पेरोल में देरी, अटेंडेंस की गलतियाँ और खत्म न होने वाला मैनुअल काम सिर्फ HR की समस्याएँ नहीं हैं। ये आपके बिज़नेस के समय, पैसे और ग्रोथ को प्रभावित कर सकती हैं।
ज़रा सोचिए: पेडे (वेतन दिवस) आने ही वाला है।
आपकी HR टीम Excel फ़ाइलें चेक करने, बायोमेट्रिक अटेंडेंस लॉग डाउनलोड करने, ओवरटाइम रिक्वेस्ट की समीक्षा करने और छूटी हुई जानकारी के लिए मैनेजर्स से संपर्क करने में व्यस्त है।
इसी बीच, कर्मचारी अपनी सैलरी के बारे में पूछ रहे हैं, और मैनेजमेंट फ़ाइनल पेरोल रिपोर्ट का इंतज़ार कर रहा है।
कुछ जाना-पहचाना सा लग रहा है?
फिलीपींस के कई बिज़नेस के लिए, यह अभी भी उनके नियमित पेरोल रूटीन का हिस्सा है।
विभिन्न उद्योगों के बिज़नेस मालिकों, HR मैनेजरों और पेरोल टीमों के साथ हाल ही में हुई बातचीत में, हमने एक आम चुनौती देखी: बिज़नेस अपने ऑपरेशन्स को बढ़ाने पर ध्यान देने के बजाय अपनी वर्कफ़ोर्स को मैनुअली मैनेज करने में बहुत ज़्यादा समय खर्च कर रहे हैं।
अच्छी खबर क्या है? एक बेहतर तरीका मौजूद है।
जब मैनुअल प्रक्रियाएँ आपके बिज़नेस को नुकसान पहुँचाने लगती हैं
पेरोल को पूरा होने में दिन नहीं लगने चाहिए
Excel एक उपयोगी टूल है। लेकिन जब आपका पेरोल मैनुअली अटेंडेंस दर्ज करने, ओवरटाइम की गणना करने, कटौतियों की जाँच करने और गलतियों को सुधारने पर निर्भर करता है, तो एक सामान्य पेरोल साइकिल भी थका देने वाला बन सकता है।
कुछ बिज़नेस अभी भी पेरोल तैयार करने में कई दिन लगाते हैं। वहीं कुछ गलत सैलरी कैलकुलेशन से जूझते हैं, जिसके लिए अतिरिक्त जाँच और बदलाव करने पड़ते हैं।
कर्मचारियों की संख्या बढ़ने के साथ यह समस्या और भी जटिल हो जाती है।
SprintHR कैसे मदद करता है:
SprintHR कर्मचारियों की अटेंडेंस, शेड्यूल, आय और कटौतियों के आधार पर पेरोल कैलकुलेशन को ऑटोमेट करता है।
स्प्रेडशीट में बार-बार सैलरी की गणना करने के बजाय, आपकी पेरोल टीम व्यवस्थित रिकॉर्ड्स के साथ काम कर सकती है और अधिक कुशलता से पेरोल जनरेट कर सकती है।
इससे मैनुअल गलतियाँ कम होती हैं, प्रोसेसिंग का समय घटता है, और आपकी HR टीम को महत्वपूर्ण जिम्मेदारियों के लिए अधिक समय मिलता है।
अटेंडेंस रिकॉर्ड अनुमान का खेल नहीं होना चाहिए
आपको कैसे पता चलेगा कि कोई कर्मचारी वास्तव में समय पर काम पर पहुँचा था या नहीं?
