Et si ça échoue ? ». J'en faisais partie avant.

La conclusion concerne l'ordre dans lequel vous parlez, pas l'ordre dans lequel vous préparez.

Vous passez de « décider de la conclusion puis parler » à « lister les options puis choisir la conclusion ».

Le fait que l'employé junior mentionné plus haut ait comparé le statu quo et l'externalisation correspondait précisément à cette préparation. Pouvoir répondre à « Et si ça échoue ? » par « Si le taux de résolution autonome n'atteint pas 20 % d'ici trois mois, nous passerons à l'externalisation » n'est possible que parce que les options comparées sont déjà prêtes.

Énoncez la conclusion en premier, mais préparez les options en premier.

Par conséquent, les propositions sont approuvées instantanément non pas parce que vous avez énoncé la conclusion d'abord, mais parce que vous êtes parti des options.

・Préparer et n'énoncer que la conclusion

→ Bloque à la question « As-tu envisagé d'autres options ? », ce qui mène à « On en reparlera plus tard. »

・Préparer et énoncer à partir des options

→ Se termine par « D'accord, faisons ça. »

Le mémo de trois lignes avant de proposer

Avant de soumettre une idée, j'écris donc un mémo de trois lignes avec « Conclusion, Raison, Options », en listant trois options dont celle du « maintien du statu quo ».

La rédaction prend environ cinq minutes, mais j'ai l'impression que les allers-retours avec mon responsable ont considérablement diminué.

Même aujourd'hui, si je me relâche, il m'arrive d'envoyer uniquement la conclusion et de m'entendre demander : « Et les autres options ? »

Bon, la prise de parole est difficile à améliorer rapidement, mais l'ordre de vos propos peut être mis en pratique dès votre prochaine proposition.

Ce compte décrypte des compétences d'actualité et des entreprises en pleine croissance, pour offrir des connaissances pratiques utiles en affaires. Il est géré par Levela Inc., qui accompagne plus de 1 000 entreprises sur X et compte plus de 6 000 étudiants sur Instagram.

Nous publions chaque jour des conseils pour faciliter votre travail de demain. Suivez @skillget_levela.

Références

・Jeff Bezos, « Lettre aux actionnaires 2017 », Amazon.com, Inc. (2017)

・Ellen J. Langer, Arthur Blank, B. Chanowitz, « L'inconscience d'une action apparemment réfléchie : le rôle de l'information "placébo" dans l'interaction interpersonnelle », Journal of Personality and Social Psychology, 36(8), 1978