कुछ बिज़नेस अभी भी हाथ से लिखी गई लॉगबुक, ग्रुप चैट के ज़रिए भेजी गई फ़ोटो, या मैनुअली एक्सपोर्ट किए गए बायोमेट्रिक रिकॉर्ड पर निर्भर करते हैं।
ये तरीके गलत अटेंडेंस रिपोर्टिंग, अनधिकृत बदलाव और यहाँ तक कि टाइम थेफ्ट (समय की चोरी) के अवसर पैदा कर सकते हैं।
और जब अटेंडेंस डेटा विश्वसनीय नहीं होता, तो पेरोल की सटीकता भी प्रभावित होती है।
SprintHR कैसे मदद करता है:
SprintHR मोबाइल अटेंडेंस ट्रैकिंग, बायोमेट्रिक इंटीग्रेशन, जियोफेंसिंग और रियल-टाइम अटेंडेंस विज़िबिलिटी प्रदान करता है।
कर्मचारी सपोर्टेड मोबाइल या बायोमेट्रिक तरीकों से अपनी अटेंडेंस दर्ज कर सकते हैं, जबकि अधिकृत मैनेजर टाइम रिकॉर्ड की समीक्षा कर सकते हैं।
फ़ोटो कैप्चर, लोकेशन वैलिडेशन और ऑडिट ट्रेल अतिरिक्त जवाबदेही सुनिश्चित करते हैं।
पूरी तरह से मैनुअल रिपोर्ट पर निर्भर रहने के बजाय, बिज़नेस एक अधिक विश्वसनीय अटेंडेंस प्रक्रिया स्थापित कर सकते हैं।
कई ब्रांच और बदलते शेड्यूल को मैनेज करना जटिल नहीं होना चाहिए
कल्पना करें कि आप कई ब्रांच वाले रेस्तरां, कई प्रोजेक्ट साइट वाली कंस्ट्रक्शन कंपनी, या शिफ्ट में बदलाव वाली हेल्थकेयर सुविधा को मैनेज कर रहे हैं।
हर लोकेशन पर अलग-अलग शेड्यूल, अटेंडेंस प्रक्रियाएँ, ओवरटाइम की आवश्यकताएँ और पेरोल व्यवस्थाएँ हो सकती हैं।
केंद्रीकृत सिस्टम के बिना, HR टीमों को सटीक रिपोर्ट तैयार करने से पहले लगातार अलग-अलग लोकेशन से जानकारी इकट्ठा करनी पड़ती है।
इससे अनावश्यक देरी होती है और मैनेजमेंट के लिए यह समझना मुश्किल हो जाता है कि पूरे बिज़नेस में क्या चल रहा है।
SprintHR कैसे मदद करता है:
SprintHR विभिन्न कार्य स्थलों पर कर्मचारी शेड्यूलिंग, अटेंडेंस मॉनिटरिंग और वर्कफ़ोर्स मैनेजमेंट को सपोर्ट करता है।
मैनेजर एक अधिक जुड़े हुए सिस्टम के माध्यम से अटेंडेंस की जानकारी की समीक्षा कर सकते हैं, कर्मचारियों के शेड्यूल पर नज़र रख सकते हैं और पेरोल प्रक्रियाओं को मैनेज कर सकते हैं।
चाहे कर्मचारी किसी ऑफिस, ब्रांच या प्रोजेक्ट साइट पर काम करें, बिज़नेस को लगातार मैनुअल अपडेट माँगने की ज़रूरत के बिना बेहतर विज़िबिलिटी मिल सकती है।
अप्रूवल में देरी से पेरोल की और समस्याएँ पैदा हो सकती हैं
अप्रूवल का इंतज़ार कर रही ओवरटाइम रिक्वेस्ट।
ऐसी लीव एप्लीकेशन जिस पर कार्रवाई नहीं हुई है।
अटेंडेंस में बदलाव जिसे HR को वेरिफ़ाई करना है।
ये छोटी-छोटी देरी जमा होती जाती हैं, खासकर जब अप्रूवल कागज़ के फॉर्म, ईमेल और ग्रुप चैट पर निर्भर हों।
पेरोल कटऑफ तक, आपकी HR टीम पेंडिंग रिक्वेस्ट को निपटाने के लिए भाग-दौड़ कर रही हो सकती है।
SprintHR कैसे मदद करता है:
SprintHR ओवरटाइम और लीव एप्लीकेशन सहित कर्मचारियों की रिक्वेस्ट को मैनेज करने के लिए वर्कफ़्लो प्रदान करता है।
निर्धारित अप्रूवर्स और व्यवस्थित रिक्वेस्ट रिकॉर्ड के साथ, बिज़नेस जवाबदेही बढ़ा सकते हैं और अनावश्यक बार-बार संपर्क को कम कर सकते हैं।
कर्मचारी लीव की जानकारी और पेस्लिप सहित सपोर्टेड सेल्फ-सर्विस फीचर्स का भी उपयोग कर सकते हैं, जिससे रूटीन एडमिनिस्ट्रेटिव पूछताछ कम होती है।
पेरोल अनुपालन पूरी तरह से मैनुअल कैलकुलेशन पर निर्भर नहीं होना चाहिए
पेरोल सिर्फ बेसिक सैलरी की गणना नहीं है।
फिलीपीन के बिज़नेस को लागू टैक्स, सरकारी योगदान, ओवरटाइम, हॉलिडे पे और अन्य पेरोल आवश्यकताओं का भी हिसाब रखना होता है।
इन्हें मैनुअली मैनेज करने से गलतियों का जोखिम बढ़ता है और रिपोर्ट तैयार करना अधिक कठिन हो जाता है।
SprintHR कैसे मदद करता है:
SprintHR SSS, PhilHealth, Pag-IBIG और BIR से संबंधित दस्तावेज़ों जैसी फिलीपीन की आवश्यकताओं के लिए पेरोल कटौतियों, वैधानिक योगदान की गणना और रिपोर्टिंग को सपोर्ट करता है।
पेरोल रिकॉर्ड और रिपोर्टिंग टूल्स को एक साथ लाकर, बिज़नेस उचित HR निगरानी बनाए रखते हुए तैयारी और समीक्षा को सरल बना सकते हैं।
अपनी वर्कफ़ोर्स को मैनेज करने का एक बेहतर तरीका
असली समस्या सिर्फ यह नहीं है कि बिज़नेस Excel या लॉगबुक का उपयोग करते हैं।
समस्या यह है कि कर्मचारियों की जानकारी, अटेंडेंस, शेड्यूलिंग, अप्रूवल और पेरोल अक्सर अलग-अलग, बिना जुड़ी प्रक्रियाओं के ज़रिए मैनेज किए जाते हैं।
जब ये प्रक्रियाएँ एक साथ काम नहीं करतीं, तो कर्मचारी जानकारी ट्रांसफ़र करने, रिकॉर्ड चेक करने और गलतियाँ सुधारने में अधिक समय बिताते हैं।
SprintHR बिज़नेस को इन वर्कफ़्लो को जोड़ने में मदद करता है।
अटेंडेंस दर्ज करने से लेकर पेरोल की गणना करने तक, इसका लक्ष्य दोहराए जाने वाले एडमिनिस्ट्रेटिव काम को कम करना और मैनेजरों को वर्कफ़ोर्स ऑपरेशन्स की स्पष्ट जानकारी देना है।
और यह सिर्फ बड़ी कंपनियों के लिए नहीं है।
चाहे आप कोई बढ़ता हुआ स्टार्टअप चला रहे हों, 15 कर्मचारियों वाला छोटा बिज़नेस हो, या सैकड़ों कर्मचारियों को मैनेज करने वाली स्थापित कंपनी हों — शुरुआत में ही विश्वसनीय HR प्रक्रियाएँ बनाने से ग्रोथ को मैनेज करना आसान हो जाता है।
मैनुअल काम में कम समय लगाएँ। अपना बिज़नेस बढ़ाने में ज़्यादा।
आपकी HR टीम को हर पेरोल कटऑफ पर अटेंडेंस रिकॉर्ड के पीछे नहीं भागना पड़ना चाहिए।
आपके मैनेजरों को यह देखने के लिए कि कौन काम पर आया है, हर ब्रांच से संपर्क नहीं करना पड़ना चाहिए।
और आपके कर्मचारियों को बार-बार पेरोल में अंतर को लेकर चिंता नहीं करनी पड़नी चाहिए।
सही टूल्स और प्रक्रियाओं के साथ, बिज़नेस इन रोज़मर्रा की चुनौतियों को कम कर सकते हैं और एक अधिक कुशल कार्यस्थल बना सकते हैं।
SprintHR बिज़नेस को अटेंडेंस को सरल बनाने, पेरोल को ऑटोमेट करने, कर्मचारी प्रबंधन को व्यवस्थित करने और स्मार्ट तरीके से काम करने में मदद करता है।
क्योंकि जैसे-जैसे आपका बिज़नेस बढ़ता है, आपका एडमिनिस्ट्रेटिव वर्कलोड उसी रफ़्तार से नहीं बढ़ना चाहिए।
अपने HR और पेरोल को सरल बनाने के लिए तैयार हैं?
जानें कि SprintHR आपके बिज़नेस को मैनुअल काम कम करने, अटेंडेंस की विज़िबिलिटी बढ़ाने और पेरोल प्रोसेसिंग को सुव्यवस्थित करने में कैसे मदद कर सकता है।
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लोगों को जोड़ना। काम को सरल बनाना। ग्रोथ को सशक्त बनाना।
